2024年5月1日制定
前文
同窓会において、会員および関係者個人の最新かつ正確な情報を確保していくことは、その活動を行っていく上で、不可欠な要素である。
鶴友同窓会および会員は、鶴友同窓会規約の定める活動に当たって、個人の人格尊重の理念の下、個人情報の保護の重要性を深く認識し、以下を基本方針として定め、関連法令、規則の遵守はもとより、個人情報の適切な取り扱いによって、関係者の信頼を確保し、もって鶴友同窓会活動と会員相互の親睦、母校のさらなる発展を期すものとする。
鶴友同窓会は、その活動のために取得し、保有する個人情報の利用目的を明確にし、通知または公表するとともに、共同利用を含め、通知、公表した利用目的の範囲外の利用をすることなく、適正に取り扱います。
ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合は、この限りではないものといたします。
鶴友同窓会は、本人の意図しない個人情報の利用、提供を防止し、また、個人情報の最新、正確さを確保するために、本人からの申し出でを受け付ける窓口を明確にし、その申し出に適切な対応をします。
鶴友同窓会は、関連法令、規則を遵守します。
鶴友同窓会は、個人情報の機密性、完全性、可用性を維持するために、不正アクセス、紛失、漏洩、改ざんなどに対する適切な対策を講じ、それらの防止に努めます。
また、万一事故が発生した場合には、その状況に応じ、通知または公表を含む適切な処置を講じ、二次被害の防止と再発の防止に努めます。
鶴友同窓会は、以上のことを実現するため鶴友同窓会個人情報保護規程を定め、個人情報の管理体制を確立するとともに、個人情報の保護を実践する。
（本規程の目的、適用範囲）
第１条 この規程は、鶴友同窓会が、その活動目的のために保有する鶴友同窓会会員（準会員を含む）及び学校法人総持学園鶴見大学附属中学校・高等学校（以下、学校）教職員（旧教職員を含む）の個人情報の取得、保管、利用について必要事項を定め、鶴友同窓会及び鶴友同窓会会員（準会員を含む）の責務を明確にし、鶴友同窓会活動の推進を図りつつ、個人情報の適切な保護を行うことを目的とする。
この規程は、鶴友同窓会（鶴友同窓会の委嘱を受けて、鶴友同窓会の事務を取り扱う者を含む）に適用する。
（定義）
第２条 この規程において、以下の用語は、本条の定義による。
(1) 個人情報
①鶴友同窓会事務室が、その活動目的のために取得（自ら作成することを含む）した鶴友同窓会会員（学生会員を含む）及び学校教職員（旧教職員を含む）の個人に関する情報であって、鶴友同窓会が保有する個人データは以下の通りとする。
姓名、旧姓名、個人番号、身分証明書番号、生年月日、性別、出身校、在籍学科・コース、入学年次、学年次、組情報、退学・卒業等異動情報、進学・就職先、保証人氏名・住所・郵便番号・電話番号、電子メールアドレス等電子的通信手段で用いられる個人の識別子、国籍、入試区分、卒業年次、卒業学科・コース（途中転出・退学を含む。以下同じ）、現住所ならびに旧住所、電話番号、物故情報、勤務先又は職業、所属部活動等、会費支払い状況、同窓会会員番号。
鶴友同窓会の委嘱を受けて、鶴友同窓会の事務を取り扱う者の情報（氏名、住所、電話番号、電子メールアドレス等）
(2) 法
個人情報保護法
(3) 鶴友同窓会会員
鶴友同窓会規約第 章に定める名誉会員、会員
(4) 準会員
鶴友同窓会規規約第 章に定める在校生会員
(5) 学校
学校法人総持学園鶴見大学附属中学校・高等学校
およびその前身である光華女学校、鶴見高等女学校、鶴見第一女学校、鶴見女子実業学校、新制鶴見女子中学校、新制鶴見女子高等学校、鶴見大学附属鶴見女子中学校、鶴見大学附属鶴見女子高等学校を指す。
(6) 教職員
学校に勤務する教員及び職員
(7) 旧教職員
学校に勤務し、退職した教員及び職員
(8) 双輪会
学校に在籍する生徒の父母又は保証人によって組織された団体
(9) 在校生
学校に在籍する生徒
（個人情報の利用目的、公表、目的外利用の禁止）
第３条 鶴友同窓会が取得し、保有する個人情報の利用目的は、以下の通りとする。
(1) 鶴友同窓会名簿の発行、頒布
