I de tre første ukene etter oppstart skal superbrukerne være superbrukere på heltid (den første uka) og halv tid (de to siste). De er tilgjengelig fysisk eller eventuelt på telefon. Dersom du støter på et problem tar du kontakt med superbruker. Hvis superbruker ikke kan løse problemet der og da, kan hen ta opp saken med andre superbrukere i en egen chat-gruppe i løsningen.
Hvis superbrukeren din eller de andre gruppa ikke kan løse saken, tar superbrukeren din problemet videre til IT-brukerhjelp, eller du gjør det selv hvis superbruker ikke er tilgjengelig. Da registrerer du problemet på TKs Selvbetjeningsportal eller ringer 72540060.
Du som melder av saken, skal uansett få en tilbakemelding på status.
Denne filmen viser hvordan du melder en sak.
Trondheim kommune etablerer et lokalt supportsenter/et internt kommandosenter med ekstraordinær drift de tre første ukene etter oppstart. I denne perioden forsterkes supportsenteret med mellom 15 og 20 årsverk. Supportsenteret lokaliseres i Bispegata og
bemannes 24/7 fra natt til 07.05.22 til og med 29.05.22. Alle saker til supportsenteret registreres i TKs selvbetjeningsportal, eller ved å ringe tlf. 72 54 00 60.
02.05.2022
Forberedelsene er i gang ved lokalt supportsenter i Bispegata.
Fra fagdag for Valentinlyst HVS. Superbrukerne i front.
28.04.2022
22.04.2022
01.04.2022
25.03.2022
06.03.2022
Helseplattformen vil gi kommuner og sykehus helt ny tilgang til pasientdata på tvers av organisasjoner. Den manglende kommunikasjonen mellom systemer medfører at pasienter må gjenfortelle sin sykdomshistorie til stadig nye behandlere både på sykehus, i kommunen og hos fastlegen. En av gruppene som i dag har størst utfordringer på grunn av manglende kommunikasjon mellom journalsystemene er skrøpelige eldre. Skrøpelige eldre har store behov for både kommunale helsetjenester og sykehustjenester. I tillegg har mange utfordringer med å kunne gjenfortelle sin sykdomshistorie til stadig nye behandlere.
Myndighetene ønsker nå å prioritere gruppen denne gruppen. KS og Helse- og omsorgsdepartementet har inngått en samarbeidsavtale om å opprette såkalte helsefellesskap, hvor kommuner og helseforetak skal utvikle tjenester sammen. Fire innbyggergrupper skal prioriteres, blant disse er skrøpelige eldre.
Dette notatet, skrevet av Anders Grimsmo, emeritus ved Institutt for datateknologi og informatikk ved NTNU, beskriver hvordan skrøpelig eldre kan bli identifisert, virksomme tiltak, og forslag til fordeling av roller og oppgaver mellom primærhelsetjenesten og spesialisthelsetjenesten.
08,03.2022
I Klæbu rådhus foregår det i disse dager noe vi kanskje kan kalle en stor migreringsdugnad. Til sammen mer enn 10 000 pasienter og 20 000 vedtak skal flyttes fra nåværende system Gerica og inn i den nye journalløsningen, og det må gjøres manuelt. Å få denne jobben gjort er helt avgjørende for at ansatte skal kunne ta i bruk Helseplattformen. Saksbehandlere ved helse- og velferdskontorene Falkenberg og Lerkendal har satt av to dager hver denne uka til jobben, men for å komme i mål trengs ekstra ressurser, og det er her pensjonistgjengen kommer inn i bildet.
-Denne gjengen gjør en uvurderlig innsats. Jeg vet ikke hvordan vi skulle klart oss uten dem, sier Line Kristoffersen, faglig leder i kommunens innføringsprosjekt.
Det er Kristoffersen som har rekruttert ekstramannskapene. Hun er veldig glad for at så og si alle som er blitt spurt om å stille har sagt ja. I gjengen på rundt 20 personer er flesteparten pensjonister som har jobba på helse- og velferdsområdet i Trondheim kommune tidligere. Fem ansatte ved Enhet for service og internkontroll er også med og bidrar.
En av pensjonistene som er med er tidligere kommunalsjef Marit Ringseth Berg. Hun hadde vært pensjonist i bare noen få måneder da hun fikk forespørsel om å være med i migreringsdugnaden.
-Dette er artig å være med på, sier hun. Det er godt å oppleve at det er bruk for oss pensjonister, og så er dette en fin anledning til å opprettholde kontakten med tidligere kolleger. Her er det mange kjente, så det er veldig hyggelig.
