Innføringsprosjekt for Helseplattformen

Superbrukerne i gang

Denne uka skal flere hundre medarbeidere på superbrukersamlinger. Superbrukerne skal samarbeide med lederne om å utvikle god opplæringskultur og bidra til god kvalitet på opplæring på egen enhet. Kunnskap om god journalføring er også viktig.

Det er de som bruker fagsystemet Gerica i turnustjenester, som er først ute med samlinger. De som bruker HsPro og System X skal ha samlinger for sine superbrukere etter jul. Det samme gjelder andre Gerica-brukere.

Vi har laga en liten film fra den aller første samlinga fredag 08.11.

1080p.mov

Fagstab, interne tjenester og ESIKT kobles på

I november starter arbeidet med å sette opp innhold og arbeidsflyt i den nye journalløsningen for alvor. Det betyr blant annet at det trengs kompetanse og deltagelse fra strategisk stab, interne tjenester og Enhet for service og internkontroll i det videre arbeidet.

Det er allerede rekruttert en rekke fageksperter fra helsetjenestene i Trondheim kommune og de andre kommunene i Midt-Norge. Nå utvides den kommunale deltagelsen.

På et møte på prosjektkontoret i Bispegata fikk medarbeidere fra fagstab, interne tjenester og ESIKT en orientering om hva som skal skje og hva som forventes av deltagelse fra dem. Fra november er det satt opp rundt 100 nye fagekspertgrupper, de fleste av disse er temaspesifikke med tverrfaglig deltagelse (Ett eksempel: fagekspertgruppe som ser på innleggelse.)

- Rundt 30 av fagekspertgruppene vil involvere dere, sa delprosjektleder Line Kristoffersen. Involveringa kan variere i møtefrekvens og varighet, men de fleste må belage seg på ukentlige møter framover.

Kommunaldirektør Helge Garåsen understreket behovet for å få en løsning som er anvendelig for kommunene. Der er deltagelsen fra dere avgjørende, sa han.


20191025FageksperterStabEsiktInterne

25.10.2019

-Vi må dra lasset sammen

- 9107 medarbeidere i Trondheim kommune blir berørt, og befolkninga får tilgang til egen journal når hele Midt-Norge skal bli et eget helserike fra høsten 2021 når Helseplattformen går på lufta. Det kommer til å bli krevende, og vi må ha med oss alle enhetene for å få det til. Det sa prosjektleder i kommunens innføringsprosjekt Tor Erling Evjen til en stor forsamling enhetsledere da Helseplattformen var hovedtema på ledermøtet onsdag 09.10.

Han var tydelig på at vi må sørge for å få en løsning som ivaretar kommunenes behov, ikke bare Trondheim kommune, men også de andre kommunene i Midt-Norge. Løsningen må også være tilpassa den måten vi vi ønsker å jobbe på i framtida. Derfor er det viktig at vi engasjerer oss.


Line Kristoffersen, delprosjektleder for omsorg, fortalte om arbeidet i faggruppene og retningsmøtene med leverandøren Epic. Fra november skal nye fagekspertgrupper møtes for å bli enige og ta beslutninger om arbeidsflyt og innhold. Allerede er flere ansatte i kommunen rekruttert inn som medlemmer i faggruppene og som fageksperter, og det vil nok dukke opp behov for å trekke inn flere folk i arbeidet i tida som kommer, sa hun.


Kommunalsjef Laura Steinsli innledet til refleksjon i grupper; både om hva det vil innebære for brukere og pasienter at de får tilgang til egen journal, og om vi klarer å holde oss oppdatert med hensyn til velferdsteknologi og annen ny teknologi og dermed er i stand til å ta i bruk de mulighetene som Helseplattformen gir oss.

Ola Skorstad, delprosjektleder for organisasjonsutvikling orienterte blant annet om hvordan prosjektet jobber med opplæring og modning, og rekruttering av superbrukere.

09.10.19 Ledermøte HV

Her er presentasjonen som ble brukt på samlinga.

Nytt styre i Helseplattformen AS

7. oktober 2019 ble det i generalforsamling utnevnt nytt styre til Helseplattformen AS. Ny styreleder er Håkon Einar Grimstad.

Les mer på Helseplattformens nettside.

Det er også lagt ut nyhet om at styret i Helseplattformen AS har vedtatt å innføre radiologiløsningen «Radiant» fra Epic Systems som en del av Helseplattformen.

07.10.2019

Retningsmøtene i gang

I uke 38 kom de aller første retningsmøtene i gang. Til sammen skal det i høst holdes 271 slike møter for å sikre at den nye pasientjournalløsningen planlegges og settes opp riktig i samarbeid med leverandøren. I møtene er blant annet fagekspertene, som er direkte mobilisert fra ulike fagmiljøer i det midtnorske helsevesenet, sentrale deltagere.

-Det er viktig å skape en løsning som fungerer for hele regionen, også de små kommunene. Rollen min vil være å holde tett dialog med faggruppene, sammen har vi et felles ansvar for å skape gode løsninger som alle i Midt-Norge kan benytte seg av. Det sier Nora Augusta Brodtkorb, som er en av kommunens ledende fageksperter.

Les mer om retningsmøtene

26.09.2019

Ny organisering av innføringsprosjektet

Som en konsekvens av bystyrets vedtak 29 august om å gå inn på eiersiden i Helseplattformen AS, har Rådmannen besluttet ny organisering av innføringsprosjektet i Trondheim kommune. Se bildet.

Prosjektleder (konstituert) er Tor Erling Evjen

Delprosjektleder org. utvikling er Ola Skorstad

Delprosjektleder helse er Marte Walstad

Delprosjektleder omsorg er Line Kristoffersen

Delprosjektleder IKT er Anne A. Storsve

Delprosjektleder data/governance er Øystein Døhl (20% stilling)

Rådmannen har satt ned en styringsgruppe for innføringsprosjektet som består av kommunaldirektør for helse og velferd, oppvekst, finans og organisasjon. Innføringsprosjektet holder fortsatt til i 3. etg. i Bispegt. 9c.

