Domain BAI menyediakan solusi dan mengantarkannya dalam sebuah layanan. Untuk merealisasikan strategi TI, solusi TI harus dapat diidentifikasi, dikembangkan dan diperoleh, serta diimplementasi dan diintegrasikan ke dalam proses bisnis. Domain ini juga melingkupi perubahan dalam proses maintenance sistem yang ada, untuk menjamin bahwa solusi TI dapat terus memenuhi tujuan bisnis.

BAI01 - Manage programmes and projects

BAIo1 bermaksud mengelola semua program dan proyek dari portofolio investasi yang sejalan dengan strategi perusahaan dengan cara yang terkoordinasi. Memulai, merencanakan, mengontrol, dan melaksanakan program dan proyek, serta menutupnya dengan tinjauan pasca-implementasi. Proses ini diperlukan agar kita dapat menyadari manfaat bisnis dan mengurangi risiko penundaan tak terduga, biaya, dan pengikisan nilai dengan meningkatkan komunikasi mengenai keterlibatan bisnis oleh pengguna, serta memastikan nilai dan kualitas hasil proyek dan memaksimalkan kontribusi mereka terhadap portofolio investasi dan layanan.

IT Related Goals

• Penyelarasan TI dan strategi bisnis

• Risiko bisnis terkait TI yang dikelola

• Realisasi manfaat dari investasi dan portofolio layanan yang mendukung TI

• Penyampaian program yang memberikan manfaat, tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi persyaratan dan standar kualitas

Process Goals

• Pemangku kepentingan terkait terlibat dalam program dan proyek

• Cakupan dan hasil dari program dan proyek layak dan selaras dengan tujuan

• Rencana program dan proyek kemungkinan besar akan mencapai hasil yang diharapkan

• Program dan kegiatan proyek dilaksanakan sesuai dengan rencana

• Ada cukup sumber daya program dan proyek untuk melakukan kegiatan sesuai rencana

• Manfaat yang diharapkan dari program dan proyek tercapai dan diterima

BAI01.01 Maintain a standard approach for programme and project management

Memertahankan pendekatan standar untuk program dan manajemen proyek yang memungkinkan tata kelola, tinjauan manajemen, pengambilan keputusan, dan pengiriman aktivitas manajemen berfokus pada pencapaian nilai dan tujuan (persyaratan, risiko, biaya, jadwal, kualitas) untuk bisnis secara konsisten.

INPUT :

• Persyaratan untuk ulasan stage-gate

• Tindakan untuk meningkatkan pengiriman nilai

• Persyaratan arsitektur tata kelola

• Deskripsi tahap implementasi

• Portofolio terbaru dari program, layanan, dan aset

• Risiko pengiriman pemasok yang teridentifikasi

OUTPUT :

• Pendekatan program dan manajemen proyek yang diperbarui

Aktivitas :

1. Mempertahankan dan menegakkan pendekatan standar untuk program dan manajemen proyek yang selaras dengan lingkungan spesifik perusahaan, dan dengan base practice yang baik berdasarkan proses yang ditetapkan dan penggunaan teknologi tepat guna. Memastikan bahwa pendekatan tersebut juga mencakup siklus hidup penuh dan ketetapan yang harus diikuti, termasuk pengelolaan ruang lingkup, sumber daya, risiko, biaya, kualitas, waktu, komunikasi, keterlibatan stakeholder, pengadaan, pengendalian perubahan, integrasi, dan realisasi manfaat.

2. Memperbarui pendekatan program dan manajemen proyek berdasarkan pelajaran yang didapat dari penggunaannya.

BAI01.02 Initiate a programme

Memulai program untuk mengkonfirmasi manfaat yang diharapkan dan mendapatkan otorisasi untuk melanjutkan ke tahap berikutnya. Hal ini termasuk menyetujui sponsor program, mengkonfirmasi mandat program melalui persetujuan kasus bisnis konseptual, menunjuk dewan program atau anggota komite, membuat program singkat, meninjau dan memperbarui kasus bisnis, mengembangkan rencana realisasi manfaat, dan memperoleh persetujuan dari sponsor untuk melanjutkan.

INPUT :

• Deskripsi fase implementasi

• Persyaratan sumber daya

• Kasus bisnis program

• Matriks keterampilan dan kompetensi

• Visi dan tujuan bersama

OUTPUT :

• Konsep program kasus bisnis

• Mandat program dan program singkat

• Rencana realisasi manfaat program

Aktivitas :

1. Menyetujui sponsor program dan menunjuk dewan/komite program dengan anggota yang memiliki kepentingan strategis dalam program, yang memiliki tanggung jawab untuk pengambilan keputusan investasi, yang akan terpengaruh secara signifikan oleh program dan akan diperlukan untuk memungkinkan pelaksanaan dari perubahan.

2. Mengkonfirmasikan mandat program dengan sponsor dan stakeholder. Menghubungkan tujuan strategis untuk program, strategi potensial untuk penyampaian, peningkatan dan manfaat yang diharapkan akan dihasilkan, dan bagaimana program tersebut cocok dengan inisiatif lain.

3. Mengembangkan kasus bisnis yang terperinci untuk program, bila diperlukan. Melibatkan semua stakeholder utama untuk mengembangkan dan mendokumentasikan pemahaman yang lengkap mengenai hasil perusahaan yang diharapkan, bagaimana mereka akan diukur, cakupan penuh inisiatif yang diperlukan, risiko yang terlibat, dan dampak pada semua aspek perusahaan. Mengidentifikasi dan menilai tindakan alternatif untuk mencapai hasil perusahaan yang diinginkan.

4. Mengembangkan rencana realisasi manfaat yang akan dikelola sepanjang program untuk memastikan bahwa manfaat yang direncanakan selalu memiliki pemilik dan dicapai, dipertahankan serta dioptimalkan.

5. Mempersiapkan dan menyerahkan untuk persetujuan prinsip (konseptual) kasus bisnis program, memberikan informasi pengambilan keputusan yang penting mengenai tujuan, kontribusi terhadap tujuan bisnis, nilai yang diharapkan terbentuk, kerangka waktu, dll.

6. Menunjuk manajer khusus untuk program, dengan kompetensi dan keterampilan yang sepadan untuk mengelola program secara efektif dan efisien.

BAI01.03 Manage stakeholder engagement

Mengelola keterlibatan stakeholder untuk memastikan aktivitas pertukaran informasi yang akurat, konsisten, dan tepat waktu, yang menjangkau semua stakeholder terkait. Hal ini termasuk merencanakan, mengidentifikasi dan melibatkan pemangku kepentingan dan mengelola ekspektasi mereka.

INPUT : -

OUTPUT :

• Rencana keterlibatan stakeholder

• Hasil penilaian efektivitas keterlibatan stakeholder

Aktivitas :

1. Merencanakan bagaimana stakeholder di dalam dan di luar perusahaan akan diidentifikasi, dianalisis, dilibatkan, dan dikelola melalui siklus hidup proyek.

2. Mengidentifikasi, melibatkan, dan mengelola stakeholder dengan menetapkan dan mempertahankan tingkat koordinasi, komunikasi, dan penghubung yang tepat untuk memastikan bahwa mereka terlibat dalam program/proyek.

3. Mengukur efektivitas keterlibatan stakeholder dan mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.

4. Menganalisis kepentingan dan persyaratan stakeholder.

BAI01.04 Develop and maintain the programme plan

Merumuskan program untuk meletakkan dasaran awal dan memposisikannya untuk eksekusi yang sukses dengan meresmikan lingkup pekerjaan yang akan diselesaikan, dan mengidentifikasi kiriman yang akan memenuhi tujuannya dan memberikan nilai. Mempertahankan dan memperbarui rencana program dan kasus bisnis di seluruh siklus hidup penuh ekonomi program, memastikan keselarasan dengan tujuan strategis dan mencerminkannya dengan status saat ini dan wawasan terbaru yang diperoleh hingga saat ini.

INPUT :

• Program yang dipilih dengan hasil berupa return of investment (ROI)

• Matriks kemampuan dan kompetensi

• Inventarisasi bisnis dan SDM TI

• Pengimplementasian tim dan perannya masing-masing

• Rencana komunikasi visi

• Kemenangan cepat yang teridentifikasi

• Penerimaan rencana tes yang disetujui

• Penerimaan dan perilisan untuk produksi yang disetujui

OUTPUT :

• Rencana program

• Daftar anggaran dan keuntungan program

• Kebutuhan dan peran sumber daya

Aktivitas :

1. Menentukan dan mendokumentasikan rencana program yang mencakup semua proyek, termasuk apa yang diperlukan untuk membawa perubahan pada perusahaan; representasi perusahaan, produk dan layanan; proses bisnis; keterampilan dan jumlah orang; hubungan dengan stakeholder, pelanggan, pemasok, dan lainnya; kebutuhan teknologi; dan restrukturisasi organisasi yang diperlukan untuk mencapai hasil program yang diharapkan perusahaan.

2. Menentukan sumber daya dan keterampilan yang diperlukan untuk menjalankan proyek, termasuk manajer proyek dan tim proyek serta sumber daya bisnis. Menentukan pendanaan, biaya, jadwal dan keterkaitan dari beberapa proyek. Menentukan dasar untuk memperoleh dan menugaskan anggota staf yang kompeten dan/atau kontraktor untuk proyek-proyek tersebut. Menentukan peran dan tanggung jawab untuk semua anggota tim dan pihak berkepentingan lainnya.

3. Menetapkan akuntabilitas dengan jelas dan tidak ambigu untuk setiap proyek, termasuk pencapaian manfaat, pengendalian biaya, pengelolaan risiko, serta mengkoordinasikan kegiatan proyek.

4. Memastikan bahwa ada komunikasi yang efektif tentang rencana program dan laporan kemajuan di antara semua proyek dan dengan program secara keseluruhan. Memastikan bahwa setiap perubahan yang dibuat pada rencana individu tercerminkan dalam rencana program perusahaan lainnya.

5. Mempertahankan rencana program untuk memastikan bahwa itu mutakhir dan mencerminkan keselarasan dengan tujuan strategis saat ini, kemajuan aktual dan perubahan material untuk hasil, manfaat, biaya, dan risiko. Meminta bisnis agar mendorong tujuan dan memprioritaskan pekerjaan secara menyeluruh untuk memastikan bahwa program yang dirancang akan memenuhi persyaratan perusahaan. Meninjau kemajuan proyek individu dan menyesuaikan proyek sesuai kebutuhan untuk memenuhi jadwal rilis milestone.

6. Memperbarui dan mempertahankan kehidupan ekonomi program, kasus bisnis, dan daftar manfaat untuk mengidentifikasi dan menentukan manfaat utama yang timbul dari menjalankan program.