Som tidligere kommunalsjef har hun et slags eierforhold til Helseplattformen. Derfor er det fint å kunne bidra. Ringseth Berg ser fram til å delta i arbeidet som for hennes del skal vare i 5 uker.
Men ikke alle pensjonistene har helsebakgrunn. Toralf Tranås er opprinnelig ingeniør innen data og kommunikasjon. Han synes jobben går greit.
-Vi har fått en god mal, og prosessen for hva vi skal gjøre er godt beskrevet. Vi har flinke folk rundt oss som vi kan spørre, sier Tranås (bildet under).
Hyggelig å være sammen med gamle kolleger! Marit Ringseth Berg til venstre, sammen med Eva Nærum, tidligere ansatt i helse- og velferdsstaben.
Hele gjengen har vært gjennom en dag med innledende opplæring. I tillegg har de vært med på opplæring i selve migreringen sammen med saksbehandlerne ved HVK Lerkendal. Og som støtte i arbeidet er det med både fageksperter, folk fra Helseplattformen og Epic og fra kommunens eget innføringsprosjekt.
Etter at denne jobben er gjort skal de øvrige tjenesteområdene i gang med sin del av migreringen. Dette arbeidet vil gjennomføres ved at de ulike områdene deltar i 2-dagers workshoper, der de legger inn den informasjonen som må være på plass før 30.april.
04.03.2022
De to første ukene er det superbrukerne som skal på kurs. Da vi dukka opp på Ringve ved lunsjtider var det rolig stemning. Litt tekniske problemer hadde det vært tidligere på dagen, men undervisninga var godt i gang på de fem kursene som var satt opp denne dagen.
Til sammen er det for kommunen sin del, 911 kursarrangement som skal gjennomføres fra nå av og fram til oppstart. Kursene har en varighet fra 3,5 timer til 16 timer. Koordinator for opplæring, Lily Rydbeck minner om at alle må huske på å ta med nøkkelbrikken og tilgang til bank-id når de kommer på kurs.
Opplæringskontoret er fysisk til stede på alle kursstedene under hele perioden. De er tilgjengelig for å endre kursdatoer ved fravær på kurs. Rydbeck sier de er spente på hvordan den daglige kurslogistikken blir og hvordan et høyt sykefravær vil påvirke kursavviklinga. Dersom det blir mye sykefravær på kursene, vil Opplæringskontoret fortløpende prøve å melde den ansatte på et nytt kurs. De er også nøye med smittevern på kursstedene og i klasserommene.
Under fanen Opplæring kan dere lese mer om klasseromsundervisninga.
Opplæringskontoret er på plass. Her ved Anders Stenvig, Tord Arne Harald Monsen og Karine Lee Blomstrøm.
Nå er den her; håndboka til superbrukerne.
Den vil også komme i digital versjon.
Vi er ved godt mot, kunne de fortelle, superbrukerne fra barnebolig, avlastningsbolig for voksne og helseteam for barn og unge. Instruktør Trude Seivaag til høyre.
"Uten mat og drikke.....osv." Kursdeltagerne blir servert lunsj i klasserommene.
HP ordliste.pdfNye ord og begrep var også tema for mange på fagdagene i høst. Men det begynner å bli en stund siden, så en liten oppfriskning kan kanskje være lurt?
I ei ordliste får vi ikke plass til absolutt alle nye ord. Vi har plukka ut noen av de mest sentrale, til sammen 19 ord med forklaring.
Mange av aktivitetene vil vi komme tilbake til med egen informasjon. Poenget nå er å gi et oversiktsbilde over hva som ligger foran oss nå når vi har starta langspurten fram mot innføring av Helseplattformen. Kanskje noe å vise og gå gjennom på egen enhet?
03.01.2022
-Dette er en omfattende og viktig oppgave, sier delprosjektleder for IKT i innføringsprosjektet, Rune Stoum Hanssen. Alt utstyr som PC’er, skrivere og skannere av ulike typer og tilgang til strøm og nettverk må være på plass og fungere når vi går går på lufta 30.april. Vi har ca 70 enheter med til sammen ca 3500 PC’er, der hver og en skal testes mot tilknyttet utstyr. Og innen hver enhet kan det være mange lokasjoner som skal besøkes.
De seks testerne er spesielt rekruttert til denne oppgaven, to av dem er ansatt i kommunen, de resterende er rekruttert gjennom utlysning eksternt. De starta opp i uke 49 og har brukt tida på å forberede seg til oppgavene som venter. De har blant annet tatt kontakt med enhetene i forbindelse med oppdatering av utstyrslistene. Utstyrslistene må nemlig være oppdatert i journalsystemet før testingen starter på nyåret.