25.09.2019

Møte mellom Legeforeningen og Trondheim kommune om Helseplattformen

Tirsdag 24.september kom i overkant av 30 fagfolk fra Legeforeningens fagavdeling på besøk til Trondheim kommune for å høre om kommunens arbeid med Helseplattformen. De var spesielt interessert i hvordan kommunen har involvert de andre kommunene (opsjonskommunene) og fastlegene i Midt-Norge i arbeidet med Helseplattformen.

Møtedeltagerne fikk høre om hva Helseplattformen innebærer for pasienter og helsepersonell, hva som er gjort for å involvere kommuner og fastleger og tidslinjen for innføringsprosjektet. Hvordan linjeorganisasjoner, beslutningsstruktur og Helseplattformens AS skal samarbeide for å sette opp en løsning var også tema.

Det ble understreket at utvikling og implementering av Helseplattformen er et svært organisasjonsutviklingsprosjekt. Det krever at ledere og brukere får god opplæring og forberedes på de endringene som er nødvendig.

Trondheim kommune og Legeforeningen har hatt et godt samarbeid om rekruttering og avtaler for fastleger som er med og utvikler løsningen. Partene er enige om at god informasjonsutveksling og faglig samarbeid også er viktig i tida framover.

25.09.2019

Samling for ressurspersonene 17. eller 19. september

Vi inviterer til ny samling for ressurspersoner 17. og 19. september. Alle ledere innenfor helse- og velferd og BFT inviteres også til å delta. Du velger om du vil være med på samling 17. eller 19. september (Samme innhold begge dager.) Tidspunkt begge dager er 13.30-15.30 i auditoriet i Trondheimsporten.

VELKOMMEN!

Enhetsledere og avdelingsledere som ikke får til å møte, men ønsker å følge samlingen via hangouts, kan henvende seg til elise-b.vesterhus@trondheim.kommune.no innen utgangen av mandag 16.09.

Lenke til påmelding til samling 17.09

Lenke til påmelding til samling 19.09

05.09.2019, oppdatert 25.09.2019 (pdf av lysbildeserie benyttet i samlingen).

Ressurspersonsamling 17. + 19. september - lysbilder.pdf

- Nå starter arbeidet

Det sier en glad kommunaldirektør etter gårsdagens positive vedtak i bystyret. Helge Garåsen berømmer det arbeidet som er gjort så langt og har full tillit til at fagmiljøet vårt vil ivareta en god dialog med Epic for å få til en god løsning for brukere og ansatte.

30.08.2019

Ja i bystyret

Et enstemmig bystyre vedtok i kveld at Trondheim kommune utløser sin opsjon og går inn som eier i Helseplattformen AS. www.trondheim.kommune.no/aktuelt/nyheter/ja-til-helseplattformen/

29.08.2019

Epic besøker kommunen

Hjemmetjeneste, Helsehus, Legevakt, Trygghetspatrulje, ESIKT, Mottak- og oppfølgingssenter. Det er mye nytt å sette seg inn for den amerikanske leverandøren Epic. De Epic-ansatte er opptatt av å forstå hvordan den kommunale helsetjenesten er organisert, og fredag var de på studiebesøk hos en rekke enheter.

Hos Nidelven hjemmetjeneste fikk de forklart hvordan hjemmetjenesten jobber. Avdelingsleder Irene Andaas og Mari Midttun som skriver arbeidslistene, forklarte og svarte på spørsmål fra Taylor Werkema og Emily Gaddis fra Epic. Spørsmålene var mange og detaljerte. - For å designe et system som er tilpasset kommunene må vi gå helt inn i detaljene, sier Werkema.

23.08.2019

Intervju med Taylor Werkema, Clinical lead, Municipality and outpatient Care og Line Kristoffersen, rådgiver, Rådmannens fagstab.

Fastlegene er med

Fastlegeressursene i prosjektet er nå på plass.To fastlegekontor, åtte fastleger og to helsesekretærer skal være med å utforme løsningen.

-Vi er veldig glade for at vi nå er kommet i havn med rekrutteringen og har fått flinke folk med på laget, sier Marte Walstad, faglig leder for primærhelsetjenesten i Helseplattformen, og Cecilia Carstedt, nyansatt leder for delprosjekt fastleger i Trondheim kommune.

Les mer:

helse-midt.no/nyheter/2019/fastlegene-med-pa-laget

23.08.2019

Avspark for innføringsprosjektet

Det var nesten litt første skoledag over det hele da over 400 personer fra hele Midt-Norge møttes for første gang til avspark i Trondheim. De er såkalte fageksperter og løsningsbyggere, og sammen med leverandøren Epic skal de sette opp løsningen for hele helsetjenesten i regionen. Dagen i dag markerer starten på en ny fase av prosjektet.

– Det er fantastisk å sette i gang med denne delen av jobben. Det er mye arbeid som ligger foran oss, men vi er rustet til å lage en god løsning sammen, sa prosjektdirektør for Helseplattformen, Torbjørg Vanvik.

Helseminister Bent Høie ønsket lykke til med arbeidet. -Dette er ikke bare viktig for Midt-Norge, det er viktig for hele landet at Helseplattformen lykkes, sa han. Andre som ønsket lykke til var varaordfører Ola Lund Renolen i Trondheim, administrerende direktør for Helse Midt-Norge, Stig Slørdahl og administrerende direktør ved St. Olavs hospital, Grethe Aasved. Representanter fra Epic viste smakebiter og eksempler på funksjonalitet i løsningen.

Den felles pasientjournalen skal etter planen tas i bruk ved St. Olavs hospital, i Trondheim kommune og ved to fastlegekontor høsten 2021. Deretter følger regionens øvrige sykehus og kommuner i rask rekkefølge. Innbyggerne i regionen vil forhåpentligvis få langt bedre oversikt over egen helse og behandling med den nye, digitale pasientportalen som også følger med løsningen.

Fagekspertene og løsningsbyggerne representerer ulike fagmiljø i regionen. 160 fageksperter er ansatt på vegne av de til sammen rundt 20 000 ansatte i helseforetakene i Midt-Norge, og rundt 60 fageksperter kommer fra kommunene.