7. Menyiapkan anggaran program yang mencerminkan biaya siklus hidup penuh ekonomi serta manfaat keuangan dan non-keuangan terkait.

BAI01.05 Launch and execute the programme

Meluncurkan dan menjalankan program untuk memperoleh dan mengarahkan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan dan manfaat program seperti yang didefinisikan dalam rencana program. Sesuai dengan stage-gate atau kriteria tinjauan perilisan, maka disiapkan untuk stage-gate, iterasi, atau ulasan perilisan untuk melaporkan kemajuan programdan untuk dapat membuat kasus mengenai pendanaan sampai dengan mengikuti tinjauan stage-gate atau tinjauan perilisan.

INPUT :

• Komunikasi terkait visi

OUTPUT :

• Hasil pemantauan realisasi keuntungan

• Hasil pemantauan pencapaian tujuan program

• Rencana program audit

Aktivitas :

1. Merencanakan, menyiapkan, dan melaksanakan proyek yang diperlukan untuk mencapai hasil program berdasarkan tinjauan pendanaan dan persetujuan di masing-masing tinjauan stage-gate.

2. Menetapkan tahapan proses pengembangan yang disepakati (checkpoint pengembangan). Memfasilitasi diskusi resmi tentang persetujuan kriteria dengan pemangku kepentingan di akhir tiap tahapan. Mendapatkan persetujuan dan persetujuan resmi dari semua stakeholder dan sponsor/pemilik proses bisnis setelah berhasil menyelesaikan fungsionalitas, tinjauan kinerja dan kualitas, dan sebelum menyelesaikan aktivitas stage,

3. Melakukan proses realisasi manfaat di seluruh program untuk memastikan bahwa manfaat yang direncanakan selalu memiliki pemilik dan berkemungkinan besar akan tercapai, berkelanjutan, dan optimal. Memantau penyampaian manfaat dan melaporkan target kinerja di stage-gate atau iterasi dan ulasan perilisan. Melakukan analisis akar penyebab penyimpangan dari rencana dan mengidentifikasi serta melakukan tindakan perbaikan yang diperlukan.

4. Mengelola setiap program/proyek untuk memastikan bahwa pengambilan keputusan dan penyampaian aktivitas difokuskan pada nilai dengan mencapai manfaat bagi bisnis dan tujuan secara konsisten, serta menangani risiko dan mencapai persyaratan pemangku kepentingan.

5. Mengatur program/kantor manajemen proyek dan audit rencana, tinjauan kualitas, tinjauan fase/stage-gate, dan tinjauan manfaat yang direalisasikan.

BAI01.06 Monitor, control and report on the programme outcomes

Memantau dan mengontrol program (penyampaian solusi) dan kinerja perusahaan (nilai/hasil) terhadap rencana sepanjang siklus hidup penuh ekonomi dari investasi. Melaporkan kinerja ini ke panitia pengarahan program dan sponsor.

INPUT :

• Feedback dari portofolio dan kinerja program

• Harapan pengembalian investasi

• Penilaian kasus bisnis

• Laporan investasi kinerja portofolio

• Tindakan perbaikan untuk meningkatkan realisasi keuntungan

• Hasil keuntungan dan pembahasan terkait

• Catatan pemanfaatan sumber daya

• Analisis kekurangan sumber daya

• Komunikasi manfaat

• Laporan status perubahan permintaan

• Evaluasi penerimaan hasil

OUTPUT :

• Hasil tinjauan kinerja program

• Hasil tinjauan stage-gate

Aktivitas :

1. Memantau dan mengontrol kinerja program secara keseluruhan dan proyek-projek didalamnya, termasuk kontribusi bisnis dan TI terhadap proyek, serta laporan yang runtut, lengkap, dan akurat. Pelaporan berisikan jadwal, pembiayaan, fungsionalitas, kepuasan user, kontrol internal, dan penerimaan akuntabilitas.

2. Memantau dan mengontrol performa terhadap perusahaan, strategi TI , dan tujuan, serta melaporkan ke majamenen mengenai perubahan perusahaan yang telah diimplementasikan, keuntungan berdasarkan rencana realisasi keuntungan, dan kesesuaian dari rencana realisasi keuntungan.

3. Memantau dan mengontrol layanan TI, menciptakan atau mengubah aset dan sumber daya sebagai hasil dari program. Mencatat implementasi dan tanggal pelayanan. Melaporkan ke manajemen mengenai tingkatan performa, penyampaian jasa berkelanjutan, dan kontribusi terhadap nilai yang dibawakan.

4. Mengelola kinerja program sesuai dengan kriteria utama (seperti jangkauan, jadwal, kualitas, realisasi keuntungan, biaya, risiko, kecepatan), mengidentifikasi pembagian rencana dan mengambil langkah perbaikan berkala ketika diperlukan.

5. Memantau kinerja proyek individual yang berkaitan dengan penyampaian kapabilitas yang diharapkan, jadwal, realisasi keuntungan, biaya, risiko, maupun matriks lainnya untuk mengidentifikasi akibat yang berpotensi pada performa program. Mengambil langkah perbaikan berkala ketika diperlukan.

6. Memperbarui operasional TI sesuai dengan perubahan dari hasil program yag berkaitan dengan layanan TI, aset, atau portofolio sumber daya.

7. Merilis/mengulang kriteria kajian, memanfaatkan tinjauan untuk melaporkan kemajuan dari program sesuai dengan stage-gate, sehingga manajemen dapat memutuskan penyesuaian dan menyetujui pembiayaan lebih lanjut sesuai dengan stage-gate, perilisan, maupun iterasi.

BAI01.07 Start up and initiate projects within a programme

Mendefinisikan dan mendokumentasikan lingkungan dan jangkauan dari proyek untuk dikonfirmasi dan dikelola bersama stakeholder, yang berupa pemahaman standar dari jangkauan proyek dan bagaimana hal tersebut berkaitan dengan proyek lain dalam program investasi berbasis TI. Sebaiknya definisinya disetujui secara resmi oleh program dan sponsor proyek.

INPUT : -

OUTPUT :

• Pernyataan jangkauan proyek

• Definisi proyek

Aktivitas :

1. Membentuk pemahaman dasar mengenai jangkauan proyek bersama stakeholder, memberikan stakeholder pernyataan tertulis yang jelas berisikan definisi dari lingkungan, jangkauan, dan keuntungan tiap proyek.

2. Memastikan bahwa setiap proyek memiliki lebih dari satu sponsor dengan otoritas yang memadai untuk mengelola pelaksanaan dari proyek bersama dengan keseluruhan program.

3. Memastikan mahya stakeholder utama dan sponsor bersama perusahaan dan TI telah sepakati serta menerima persyaratan untuk proyek, termasuk definisi dari kriteria keberhasilan proyek (penerimaan) dan key performance indicators (KPIs).

4. Memastikan bahwa definisi proyek mendeskripsikan persyaratan untuk rencana komunikasi proyek yang mengidentifikasi proyek internal dan eksternal.

5. Menjaga definisi proyek selama proyek berlangsung, dengan persetujuan dari stakeholder, yang mencerminkan perubahan persyaratan.

6. Meletakkan mekanisme tempat sebagai laporan dasar dan stage-gate, perilisan atau ulasan tahapan secara tepat waktu dengan persetujuan yang sesuai untuk melacak pelaksanaan proyek.

BAI01.08 Plan projects

Mendirikan dan menjaga rencana proyek terintegrasi yang telah disetujui dan resmi (yang mencakup bisnis dan sumber daya TI) untuk mengarahkan pelaksanaan proyek dan kontrol selama rpoyek berlangsung. Jangkauan proyek harus terdefinisikan dengan jelas dan terikat dengan pondasi atau kapabilitas bisnis yang bertumbuh.

INPUT :

• Penerimaan rencana tes yang telah disetujui

OUTPUT :

• Rencana proyek

• Garis besar proyek

• Laporan dan komunikasi proyek

Aktivitas :

1. Mengelola rencana proyek yang mengandung informasi yang memperbolehkan manajemen mengontrol kemajuan proyek secara berkala. Rencana harus meliputi detail dari hasil proyek dan kriteria penerimaan, termasuk isumber daya internal dan eksternal beserta tanggung jawabnya, struktur pemetaan kerja yang jelas dan kerangka kerja, estimasi dari sumber daya yang dibutuhkan, rencana perilisan tahapan, kunci ketergantungan, dan identifikasi mengenai jalur kritik.

2. Mempertahankan rencana proyek dan rencana yang saling berkaitan lainnya (rencana risiko, rencana kualitas, rencana realisasi keuntungan) untuk memastikan mereka mutakhir dan mencerminkan perkembangan terkini dan perubahan material yang disetujui.

3. Memastikan bahwa ada komunikasi efektif mengenai rencana proyek dan laporan perkembangan diantara semua proyek dan keseluruhan program. Memastikan bahwa segala bentuk perubahan yang terjadi pada rencana individu tercerminkan di proyek lainnya.

4. Menentukan aktivitas, keterkaitan, dan kolaborasi yang dibutuhkan serta komunikasi antar berbagai proyek yang ada dalam program.

5. Memastikan bahwa tiap pencapaian berdampingan dengan tinjauan dan persetujuan hasil yang signifikan.

6. Membentuk garis besar proyek (biaya, jadwal, jangkauan, kualitas) yang telah diulas dengan sesuai, di setujui dan terkorporasi dengan rencana proyek yang telah terintegrasi.

BAI01.09 Manage programme and project quality

Mempersiapkan dan melaksanakan rencana manajemen kualitas, proses dan praktik, yang sejalan dengan QMS yang mendeskripsikan program dan pendekatan kualitas proyek, dan bagaimana itu akan diimplementasikan. Rencananya sebaiknya telah diulas secara resmi dan disetujui oleh semua pihak bersangkutan dan kemudian berinkorporasi menjadi rencana proyek dan program yang terintegrasi.

INPUT :

• Rencana manajemen kualitas

• Kebutuhan customer untuk manajemen kualitas

OUTPUT :

• Rencana manajemen kualitas

• Persyaratan untuk verifikasi independansi nilai/hasil

Aktivitas :

1. Mengidentifikasi tugas jaminan dan praktik yang diperlukan untuk mendukung akreditasi dari sistem yang baru/termodifikasi selama perencanaan program dan proyek, dan melibatkannya ke rencana yang terintegrasi. Memastikan tugas menyediakan jaminan bahwa kontrol internal dan solusi keamanan memenuhi kebutuhan yang telah ditetapkan.

2. Mengidentifikasi kepemilikan dan tanggung jawab, proses pengulasan kualitas, kriteria keberhasilan, dan matriks performa untuk menyediakan jaminan terhadap hasil proyek.