-Det er et kontinuerlig arbeid, da PC'er stadig byttes ut, og vi vet at det er en del feil i listene som må korrigeres før testingen starter, sier Stoum Hanssen.
Fra venstre: Espen Andreas Wiik, Henrik Hansen Presthus, Øyvind Ansnes Johannessen, Erdinc Aydemir, Joyce Asare Arthur, Siv Iren Monsen
Testerne sammen med Andrew Kruger, leder for sluttbrukerutstyr i Epic (nr 3 fra venstre). Fra piloten på Ilevollen HVS.
Denne uka har det vært pilottesting på Ilevollen helse- og velferdssenter. Der deltok også leverandøren, Epic, i tillegg til testerne, og representanter fra innføringsprosjektet i Helseplattformen.
Mange av Ilevollens 21 pc'er og tilknyttet utstyr er blitt testa. Piloten er også en prøve på 'brukbarheten' av testscriptene som er laga. Disse skal benyttes av alle frivillige testere fra enhetene på nyåret.
Så erfaringene fra pilottestingen vil med andre ord danne grunnlaget for å tilrettelegge testingen videre.
Gruppen av IKT-testere skal gjennomføre all testing på de enhetene som ikke har mulighet til å teste selv, og bistå de enhetene som trenger hjelp. I uke 1 vil det bli gitt test opplæring til de enhetene som ønsker å gjennomføre testingen selv.
De ulike enhetene har selv fylt ut hvilke uker det passer å teste utstyr. Dette er viktig informasjon inn i arbeidet med å sette opp en endelig plan for testerne som vil dra rundt til de enhetene som har behov for test-bistand.
Fra nyåret går vi inn i ny og spennende fase; opplæringa starter. Ansatte, superbrukere og ledere skal lære seg den nye løsningen. Denne systemlæringsperioden starter på nyåret og varer fram til vi går på lufta 30.april. Opplæringsplanene er helt sentrale for at alle får gjennomført opplæringsløpet. Opplæringsplanene vil ansatte finne i HR-portalen - som tidligere, og det er lederne som tildeler.
For den enkelte ansatte er opplæringa tre-delt:
Som en innledende opplæring (før klasserom) er det tenkt inntil to timer per medarbeider. Innledende opplæring er primært e-læringer i form av filmer. Det kan for eksempel være introduksjoner til Rover, Hyperspace, Inbasket, og tverrfaglig behandlingsplan, for å nevne noe. Den innledende opplæringa vil komme i opplæringsplanen til hver enkelt medarbeider. Lederne skal tildele opplæringsplanene i slutten av januar og den innledende opplæringa gjennomføres deretter.
Det er en forutsetning at ansatte har gjennomført innledende opplæring før oppmøte i klasserom.
For de aller fleste er dette en dag, og opplæringa vil foregå på Trondheimsporten, Ringve og Kolstad skole. Her vil vi komme med mer detaljert informasjon etterhvert. Frist for å melde på alle ansatte til klasseromskurs er 31.12.2021.
Etter klasseromskurs skal det settes av inntil 6 timer til egentrening/ferdighetstrening for den enkelte. Treningsoppgavene kommer også her i opplæringsplanen og vil bestå av noe repetisjon fra klasseromskurset og e-læringa fra innledende opplæring. Det vil for eksempel være gjennomgang av casekort fra klasseromsundervisninga.
Læringsaktivitetene utenom klasserom er obligatoriske. Derfor er det så viktig at det blir satt av tid til dette.
Den enkelte enhet organiserer utlevering og registrering av nøkkelbrikker. Dere vil derfor få beskjed fra enheten når det er deres tur til å få brikke og starte registreringen. For å redusere tidsbruken for den enkelte ansatte og belastningen på ID-kontoret, ønsker vi at så mange som mulig gjennomfører den selvbetjente registreringen. Merkantile ved enhetene har fått opplæring og mulighet til å teste ut løsningen og kan hjelpe ansatte med registreringsprosessen. I tillegg har prosjektet utarbeidet en brukerveiledning, spørsmål og svar og (til høyre) en demonstrasjonsvideo som tar for seg alle stegene i den selvbetjente registreringsløsningen. Dermed skulle alt ligge til rette for at registreringsprosessen blir så enkel og grei som mulig.
Det er fint om enhetene kan begynne med dette så fort det lar seg gjøre. Du må ha gjennomført denne registreringa før du skal på opplæring i bruk av Helseplattformen.
Vi har intervjuet Line Kristoffersen, faglig leder helse og omsorg i innføringsprosjektet, om arbeidet med manuell migrering (overføring av pasientdata).