鶴友同窓会名簿に収載する個人データの項目は、卒業学科・コース、卒業年次、現及び旧氏名、現住所及び電話番号、電子メールアドレス等電子的通信手段で用いられる個人の識別子、並びに物故情報等。
(2) 機関誌等出版物（電子媒体によるものを含み、鶴友同窓会の活動目的に適うものに限る。）の配布
(3) 同窓会、学校、双輪会の各種事業、行事の伝達
(4) 同窓会、学校、双輪会の寄付金の募集
(5) 同窓会会費、寄付金の収受管理
(6) 同窓会各種組織、および会員個人（またはグループ）による活動の支援（例えば、新組織結成のための名簿作成など）
(7) 在校生の教育活動支援のための会員個人データの提供
(8) 学校の広報活動、寄付金募集等支援のための会員個人データの提供
(9) 双輪会の活動支援のための会員個人データの提供
２ 前１項のために利用または提供する個人データは同窓会名簿収載の項目に限る
３ 前１項に定める利用目的は、同窓会ホームページによって公表する。
１項の利用目的を変更した場合も同様とする。
４ １項に定める目的以外の目的で取得または保有する個人データを利用しない。ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合及び法令の定めのよる場合はこの限りではない。
（個人情報の取得）
第４条 鶴友同窓会が取得し、保有する個人データは、前条に定める利用目的のために必要な範囲に限るものとする。
２ 個人情報の取得は、次のいずれかの方法による。
(1) 共同利用の覚書に基づく学校からの書面又は電子媒体による取得
(2) 本人からの口頭、書面又は電子媒体のいずれかによる取得
(3) 鶴友同窓会が、その活動のために本人に対し付与したことによる取得（同窓会会員番号、役員情報等）
３ 前項の方法により取得が不可能又は著しく困難な場合は、個人情報管理責任者が適切と認める方法によるものとする。
４ 個人情報を取得しようとする場合は、偽りその他不正な手段を用いてはならない。
（個人情報管理責任者）
第５条 鶴友同窓会は、以下に定める個人情報管理責任者を定め、個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を確実にする。
２ 鶴友同窓会に個人情報統括管理責任者を置き、鶴友同窓会理事長がその任に当たる。
個人情報統括管理責任者は、事務局管理責任者を指揮し、鶴友同窓会の個人情報管理を統括する。
３ 鶴友同窓会事務室に事務室管理責任者を置き、鶴友同窓会理事長がその任に当たる。
事務室管理責任者は、鶴友同窓会事務室における個人情報の取得、利用、提供及び維持のための管理を統括する。
（個人情報の維持管理）
第６条 鶴友同窓会は、個人情報の取得、利用及び提供を適切に管理するとともに、保有する個人データの紛失、漏洩、不正使用及び改ざんを防止し、また、その正確さの維持に努めるものとする。
２ 事務室管理責任者は、個人情報データベースに対する有資格者以外のアクセスを規制するために、適切な方法を講じなければならない。
３ 鶴友同窓会事務室における個人情報の取得、利用、提供及び維持の管理ために、別途、管理規則を定めて実施する。
（個人情報の共同利用と提供）
第７条 鶴友同窓会が保有する個人情報の共同利用および提供は、第３条に定める利用目的および「鶴友同窓会が保有する個人情報の共同利用について」で定める範囲に限るものとし、第三者提供は行わない。
２ 前項の規定にかかわらず、次のいずれかに該当する場合は、鶴友同窓会が保有する個人データを、鶴友同窓会内外を問わず必要な範囲において、提供できるものとする。
(1)あらかじめ本人の同意を得た場合
(2)個人の生命、身体の安全又は財産の保護のため、緊急かつやむを得ないと認められるとき
(3)法令の定めによるとき
（共同利用情報の管理及び鶴友同窓会会員（個人又はグループ）及び在校生への提供）
第８条 個人情報管理責任者は、それぞれの責任範囲において、前条に基づく個人データの提供を適切に管理しなければならない。
２ 事務室が保有する個人データを鶴友同窓会会員個人（又はグループ）に提供する場合において、事務室管理責任者は、次の事項について確認できない場合は、その提供を行わないこととする。
