GOOGLEサイト 営業日報

ステップ1：Googleサイトの作成とレイアウト設計

まず、日報を蓄積・表示するための「入れ物」となるGoogleサイトを作成します。

1. 新しいサイトを作成する: Googleサイトのトップページから「空白のサイト」を選択し、新しいサイトを作成します。サイト名は「営業日報管理サイト」など、分かりやすい名前に設定します。

2. ページ構成を決める: 左側のメニューから「ページ」を選び、以下のようなページを作成します。

   • トップページ: 最新の日報や、チームの進捗状況サマリーを表示するページ。

   • 日報一覧ページ: すべての日報を時系列で確認できるページ。

   • テンプレートページ: 営業担当者が日報を記入するためのテンプレートページ。

ステップ2：入力フォームの作成と埋め込み

営業担当者が手軽に日報を提出できるよう、Googleフォームを活用します。

1. Googleフォームで日報の項目を作成する: Googleフォームで、日報のテンプレートに必要な項目（日付、顧客名、商談内容、今回の学びなど）を作成します。

2. 回答をスプレッドシートに自動保存する設定: Googleフォームの「回答」タブから、「スプレッドシートにリンク」を選択します。これにより、フォームへの入力内容が自動的にGoogleスプレッドシートに蓄積されるようになります。

3. フォームをGoogleサイトに埋め込む: 作成したGoogleフォームの「送信」ボタンから「埋め込み」を選択し、HTMLコードをコピーします。次に、Googleサイトのテンプレートページに「埋め込み」機能を使ってこのフォームを貼り付けます。

これにより、営業担当者はサイト上で直接、日報を記入できるようになります。 

ステップ3：蓄積したデータの可視化と検索機能の追加

スプレッドシートに蓄積されたデータを、Googleサイト上で分かりやすく表示します。

1. スプレッドシートをグラフ化する: Googleスプレッドシート上で、日報のデータを基に、営業件数や成約率の推移などをグラフで作成します。

2. グラフをGoogleサイトに埋め込む: Googleサイトのトップページに「スプレッドシート」機能を使って、作成したグラフを埋め込みます。これにより、チームの進捗状況をリアルタイムで確認できるようになります。

3. 日報一覧の作成と検索性の向上: スプレッドシートをそのままGoogleサイトに埋め込むか、Googleサイトのページを増やして日報ごとにページを作成し、リンクで紐付けます。検索性を高めるために、日報ページには「顧客名」「商談内容」といったキーワードをタグとして含めることが重要です。

ステップ4：運用ルールの設定とアクセス権限の管理

ナレッジ共有を文化として定着させるためのルールを定めます。

1. 運用ルールの設定:

   • 入力期限: 「毎週金曜日の終業時間までに日報を記入する」など、明確なルールを定めます。

   • フィードバックの仕組み: マネージャーが日報にコメントを残すなど、入力に対するフィードバックの仕組みを作ります。

2. アクセス権限の設定: サイトの右上の「共有」ボタンから、メンバーのアクセス権限を設定します。

   • 日報テンプレート: チームメンバー全員に編集権限を付与し、誰でも日報を記入できるようにします。

   • 日報サマリーページ: チームメンバーは閲覧のみ、マネージャーは編集権限を付与するなど、役割に応じて細かく設定します。

この設定方法を参考に、実際にGoogleサイトを触ってみることをお勧めします。