Hva er det som må overføres av data?
Alle journalopplysninger skal overføres til det nye systemet. Det meste av historisk dokumentasjon (for eks daglige journaler og statusrapporter), overføres automatisk.
For informasjon som må overføres manuelt har vi følgende tommelfingerregler:
informasjon som omhandler fremtidige avtaler:
arbeidslister inkl tiltaksplaner, tidsplaner og arbeidsbeskrivelser (oppdragets art)
fremtidige avtaler som ligger i huskelister, beskjedjournaler eller ulike kalendere
informasjon som ligger i fritekst i dagens system, men som skal ligge strukturert i Epic:
smitte, HLR status, o.l
Informasjon som henger sammen med vår tjenestestruktur: her må vi manuelt legge inn de riktige tjenestene til alle pasientene i Helseplattformen.
Hvorfor kan ikke dette skje automatisk?
En viktig grunn til at dette ikke kan skje automatisk er at de systemene som vi har i dag, og som ble innført for mange år siden, er så annerledes oppbygd. Det er for eksempel ikke mulig for dataprogrammet å trekke riktig informasjon fra fritekst fra det gamle systemet til riktig strukturert plass i det nye.
Må St.Olavs gjennom det samme?
Ja, de må også migrere en del informasjon manuelt, eksempelvis fremtidige timer til poliklinikk eller kirurgiske inngrep.
Hvilke konsekvenser kan det få om dette ikke blir gjort?
Det er avgjørende at ansatte finner nødvendig informasjon om pasienten når vi tar i bruk Helseplattformen. For eksempel må hjemmetjenesten ha arbeidslister med oppdatert informasjon om pasienten og informasjon om hva den trenger av oppfølging. Mangler dette, settes pasientsikkerheten i fare.
Hvor mye manuelt arbeid er det snakk om?
Noen tjenesteområder får mer å gjøre enn andre, men alle blir berørt. Tilsammen er det snakk om et betydelig antall timers arbeid.
Hvilke tjenesteområder får mest å gjøre?
Her er det helse-og velferdskontorene (HVK) som skiller seg ut, der man må legge inn riktige tjenester til alle pasienter i kommunen. Det blir også en betydelig jobb for de tjenestene som har arbeidslister og tiltaksplaner som hjemmetjenesten (inkl omsorgsboliger og BOA) og våre institusjoner (helsehus og helse-og velferdssenter).
Vi vet at enhetene har mer enn nok å henge fingrene i fra før. Hvordan er nyheten om at de må gjøre så pass mye manuelt arbeid mottatt?
Noen blir kanskje litt overrasket over at ikke alt overføres automatisk, men for oss som har jobbet mye med Helseplattformen og ser hvor stor forskjell det er fra systemene vi anskaffet for 20 år siden, så blir det forklarlig. Samtidig ser vi også at de ansatte som blir med på dette arbeidet får god trening i tillegg til den ordinære opplæringen de skal delta på.
Hvordan har dere tenkt at arbeidet skal gjennomføres? Har dere en plan?
Ja, dette må vi ha en god plan for, det blir viktig å planlegge:
Hvem på hver enhet bør delta i den manuelle migreringen?
Hvor mye tid må settes av?
Når må dette gjennomføres?
Hvor skal det gjennomføres?
Sikre opplæring til de som skal gjøre jobben
Er det aktuelt å leie inn folk til å gjøre jobben?
Dette er noe vi vurderer, men for mange av disse aktivitetene er det viktig at det er ansatte som kjenner pasienten som gjennomfører den.
Når begynner dette arbeidet for alvor?
Første felles aktivitet er bygging av timemaler i uke 4 2022. I mars vil HVK legge inn sine vedtak, og i april vil mye av den resterende aktiviteten gå. Det vil også være en del oppgaver som ivaretas de første ukene etter oppstart.
Pilotopplæring på Trondheimsporten:
Til høyre: Grete Oppigard, avdelingsleder ved Strinda hjemmetjeneste, var en av deltakerne da Helseplattformen AS arrangerte test-opplæring på Trondheimsporten i uke 43. Her avbildet sammen med instruktør og opplæringsansvarlig Marte Eriksen fra Helseplattformen AS. Øverst til venstre: Avdelingsleder ved Saupstad hjemmetjeneste, Alexander Kirkhus, er ledende fagekspert for hjemmetjenesten og var med som observatør på kurset i forrige uke.
Grete Oppigard, avdelingsleder ved Strinda hjemmetjeneste, deltok på pilotopplæringen i forrige uke. Hun er godt fornøyd med kurset, og synes selv hun lærte mye av å være aktiv deltaker underveis.