3. Mendefinisikan berbagai persyaratan untuk validasi independansi dan verifikasi atas kualitas hasil dalam perencanaan.

4. Menerapkan jaminan kualitas dan aktivitas kontrol sesuai dengan rencana manajemen kualitas dan QMS

BAI01.10 Manage programme and project risk

Mengeliminasi atau meminimalisir risiko spesifik yang berhubungan dengan program dan proyek melalui proses perencanaan sistematik, pengidentifikasian, penganalisaan, hasil respon, dan pemantauan serta pengontrolan area atau kegiatan yang memiliki potensi menimbulkan perubahan yang tak diinginkan. Risiko yang dihadapi oleh manajemen program dan proyek harus dikelola dan dicatat secara verkala.

INPUT :

• Hasil analisis risiko

• Tindakan mitigasi risiko

• Daftar persyaratan risiko

• kerangka ERM

OUTPUT :

• Rencana manajemen risiko proyek

• Hasil penilaian risiko proyek

• Daftar risiko proyek

Aktivitas :

1. Membentuk pendekatan resmi manajemen risiko proyek dengan kerangka ERM. MEmastikan bahwa pendekatan meliputi indentifikasi, analisis, hasil respon, mitigasi, pemantauan, dan pengontrolan risiko.

2. Menetapkan tanggung jawab kepada personel yang terampil dengan tepat untuk melaksanakan proses manajemen risiko proyek perusahaan dalam suatu proyek dan memastikan bahwa hal ini dimasukkan ke dalam praktik pengembangan solusi. Pertimbangkan untuk mengalokasikan peran ini ke tim independen, terutama jika sudut pandang objektif diperlukan atau proyek dianggap kritis.

3. Lakukan penilaian risiko proyek untuk mengidentifikasi dan mengukur risiko secara terus menerus selama proyek berlangsung. Kelola dan komunikasikan risiko dengan tepat dalam struktur tata kelola proyek.

4. Menilai kembali risiko proyek secara berkala, termasuk pada inisiasi setiap fase proyek besar dan sebagai bagian dari penilaian permintaan perubahan besar.

5. Mengidentifikasi pemilik untuk tindakan menghindari, menerima, atau mengurangi risiko.

6. Memelihara dan meninjau daftar risiko proyek dari semua potensi risiko proyek, dan log mitigasi risiko dari semua masalah proyek dan resolusinya. Analisis lognya secara berkala untuk masalah yang berulang dan sering terjadi agar memastikan bahwa akar penyebab diperbaiki.

BAI01.11 Monitor and control projects

Mengukur kinerja proyek berdasarkan kunci kriteria performa proyek seperti jadwal, kualitas, biaya, dan risiko. Mengidentifikasi berbagai perbedaan dari harapan. Menilai akibat dari perbedaan yang ada pada proyek dan program secara keseluruhan, serta melaporkan hasilnya ke stakeholder utama.

INPUT : -

OUTPUT :

• Kriteria performa proyek

• Laporan kemajuan proyek

• Perubahan yang telah disetujui untuk proyek

Aktivitas :

1. Menciptakan dan menggunakan kriteria proyek yang berupa jangkauan, jadwal, kualitas, biaya, dan level risiko, namun tidak terbatas.

2. Mengukur performa proyek berdasarkan kunci kriteria performa proyek. Menganalisis deviasi dari kunci kriteria performa proyek yang telah terbentuk dengan alasan tertentu, dan menilai efek positif maupun negatif pada program dan komponen proyeknya.

3. Melaporkan perkembangan proyek stakeholder utama yang teridentifikasi beserta programnya, deviasi dari kunci kriteria performa proyek yang telah terbentuk, dan efek positif maupun negatif yang berpotensi pada program dan komponen proyeknya.

4. Memantau perubahan pada program dan mengulas kunci kriteria performa proyek yang ada untuk menentukan apakah mereka masih merepresentasikan nilai valid dari perkembangan yang ada.

5. Mendokumentasikan serta menambahkan berbagai perubahan penting kepada stakeholder utama program demi persetujuan mereka sebeluh penerapan. Mengkomunikasikan kriteria yang telah direvisi ke manajer proyek untuk penggunaan di laporan performa berikutnya.

6. Merekomendasikan dan memantau tindakan perbaikan (apabila diperlukan) yang sejalan dengan program dan kerangka tata kelola proyek

7. Mendapatkan persetujuan dan menandatangani kiriman yang dihasilkan di setiap iterasi, perilisan, atau tahapan proyek dari manajer dan pengguna yang ditunjuk pada bisnis dan fungsi TI yang berpengaruh.

8. Mendasarkan proses persetujuan pada kriteria penerimaan yang didefinisikan dengan jelas dan disepakati oleh stakeholder utama sebelum pekerjaan dimulai pada tahapan proyek atau iterasi hasil.

9. Menilai proyek pada stage-gate utama yang disepakati, perilisan atau iterasi dan membuat keputusan resmi dan membuat pertimbangan berdasarkan kriterisa kritis sukses yang telah ditentukan sebelumnya.

10. Menetapkan dan mengoperasikan sistem kontrol perubahan untuk proyek sehingga semua perubahan pada baseline proyek (biaya, jadwal, ruang lingkup, kualitas) ditinjau, disetujui, dan dimasukkan dengan tepat ke dalam rencana proyek terpadu dan sejalan dengan kerangka kerja tata kelola program dan proyek.

BAI01.12 Manage project resources and work packages

Mengelola paket kerja proyek dengan menepatkan persyaratan resmi dalam mengijinkan dan menerima paket erja, serta menandatangani dan bekerjama dengan sumber daya bisnis dan TI yang tepat.

INPUT : -

OUTPUT :

• Persyaratan sumber daya proyek

• Peran dan tanggung jawab proyek

• Celah dalah perencanaan proyek

Aktivitas :

1. Mengidentifikasi kebutuhan sumber daya bisnis dan TI untuk proyek dan pemetaan peran serta tanggung jawab yang jelas dan tepat, dengan eskalasi dan otoritas penetapan keputusan yang telah disetujui dan dipahami.

2. Mengidentifikasi kemampuan yang dibutuhkan dan persyaratan waktu untuk semua individu yang terlibat dalam tahapan proyek dengan tujuan untuk menetapkan peran. Pembagian peran berdasarkan informasi kemampuan yang tersedia.

3. Memanfaatkan manajemen proyek yang berpengalaman dan sumber daya pemimpin tim dengan kemampuan yang sesuai dengan ukuran, kompleksitas, dan risiko proyek.

4. Mempertimbangkan dan mendefinisikan dengan jelas peran dan tanggung jawab dari pihak bersangkutan lainnya, termasuk keuangan, hukum, pengadaan, SDM, audit internal, dan kepatuhan.

5. Mendefinisikan secara jelas dan menyetujui tanggung jawab untuk pengadaan dan manajemen dari produk dan layanan pihak ketiga, dan mengelola hubungan diantaranya.

6. Mengidentifikasi dan mengotoriassi pelaksanaan pekerjaan berdasarkan rencana proyek.

7. Mengidentifikasi celah rencana proyek dan menyediakan feedback kepada manajer proyek untuk perbaikan ulang.

BAI01.13 Close a project or iteration

Pada akhir tiap proyek, perilisan, ataupun iterasi, dibutuhkan stakeholder proyek untuk memastikan apakah proyek, perilisan, maupun iterasi menyampaikan hasil dan nilai yang direncanakan. Mengidentifikasi dan mengkomunikasikan berbagai aktivitas luar biasa yang dibutuhkan untuk mendapat hasil terencana dari proyek dan keuntungan dari program, serta mengidentifikasi dan mendokumentasikan pelajaran yang didapat selama penggunaannya untuk proyek, perilisan, iteran, dan program mendatang.

INPUT :

• Rencana tindakan perbaikan

• Laporan hasil ulasan pasca implementasi

OUTPUT :

• Laporan hasil ulasan pasca implementasi

• Pembelajaran dari proyek dipahami

• Konfirmasi persetujuan stakeholder proyek

Aktivitas :

1. Mendefinisikan dan menerapkan langkah utama untuk penutupan proyek, termasuk ulasan pasca implementasi yang menilai apakah proyek mencapai hasil dan keuntungan yang diinginkan.

2. Merencanakan dan melaksanakan ulasan pasca implementasi untuk menentukan apakah proyek menyampaikan keuntungan seusai harapan dan untuk meningkatkan manajemen proyek serta metodologi sistem pengelolaan proses.

3. Mengidentifikasi, menetapkan, mengkomunikasikan, dan melacak berbagai aktivitas yang tidak selesai yang dibutuhkan untuk mencapai perencanaan hasil proyek program dan keuntungannya.

4. Secara teratur, dan setelah proyek selesai, maka dikumpulkan pelajaran dari peserta proyek. meninjau mereka dan aktivitas utama mereka yang mengarah ke memberikan manfaat dan nilai. Menganalisis data dan membuat rekomendasi untuk meningkatkan proyek saat ini serta metode manajemen proyek untuk proyek masa depan.

5. Memperoleh persetujuan stake holder mengenai niai proyek dan transfer kepemilikan.

BAI01.14 Close a programme

Menyingkirkan program dari investasi portofolio secara aktif ketika telah ada persetujuan bahwa nilai yang diharapkan telah diterima atau ketika sudah jelas bahwa tidak ada penerimaan antar set kriteria nilai untuk program.

INPUT :

• Rencana tindakan perbaikan

• Laporan ulasan pasca implementasi

OUTPUT :

• Komunikasi tentang masa pensiun program dan akuntabilitas berkelanjutan

Aktivitas :

1. Membawa program ke penutupan teratur, termasuk persetujuan resmi, pembubaran organisasi program dan fungsi pendukung, validasi hasil, dan komunikasi mengenai pembubaran.

2. Mengulas dan mendokumentasikan pembelajaran yang didapatkan. Setelah program ditutup, singkirkan dari portofolio investasi aktif.

3. Meletakkan akuntabilitasdan proses pada tempatnya untuk memastikan bahwa perusahaan akan lanjut mengoptimalisasi nilai dari service, aset atau sumber daya. Investasi tambahan mungkin akan dibutuhkan pada masa mendatang untuk memastikan bahwa ini terjadi.

BAI03 - Manage solutions identification and build

BAI03 Managed Solutions Identification and Build

Deskripsi Proses

Menetapkan dan memelihara produk dan layanan yang teridentifikasi (teknologi, proses bisnis, dan alur kerja) sesuai dengan persyaratan perusahaan yang mencakup desain, pengembangan, pengadaan/sumber, dan kemitraan dengan vendor. Kelola konfigurasi, persiapan pengujian, pengujian, manajemen persyaratan, dan pemeliharaan proses bisnis, aplikasi, informasi/data, infrastruktur, dan layanan.