21.08.2019

Avtalefysioterapeuter med på laget

Det er nå rekruttert avtalefysioterapeuter til arbeidet med å sette opp Helseplattformen sammen med de regionale innføringslederne.

Fagekspert 20%: Astrid Holmen (Trondheim)

Fagekspert timer: Stig Salberg (Stjørdal)

Fagekspertene vil være med i møter med Epic om oppsett av løsningen, sammen med fagfolk fra andre deler av helsetjenestene. Som faggruppemedlem er man rådgiver for fagekspertene. Før møtene med Epic, vil vi få tilsendt utkast og problemstillinger som fagekspertene må være med å ta beslutninger om. Vi har derfor lagt opp til at fagguppene møtes i forkant av retningsmøtene, for å kunne diskutere og gi råd til fagekspertene.

Avtalefysioterapeuter

Sylvi Sand,

Faglig koordinator primærhelsetjenester

Helseplattformen

19.08.19

Helseplattformen vil gi innbyggerne i Trondheim en bedre helsetjeneste

Innbyggerne i Trondheim kan bli de første i landet som får en felles journalløsning for hele helsetjenesten. Rådmannen anbefaler at kommunen går inn som eier i selskapet Helseplattformen AS og blir med på innføring og forvaltning av den nye journalløsningen. Bystyret skal behandle saken 29.august.


Les artikkel fra kommunens nettside:

https://www.trondheim.kommune.no/aktuelt/nyheter/-helseplattformen-vil-gi-innbyggerne-i-trondheim-en-bedre-helsetjeneste/


16.08.2019

Kommunaldirektør for helse og velferd Helge Garåsen

Kommunale fageksperter på plass

Omlag 60 dyktige medarbeidere fra kommunene i Midt-Norge er nå rekruttert og har fått rollen som fageksperter. De skal være med å sette opp og tilpasse løsningen sammen med Felles innføringsprosjekt og leverandøren Epic.

Det er valgt ut 12 ledende fageksperter fra kommunene. Disse er i hovedsak frikjøpt i 40-60 prosent stilling. I tillegg er det rekruttert rundt 15 medarbeidere som skal være fageksperter i 20 prosent stilling, og de resterende skal være fageksperter på timebasis.

- Medarbeiderne som har fått disse rollene er dyktige fagpersoner på sitt felt som kjenner den kommunale helsetjenesten godt. De fleste av de ledende fagekspertene kommer fra Trondheim kommune, men kommunene i Midt-Norge er godt representert blant fagekspertene. Vi er sikre på at de vil ivareta kommunenes behov på en god måte, sier Line Kristoffersen, faglig leder, Helseplattformen.

Fagekspertene starter for fullt fra uke 34. De med 20 prosent stilling eller mer, vil bli invitert til en felles oppstartsamling med Epic 21. og 22. august. Så vil det gå slag i slag utover høsten.

1126 spørsmål besvart

De som kalles ledende fageksperter skal lede og ha ansvar for hver sin faggruppe. Disse 12 faggruppene er allerede etablert og omhandler den kommunale delen av helsetjenesten. Faggruppene har rundt 200 medlemmer. I vår har de hatt flere møter, og en av oppgavene var å svare ut det som kalles “Groundwork Question”. Dette er grunnleggende spørsmål om kommunen som Epic ønsket svar på for å være bedre forberedt til arbeidet starter i høst. I siste møte ble hele 1126 spørsmål besvart og oversendt Epic og Felles innføringsprosjekt. Et ordentlig stykke arbeid!

Her er gjengen som var på "podiet" på samlingene: Fra venstre Ivar Myrstad fra Helseplattformen og teamleder administrativ funksjonalitet i anskaffelsen. Lily Sobona Rydbeck, Elise Vesterhus og Ola Skorstad fra innføringsprosjektet.

Samlinger for ressurspersoner

Vi inviterer til samling for ressurspersoner 04. og 06. juni. På samlinga vil dere få mer innblikk i den nye løsningen, og dere vil få informasjon om status og fremdrift i prosjektet. Du velger om du vil være med på samling 04.juni eller 06.juni. (Samme innhold begge dager.) Tidspunkt begge dager er 13.30-15.30 i auditoriet i Trondheimsporten.

Påmelding via KS Læring:

04.06.2019 og 06.06.2019

Enhetsledere, avdelingsledere og tillitsvalgte (som ikke er ressurspersoner) kan også melde seg på. Men vi gjør oppmerksom på at det er begrenset med plasser. Derfor gir vi også anledning til å følge samlingen digitalt, via hangouts. For å kobles på denne løsningen, må dere sende en e-post til elise-b.vesterhus@trondheim.kommune.no, innen utgangen av mandag 03.06. Hun vil legge dere til en invitasjon i møtekalender. Via en lenke i invitasjonen kan dere følge samlingen "live" på PC. Oppkobling må skje FØR 13.25, hvis ikke vil det bli svært forstyrrende for de andre i samlingen. Dere må også huske å SKRU AV mikrofonen på PCen.

NB! Det er ikke lov å ta bilder/film at det som vises.

22.05.2019 (endret 28.05.2019)

Tok bølgen for Helseplattformen

IT-sjef Bjørn Villa fikk hele salen til å ta bølgen for Helseplattformen under sitt innlegg på helse- og velferdsdelen av kraftsamlinga. Tema var digitalisering og hvordan lederne kan bidra til at organisasjonen er best mulig forberedt på det som ligger foran oss.

Kommunaldirektør Helge Garåsen ønsket velkommen, Også da la han vekt Helseplattformen og de endringene som kommer. - Vi skal sitte i førersetet for å utvikle en helt ny journalløsning. Med så mange dyktige medarbeidere har vi alle forutsetninger for å få det til, men det vil kreve mye av oss, sa han. Klara Borgen fra rådmannens fagstab presenterte målbildet for digitalisering på helse- og velferdsområdet og digitaliseringsprosjekter som er på gang i tillegg til Helseplattformen.

Hovedbudskapet fra Bjørn Villa var at vi må jobbe anderledes for å oppnå gevinst. -Anderledes er ikke dårligere, anderledes gir muligheter. Oppfordringa til lederne var å være nysgjerrig og utforskende til det som kommer.