(1)個人データの提供を受ける鶴友同窓会会員個人（又はグループ）が、提供された個人データの管理責任を明確にしていること。
(2)提供される個人データの利用目的が、第３条に定める利用目的の範囲内であること。
(3)個人データの提供を受ける鶴友同窓会会員個人（又はグループ）が、当該個人データによって特定される本人から当該個人データの訂正、利用の停止の要求があった場合、正当な理由がない限り、それに応じる責任を明確にしていること。
(4)(3)の規定による本人からの当該個人データの訂正、利用の停止の要求があった場合、要求を受けた鶴友同窓会会員個人（又はグループ）は、速やかにその事実及び採られた処置を事務室管理責任者に報告することとしていること。
(5)鶴友同窓会会員個人（又はグループ）は鶴友同窓会から提供された個人データの二次提供はしないこと。提供された個人データの機密を維持すること。
３ 在校生への鶴友同窓会が保有する情報の提供は、提供を受ける本人が次の事項について誓約する場合に限る。
(1)在校生間の情報の再提供の禁止を含め、提供された個人データの機密を維持すること
(2)第３条に定める利用目的の範囲以内でのみ利用すること
(3)当該個人データによって特定される本人から当該個人データの訂正、利用の停止の要求があった場合、正当な理由がない限り、速やかにそれに応じること。
(4)当該個人データによって特定される本人から当該個人データの訂正、利用の停止の要求があった場合、その事実を当該個人データ提供者に報告すること。
（学校及び双輪会への共同利用情報の提供）
第９条 鶴友同窓会は、前項の提供のために学校及び双輪会のそれぞれと文書による共同利用に関する覚書を取り交わす。
２ 鶴友同窓会が行う、第３条１項に定める利用目的のための学校又は双輪会に対する個人データの提供は、覚書に則り個人データの取り扱いについて確認の上鶴友同窓会事務室が担当して行う。
（個人情報取り扱いの外部委託）
第１０条 鶴友同窓会が名簿発行、会報の発送等のため個人情報の取り扱いを外部委託業者に委託する場合は、以下に従うものとする。
(1)個人情報の管理が可能な適切な委託業者を選定する。
(2)提供する個人情報は、委託する業務遂行のために必要な最小限のものに限定する。
(3)委託先での個人情報の管理に関し、下記事項を含む契約を書面で取り交わす。
(イ) 委託された個人情報の機密保持および保護。
(ロ) 再委託の制限又は条件。
(ハ) 委託された個人情報のコピーの制限。
(ニ) 委託された個人情報の漏洩等の事故発生時の処置。
(ホ) 委託業務終了時の個人情報の消去及び/又は個人情報を含む媒体の返却。
(ヘ) (イ)に係わる事故時の処置
(ト) 違反時の処置。
（保有する個人データの開示）
第１１条 鶴友同窓会は、保有する個人データについて、個人データによって特定される当該本人から保有する個人データについて開示を求められた場合は、開示を求めてきた者が当該個人データによって特定される本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で個人データを開示するものとする。
２ 前項による開示を求める申し出で先は、事務室管理責任者とする。
３ 前１項に定める当該本人であることの確認の方法及び開示を求めるために当該本人が提出しなければならない書面、開示のための料金は、別途、鶴友同窓会が定める。
（個人データの訂正、利用の停止）
第１２条 鶴友同窓会は、保有する個人データについて、当該個人データによって特定される本人からデータの訂正、削除または利用の停止を求められた場合は、訂正等を求めてきた会員が当該個人データに該当する本人であることを合理的かつ適切な方法で確認した後に、合理的と認められる範囲内で停滞なく処置を行うものとする。
（関係者の苦情等の申し立て、処理）
第１３条 鶴友同窓会は、保有する個人データ及びその取り扱いについて、当該個人データによって特定される本人から苦情を受けた場合、状況に応じて迅速かつ適切に対応を行うものとする。
２ 前項に定める苦情の申し出で先は、事務室管理責任者とする。
