Best Practice Manajemen Proyek TI

Daftar Pustaka

• Definisi Proyek TI

• Dasar Manajemen Proyek TI

• Metodologi Manajemen Proyek TI

• IT Project Life Cycle

• Fase

Definisi Proyek TI

Proyek TI merupakan suatu proyek yang membutuhkan sumber daya dan/atau produk teknologi informasi dalam penyelesaiannya. Contoh dari proyek TI, antara lain:

• Pembuatan perangkat e-commerce

• Pembuatan online banking

• Pembuatan sistem akademik

• Pembuatan sistem perbengkelan

• Pembuatan sistem perpustakaan

Proyek TI memiliki beberapa karakteristik, yaitu:

1. Invisibility (kekasatan)

Bentuk fisik proyek TI terkadang tidak terlihat, sehingga sulit dilihat kemajuannya.

2. Complexity (kompleksitas)

Sebuah Proyek TI sangat kompleks, sehingga sebuah perubahan mempengaruhi bidang

yang lain.

3. Flexibility (fleksibilitas)

Proyek TI hanya sebagai pendukung bagi komponen lain dalam sebuah lingkungan kerja.

Kegiatan utama proyek TI, antara lain:

• Pembuatan perencanaan proyek

1. Feasibility plan

2. Riset

3. Rencana jadwal dan biaya

• Pengamatan dan pengaturan proyek

1. Penjadwalan: Gant chart, jaringan kerja

2. Kegiatan proyek: WBS, pengorganisasian

3. Siklus hidup proyek

4. Eksekusi dan implementasi

5. Manajemen risiko

• Penutupan proyek

1. Evaluasi, verifikasi, optimasi, dan penilaian

2. Acceptance

Dasar Manajemen Proyek TI

Teknologi Informasi (TI) sudah menjadi spektrum dalam kegiatan bisnis dunia. Investasi untuk pengembangan teknologi informasi merupakan sebuah fenomena yang diyakini para pelaku bisnis akan menambah nilai bisnis mereka.

Terdapat tiga konteks pemahaman dalam sebuah kerangka proyek, yaitu :

1. Tujuan Manajemen Proyek, tujuan manajemen proyek TI mencakup empat komponen yaitu ruang lingkup, biaya, kualitas dan waktu. Ukuran keberhasilan proyek apabila ruang lingkupnya tercapai , kualitasnya terpenuhi, selesai sesuai jadwal dan menggunakan dana sesuai dengan yang disediakan.

2. Proses manajemen proyek, manajemen proyek TI mengacu pada fase-fase pelaksanaan proyek yang mencakup fase inisiasi proyek, perencanaan proyek, pelaksanaan proyek, pengendalian proyek dan penyerahan proyek.

3. Pengetahuan manajemen proyek. Area pengetahuan (Knowledge area) yang diperlukan dalam mengelola sebuah proyek, terdapat delapan aspek pengetahuan yaitu manajemen ruang lingkup, manajemen kualitas, manajemen waktu, manajemen biaya, manajemen komunikasi, manajemen sumberdaya manusia, manajemen resiko dan manajemen pengadaan.

Ketiga konteks tersebut merupakan satu kesatuan dalam memahami proyek dan menyatu dalam manajemen proyek terintegrasi (Integrated Project Management).

Terdapat empat komponen penting yang menjadi tujuan sebuah proyek, yaitu ruang lingkup (scope) , waktu, biaya dan kualitas. Empat komponen tersebut yang menjadi batasan terhadap pelaksanaan proyek. Bisa dikatakan bahwa kriteria yang harus dipenuhi dari produk yang dihasilkan dari proyek meliputi kriteria atau batasan waktu, batasan ruang lingkup, batasan biaya dan batasan kualitas. Jadi terdapat empat keharusan dalam sebuah proyek yaitu:

a. Proyek harus diselesaikan dan diserahkan tepat waktu.

b. Proyek harus cukup dibiayai dengan dana yang telah ditentukan

c. Proyek harus sesuai dengan ruang lingkup yang disepakati

d. Proyek harus memiliki kualitas hasil sesuai kriteria yang disepakati antara pelaksana dan pemberi proyek

Metodologi Manajemen Proyek

Agile

Metode yang paling sering dipakai, Agile memecah satu proyek ke beberapa iterasi dan bekerja pada satu iterasi sambil menerima feedback. Ketika satu iterasi selesai, proyek diserahkan ke klien untuk diberikan feedback. Tim kemudian melakukan evaluasi berdasarkan feedback yang diperoleh.