Det var også innlegg fra Brit Anna Lie, representant for brukerrådene ved helse- og velferdssentrene. Marianne Danielsen fra Engasjert byrå snakket om betydningen av god internkommunikasjon i endringsprosesser, og Unni Valla Skevik fra NAV fortalte om erfaringene med digitaliseringsuke ved NAV Falkenborg. Rolf Fremstad holdt innlegg om opplæring. Se presentasjoner under.

10.05.2019

Refleksjon i grupper

På samlinga reflekterte gruppene over følgende spørsmål:

Hva ønsker du deg som innbygger av teknologien som kommer?

Ta utgangspunkt i ønskene du har som innbygger. Er det noen av disse ønskene du tenker kan gjøre arbeidsdagen din vanskeligere?

Hvordan organiserer vi opplæring i hverdagen og hvordan er opplæringskulturen på vår enhet?

Hvilke anledninger har vi i hverdagen for å reflektere rundt hva endringsprosessene betyr for oss som ledere og for våre medarbeidere?

Hvilke arenaer har vi i hverdagen for å trene på kommunikasjon som ansvarliggjør og trygger våre medarbeidere?

Epic får innsikt i kommunal saksbehandling

Fem utviklere fra leverandøren Epic har vært på studiebesøk i Trondheim for å lære mer om den kommunale delen av helsetjenesten.

Vi treffer dem på et møterom på helse- og velferdskontoret på Falkenborg. Delprosjektleder for administrative systemer, Linda Evensen orienterer om saksbehandlingsprosesssen. Akkurat nå er det egenbetaling av tjenester som er tema. Utviklerne fra Epic stiller spørsmål og noterer flittig. Formidlinga tar utgangspunkt i den store plakaten i rommet som beskriver arbeidsflyten.

-De er veldig godt orientert fra før, og det er helt klart at de skjønner hva vi har behov for, sier Linda Evensen.

Sammen med Janne Kvernland, også delprosjektleder i Helseplattformen, har hun laget programmet for besøket. De står også for mye av undervisninga sammen med saksbehandlere fra Trondheim kommune.

Linda Evensen og Epic-gjengen: Kailee Rubin, Prerana Laddha, Tim Baeder, Ben Sommer og Rob Trachtman

I løpet av besøket skal de gjennom hele prosessen, fra vedtak om en tjeneste til tjenesten blir planlagt og utført.

-Måten vi betaler for helsetjenester på er en av de største forskjellene mellom USA og Norge. Derfor planlegger vi også en tur innom Legevakta for å vise hvordan vi betaler for helsehjelp der og hos fastlegen, sier Evensen.

Flere detaljer

Kailee Rubin leder den amerikanske delegasjonen fra Epic. Hun sier de har mye å lære, men at besøket også bekrefter mye av det de har fått med seg gjennom dialogen i anskaffelsesfasen. Så derfor har det ikke vært noen store overraskelser, sier hun.

-Besøket her i Trondheim har to formål. Det ene er å få enda flere detaljer i arbeidsflyten og vite mer om ønsker for framtida. Så er vi også opptatt av å dele det vi lærer om helsetjenesten i Norge med våre kolleger med tanke på framtidige prosjekter, sier Kailee Rubin.

29.04.2019

Informasjonsmøte om stillinger i Helseplattformen AS

Det er lyst ut rundt 60 stillinger i Helseplattformen AS. Flere av disse stillingene kan være aktuelle for fagfolk i kommunene. Vi arrangerte informasjonsmøte mandag 29.04. kl.17.00 - 18.00 i bystyresalen på rådhuset. På møtet gikk delprosjektlederne Janne Kvernland og Linda Evensen i Helseplattformen gjennom utlysningene og gjorde rede for de ulike applikasjonene. Møtet kan ses nå i ettertid ved at du går inn på lenken under.

Du kan lese mer om stillingene på Helseplattformens side:

https://helse-midt.no/vart-oppdrag/prosjekter/ehelse/helseplattformen/jobbe-i-helseplattformen

Og her kan du se og høre fra møtet:

https://trondheim.kommunetv.no

Logg inn oppe til høyre. Brukernavn: helseplattform, passord: helseplattform

25.04.2019

Ressursperson og fagekspert - Hva er hva?

Prosjektkontoret har fått en del spørsmål om de ulike rollene som er etablert i arbeidet med å forberede organisasjonen på Helseplattformen. Vi har forståelse for at det kanskje kan være vanskelig å skille de ulike rollene fra hverandre. Derfor denne beskrivelsen som forhåpentlig klargjør hva som er hva.

Ressurspersoner:

Rundt 200 medarbeidere har fått rollen som ressurspersoner. De skal bidra med:

  • Informasjonsarbeid på egen enhet (være ambassadør for Helseplattformen)
  • Kunnskapsformidling
  • Workshops for å forberede løsningsdesign
  • Utvikling av god opplæringskultur

En ressursperson kan ha flere roller (som faggruppemedlem, fagekspert og på sikt superbruker m.m.). Vi planlegger en ny runde med informasjon om Helseplattformen for ressurspersonene i mai/juni.

Faggrupper:

Faggruppene vil være en viktig del av beslutningsstrukturen som skal bidra til at Helseplattformens journalløsning blir tilpasset kommunenes behov. Beslutninger om fag, arbeidsflyt, samhandling og styringsdata vil tas i faggruppene. Gruppene består av fageksperter og faggruppemedlemmer.

Faggruppemedlem:

Dette kan være medarbeidere fra hele helse- og velferdsområdet og barne- og familietjenesten som bidrar på vegne av ulike fag/tjenesteområder, ved oppsett og tilpasning av løsningen. Et faggruppemedlem representerer sitt fagområde samtidig som han eller hun skal være med å ta beslutninger som gjelder hele helsetjenesten. Faggruppemedlemmene vil være faglige støttespillere for fagekspertene. Arbeidet som faggruppemedlem vil være en del av vårt ordinære organisasjonsutviklingsarbeid.