Tujuan

Untuk memstikan pengiriman produk dan layanan digital yang gesit dan terukur. Menetapkan solusi tepat waktu dan hemat biaya (teknologi, proses bisnis, dan alur kerja) yang mampu mendukung tujuan strategis dan operasional perusahaan.

Practices

• BAI03.01 Design high-level solutions.

• BAI03.02 Design detailed solution components.

• BAI03.03 Develop solution components.

• BAI03.04 Procure solution components.

• BAI03.05 Build solutions.

• BAI03.06 Perform quality assurance (QA).

• BAI03.07 Prepare for solution testing.

• BAI03.08 Execute solution testing.

• BAI03.09 Manage changes to requirements.

• BAI03.10 Maintain solutions.

• BAI03.11 Define IT products and services and maintain the service portfolio.

• BAI03.12 Design solutions based on the defined development methodology.

BAI03.01 Design high-level solutions.

Kembangkan dan dokumentasikan desain tingkat tinggi untuk solusi dalam hal teknologi, proses bisnis, dan alur kerja. Gunakan teknik pengembangan Agile bertahap atau cepat yang disepakati dan sesuai. Pastikan keselarasan dengan strategi I&T dan arsitektur perusahaan. Nilai kembali dan perbarui desain ketika masalah signifikan terjadi selama fase desain atau pembangunan terperinci, atau saat solusi berkembang. Terapkan pendekatan yang berpusat pada pengguna; memastikan bahwa pemangku kepentingan secara aktif berpartisipasi dalam desain dan menyetujui setiap versi.

BAI03.02 Design detailed solution components.

Kembangkan, dokumentasikan, dan uraikan detail desain secara progresif. Gunakan teknik pengembangan Agile bertahap atau cepat yang disetujui dan sesuai, menangani semua komponen (proses bisnis dan kontrol otomatis dan manual terkait, mendukung aplikasi I&T, layanan infrastruktur dan produk teknologi, dan mitra/pemasok). Pastikan bahwa desain terperinci mencakup perjanjian tingkat layanan (SLA) internal dan eksternal serta perjanjian tingkat operasional (OLA).

BAI03.03 Develop solution components.

Kembangkan komponen solusi secara progresif dalam lingkungan yang terpisah, sesuai dengan desain terperinci yang mengikuti standar dan persyaratan untuk pengembangan dan dokumentasi, jaminan kualitas (QA), dan persetujuan. Memastikan bahwa semua persyaratan kontrol dalam proses bisnis, aplikasi I&T pendukung dan layanan infrastruktur, layanan dan produk teknologi, dan layanan mitra/vendor ditangani.

BAI03.04 Procure solution components.

Pengadaan komponen solusi, berdasarkan rencana akuisisi, sesuai dengan persyaratan dan desain terperinci, prinsip dan standar arsitektur, dan prosedur pengadaan dan kontrak perusahaan secara keseluruhan, persyaratan QA, dan standar persetujuan. Pastikan bahwa semua persyaratan hukum dan kontrak diidentifikasi dan ditangani oleh vendor.

BAI03.05 Build solutions.

Instal dan konfigurasikan solusi dan integrasikan dengan aktivitas proses bisnis. Selama konfigurasi dan integrasi perangkat keras dan perangkat lunak infrastruktur, terapkan langkah-langkah kontrol, keamanan, privasi, dan kemampuan audit untuk melindungi sumber daya dan memastikan ketersediaan dan integritas data. Perbarui katalog produk atau layanan untuk mencerminkan solusi baru.

BAI03.05 Build solutions.

Instal dan konfigurasikan solusi dan integrasikan dengan aktivitas proses bisnis. Selama konfigurasi dan integrasi perangkat keras dan perangkat lunak infrastruktur, terapkan langkah-langkah kontrol, keamanan, privasi, dan kemampuan audit untuk melindungi sumber daya dan memastikan ketersediaan dan integritas data. Perbarui katalog produk atau layanan untuk mencerminkan solusi baru.

BAI03.06 Perform quality assurance

Kembangkan, sumber daya, dan jalankan rencana QA yang selaras dengan QMS untuk mendapatkan kualitas yang ditentukan dalam definisi persyaratan dan dalam kebijakan dan prosedur kualitas perusahaan.

BAI03.07 Prepare for solution testing.

Tetapkan rencana pengujian dan lingkungan yang diperlukan untuk menguji komponen solusi individual dan terintegrasi. Meliputi proses bisnis dan layanan pendukung, aplikasi dan infrastruktur.

BAI03.08 Execute solution testing.

Selama pengembangan, lakukan pengujian secara terus-menerus (termasuk pengujian kontrol), sesuai dengan rencana pengujian yang ditetapkan dan praktik pengembangan di lingkungan yang sesuai. Libatkan pemilik proses bisnis dan pengguna akhir dalam tim pengujian. Identifikasi, catat, dan prioritaskan kesalahan dan masalah yang diidentifikasi selama pengujian.

BAI03.09 Manage changes to requirements.

Track the status of individual requirements (including all rejected requirements) throughout the project life cycle. Manage the approval of changes to requirements.

BAI03.10 Maintain solutions.

Kembangkan dan laksanakan rencana untuk pemeliharaan komponen solusi dan infrastruktur. Sertakan tinjauan berkala terhadap kebutuhan bisnis dan persyaratan operasional.

BAI03.11 Define IT products and services and maintain the service portfolio.

Tetapkan dan setujui produk atau layanan TI baru atau yang diubah dan opsi tingkat layanan. Dokumentasikan definisi produk dan layanan baru atau yang diubah serta opsi tingkat layanan untuk diperbarui dalam produk dan layanan portofolio.

BAI03.12 Design solutions based on the defined development methodology.

Merancang, mengembangkan, dan mengimplementasikan solusi dengan metodologi pengembangan yang sesuai (yaitu, I&T waterfall, Agile atau bimodal), sesuai dengan strategi dan persyaratan keseluruhan.

BAI05 - Manage organisational change enablement

Maksimalkan kemungkinan keberhasilan penerapan perubahan yang berkelanjutan pada organisasi di seluruh perusahaan dengan cepat dan dengan risiko yang lebih rendah, yang mencakup siklus hidup lengkap perubahan dan semua stakeholder yang terpengaruh dalam bisnis dan TI.

Persiapkan dan komit stakeholder untuk perubahan bisnis dan kurangi risiko kegagalan.

IT-related goal

Penggunaan aplikasi, informasi, dan solusi teknologi yang memadai

• Persentase pemilik proses bisnis yang puas dengan produk dan layanan TI yang mendukung

• Tingkat pemahaman pengguna bisnis tentang bagaimana solusi teknologi mendukung proses mereka

• Tingkat kepuasan pengguna bisnis dengan pelatihan dan manual pengguna

• NPV (net present value) menunjukkan tingkat kepuasan bisnis dari kualitas dan kegunaan solusi teknologi

Penyampaian program yang memberikan manfaat, tepat waktu, sesuai anggaran, dan memenuhi persyaratan dan standar kualitas

• Jumlah program/proyek tepat waktu dan sesuai anggaran

• Persentase stakeholder yang puas dengan kualitas program/proyek

• Jumlah program yang membutuhkan pengerjaan ulang yang signifikan karena cacat kualitas

• Biaya pemeliharaan aplikasi vs. keseluruhan biaya TI

Pengetahuan, keahlian, dan inisiatif untuk inovasi bisnis

• Tingkat kesadaran dan pemahaman eksekutif bisnis tentang kemungkinan inovasi TI

• Tingkat kepuasan stakeholder dengan tingkat keahlian dan ide inovasi TI

• Jumlah inisiatif yang disetujui yang dihasilkan dari ide-ide TI yang inovatif

Process goal

Keinginan stakeholder untuk perubahan telah dipahami

• Tingkat keinginan stakeholder untuk perubahan

• Tingkat keterlibatan manajemen senior

Tim implementasi berkompeten dan mampu mendorong perubahan

• Peringkat kepuasan tim implementasi oleh stakeholder yang terkena dampak

• Jumlah masalah keterampilan atau kapasitas yang teridentifikasi

Perubahan yang diinginkan dipahami dan diterima oleh stakeholder

• Feedback stakeholder tentang tingkat pemahaman

• Jumlah query yang diterima

Pemain peran diberdayakan untuk memberikan perubahan

• Persentase pemain peran dengan wewenang yang diberikan secara tepat

• Feedback pemain peran pada tingkat pemberdayaan

Pemain peran diaktifkan untuk mengoperasikan, menggunakan, dan memelihara perubahan

• Persentase pemain peran yang dilatih

• Penilaian diri pemain peran dari kemampuan yang relevan

• Tingkat kepuasan para pemain peran dalam mengoperasikan, menggunakan, dan memelihara perubahan

Perubahan tertanam dan berkelanjutan

• Persentase pengguna yang dilatih dengan tepat untuk perubahan

• Tingkat kepuasan pengguna dengan adopsi perubahan

BAI05.01 Establish the desire to change

Pahami ruang lingkup dan dampak dari perubahan yang dibayangkan dan kesiapan/kemauan stakeholder untuk berubah. Identifikasi tindakan untuk memotivasi stakeholder untuk menerima dan ingin membuat perubahan berhasil.

Input:

• APO11.03: Hasil kualitas layanan, termasuk feedback pelanggan

• BAI02.01: Kriteria penerimaan yang dikonfirmasi dari stakeholder, repositori definisi persyaratan

• BAI02.03: Tindakan mitigasi risiko, daftar risiko persyaratan

• BAI03.01: Spesifikasi desain tingkat tinggi yang disetujui

• BAI03.02: Spesifikasi desain terperinci yang disetujui

Output:

• Internal: Komunikasi penggerak perubahan, komunikasi dari manajemen eksekutif yang berkomitmen untuk berubah

Aktivitas:

1. Nilai ruang lingkup dan dampak perubahan yang dibayangkan, berbagai stakeholder yang terpengaruh, sifat dampak dan keterlibatan yang diperlukan dari setiap kelompok stakeholder, serta kesiapan dan kemampuan saat ini untuk mengadopsi perubahan.

2. Identifikasi, manfaatkan, dan komunikasikan pain points saat ini, peristiwa negatif, risiko, ketidakpuasan pelanggan dan masalah bisnis, serta manfaat awal, peluang dan penghargaan di masa depan, dan keunggulan pesaing, sebagai landasan untuk membangun keinginan untuk berubah.

3. Adakan komunikasi kunci dari komite eksekutif atau CEO untuk menunjukkan komitmen terhadap perubahan.

4. Berikan kepemimpinan yang terlihat dari manajemen senior untuk menetapkan arah dan menyelaraskan, memotivasi dan menginspirasi stakeholder untuk menginginkan perubahan.

