2.3.1. Diagramas de flujo.
ACTIVIDAD 1: Diseñe un diagrama de flujo para las siguientes situaciones:
Sacar un promedio
Calcular el área de un cuadrado
Calcular el área de un triangulo
Definir si una persona es mayor de edad
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¿Que es un diagrama de flujo?
Los diagramas de flujo son herramientas gráficas utilizadas para representar procesos y algoritmos de manera visual. Aunque no hay reglas estrictas y fijas, hay convenciones comunes que se siguen para que los diagramas de flujo sean comprensibles y efectivos. Aquí hay algunas reglas generales que puedes seguir al crear un diagrama de flujo:
Inicio/Fin:
El diagrama debe tener un único punto de inicio y un único punto de fin.
El inicio se representa con un óvalo, y el fin con un óvalo con un borde más grueso.
Proceso:
Las operaciones o acciones se representan con rectángulos.
Las acciones deben ser descritas de manera clara y concisa.
Decisión:
Las decisiones se representan con rombos.
Se utiliza una pregunta para describir la decisión, y las flechas salientes indican las posibles respuestas (sí/no).
Conexiones:
Las conexiones entre los símbolos se realizan con flechas que indican la dirección del flujo.
Las líneas deben estar etiquetadas para indicar la secuencia de ejecución.
Conector:
Se pueden utilizar conectores para unir líneas que se cruzan, evitando así el cruce de líneas.
Entrada/Salida:
La entrada de datos se representa con un paralelogramo.
La salida de resultados se representa de la misma manera.
Flujo Direccional:
El flujo debe seguir una dirección clara y lógica, generalmente de arriba a abajo y de izquierda a derecha.
Símbolos Universales:
Usa símbolos estándar reconocidos en la industria para representar diferentes elementos (por ejemplo, el óvalo para inicio/fin, el rectángulo para proceso, el rombo para decisión).
Evita la Ambigüedad:
Evita símbolos o líneas ambiguas que puedan causar confusión.
Mantenlo Simple:
No sobrecargues el diagrama con detalles innecesarios. Mantén la simplicidad para facilitar la comprensión.
Ejemplo de diagramas
Beneficios del Diagrama de Flujo
En primer lugar, facilita la obtención de una visión transparente del proceso, mejorando su comprensión. El conjunto de actividades, relaciones e incidencias de un proceso no es fácilmente discernible a priori. La diagramación hace posible aprehender ese conjunto e ir más allá, centrándose en aspectos específicos del mismo, apreciando las interrelaciones que forman parte del proceso así como las que se dan con otros procesos y subprocesos.
Permiten definir los límites de un proceso. A veces estos límites no son tan evidentes, no estando definidos los distintos proveedores y clientes (internos y externos) involucrados.
El diagrama de flujo facilita la identificación de los clientes, es más sencillo determinar sus necesidades y ajustar el proceso hacia la satisfacción de sus necesidades y expectativas.
Estimula el pensamiento analítico en el momento de estudiar un proceso, haciendo más factible generar alternativas útiles.
Proporciona un método de comunicación más eficaz, al introducir un lenguaje común, si bien es cierto que para ello se hace preciso la capacitación de aquellas personas que entrarán en contacto con la diagramación.
Un diagrama de flujo ayuda a establecer el valor agregado de cada una de las actividades que componen el proceso.
Igualmente, constituye una excelente referencia para establecer mecanismos de control y medición de los procesos, así como de los objetivos concretos para las distintas operaciones llevadas a cabo.
Facilita el estudio y aplicación de acciones que redunden en la mejora de las variables tiempo y costes de actividad e incidir, por consiguiente, en la mejora de la eficacia y la eficiencia.
Constituye el punto de comienzo indispensable para acciones de mejora, rediseño o reingeniería.
Las actividades de análisis y diagramación de procesos ayudan a la organización a comprender cómo se están desarrollando sus procesos y actividades, al tiempo que constituyen el primer paso para mejorar las prácticas organizacionales.
Diagramar es establecer una representación visual de los procesos y subprocesos, lo que permite obtener una información preliminar sobre la amplitud de los mismos, sus tiempos y los de sus actividades.
La representación gráfica facilita el análisis, uno de cuyos objetivos es la descomposición de los procesos de trabajo en actividades discretas. También hace posible la distinción entre aquellas que aportan valor añadido de las que no lo hacen, es decir que no proveen directamente nada al cliente del proceso o al resultado deseado.
En este último sentido cabe hacer una precisión: no todas las actividades que no aportan valor añadido han de ser innecesarias. Éstas pueden ser actividades de apoyo y ser requeridas para hacer más eficaces las funciones de dirección y control. O por razones de seguridad, motivos normativos y de legislación…
Modelo y Diagrama de Flujo
Todas estas razones apuntan hacia el diagrama de flujo de procesos como un instrumento primordial para la correcta gestión de los procesos.
La realización de un diagrama de flujo es una actividad íntimamente ligada al hecho de modelar un proceso, que es por sí mismo un componente esencial en la gestión de procesos.
Frecuentemente los sistemas (conjuntos de procesos y subprocesos integrados en una organización) son difíciles de comprender. Son amplios, complejos y confusos; con múltiples puntos de contacto entre sí y con un buen número de áreas funcionales, departamentos y personas implicadas.
Pero ¿qué es un modelo? Un modelo es una representación de una realidad compleja. Modelar es desarrollar una descripción lo más exacta posible de un sistema y de las actividades llevadas a cabo en él. De este modo se tiene la oportunidad de organizar y documentar la información sobre un sistema. El diagrama de flujo de proceso constituye la primera actividad para modelar un proceso.
Cuando un proceso es modelado, con ayuda de una representación gráfica (diagrama de flujo de proceso), pueden apreciarse con facilidad las interrelaciones existentes entre distintas actividades. Así, es posible analizar cada actividad, definir los puntos de contacto con otros procesos, así como identificar los subprocesos comprendidos. Al mismo tiempo, los problemas pueden ponerse de manifiesto claramente dando la oportunidad al inicio de acciones de mejora.
Elaboración del Diagrama de Flujo
El diagrama de flujo debe ser realizado por un equipo de trabajo en el que las distintas personas aporten, en conjunto, una perspectiva completa del proceso, por lo que con frecuencia este equipo será multifuncional y multijerárquico
Determinar el proceso a diagramar.
Definir el grado de detalle. El diagrama de flujo del proceso debe presentar a grandes rasgos la información sobre el flujo general de actividades pricipales, o ser desarrollado de modo que se incluyan todas las actividades y los puntos de decisión. Un diagrama de flujo detallado dará la oportunidad de llevar realizar un análisis más exhaustivo del proceso.
Identificar la secuencia de pasos del proceso. Situándolos en el orden en que las actividades del proceso son ejecutadas.
Construir el diagrama de flujo. Para ello se utilizan determinados símbolos. Cada organización puede definir su propio grupo de símbolos. En la figura anterior se mostraba un conjunto de símbolos habitualmente utilizados. Al respecto cabe decir que en la figura “Conector de proceso” es frecuentemente utilizado un círculo como símbolo. Para la elaboración de un diagrama de flujo, los símbolos estándar han sido normalizados, entro otros, el American National Standars Institute (ANSI).
Revisar el diagrama de flujo del proceso. Asegurando su corrección y validez.