Fagekspert:

Fagekspertene vil på vegne av sin faggruppe og kommunen samarbeide med felles innføringsprosjekt og Epic ved oppsett og tilpasning av løsningen. Som fagekspert må man, i tillegg til solid fagkunnskap, ha god organisasjonsforståelse. Fagekspertene rekrutteres blant faggruppemedlemmene, og til sammen skal det rekrutteres rundt 50 innenfor de ulike fag/tjenesteområdene. De første 8-10 fagpersonene er rekruttert. De andre fagekspertene vil bli rekruttert før sommeren. Fagekspertene vil bli invitert til en oppstartssamling i uke 23/24, mens den formelle oppstarten for fagekspertene planlegges fra 19. august 2019.

Fagekspertene frikjøpes fra enhet, i hovedsak i 20 - 60 prosentstilling.

12.04.2019

Ressurspersoner, faggruppemedlemmer og andre nøkkelpersoner sammen på budskapscamp. Historiefortelling er tema.

-Det største organisasjonsutviklingsprosjektet noensinne

Helseplattformen er det største organisasjonsutviklingsarbeidet innen helse- og velferdstjenesten i Trondheim “ever”. Det slo kommunaldirektør Helge Garåsen fast da en stor delegasjon fra Helse- og omsorgsdepartementet og Direktoratet for e-helse var på besøk i Trondheim onsdag 27.03.2019. De ville lære om kommunenes arbeid med å forberede seg til innføringen av Helseplattformen.

Med på møtet var også representanter fra Samarbeidsrådet for opsjonskommunene, KS, Fylkesmannen og Helse Midt-Norge.

Bystyret i august

Garåsen understreket at kommunen har vært med i arbeidet helt fra starten.

- Vi har hatt en egen samarbeidsavtale med Helse Midt-Norge for anskaffelsesprosessen. Nå når vi går inn innføringsfasen fra 1.april og aksjeselskapet Helseplattformen AS er etablert, skal vi utarbeide en ny samarbeidsavtale. Det arbeidet er vi i gang med. Planen å legge fram en sak for bystyret i august, sa Garåsen.

Felles beslutningsstruktur

Klara Borgen, programdirektør for kommunen, orienterte om kommunens rolle i anskaffelsen. Det er gjort et grundig og profesjonelt arbeid, og kommunene har vært godt representert i alle deler av arbeidet med anskaffelsen. Den siste tida har vi forberedt oss på innføringsprosjektet, blant annet med å avklare felles beslutningsstruktur sammen med Helse Midt-norge. I innføringsperioden skal vi skal sette opp løsningen sammen med leverandøren Epic, og da handler det om å få opp en god og smidig struktur for å kunne ta beslutninger fortløpende. En rekke medarbeidere, både fra Trondheim kommune og andre kommuner er og vil bli rekruttert inn i ulike roller og grupper. Det er estimert at det vil være behov for rundt 500 årsverk fra kommuner og foretak inn i beslutningsstrukturen.

Samtidig er det også en prosess på gang for å rekruttere folk inn i det felles innføringsprosjektet i aksjeselskapet Helseplattformen. Også her vil det være behov for å kunne engasjere folk fra kommunene. Trondheim kommune og de andre kommunene i Midt-Norge er invitert til å være med på eiersiden i aksjeselskapet sammen med Helse Midt-Norge.


Hvilke fordeler kan Helseplattformen gi oss?

Helge Storøy presenterte denne ordskyen som ble laga på et stormøte om Helseplattformen i Møre og Romsdal.

Positive til Helseplattformen

Deltagerne fikk også en orientering om Samarbeidsrådet som er øverste organ for alle de 85 kommunene som er involvert i Helseplattformen. Tolv regionale arbeidsgrupper er etablert via samarbeidsrådet. Også her skal mandatet fornyes når vi nå går inn i innføringsperioden. Representantene fra samarbeidsrådet og arbeidsgruppene gav uttrykk for at det var stor velvilje og en positiv holdning til Helseplattformen ute i kommunene. “Dette må vi være med på”, var omkvedet. Samtidig ble det påpekt at kommunal økonomi kan være en utfordring.

De fikk også høre om arbeidet i det lokale innføringsprosjektet og involveringa av fastleger. Planen er at to fastlegekontor skal være med som piloter i starten. Involvering av opsjonskommunene var også et tema. Delprosjektleder Tor Erling Evjen og Helge Storøy fra Romsdalsregionen fortalte om et omfattende forankringsarbeid med utstrakt møtevirksomhet i hele Midt-Norge. Storøy mente det var stor vilje til å standardisere og pekte på felles kompetanseheving, pasientforløp og samhandling rundt de multisyke og kronikerne som samhandlingsområder framover.

Maren Skaset, avdelingsdirektør i Helse- og omsorgsdepartementet avsluttet besøket slik: “Dere gjør begrepet om trauste trøndere til skamme. Her går dere virkelig foran".

29.03.2019

Presentasjoner fra møtet

20190327 HOD_E-helsedirektoratet (2) til utsending.pdf


20190327 HOD_eDir HS revisjon.pptx

Faggruppene i gang

6. og 7.mars var det oppstartsamling for alle de som skal være med i faggrupper (tidligere kalt konsensusgrupper). Til sammen 220 ansatte fra Trondheim kommune og opsjonskommunene var med i løpet av de to dagene. Samlingene var på rådhuset i Trondheim, men på dag 2 ble samlinga sendt direkte slik at også de som ikke hadde anledning til å være til stede kunne få med seg det som skjedde.

Medlemmene i faggruppene skal bidra til å utforme den nye journalløsningen og være en del av beslutningsstrukturen. Det er opprettet 12 ulike faggrupper for kommunene.

Tema på samlingene:

  • Gjennomgang av forenklet beslutningstruktur
  • Mandat for faggrupper, fagekspert og kommunalt beslutningsteam
  • Hva kommer leverandøren med - behov for forberedelser
  • Smakebiter på hvordan løsningen kan settes opp
  • Plan for videre arbeid

Innen utgangen av mai vil det bli holdt 4 møter i hver faggruppe. Hensikten med møtene er at deltagerne skal kjenne hverandres kompetanseområde godt og at de øver seg på å ta raske beslutninger før leverandør Epic kommer for å sette opp løsningen for fagområdet.