BAI05.02 Form an effective implementation team

Bentuk tim implementasi yang efektif dengan mengumpulkan anggota yang tepat, menciptakan kepercayaan, dan menetapkan tujuan bersama dan ukuran efektivitas.

Input:

• BAI02.02: Kriteria penerimaan yang dikonfirmasi dari stakeholder

Output:

• BAI01.04: Tim implementasi dan peranannya

• BAI01.02: Visi dan tujuan bersama

Aktivitas:

1. Identifikasi dan kumpulkan tim implementasi inti yang efektif yang mencakup anggota yang tepat dari bisnis dan TI dengan kapasitas untuk menghabiskan jumlah waktu yang diperlukan dan menyumbangkan pengetahuan dan keahlian, pengalaman, kredibilitas, dan otoritas. Pertimbangkan untuk menyertakan pihak eksternal seperti konsultan untuk memberikan pandangan independen atau untuk mengatasi kesenjangan keterampilan. Identifikasi agen perubahan potensial dalam berbagai bagian perusahaan dengan siapa tim inti dapat bekerja untuk mendukung visi dan membuat perubahan cascade ke bawah.

2. Ciptakan kepercayaan dalam tim implementasi inti melalui acara yang direncanakan dengan cermat dengan komunikasi yang efektif dan kegiatan bersama.

3. Mengembangkan visi dan tujuan bersama yang mendukung tujuan perusahaan.

BAI05.03 Communicate desired vision

Komunikasikan visi yang diinginkan untuk perubahan dalam bahasa mereka yang terpengaruh olehnya. Komunikasi harus dilakukan oleh manajemen senior dan mencakup alasan, dan manfaat, perubahan, dampak dari tidak melakukan perubahan; serta visi, road map dan keterlibatan berbagai stakeholder.

Output:

• BAI01.04: Rencana komunikasi visi

• BAI01.05: Komunikasi rencana

Aktivitas:

1. Kembangkan rencana komunikasi visi untuk menangani kelompok audiens inti, profil perilaku dan persyaratan informasi mereka, saluran komunikasi, dan prinsip.

2. Sampaikan komunikasi pada tingkat yang tepat dari perusahaan sesuai dengan rencana.

3. Perkuat komunikasi melalui berbagai forum dan pengulangan.

4. Periksa pemahaman tentang visi yang diinginkan dan tanggapi setiap masalah yang disorot oleh staf.

5. Buat semua tingkat kepemimpinan bertanggung jawab untuk menunjukkan visi.

BAI05.04 Empower role players and identify short-term wins

Berdayakan mereka yang memiliki peran implementasi dengan memastikan bahwa akuntabilitas diberikan, memberikan pelatihan, dan menyelaraskan struktur organisasi dan proses SDM. Identifikasi dan komunikasikan pendapatan jangka pendek yang dapat direalisasikan dan penting dari perspektif pemberdayaan perubahan.

Input:

• Diluar COBIT: Struktur organisasi perusahaan

Output:

• APO07.04: Tujuan kinerja SDM yang selaras

• BAI01.04: Pendapat jangka cepat yang teridentifikasi

• BAI01.06: Komunikasi manfaat

Aktivitas:

1. Identifikasi struktur organisasi yang sesuai dengan visi; jika diperlukan, buat perubahan untuk memastikan keselarasan.

2. Rencanakan pelatihan yang dibutuhan staf untuk mengembangkan keterampilan dan sikap yang tepat agar merasa diberdayakan.

3. Selaraskan proses SDM dan sistem pengukuran (misalnya, evaluasi kinerja, keputusan kompensasi, keputusan promosi, perekrutan dan perekrutan) untuk mendukung visi.

4. Identifikasi dan kelola pemimpin yang terus menolak perubahan yang dibutuhkan.

5. Identifikasi, prioritaskan, dan berikan peluang untuk pendapatan cepat. Ini bisa terkait dengan area kesulitan yang diketahui saat ini atau faktor eksternal yang perlu segera ditangani.

6. Tingkatkan kemenangan cepat yang diberikan dengan mengomunikasikan manfaat kepada mereka yang terkena dampak untuk menunjukkan bahwa visi berada di jalur yang benar. Sempurnakan visi, pertahankan pemimpin, dan bangun momentum.

BAI05.05 Enable operation and use

Rencanakan dan laksanakan semua aspek teknis, operasional dan penggunaan sehingga semua pihak yang terlibat dalam lingkungan masa depan dapat menjalankan tanggung jawabnya.

Input:

• BAI03.03: Komponen solusi terdokumentasi

• BAI03.10: Komponen solusi yang diperbarui dan dokumentasi terkait

Output:

• APO08.04, BAI08.04, DSS01.01, DSS01.02, DSS06.02: Rencana operasi dan penggunaan

• APO08.05, BAI07.07, BAI07.08, MEA01.03: Ukuran dan hasil keberhasilan

Aktivitas:

1. Kembangkan rencana untuk pengoperasian dan penggunaan perubahan yang mengomunikasikan dan dibangun di atas pendapatan cepat yang terealisasi, membahas aspek perilaku dan budaya dari transisi yang lebih luas, dan meningkatkan dukungan dan keterlibatan. Pastikan bahwa rencana tersebut mencakup pandangan holistik dari perubahan dan menyediakan dokumentasi (misalnya, prosedur), pendampingan, pelatihan, pembinaan, transfer pengetahuan, peningkatan dukungan langsung pasca-go-live dan dukungan berkelanjutan.

2. Implementasikan rencana operasi dan penggunaan. Tetapkan dan lacak langkah-langkah keberhasilan, termasuk langkah-langkah bisnis keras dan langkah-langkah persepsi yang menunjukkan bagaimana perasaan orang tentang perubahan, mengambil tindakan perbaikan yang diperlukan.

BAI05.06 Embed new approaches

Tanamkan pendekatan baru dengan melacak perubahan yang diterapkan, menilai efektivitas rencana operasi dan penggunaan, dan mempertahankan kesadaran yang berkelanjutan melalui komunikasi reguler. Mengambil tindakan korektif yang sesuai, yang mungkin termasuk menegakkan kepatuhan.

Output:

• MEA02.02, MEA03.03: Hasil audit kepatuhan

• Internal: Komunikasi kesadaran

• APO07.04: Hasil tinjauan kinerja SDM

Aktivitas:

1. Rayakan keberhasilan dan terapkan program penghargaan dan pengakuan untuk memperkuat perubahan.

2. Gunakan sistem pengukuran kinerja untuk mengidentifikasi akar penyebab rendahnya adopsi dan ambil tindakan korektif.

3. Buat pemilik proses bertanggung jawab untuk operasi normal sehari-hari.

4. Lakukan audit kepatuhan untuk mengidentifikasi akar penyebab rendahnya adopsi dan rekomendasikan tindakan korektif.

5. Berikan kesadaran berkelanjutan melalui komunikasi reguler tentang perubahan dan adopsinya.

BAI05.07 Sustain changes

Pertahankan perubahan melalui pelatihan staf baru yang efektif, kampanye komunikasi berkelanjutan, komitmen manajemen puncak yang berkelanjutan, pemantauan adopsi, dan berbagi pelajaran yang diperoleh di seluruh perusahaan.

Output:

• BAI08.03, BAI08.04: Rencana transfer pengetahuan

• Internal: Komunikasi komitmen manajemen

• MEA02.02: Ulasan penggunaan operasional

Aktivitas:

1. Berikan pendampingan, pelatihan, pembinaan dan transfer pengetahuan kepada staf baru untuk mempertahankan perubahan.

2. Pertahankan dan perkuat perubahan melalui komunikasi reguler yang menunjukkan komitmen manajemen puncak.

3. Lakukan tinjauan berkala terhadap operasi dan penggunaan perubahan lalu identifikasi perbaikan.

4. Tangkap pelajaran yang dipetik terkait dengan penerapan perubahan dan bagikan pengetahuan di seluruh perusahaan.

Referensi lain:

Kotter, John; Leading Change, Harvard Business School Press, USA, 1996

BAI07 - Manage change acceptance and transitioning

Manage change acceptance and transitioning adalah proses yang secara formal menerima dan membuat solusi baru operasional, termasuk perencanaan implementasi, konversi sistem dan data, pengujian penerimaan, komunikasi, persiapan rilis, promosi ke produksi proses bisnis dan layanan TI baru atau yang diubah, dukungan produksi awal, dan ulasan pasca implementasi. Tujuan dari proses ini adalah menerapkan solusi dengan aman dan sesuai dengan harapan dan hasil yang disepakati.

IT-related Goals

• Penggunaan aplikasi, informasi, dan solusi teknologi yang memadai

• Pemberdayaan dan dukungan proses bisnis dengan mengintegrasikan aplikasi dan teknologi ke dalam proses bisnis

Process Goals

• Pengujian penerimaan memenuhi persetujuan pemangku kepentingan dan mempertimbangkan semua aspek implementasi dan rencana konversi

• Rilis siap untuk dipromosikan ke produksi dengan pemangku kepentingan kesiapan dan dukungan

• Rilis berhasil dipromosikan, stabil dan memenuhi harapan

• Pelajaran yang dipetik berkontribusi pada rilis mendatang

RACI Chart

BAI07.01 Establish an implementation plan

Menetapkan rencana implementasi yang mencakup sistem dan konversi data, kriteria pengujian penerimaan, komunikasi, pelatihan, persiapan rilis, promosi ke produksi, dukungan produksi awal, rencana fallback/backout, dan pasca-implementasi tinjauan. Mendapatkan persetujuan dari pihak terkait.

Inputs :

• BAI01.09 : Quality management plan

• BAI06.01 : Change plan and schedule & Approved requests for change

Outputs :

• Approved implementation plan : Internal

• Implementation fallback and recovery process : Internal

Activities :

1. Buat rencana implementasi yang mencerminkan strategi implementasi yang luas, urutan langkah implementasi, kebutuhan sumber daya, saling ketergantungan, kriteria penerimaan manajemen dari implementasi produksi, persyaratan verifikasi instalasi, strategi transisi untuk dukungan produksi, dan pembaruan BCP

2. Konfirmasikan bahwa semua rencana implementasi disetujui oleh pemangku kepentingan teknis dan bisnis dan ditinjau oleh audit internal, sebagaimana mestinya

3. Mendapatkan komitmen dari penyedia solusi eksternal untuk keterlibatan mereka dalam setiap langkah implementasi

4. Identifikasi dan dokumentasikan proses mundur dan pemulihan

5. Secara formal meninjau risiko teknis dan bisnis yang terkait dengan implementasi dan memastikan bahwa risiko utama dipertimbangkan dan ditangani dalam proses perencanaan.