３ 鶴友同窓会会員（又はグループ）は、前項に定める苦情を受け付けた場合、その内容と処置について、鶴友同窓会事務室を通じ、個人情報総括管理責任者に報告するものとする。
（違反に対する処置）
第１４条 鶴友同窓会内において、本規程に定める事項に違反して個人情報の利用目的以外の流用、提供、漏洩等があった場合、個人情報総括管理責任者は適切な処分を検討し、鶴友同窓会規約に則り処分を行うものとする。
２ 鶴友同窓会は、何人かが故意又は過失によって鶴友同窓会が保有する個人情報を不正に取扱い、鶴友同窓会に重大な損害を与えた場合、賠償請求、法的処置を含む適切な処置を講じるものとする。
（本規程の見直し）
第１５条 個人情報総括管理責任者は、第6条に定める個人情報の管理に関する事故並びに第１３条及び第１４条に定める苦情、違反の情報を収集し、本規程の見直しを行うものとする。
（本規程の改廃）
第１６条 本規程の改廃は、鶴友同窓会個人情報総括管理者が起案し、理事会の承認を得て発行し、鶴友同窓会ホームページにおいて公表する。
（附則）
本規程は2024年5月1日から施行する。
以上
2024年5月1日制定
鶴友同窓会 理事長
１．鶴友同窓会（以下、同窓会）が取得し、保有する個人情報の利用目的は以下の通りとする。
① 同窓会名簿
同窓会名簿に収載する個人データの項目は、現および旧氏名、卒業（途中転出・退学を含む。以下同じ）学校、卒業科、卒業年次、現住所と電話番号、電子メールアドレス等電子的通信手段で用いられる個人の識別子、勤務先と電話番号等又は職業並びに基本会費支払い状況の識別、物故情報とする。
② 機関誌等出版物（電子媒体によるものを含み、同窓会の活動目的に適うものに限る）の配布
③ 同窓会、学校法人総持学園鶴見大学附属中学校・高等学校（以下、学校）、双輪会の各種事業、行事の伝達
④ 同窓会、学校、双輪会の寄付金の募集
⑤ 同窓会会費、寄付金の収受管理
⑥ 同窓会各種組織、および会員個人（またはグループ）による活動の支援（例えば、新組織結成のための名簿作成など）
⑦ 在校生の教育活動支援のための会員個人データの提供
⑧ 学校の広報活動、寄付金募集等支援のための会員個人データの提供
⑨ 双輪会の活動支援のための会員個人データの提供
2.前２項のために利用または提供する個人データは、同窓会名収載の項目に限る。
3.前１項の在校生への会員個人データの提供は、学校を通じて行う。
4.前１項に定める利用目的は、同窓会ホームページによって公表する。
前１項の利用目的を変更した場合も同様とする。
5.前１項に定める目的以外の目的で取得または保有する個人データを利用しない。
ただしあらかじめ本人の同意を得た場合はこの限りではない。
本規程は2024年5月1日から施行する。
以上
2024年5月1日
鶴友同窓会 理事長
1.鶴友同窓会（以下、同窓会）は保有する個人情報を以下の組織または会員個人・グループと共同利用する。
2.共同利用の範囲
同窓会が保有する個人情報は公表した利用目的に基づき、学校法人総持学園鶴見大学附属中学校・高等学校（以下、学校）および在校生、双輪会と共同利用をする。
3.共同利用をする個人データの項目
共同利用する項目は以下
姓名、旧姓名、個人番号、身分証明書番号、生年月日、性別、出身校、在籍学科・コース、入学年次、学年次、組情報、退学・卒業等異動情報、進学・就職先、保証人氏名・住所・郵便番号・電話番号、電子メールアドレス等電子的通信手段で用いられる個人の識別子、国籍、入試区分、卒業年次、卒業学科・コース（途中転出・退学を含む。以下同じ）、現住所ならびに旧住所、電話番号、物故情報、勤務先又は職業、所属部活動等、会費支払い状況、同窓会会員番号。
共同利用先ごとに都度それぞれ必要とする項目を共同利用する。
4.共同利用をする目的
学校および在校生の支援、双輪会の活動支援、同窓会活動の活性化、会員相互の親睦の推進等を実現するため、学校および在校生、双輪会、同窓会および同窓会会員（個人又はグループ）との個人情報の共同利用を行なう。
5.個人データの管理責任部署
同窓会事務室
6.個人情報の共同利用は、公表した個人情報の利用目的に定められた範囲に限るものとする。
ただし、あらかじめ本人の同意を得た場合はこの限りではない。
本規程は2024年5月1日から施行する。
以上