08.03.2019

Helseplattformen og Trondheim kommune

Medieoppslag de siste dagene kan skape et inntrykk av at Trondheim kommune er i tvil om valg av løsning og leverandør til Helseplattformen. Det stemmer ikke. Vi står fullt og helt bak prosjektet Helseplattformen og valget av Epic som leverandør.

Vi mener vi sammen med Helse Midt-Norge har valgt den løsningen som fyller helsetjenesten sine kvalitets - og fagkrav best, til beste for pasienten. Og vi har full tillit til at dette er det riktige valget for regionen.

Det har vært gjennomført en stor offentlig anskaffelsesprosess basert på en omfattende felles kravspesifikasjon. Trondheim kommune og de andre kommunene har deltatt med fagfolk i utformingen av krav til løsning. Kommune og sykehus har vært enige om alle krav. Kommunen har vært tett på i den konkurransebaserte dialogen hvor leverandørene har kommet med sine tilbud. Noen leverte tilbud som inkluderte flere løsninger og leverandører. Ingen av dem nådde opp i konkurransen. Den valgte løsningen for en felles journalløsning er den løsningen som er mulig å realisere innenfor en tidshorisont på 5-10 år.

Selv om den tekniske løsningen er omfangsrik, har Epic lagt til rette for at systemet/løsningen kan snakke sammen med andre løsninger, basert på internasjonale standarder. Dette gir oss et stort handlingsrom både for integrasjoner og innovasjon. Nye systemer skal i fremtiden kunne kobles sammen med løsningen, og de eksisterende systemene som skal integreres kan videreføres sammen med Epic- løsningen.

I medieomtalen er det også blitt referert til Sundhedsplattformen i Danmark der det har vært og er utfordringer i bruk av løsningen. Helseplattformen, inkludert flere medarbeidere fra Trondheim kommune, har vært på flere besøk i København, og vi har fått gode og viktige innspill som vi kan lære av. Et viktig læringspunkt er å starte planlegging og organisering av innføringsprosjektet tidlig nok, slik at de involverte aktørene er godt nok forberedt. Vi mener vi er godt forberedt på å sette i gang innføringen av et nytt samhandlingsverktøy på tvers av helsetjenestene i Midt-Norge slik at vi kan realisere målbildet en innbygger - en journal.

26.02 2019

Helge Garåsen

kommunaldirektør for helse og velferd

Trondheim kommune

Samme innlegg er også publisert i Dagens Medisin

https://www.dagensmedisin.no/artikler/2019/02/28/helseplattformen-er-et-riktig-valg/

Styret i Helse Midt-Norge RHF vedtok nylig å tildele kontrakt om anskaffelse av ny pasientjournal til Epic Systems Corporation. I det samme styremøtet ble det også vedtatt å opprette et aksjeselskap, aksjeselskapet Helseplattformen AS.

Du kan lese mer om styrets vedtak på Helseplattformens nettside:

https://helse-midt.no/nyheter/2019/vedtok-tildeling-av-kontrakt-om-helseplattformen

https://helse-midt.no/nyheter/2019/helseplattformen-blir-aksjeselskap

Planen er at bystyret skal ta stilling til om Trondheim kommune skal utløse sin opsjon i bystyremøtet 23.mai.

- Vi må ha med det faglige blikket

Det var budskapet fra kommunalsjef Kristin Brattset da hun sparket i gang arbeidsverksted for Helseplattformen. Vi skal være gode fagpersoner som kan hjelpe leverandøren med å utvikle en god journalløsning for oss i kommunene.

Det lokale innføringsprosjektet for Helseplattformen inviterte til arbeidsverksted i lokalene i Bispegata (Biralee-skolen). I hele uke 42 har ressurspersoner og ledelse ved enheter i Helse- og velferd og Barne- og familietjenesten, vært innom og blitt utfordret på hva de trenger i en ny journalløsning. Deltagerne har gått fra bord til bord der de har blitt presentert for ulike tema. Gjennom diskusjonene har det kommet opp ideer og behov som blir nyttige i det videre arbeidet. Eksempel på tema er styringsinformasjon, opplæring, endring i oppgaver etc.

Vi er helt avhengig av de gode ideene fra fagfolkene, sier Line Kristoffersen, delprosjektleder for fag og funksjonalitet i kommunens innføringsprosjekt. Det nye journalsystemet vil gi oss nye muligheter, og da må vi allerede nå begynne å tenke på hvordan vi ønsker å bruke det. Dette er også en måte for oss å venne oss til at det kommer noe nytt som vi faktisk har mulighet til å påvirke. I dag er det slik at systemene våre bestemmer veldig mye hvordan vi jobber. Med et nytt system får vi også muligheten til å jobbe smartere, sier Kristoffersen.

Kristoffersen er også med i arbeidet med å involvere de andre opsjonskommunene. Det er gjort en stor jobb med å kartlegge arbeidsprosesser i Trondheim kommune, og Kristoffersen er med og bistår de øvrige kommunene i Midt-Norge med å komme i gang med kartlegginger.

Planen er at kontrakten med leverandør skal signeres i mars neste år og at den første piloten, som er Trondheim kommune, St. Olavs hospital og to fastlegekontor skal begynne å ta i bruk en ny løsning i andre kvartal 2021.

Ressurspersoner for Helseplattformen

Ressurspersonene er viktige i arbeidet med å forberede organisasjonen på Helseplattformen. Over 200 medarbeidere i Trondheim kommune er rekruttert i rollen som ressurspersoner, og denne uka (uke 40) møttes de for aller første gang i auditoriet i Trondheimsporten.

-Vi skal bytte ut Gerica, HSPro og System X. Sykehusene, fastlegene og kommunene i Midt-Norge skal alle jobbe i et nytt felles system, og pasienten får tilgang til sin journal. Hvis alle kommuner blir med, betyr det at 40 000 helsemedarbeidere i Midt-Norge får et nytt verktøy. Dette er banebrytende arbeid, sa Line Kristoffersen fra det lokale innføringsprosjektet i Trondheim kommune.