BAI07.02 Plan business process, system and data conversion

Mempersiapkan proses bisnis, data layanan TI, dan migrasi infrastruktur sebagai bagian dari metode pengembangan perusahaan, termasuk jejak audit dan rencana pemulihan jika migrasi gagal

Outputs :

• Migration plan : DSS06.02

Activities :

1. Tentukan proses bisnis, TI: data layanan dan rencana migrasi infrastruktur. Pertimbangkan, misalnya, perangkat keras, jaringan, sistem operasi, perangkat lunak, data transaksi, file induk, cadangan dan arsip, antarmuka dengan sistem lain (baik internal maupun eksternal), persyaratan kepatuhan yang mungkin, prosedur bisnis, dan dokumentasi sistem, dalam pengembangan rencana

2. Pertimbangkan semua penyesuaian yang diperlukan untuk prosedur, termasuk peran dan tanggung jawab yang direvisi dan prosedur pengendalian, dalam rencana konversi proses bisnis

3. Memasukkan dalam metode rencana konversi data untuk mengumpulkan, mengubah dan memverifikasi data yang akan dikonversi, dan mengidentifikasi dan menyelesaikan kesalahan yang ditemukan selama konversi. Sertakan membandingkan data asli dan yang dikonversi untuk kelengkapan dan integritas

4. Konfirmasikan bahwa rencana konversi data tidak memerlukan perubahan nilai data kecuali benar-benar diperlukan untuk alasan bisnis. Perubahan dokumen dibuat untuk nilai data, dan mendapatkan persetujuan dari pemilik data proses bisnis

5. Latih dan uji konversi sebelum mencoba konversi langsung

6. Mempertimbangkan risiko masalah konversi, perencanaan kesinambungan bisnis, dan prosedur fallback dalam proses bisnis, rencana migrasi data dan infrastruktur di mana terdapat manajemen risiko, kebutuhan bisnis, atau persyaratan peraturan/kepatuhan

7. Koordinasikan dan verifikasi waktu dan kelengkapan peralihan konversi sehingga ada transisi yang mulus dan berkelanjutan tanpa kehilangan data transaksi. Jika perlu, jika tidak ada alternatif lain, bekukan operasi langsung

8. Rencanakan untuk mencadangkan semua sistem dan data yang diambil pada titik sebelum konversi. Pertahankan jejak audit agar konversi dapat dilacak kembali dan pastikan bahwa ada rencana pemulihan yang mencakup rollback migrasi dan fallback ke pemrosesan sebelumnya jika migrasi gagal.

9. Rencanakan penyimpanan data cadangan dan arsip agar sesuai dengan kebutuhan bisnis dan persyaratan peraturan atau kepatuhan.

BAI07.03 Plan acceptance tests

Tetapkan rencana pengujian berdasarkan standar perusahaan yang mendefinisikan peran, tanggung jawab, dan kriteria masuk dan keluar. Pastikan bahwa rencana tersebut disetujui oleh pihak terkait.

Inputs :

• BAI01.09 : Requirements for independent verification of deliverables

• BAI03.07 : Test procedures & Test plan

• BAI03.08 : Test result communications & Test result logs and audit trails

Outputs :

• Approved acceptance test plan : BAI01.04 & BAI01.08

Activities :

1. Mengembangkan dan mendokumentasikan rencana pengujian, yang sejalan dengan program dan rencana kualitas proyek dan standar organisasi yang relevan. Berkomunikasi dan berkonsultasi dengan pemilik proses bisnis yang sesuai dan pemangku kepentingan TI

2. Pastikan bahwa rencana pengujian mencerminkan penilaian risiko dari proyek dan bahwa semua persyaratan fungsional dan teknis diuji. Berdasarkan penilaian risiko kegagalan sistem dan kesalahan pada implementasi, rencana tersebut harus mencakup persyaratan untuk kinerja, stres, kegunaan, uji coba dan pengujian keamanan.

3. Pastikan bahwa rencana pengujian memenuhi kebutuhan potensial untuk akreditasi internal atau eksternal dari hasil proses pengujian (misalnya, persyaratan peraturan keuangan)

4. Pastikan bahwa rencana pengujian mengidentifikasi sumber daya yang diperlukan untuk melaksanakan pengujian dan mengevaluasi hasilnya. Contoh sumber daya termasuk konstruksi lingkungan pengujian dan penggunaan waktu staf untuk kelompok pengujian, termasuk potensi penggantian sementara staf pengujian di lingkungan produksi atau pengembangan. Pastikan bahwa pemangku kepentingan dikonsultasikan tentang implikasi sumber daya dari rencana pengujian

5. Pastikan bahwa rencana pengujian mengidentifikasi fase pengujian yang sesuai dengan persyaratan operasional dan lingkungan. Contoh fase pengujian tersebut meliputi pengujian unit, pengujian sistem, pengujian integrasi, pengujian penerimaan pengguna, pengujian kinerja, pengujian stres, pengujian konversi data, pengujian keamanan, pengujian kesiapan operasional, serta pengujian cadangan dan pemulihan

6. Konfirmasikan bahwa rencana pengujian mempertimbangkan persiapan pengujian (termasuk persiapan lokasi), persyaratan pelatihan, pemasangan atau pembaruan lingkungan pengujian yang ditentukan, perencanaan/pelaksanaan/pendokumentasian/penahanan kasus uji, penanganan kesalahan dan masalah, koreksi dan eskalasi, dan persetujuan formal

7. Pastikan bahwa rencana pengujian menetapkan kriteria yang jelas untuk mengukur keberhasilan melakukan setiap fase pengujian. Konsultasikan dengan pemilik proses bisnis dan pemangku kepentingan TI dalam menentukan kriteria keberhasilan. Tentukan bahwa rencana tersebut menetapkan prosedur remediasi ketika kriteria keberhasilan tidak terpenuhi (misalnya, dalam kasus kegagalan yang signifikan dalam fase pengujian, rencana tersebut memberikan panduan tentang apakah akan melanjutkan ke fase berikutnya, menghentikan pengujian atau menunda implementasi)

8. Konfirmasikan bahwa semua rencana pengujian disetujui oleh pemangku kepentingan, termasuk pemilik proses bisnis dan TI, sebagaimana mestinya. Contoh pemangku kepentingan tersebut adalah manajer pengembangan aplikasi, manajer proyek dan pengguna akhir proses bisnis

BAI07.04 Establish a test environment

Tetapkan dan buat perwakilan lingkungan pengujian yang aman dari proses bisnis yang direncanakan dan lingkungan operasi TI, kinerja dan kapasitas, keamanan, kontrol internal, praktik operasional, kualitas data dan persyaratan privasi, serta beban kerja.

Outputs :

• Test data : Internal

Activities :

1. Buat database data uji yang mewakili lingkungan produksi. Sanitasi data yang digunakan dalam lingkungan pengujian dari lingkungan produksi sesuai dengan kebutuhan bisnis dan standar organisasi (misalnya, pertimbangkan apakah kepatuhan atau persyaratan peraturan mewajibkan penggunaan data yang disanitasi).

2. Lindungi data dan hasil pengujian yang sensitif terhadap pengungkapan, termasuk akses, penyimpanan, penyimpanan, dan penghancuran. Pertimbangkan efek interaksi sistem organisasi dengan sistem pihak ketiga

3. Menerapkan proses untuk memungkinkan penyimpanan yang tepat atau pembuangan hasil pengujian, media dan dokumentasi terkait lainnya untuk memungkinkan tinjauan yang memadai dan analisis selanjutnya seperti yang dipersyaratkan oleh rencana pengujian. Pertimbangkan efek persyaratan peraturan atau kepatuhan

4. Pastikan bahwa lingkungan pengujian mewakili lanskap bisnis dan operasional masa depan, termasuk prosedur dan peran proses bisnis, kemungkinan tekanan beban kerja, sistem operasi, perangkat lunak aplikasi yang diperlukan, sistem manajemen basis data, dan infrastruktur jaringan dan komputasi yang ditemukan di lingkungan produksi

5. Pastikan lingkungan pengujian aman dan tidak dapat berinteraksi dengan sistem produksi

BAI07.05 Perform acceptance tests

Uji perubahan secara independen sesuai dengan rencana pengujian yang ditentukan sebelum migrasi ke lingkungan operasional langsung.

Outputs :

• Test results log : Internal

• Evaluation of acceptance results : BAI01.06

• Approved acceptance and release for production : BAI01.04

Activities :

1. Tinjau log kategori kesalahan yang ditemukan dalam proses pengujian oleh tim pengembangan, verifikasi bahwa semua kesalahan telah diperbaiki atau diterima secara resmi.

2. Mengevaluasi penerimaan akhir terhadap kriteria keberhasilan dan menginterpretasikan hasil pengujian penerimaan akhir. Sajikan dalam bentuk yang dapat dimengerti oleh pemilik proses bisnis dan TI sehingga tinjauan dan evaluasi yang terinformasi dapat dilakukan.

3. Menyetujui penerimaan dengan penandatanganan formal oleh pemilik proses bisnis, pihak ketiga (sebagaimana sesuai) dan pemangku kepentingan TI sebelum promosi ke produksi.

4. Pastikan bahwa pengujian perubahan dilakukan sesuai dengan rencana pengujian. Pastikan bahwa pengujian dirancang dan dilakukan oleh kelompok pengujian yang independen dari tim pengembangan. Pertimbangkan sejauh mana pemilik proses bisnis dan pengguna akhir terlibat dalam grup uji. Pastikan bahwa pengujian dilakukan hanya dalam lingkungan pengujian.

5. Pastikan bahwa tes dan hasil yang diantisipasi sesuai dengan kriteria keberhasilan yang ditetapkan yang ditetapkan dalam rencana pengujian.

6. Pertimbangkan untuk menggunakan instruksi pengujian (skrip) yang jelas untuk mengimplementasikan pengujian. Pastikan bahwa kelompok pengujian independen menilai dan menyetujui setiap skrip pengujian untuk memastikan bahwa skrip tersebut memenuhi kriteria keberhasilan pengujian yang ditetapkan dalam rencana pengujian. Pertimbangkan untuk menggunakan skrip untuk memverifikasi sejauh mana sistem memenuhi persyaratan keamanan

7. Pertimbangkan keseimbangan yang tepat antara pengujian skrip otomatis dan pengujian pengguna interaktif

8. Melakukan pengujian keamanan sesuai dengan rencana pengujian. Mengukur sejauh mana kelemahan atau celah keamanan. Pertimbangkan efek insiden keamanan sejak konstruksi rencana pengujian. Pertimbangkan efeknya pada akses dan kontrol batas

9. Melakukan pengujian kinerja sistem dan aplikasi sesuai dengan rencana pengujian. Pertimbangkan berbagai metrik kinerja (misalnya, waktu respons pengguna akhir dan kinerja pembaruan sistem manajemen basis data)

10. Saat melakukan pengujian, pastikan bahwa elemen fallback dan rollback dari rencana pengujian telah ditangani.

11. Identifikasi, catat, dan klasifikasikan (misalnya, kesalahan kecil, signifikan, kritis misi) selama pengujian. Pastikan bahwa jejak audit dari hasil pengujian tersedia. Mengkomunikasikan hasil pengujian kepada pemangku kepentingan sesuai dengan rencana pengujian untuk memfasilitasi perbaikan bug dan peningkatan kualitas lebih lanjut.