Kanban

Kanban adalah metode yang menggunakan kanban board yang memecah proyek menjadi beberapa tugas. Kanban biasanya memiliki tiga segmen yaitu to-do, in-progress, dan done namun dapat diubah sesuai kebutuhan. Kanban membuat manajemen proyek lebih mudah dengan melihat area mana yang butuh perhatian.

Scrum

Scrum merupakan pengembangan dari metode agile dengan beberapa langkah tambahan. Contohnya setiap hari harus melakukan meeting selama 15 menit untuk membahas kelanjutan proyek. Terdapat scrum master untuk memastikan proyek tetap dalam timeline dan membantu tim developer mengatasi masalah.

Lean

Metode Lean mendefinisikan tiga hal yang harus dibuang dalam hidup agar lebih produktif yaitu muda, mura, dan muri. Muda merupakan hal yang tidak berguna dalam pengembangan proyek. Mura merupakan ketidak-konsistenan dalam pengerjaan tugas. Contohnya seorang developer mengerjakan satu tugas selama satu jam kemudian menunggu feedback pelanggan seharian. Waktu tunggu tersebut adalah mura. Muri merupakan tekanan dan stress yang diberikan kepada orang lain tanpa alasan yang jelas.

Waterfall

Waterfall merupakan metode sekuensial. Pada waterfall, harus diketahui waktu delivery proyek, budget, dan deadline yang ketat. Proyek dipecah menjadi beberapa tahapan dan setiap fase baru dapat mulai setelah fase sebelumnya selesai. Waterfall harus memiliki planning yang baik dan jarang berubah. Apabila berubah maka proyek akan menjadi kacau.

Critical Path

Metode critical path memiliki tiga langkah yaitu menentukan daftar aktivitas, atur ketergantungan antar aktivitas, dan estimasi berapa lama setiap aktivitas akan berlangsung. Setelah membuat daftar seluruhnya, anda akan bisa menentukan mana yang paling pendek.

Six Sigma

Six sigma mengikuti lima langkah yaitu Define, Measure, Analyze, Improve, dan Control. Six sigma mendefinisikan kebutuhan dan scope jelas proyek. Six sigma kurang cocok untuk diterapkan dengan proyek yang kebutuhan nya bisa berubah. Tujuan utama six sigma adalah mencegah kesalahan sebelum muncul.

Rapid Application Development

RAD dibuat menggunakan konsep agile dan scrum yang memiliki beberapa iterasi. RAD memiliki 4 tahapan proyek:

1. Mengumpulkan seluruh informasi yang diperlukan

2. Mengumpulkan feedback pengguna untuk membuat arsitektur sistem

3. Membuat sistem berdasarkan feedback pengguna

4. Meluncurkan proyek ke live environment

Prince2

Prince2 hampir sama dengan waterfall yang membutuhkan perencanaan yang matang dan kaku. Terdapat 7 tahapan Prince2:

1. Memulai proyek dengan fitur dan detail proyek

2. Evaluasi proyek

3. Menentukan scope, budget, dan jadwal

4. Evaluasi proyek terhadap deliverable yang telah disampaikan

5. Evaluasi proyek terhadap timeline

6. Proyek diimplementasikan

7. Laporan akhir diisi

Project Management Institute (PMI)

Planning merupakan kunci dari PMI. PMI sangat baik untuk proyek yang memiliki budget ketat dan alokasi waktu yang terbatas. PMI memecah proyek menjadi lima tahapan:

1. Konsep dan inisialisasi

2. Perencanaan

3. Eksekusi

4. Performance dan monitoring

5. Closing

Prosesnya berurutan dan satu proses harus selesai sebelum proses berikutnya. PMI merupakan metode yang cukup baik dan telah digunakan pada ribuan proyek besar di Amerika. Namun tidak ideal untuk usaha kecil dimana keputusan terkadang dibuat sewaktu-waktu dan perubahan sangat mungkin terjadi.

IT Project Life Cycle

Dalam mengelola proyek, pendekatan yang dipilih juga akan memengaruhi siklus hidup proyek tersebut. Pendekatan tertentu akan dipilih guna mengurangi risiko pengerjaan ulang yang mahal, risiko dari perubahan teknologi yang cepat, atau perencanaan yang luas pada saat peluncuran proyek. Siklus hidup proyek tipikal proyek IT bergerak melalui iterasi perencanaan, pelaksanaan, dan pengendalian hingga proyek akhirnya ditutup dan dipindahkan ke dalam operasi. Dalam memilih pendekatan, organisasi perlu mengetahui tentang jenis dari siklus hidup setiap proyek yang akan dijalankan. Terdapat tiga siklus hidup manajemen proyek IT yang berbeda :