Hun understreket at det i tida framover blir svært viktig å gjøre jobben sammen med leverandøren, for dette er ikke et fiks ferdig levert system. Vi må hjelpe leverandøren å sette opp løsningen slik at den tilfredsstiller våre behov. Derfor er det så viktig at vi starter jobben nå.

4000 krav

Sykepleier Marianne Mohrsen jobber i det sentrale prosjektet og har vært involvert i arbeidet med Helseplattformen siden 2015. Hun har blant annet bakgrunn som sykepleier i kommunen. Mohrsen har vært med å utarbeide kravene til ny løsning, og til sammen er det levert hele 4000 krav til leverandøren Epic.

Planen er at kontrakten skal signeres i mars neste år. Etterpå blir det tilpasning, oppsett av løsning og innføring i samarbeid med leverandøren fram mot andre kvartal 2021. Da skal de første kommunene begynne å ta i bruk løsningen. Mohrsen mener Helseplattformen kan gi oss mange fordeler:

  • registrere opplysninger om pasienten én plass
  • dele informasjon i sann tid framfor å sende informasjon
  • bedre pasientsikkerhet og kvalitetssikring av tjenestene
  • støtte til dokumentasjon, prosedyrer og rutiner

En godt forberedt organisasjon

Ressurspersonene kommer til å spille en nøkkelrolle i tida framover. Tanken er at de skal bidra med informasjon og kunnskapsformidling på egen enhet, og noen skal også være med å sette opp løsningen sammen med leverandør. Målet er å være en godt forberedt organisasjon og at vi etablerer en god kultur for opplæring.

Før vi tar i bruk ny journalløsning må alle ansatte få god opplæring. Vi starter derfor nå med å bygge gode systemer for opplæring i Trondheim kommune. Harald Moe fra Personaltjenesten viste fram systemet for opplæringsplaner i HR-portalen. Ansatte vil få tildelt opplæringsplaner fra sin nærmeste leder, og dette begynner vi med i høst.

-Vi starter med opplæringsplaner i Gerica og HSpro. Tilbakemeldingen fra mange i helse-og velferd er at vi i kan ikke bruke Gerica godt nok i dag. For å finne ut hva vi trenger i framtida og for å gjøre oss tryggere på journalføring er det lurt å starte med det vi kjenner. Det vil lette overgangen til Helseplattformen, sa Moe. Opplæringsplan for Gerica blir tilgjengelig i HR-portalen fra 1.november.

Når opplæringa i å bruke Helseplattformen starter, er det rundt 9000 ansatte som skal læres opp. Det blir en formidabel oppgave.

Presentasjoner som ble gjennomgått:

Utvikling av Helseplattformen

Sammen med Helse Midt-Norge jobber Trondheim kommune for å etablere en felles journalløsning for hele helsetjenesten i Trøndelag og Møre og Romsdal. Dette berører 720.000 innbyggere og over 40.000 helsearbeidere. De første sykehusene og kommunene vil innføre løsningen i 2021.

Helseplattformen er for alle aktører i regionen. I hvilket tempo de enkelte kommunene knytter seg til plattformen vil avtales på et senere tidspunkt, men St.Olavs hospital og Trondheim kommune, og to fastlegekontor i Trondheim utgjør hovedprosjektet.


Hvilke ansatte vil bli omfattet av en ny felles pasientjournal?

For Trondheim kommune inkluderer et nytt felles elektronisk pasientjournalsystem helse- og velferdstjenesten. Det vil si hjemmetjeneste, sykehjem, helsehus, bo- og aktivitetstilbud, oppfølgingstjenester, helse- og velferdskontor, ergo- og fysioterapitjenester, i tillegg til legevakt, fengselshelsetjeneste, flyktninghelsetjeneste, vaksinasjon og smittevern, helsestasjon, skolehelsetjenesten, helse- og overdoseteamet. Rundt 9000 ansatte vil få et nytt arbeidsverktøy.

Styringsgruppe for lokalt innføringsprosjekt i Trondheim kommune

Styringsgruppen for lokalt innføringsprosjekt består av følgende medlemmer:

  • Kommunaldirektører: Helge Garåsen (helse og velferd), Elin Solbu (organisasjon) og Camilla Trud Nereid (oppvekst og utdanning )
  • Kommunalsjefer: Mette Harriet Berntsen (forHilde Maaø Vikan - barne- og familietjenesten)) , Kristin Bratseth (helse-og velferdssentre), Anders Stenvig (kvalifisering, arbeid og velferd) og Marit Ringseth Berg (helse)
  • Ansatterepresentanter: Eirik Brovold (HVO) og Gøril Margrethe Rosten (HTV)

Gruppen vil ha månedlige møter med prosjektledelsen høsten 2018.

Om innføringsprosjektet:

Innføringsprosjektet i Trondheim kommune skal sikre at organisasjonen:

  • Er godt forberedt og har en klar plan for nyttiggjøring av Helseplattformen
  • Er beslutningsdyktig i møte med samarbeidspartnere og leverandør
  • Kan realisere Helseplattformens effektmål

Innføringsprosjektet i Trondheim kommune samarbeider med tilsvarende innføringsprosjekt på St.Olavs hospital, i Helse Nord-Trøndelag og Helse Møre og Romsdal, og rapporterer til et sentralt innføringsprosjekt. En prosjektgruppe er etablert med Ola Skorstad fra Rådmannens fagstab som prosjektleder.


Delprosjekter

Mindre dobbeltarbeid

Som sykepleier bruker jeg masse tid på å forsikre meg om at journalen stemmer, sier Marianne Mohrsen fra Trondheim kommune. Hun er blant prosjektmedarbeiderne i Helseplattformen og mener helsetjenesten trenger et helt nytt arbeidsverktøy.

​Med Helseplattformen skal alle nivå i helsetjenesten, i kommune, på sykehus og private, bruke samme verktøy. Da må en stor jobb gjøres ute i organisasjonene, understreker Marianne Mohrsen. - Vi må nærme oss hverandre og være enig i større grad enn i dag om arbeidsflyt og prosedyrer.