BAI07.06 Promote to production and manage releases

Mempromosikan solusi yang diterima untuk bisnis dan operasi. Jika sesuai, jalankan solusi sebagai implementasi percontohan atau secara paralel dengan solusi lama untuk periode yang ditentukan dan bandingkan perilaku dan hasil. Jika terjadi masalah yang signifikan, kembalikan ke lingkungan semula berdasarkan rencana mundur/kembali. Kelola rilis komponen solusi.

Outputs :

• Release plan : BAI10.01

• Release log : Internal

Activities :

1. Mempersiapkan transfer prosedur bisnis dan layanan pendukung, aplikasi dan infrastruktur dari pengujian ke lingkungan produksi sesuai dengan standar manajemen perubahan organisasi

2. Menentukan sejauh mana implementasi percontohan atau pemrosesan paralel dari sistem lama dan baru sejalan dengan rencana implementasi

3. Segera perbarui proses bisnis yang relevan dan dokumentasi sistem, informasi konfigurasi dan dokumen rencana kontinjensi, sebagaimana mestinya.

4. Pastikan semua pustaka media diperbarui segera dengan versi komponen solusi yang ditransfer dari pengujian ke lingkungan produksi. Arsipkan versi yang ada dan dokumentasi pendukungnya. Pastikan bahwa promosi ke produksi sistem, perangkat lunak aplikasi, dan infrastruktur berada di bawah kendali konfigurasi.

5. Jika distribusi komponen solusi dilakukan secara elektronik, kendalikan distribusi otomatis untuk memastikan bahwa pengguna diberi tahu dan distribusi hanya terjadi ke tujuan yang diizinkan dan diidentifikasi dengan benar. Sertakan dalam prosedur backout proses rilis untuk memungkinkan distribusi perubahan ditinjau jika terjadi malfungsi atau kesalahan.

6. Di mana distribusi mengambil bentuk fisik, simpan catatan formal tentang item apa yang telah didistribusikan, kepada siapa, di mana mereka telah diterapkan, dan kapan masing-masing telah diperbarui

BAI07.07 Provide early production support

Memberikan dukungan awal kepada pengguna dan operasi TI untuk jangka waktu yang disepakati untuk menangani masalah dan membantu menstabilkan solusi baru.

Inputs :

• APO11.03 : Review results of quality of service, including customer feedback

• BAI05.05 : Success measures and results

Outpus :

• Supplemental support plan : APO08.04 & APO08.05 & DSS02.04

Activities :

1. Sediakan sumber daya tambahan, sesuai kebutuhan, kepada pengguna akhir dan personel pendukung hingga rilis stabil

2. Menyediakan sumber daya sistem TI tambahan, sesuai kebutuhan, hingga rilis berada dalam lingkungan operasional yang stabil.

BAI07.08 Perform a post-implementation review

Lakukan tinjauan pasca implementasi untuk mengkonfirmasi hasil dan hasil, mengidentifikasi pelajaran yang dipetik, dan mengembangkan rencana aksi. Mengevaluasi dan memeriksa kinerja dan hasil aktual dari layanan baru atau yang diubah terhadap kinerja dan hasil yang diprediksi (yaitu, layanan yang diharapkan oleh pengguna atau pelanggan)

Inputs :

• APO11.04 : Results of quality reviews and audits

• APO11.05 : Root causes of quality delivery failures & Results of solution and service delivery quality monitoring

• BAI05.05 : Success measures and results

Outputs :

• Post-implementation review report : BAI01.13 & BAI01.14

• Remedial action plan : BAI01.13 & BAI01.14

Activities :

1. Menetapkan prosedur untuk memastikan bahwa tinjauan pasca implementasi mengidentifikasi, menilai, dan melaporkan sejauh mana:

• Persyaratan perusahaan telah dipenuhi.

• Manfaat yang diharapkan telah terwujud.

• Sistem dianggap dapat digunakan.

• Harapan pemangku kepentingan internal dan eksternal terpenuhi.

• Dampak tak terduga pada perusahaan telah terjadi.

• Risiko utama dimitigasi.

• Proses manajemen perubahan, instalasi dan akreditasi dilakukan secara efektif dan efisien

2. Konsultasikan dengan pemilik proses bisnis dan manajemen teknis TI dalam pemilihan metrik untuk pengukuran keberhasilan dan pencapaian persyaratan dan manfaat.

3. Melakukan review pasca implementasi sesuai dengan proses manajemen perubahan organisasi. Libatkan pemilik proses bisnis dan pihak ketiga, sebagaimana mestinya.

4. Pertimbangkan persyaratan untuk tinjauan pasca implementasi yang timbul dari bisnis luar dan TI (misalnya, audit internal, ERM, kepatuhan).

5. Menyetujui dan menerapkan rencana aksi untuk mengatasi masalah yang diidentifikasi dalam tinjauan pasca-implementasi. Libatkan pemilik proses bisnis dan manajemen teknis TI dalam pengembangan rencana aksi.

Related Guidance

• ISO/IEC 20000 : 0.1 Release management process

• ITIL V3 2011 : Service Transition, 4.1 Transition Planning and Support & Service Transition, 4.5 Service Validation and Testing & Service Transition, 4.6 Change Evaluation

• PMBOK : PMBOK quality assurance and acceptance of all products

• PRINCE2 : PRINCE2 product-based planning

BAI08.01 Nurture and facilitate a knowledge-sharing culture

Merancang dan mengimplementasikan skema untuk memelihara dan memfasilitasi budaya berbagi pengetahuan.

Outputs :

• Communications on value of knowledge : APO01.04

Activities :

1. Komunikasikan nilai pengetahuan secara proaktif untuk mendorong penciptaan, penggunaan, penggunaan kembali, dan berbagi pengetahuan.

2. Mendorong berbagi dan transfer pengetahuan dengan mengidentifikasi dan memanfaatkan faktor-faktor motivasi.

3. Ciptakan lingkungan, alat, dan artefak yang mendukung berbagi dan transfer pengetahuan

4. Tanamkan praktik manajemen pengetahuan ke dalam proses TI lainnya

5. Tetapkan harapan manajemen dan tunjukkan sikap yang tepat mengenai kegunaan pengetahuan dan kebutuhan untuk berbagi pengetahuan perusahaan.

BAI08.02 Identify and classify sources of information.

Mengidentifikasi, memvalidasi, dan mengklasifikasikan beragam sumber informasi internal dan eksternal yang diperlukan untuk memungkinkan penggunaan dan pengoperasian proses bisnis dan layanan TI secara efektif.

Inputs :

• Outside COBIT : Knowledge requirements and sources

Outputs :

• Classification of information sources : Internal

Activities :

1. Identifikasi pengguna pengetahuan potensial, termasuk pemilik informasi yang mungkin perlu berkontribusi dan menyetujui pengetahuan. Dapatkan persyaratan pengetahuan dan sumber informasi dari pengguna yang teridentifikasi

2. Pertimbangkan jenis konten (prosedur, proses, struktur, konsep, kebijakan, aturan, fakta, klasifikasi), artefak (dokumen, catatan, video, suara), dan informasi terstruktur dan tidak terstruktur (ahli, media sosial, email, pesan suara, umpan RSS ).

3. Mengklasifikasikan sumber informasi berdasarkan skema klasifikasi konten (misalnya, model arsitektur informasi). Memetakan sumber informasi ke skema klasifikasi

4. Mengumpulkan, menyusun, dan memvalidasi sumber informasi berdasarkan kriteria validasi informasi (misalnya, dapat dimengerti, relevansi, pentingnya, integritas, akurasi, konsistensi, kerahasiaan, kebaruan, dan keandalan)

BAI08.03 Organise and contextualise information into knowledge.

Mengatur informasi berdasarkan kriteria klasifikasi. Mengidentifikasi dan menciptakan hubungan yang bermakna antara elemen informasi dan memungkinkan penggunaan informasi. Identifikasi pemilik dan tentukan serta terapkan tingkat akses ke sumber daya pengetahuan.

Inputs :

• BAI03.03 : Documented solution components

• BAI05.07 : Knowledge transfer plans

Outputs :

• Published knowledge repositories : APO07.03

Activities :

1. Mengidentifikasi atribut bersama dan mencocokkan sumber informasi, menciptakan hubungan antar kumpulan informasi (penandaan informasi).

2. Buat tampilan ke kumpulan data terkait, dengan mempertimbangkan pemangku kepentingan dan persyaratan organisasi.

3. Merancang dan mengimplementasikan skema untuk mengelola pengetahuan tidak terstruktur yang tidak tersedia melalui sumber formal (misalnya, pengetahuan ahli).

4. Publikasikan dan buat pengetahuan dapat diakses oleh pemangku kepentingan terkait berdasarkan peran dan mekanisme akses

BAI08.04 Use and share knowledge

Menyebarkan sumber daya pengetahuan yang tersedia kepada pemangku kepentingan yang relevan dan mengomunikasikan bagaimana sumber daya ini dapat digunakan untuk memenuhi kebutuhan yang berbeda (misalnya, pemecahan masalah, pembelajaran, perencanaan strategis, dan pengambilan keputusan).

Inputs :

• BAI03.03 : Documented solution components

• BAI05.05 : Operation and use plan

• BAI05.07 : Knowledge transfer plans

Outputs :

• Knowledge user database : Internal

• Knowledge awareness and training schemes : APO07.03

Activities :

1. Identifikasi pengguna pengetahuan potensial dengan klasifikasi pengetahuan.

2. Mentransfer pengetahuan ke pengguna pengetahuan berdasarkan analisis kesenjangan kebutuhan dan teknik pembelajaran yang efektif dan alat akses.

3. Mendidik dan melatih pengguna tentang pengetahuan yang tersedia, akses ke pengetahuan, dan penggunaan alat akses pengetahuan

BAI08.05 Evaluate and retire information

Ukur penggunaan dan evaluasi mata uang dan relevansi informasi. Menghentikan informasi usang.