• Siklus hidup prediktif : ini adalah siklus hidup proyek yang paling umum dan tradisional untuk proyek-proyek IT. Dalam pendekatan ini manajer proyek dan tim proyek terlebih dahulu menentukan ruang lingkup proyek, jadwal proyek, dan biaya proyek yang diharapkan sebelum pelaksanaan proyek dimulai. Sebagai bagian dari perencanaan proyek, biasanya fase-fase proyek harus didefinisikan (setiap fase mengerjakan jenis pekerjaan proyek tertentu). Agar proyek dapat beralih dari permulaan ke penutupan, setiap fase harus dimulai dan diselesaikan dalam urutan tertentu seperti yang direncanakan. Jenis pendekatan ini kadang-kadang disebut pendekatan air terjun sebagai proyek “air terjun” di fase proyek

• Siklus hidup berulang : pendekatan ini untuk manajemen proyek IT mensyaratkan bahwa manajemen proyek harus didefinisikan lebih awal dalam proyek, tetapi estimasi biaya dan estimasi durasi aktivitas direncanakan pada tingkat yang lebih tinggi di awal proyek. Ketika pelaksanaan proyek terjadi biaya dan perkiraan durasi dibuat untuk pekerjaan yang paling dekat melalui iterasi perencanaan. Siklus hidup berulang juga rencana untuk iterasi manfaat yang dilepaskan ke organisasi. Misalnya, siklus hidup berulang dapat membuat perangkat lunak baru dengan lebih banyak fitur dengan setiap rilis baru sebagai bagian dari proyek

• Siklus hidup adaptif : siklus hidup proyek ini juga menggunakan iterasi perencanaan dan pelaksanaan, tetapi perencanaan yang biasanya berlangsung selama dua minggu. Pendekatan ini menggunakan gelombang bergulir perencanaan dan pelaksanaan melalui ledakan singkat baik perencanaan maupun pelaksanaan. Perubahan diharapkan dalam pendekatan ini untuk proyek IT dan itu ideal untuk proyek pengembangan perangkat lunak. Manajemen proyek tangkas dan Scrum adalah contoh dari siklus hidup adaptif

Fase

• Inisiasi Proyek : Tahap pertama mengubah ide abstrak menjadi tujuan yang bermakna. Pada tahap ini, kasus bisnis perlu dikembangkan dan proyek perlu didefinisikan pada tingkat yang luas dengan menentukan requirement yang diperlukan dalam proyek dan membuat project charter atau piagam proyek. Project charter adalah dokumen penting yang terdiri dari rincian seperti kendala proyek, tujuan, penunjukan manajer proyek, anggaran, jadwal waktu yang diharapkan, dll. Setelah tujuan proyek dan ruang lingkup proyek diidentifikasi, identifikasi orang-orang yang akan terlibat dalam proyek tersebut.

• Perencanaan Proyek : Pada fase ini, dari tujuan dan gambaran utama proyek yang sudah teridentifikasi di tahap pertama, akan dipecah ke dalam perencanaan-perenanaan. Tugas utama di fase ini adalah mengidentifikasi persyaratan teknis, mengembangkan timeline proyek yang terperinci, membuat rencana komunikasi, dan menyiapkan goals/hasil yang diharapkan.

• Eksekusi Proyek : Pada fase ini, perencanaan yang telah dibuat pada fase sebelumnya dilaksanakan. Pelaksanaan proyek ini akan melibatkan orang-orang yang sebelumnya sudah diidentifikasi akan terlibat di dalam proyek. Pelaksanaan proyek ini juga harus berjalan sesuai dengan timeline yang sudah direncanakan.

• Pengawasan Proyek : Sewaktu pelaksanaan proyek, proyek harus terus di awasi dan di kontrol agar tidak melenceng dari perencanaan. Orang-orang yang terlibat dalam proyek juga harus di awasi dan di kontrol agar orang-orang tersebut tidak menghilang atau mengabaikan perannya dalam proyek.

• Penutupan Proyek : Tahap ini dapat dicapai ketika proyek berjalan dengan lancar, sesuai dengan timeline, dan output yang dihasilkan sesuai dengan yang diharapkan dan disetujui oleh para stakeholder.

Referensi

• https://toghr.com/apa-yang-dimaksud-dengan-it-project-management/

• https://drive.google.com/file/d/0B4ybHL7hFSvPbG5JU1JrUnh0Z3c/view?resourcekey=0-gXLYCm_EDAgNWK5Fi4_dow