Sykepleieren fra Trondheim kommune er blant fagfolkene som nå bruker sin tid på utforming av Helseplattformen. Hun mener en moderne journalløsning vil bli et godt arbeidsverktøy for å møte helsetjenestens utfordringer i sykehus og kommuner.

Klikk på bildet for å se video.



Helseplattformen trenger nye medarbeidere

Vi søker etter medarbeidere som er engasjert i faget sitt og som har lyst til å være med å utvikle fremtidens helsetjeneste.

Helseplattformen skal innføre én felles journalløsning for sykehus, kommunehelsetjenester og fastleger i Midt-Norge. Helseplattformen er en samhandlings- og journalløsning som baseres på strukturert journalføring. Løsningen skal erstatte de fleste av dagens journalløsninger. For å sikre at løsningen blir brukervennlig og i tråd med kommunens behov trenger vi dyktige fagpersoner fra alle tjenesteområder. Fagpersonene skal bidra til å utforme den nye journalløsningen.

Konsensusgrupper

Vi søker etter ca 200 medarbeidere fra hele helse- og velferdsområdet og barne- og familietjenesten til å være med i konsensusgrupper for ulike fag-/tjenesteområder. I tillegg til medarbeidere fra Trondheim kommune, vil det rekrutteres ca 100 medarbeidere fra de andre opsjonskommunene. Som medlem av en konsensusgruppe skal du være representant for ditt fagområde samtidig som du skal være med å ta beslutninger som gjelder hele helsetjenesten. Dette krever medarbeidere med gode samhandlingsevner og evne til å løfte blikket og se helheten. Som konsensusgruppemedlem må du ha god faglig forståelse for ditt fag-/tjenesteområde.

Fageksperter

Blant konsensusgruppemedlemmene skal det rekrutteres fageksperter, til sammen 8-10 personer i første omgang, med en utvidelse til ca 50 fageksperter fra ca september. Fagekspertene vil ha et koordineringsansvar for konsensusgruppene. De som ønsker å være fagekspert må i tillegg ha god organisasjonsforståelse og interesse for tekniske løsninger. Konsensusgruppemedlemmene vil være faglige støttespillere for fagekspertene, som er de som vil jobbe med leverandør ved oppsett av løsning.

Utlysninger

Direktelenke til utlysningene:

Konsensusgruppemeldem og fagekspert Saksbehandling

Konsensusgruppemedlem og fagekspert Hjemmetjenester

Konsensusgruppemedlem og fagekspert Tjenester for funksjonshemmede

Konsensusgruppemedlem og fagekspert Institusjon

Konsensusgruppemedlem og fagekspert Helsehus/DMS

Konsensusgruppemedlem og fagekspert Rehabilitering

Konsensusgruppemedlem og fagekspert Fysioterapitjeneste

Konsensusgruppemedlem og fagekspert Ergoterapitjeneste

Konsensusgruppemedlem og fagekspert Legevakt

Konsensusgruppemedlem og fagekspert Psykisk helse og rus

Konsensusgruppemedlem og fagekspert Legetjenester og smittevern

Konsensusgruppemedlem og fagekspert Barne og familietjenester

Vil du vite mer?

Informasjon finner du i utlysningene for de ulike fag-/tjenesteområdene (ligger på interne utlysninger). Det kan være aktuelt å søke på ett eller flere områder. Er du allerede ressursperson for Helseplattformen, er dette ikke til hinder for å søke - rollene kan kombineres.

Fristen for å søke er 10.februar.


Skrevet 21.01.19/revidert 01.02.19

“ Grønne lapper er tidstyver, rosa brukes til ønsker eller drømmer, gule lapper er slik vi gjør det i dag”

Prosessleder Sylvi Sand fra Enhet for fysioterapitjenester forklarer hvordan kartleggingen skal foregå. I dag er det de arbeidsprosessene fysioterapeutene som jobber med voksne og eldre bruker, som skal kartlegges.


Den lange gråpapirremsa på bordet fylles opp etterhvert med lapper i flere farger. Deltagerne blir oppfordret til å tenke forløp når de skal beskrive hvordan de jobber i dag, fra en sak blir henvist til den avsluttes.

-Kan vi klare oss med færre henvisningsskjema og sjekklister? Kan vi redusere antall maler? Går det an å få opp informasjon om tidligere behandlingsforløp og når, automatisk? Mange spørsmål og gode ideer dukker opp underveis.

Mange gode forslag

Etterhvert som arbeidsrutinene blir beskrevet, blir også tidstyver identifisert. Det er stor enighet rundt bordet om at “Vi bruker mye tid på å lete etter helseopplysninger” og at det dermed er stort potensiale for forbedring. De ser fram til et nytt og moderne journalsystem. Flere og flere rosa lapper dukker opp på gråpapiret. Her er det mange forslag til forbedrede arbeidsprosesser.

På neste samling skal den samme gruppen gå gjennom maler, verktøy og tester som de bruker, som en del av kartlegginga.


Stor aktivitet

Og det er mange som har gjort tilsvarende kartlegginger. Innen utgangen av mai skal alle arbeidsprosesser i alle tjenesteområder på Helse- og velferd og i Barne- og familietjenesten være kartlagt, sier delprosjektleder Line Kristoffersen fra rådmannens fagstab. Omlag 10 personer har fått ansvaret for å gjøre denne jobben.

I tillegg til å kartlegge hvordan vi jobber i dag ser vi også på muligheter for å standardisere og forbedre våre arbeidsprosesser hvis vi får et nytt og moderne journalsystem. Dette arbeidet skal være ferdig til 15.mai.

Hensikten med kartleggingene er å kunne beskrive hva vi som kommune og de ulike tjenesteområdene trenger i et nytt journalsystem samtidig som vi vil utnytte de mulighetene som et nytt system vil gi oss, sier Kristoffersen.

Les mer om delprosjekt fag og funksjonalitet.

Bildet øverst: Hilde Jørgensen, Heimdal, Gustav Eilertsen-Bele, Lerkenda/Heimdal, Nina Nordvik, Lerkendal, Silje Haslene, Midtbyen, Siri Lund Gjerde, Østbyen og prosessleder Sylvi Sand.