Outputs :

• Knowledge use evaluation results : Internal

• Rules for knowledge retirement : Internal

Activities :

1. Mengukur penggunaan dan mengevaluasi kegunaan, relevansi dan nilai elemen pengetahuan. Identifikasi informasi terkait yang tidak lagi relevan dengan persyaratan pengetahuan perusahaan.

2. Tetapkan aturan untuk pensiun pengetahuan dan pensiunkan pengetahuan yang sesuai

Related Guidances

• ITIL V3 2011 : Service Transition, 4.7 Knowledge Management

BAI09 - Manage assets

Deskripsi dari proses ini adalah mengelola aset TI melalui siklus hidupnya untuk memastikan bahwa penggunaannya memberi nilai pada biaya optimal, tetap beroperasi (sesuai tujuan), akun mereka dipertanggungjawabkan dan dilindungi secara fisik, dan aset yang sangat penting untuk mendukung kemampuan layanan dapat diandalkan dan tersedia. Mengelola lisensi perangkat lunak untuk memastikan bahwa jumlah optimal diperoleh, ditahan dan digunakan sehubungan dengan penggunaan bisnis yang diperlukan, dan perangkat lunak yang diinstal sesuai dengan perjanjian lisensi.

Tujuan dari proses ini akun untuk semua aset TI dan optimalkan nilai yang diberikan oleh aset ini.

Pada proses ini memiliki empat sub-proses, berikut merupakan empat sub-proses pada BAI09:

RACI Chart

BAI09.01 Identify and Record Current Assets

Mempertahankan catatan terbaru tentang semua aset TI yang dibutuhkan untuk memberikan layanan dan memastikan keselarasan dengan manajemen konfigurasi dan pengelolaan keuangan

Aktivitas :

1. Mengidentifikasi semua aset yang dimiliki dalam daftar aset yang mencatat status saat ini. Mempertahankan keselarasan dengan manajemen perubahan dan konfigurasi proses manajemen, sistem manajemen konfigurasi, dan catatan akuntansi keuangan

2. Mengidentifikasi persyaratan hukum, peraturan atau kontrak yang perlu ditangani saat mengelola aset

3. Memverifikasi keberadaan semua aset yang dimiliki dengan melakukan pemeriksaan dan rekonsiliasi inventaris fisik dan logis secara teratur termasuk penggunaan perangkat lunak alat penemuan

4. Memverifikasi bahwa aset sesuai untuk tujuan (yaitu, dalam kondisi yang berguna)

5. Menentukan secara teratur apakah setiap aset terus memberikan nilai dan, jika demikian, memperkirakan masa manfaat yang diharapkan untuk memberikan nilai

6. Memastikan akuntanbilitas untuk semua aset

BAI09.02 Manage Critical Assets

Mengidentifikasi aset yang sangat penting dalam memberikan kapabilitas layanan dan mengambil langkah untuk memaksimalkan keandalan dan ketersediaannya untuk mendukung kebutuhan bisnis.

Aktivitas :

1. Mengidentifikasi aset yang penting dalam menyediakan kemampuan layanan dengan merujuk persyaratan dalam definisi layanan, SLA, dan konfigurasi sistem manajemen.

2. Memantau kinerja aset penting dengan memeriksa tren insiden dan, jika perlu, mengambil tindakan untuk memperbaiki atau mengganti.

3. Secara teratur, mempertimbangkan risiko kegagalan atau kebutuhan penggantian setiap aset kritis.

4. Menjaga ketahanan aset kritis dengan menerapkan pemeliharaan preventif rutin, memantau kinerja, dan, jika diperlukan, memberikan alternatif dan/atau aset tambahan untuk meminimalkan kemungkinan kegagalan.

BAI09.03 Manage the Asset Life Cycle

Mengelola aset dari pengadaan sampai pembuangan untuk memastikan bahwa aset dimanfaatkan seefektif dan seefisien mungkin dan dipertanggungjawabkan dan dilindungi secara fisik.

Aktivitas :

1. Melakukan pengadaan semua aset berdasarkan permintaan yang disetujui dan sesuai dengan kebijakan dan praktik pengadaan perusahaan

2. Mencari sumber, terima, verifikasi, uji dan catat semua aset dengan cara yang terkendali, termasuk pelabelan fisik, sebagaimana diperlukan

3. Menyetujui pembayaran dan menyelesaikan proses dengan pemasok sesuai dengan kondisi kontrak yang disepakati

4. Menerapkan aset mengikuti siklus hidup implementasi standar, termasuk manajemen perubahan dan pengujian penerimaan

5. Mengalokasikan aset kepada pengguna, dengan penerimaan tanggung jawab dan persetujuan, sebagaimana mestinya

6. Mengalokasi ulang aset bila memungkinkan ketika tidak lagi diperlukan karena perubahan peran pengguna, redundansi dalam layanan, atau pensiun dari sebuah layanan

7. Membuang aset ketika aset tersebut tidak memiliki tujuan yang berguna karena penghentian semua layanan terkait, teknologi usang, atau kurangnya pengguna

8. Membuang aset dengan aman, dengan mempertimbangkan, misalnya, penghapusan permanen data yang direkam pada perangkat media dan potensi kerusakan lingkungan

9. Merencanakan, mengesahkan, dan mengimplementasikan kegiatan terkait pensiun, menyimpan catatan yang sesuai untuk memenuhi kebutuhan bisnis dan peraturan yang sedang berlangsung

BAI09.04 Optimise Asset Costs

Secara teratur meninjau keseluruhan basis aset untuk mengidentifikasi cara mengoptimalkan biaya dan menjaga keselarasan dengan kebutuhan bisnis.

Aktivitas :

1. Secara teratur, meninjau basis aset secara keseluruhan, dengan mempertimbangkan apakah selaras dengan kebutuhan bisnis

2. Mengkaji biaya pemeliharaan, pertimbangkan kewajaran, dan mengidentifikasi opsi berbiaya lebih rendah, termasuk, jika perlu, penggantian dengan alternatif baru

3. Meninjau jaminan dan mempertimbangkan nilai uang dan strategi penggantian untuk menentukan opsi dengan biaya terendah

4. Meninjau basis keseluruhan untuk mengidentifikasi peluang standardisasi, sumber tunggal, dan strategi lain yang dapat menurunkan pengadaan, dukungan, dan biaya perawatan

5. Menggunakan statistik kapasitas dan pemanfaatan untuk mengidentifikasi aset yang kurang dimanfaatkan atau berlebihan yang dapat dipertimbangkan untuk dibuang atau diganti dengan biaya yang lebih rendah

6. Meninjau keadaan keseluruhan untuk mengidentifikasi peluang untuk memanfaatkan teknologi yang muncul atau strategi sumber alternatif untuk mengurangi biaya atau meningkatkan nilai untuk uang

BAI09.05 Manage Licences

Mengelola lisensi perangkat lunak sehingga jumlah lisensi yang optimal dipelihara untuk mendukung kebutuhan bisnis dan jumlah lisensi yang dimiliki cukup untuk menutupi perangkat lunak yang digunakan.

Aktivitas :

1. Menyimpan daftar semua lisensi perangkat lunak yang dibeli dan perjanjian lisensi terkait

2. Secara teratur, melakukan audit untuk mengidentifikasi semua contoh perangkat lunak berlisensi yang diinstal

3. Membandingkan jumlah instance perangkat lunak yang diinstal dengan jumlah lisensi yang dimiliki

4. Ketika instance lebih rendah dari jumlah yang dimiliki, memutuskan apakah perlu mempertahankan atau menghentikan lisensi, dengan mempertimbangkan potensi penghematan pemeliharaan yang tidak perlu, pelatihan dan biaya lainnya

5. Ketika instance lebih tinggi dari jumlah yang dimiliki, dilakukan pertimbangkan terlebih dahulu terkait kesempatan untuk mencopot pemasangan instance yang tidak lagi diperlukan atau dibenarkan, jika perlu, membeli lisensi tambahan untuk mematuhi perjanjian lisensi

6. Secara teratur, mempertimbangkan apakah nilai yang lebih baik dapat diperoleh dengan meningkatkan produk dan lisensi terkait

BAI10.01 Establish and maintain a configuration model

• Menetapkan dan memelihara model logis dari layanan, aset, infrastruktur, dan pencatatan item konfigurasi (CI), termasuk hubungan di antara mereka

• Menyertakan CI yang dianggap perlu untuk mengelola layanan secara efektif dan memberikan deskripsi tunggal yang handal tentang aset dalam layanan

BAI10.02 Establish and maintain a configuration repository and baseline

• Mengidentifikasi dan mengklasifikasikan item konfigurasi dan mengisi repositori

• Buat, tinjau, dan setujui secara formal baseline konfigurasi layanan, aplikasi, atau infrastruktur

BAI10.03 Maintain and control configuration items

• Identifikasi secara teratur semua perubahan pada item konfigurasi

• Tinjau perubahan yang diusulkan pada item konfigurasi terhadap baseline untuk memastikan kelengkapan dan akurasi

• Perbarui detail konfigurasi untuk perubahan yang disetujui pada item konfigurasi

• Buat, tinjau, dan setujui secara formal perubahan pada garis dasar konfigurasi kapan pun diperlukan

BAI10.04 Produce status and configuration reports

• Mengidentifikasi perubahan status item konfigurasi dan laporkan terhadap baseline.

• Cocokkan semua perubahan konfigurasi dengan permintaan perubahan yang disetujui untuk mengidentifikasi perubahan yang tidak sah

• Mengidentifikasi persyaratan pelaporan dari semua pemangku kepentingan, termasuk konten, frekuensi, dan media

BAI10.05 Verify and review integrity of the configuration repository

• Memverifikasi item konfigurasi langsung secara berkala terhadap repositori konfigurasi dengan membandingkan konfigurasi fisik dan logis dan menggunakan yang sesuai alat penemuan, sesuai kebutuhan.

• Melaporkan dan meninjau semua penyimpangan untuk koreksi yang disetujui atau tindakan untuk menghapus aset yang tidak sah.

• Memverifikasi secara berkala bahwa semua item konfigurasi fisik, sebagaimana didefinisikan dalam repositori, ada secara fisik. Laporkan setiap penyimpangan kepada manajemen.

• Menetapkan dan meninjau target kelengkapan repositori konfigurasi secara berkala berdasarkan kebutuhan bisnis.

• Secara berkala membandingkan tingkat kelengkapan dan akurasi terhadap target dan mengambil tindakan perbaikan, jika perlu, untuk meningkatkan kualitas data penyimpanan.

DAFTAR PUSTAKA

https://store.isaca.org/s/store#/store/browse/detail/a2S4w000004KoCIEA0