-Det at vi kunne sitte på egen PC og trykke selv gjør det lettere å huske det vi lærer, forteller hun.
Hun var særlig spent på hvordan den nye løsningen fungerer opp mot noen av de funksjonene hun bruker daglig, for eksempel “Huskelista” - en liste over alle dagens gjøremål som gjelder alle pasientene ved hennes avdeling.
-Hver dag har vi en huskeliste på 6-10 sider, det kan være alt fra beskjeder om at man må ta med noe til en bruker, til beskjeder om at vi har fått en ny bruker som koordinator skal sette inn oppdrag på. Jeg er også spent på hvordan systemet på e-meldinger fra fastleger og sykehus vil fungere, om vi får en god oversikt over alle e-meldinger som kommer inn daglig, forteller hun.
Som aktiv deltaker gjennomførte hun opplæringen sammen med andre deltakere fra sitt fagfelt. De fikk demonstrert ulike funksjonaliteter i den nye løsningen, løste såkalte case-kort, og fikk mulighet til å stille spørsmål underveis i kurset.
Avdelingsleder ved Saupstad hjemmetjeneste, Alexander Kirkhus, var også med på det samme kurset. Som observatør fikk han ikke stille spørsmål til instruktøren før på slutten av dagen, men skulle observere og notere underveis.
-Det var tydelig at deltakerne likte å få utdelt ulike case-kort, og fikk “trykke i systemet” på egen hånd, forklarer han.
Som ledende fagekspert kjenner han løsningen godt fra før, men synes det var nyttig å høre refleksjoner og tanker fra deltakerne.
-Piloten var en fin blanding mellom demonstrasjon, informasjon og egentrening som gjør systemet mye lettere å forstå. Og så var det veldig fint at eksperter fra Epic var til stede for å oppklare spørsmål fra deltakerne, forteller han.
Det var likevel ikke alle spørsmål som fikk et klart svar fra systemansvarlige fra Epic. Løsningen utvikles kontinuerlig for å kvalitetssikre at alt er klart til oppstart i april. Kirkhus tror det blir viktig med et godt samspill mellom fageksperter og kursholder når opplæringen starter.
-Vi må sikre forståelsen rundt det som er bygd opp på de ulike områdene, understreker han.
Som leder i Trondheim kommune ser han fram til mange administrative forbedringer med det nye systemet.
-Vi vil blant annet få tilgang til dashboard og rapporter som kan brukes på en helt annen måte enn vi har pr i dag. Det vil hjelpe ledere og ansatte å nå målene som er satt for tjenesten! Mulighetene er enorme, og når oppstarten er i gang er det mye som skal videreutvikles videre, understreker han.
Som observatør merket han seg særlig innspill fra deltakerne om at de ønsker seg en ordbok eller liste over nye begreper som kommer.
-Det blir mange nye ord og uttrykk som vi må ta med oss inn i den nye arbeidshverdagen vår: InBasket - flytskjema - avatar - pasientplan - Rover - Hyperspace! Dette vil nok påvirke språket vårt i hverdagen etter 30.04.22, understreker Kirkhus.
Ser du noen mangler eller hindringer, noe som kan endres og forbedres i løsningen på nåværende tidspunkt?
-For hjemmetjenestene er arbeidet med legemidler og arbeidslister områder som trenger utvikling (noe er allerede i gang). Det som er spennende er også at Epic tenker langsiktig og at systemet kontinuerlig skal utvikles til det beste for sluttbruker. Her blir også erfaringene fra hvordan systemet tas i bruk viktig for videre utvikling. Dette er et helt nytt system som skal læres, og alle enheter og ansatte må "legge ifra seg" måten vi har gjort ting på tidligere, forklarer han.
Han skryter av pilotkurset, og gir ros til instruktør Marte Hammer Eriksen. Hun er opplæringsansvarlig for hjemmebaserte tjenester, og en del av et stort opplæringsteam i Helseplattformen AS.
Hammer Eriksen synes det har vært nyttig å få testet ut materialet og gjennomføringen i klasserom i forkant av den store opplæringen.
-Deltakerne på begge pilotene jeg har holdt har vært lærevillige, tålmodige og har gitt smarte tilbakemeldinger. Alt dette er verdifull erfaring som vi tar med oss i den videre utviklingen av kursmaterialet og i opplæringen av instruktørene, sier hun.
Som kursansvarlig har hun stor forståelse for deltakere og ansatte som synes det er mye nytt å sette seg inn i, og mange nye begreper og uttrykk de ikke er vant til å bruke. Hun har likevel fått inntrykk av at deltakerne er positive til og nysgjerrige på den nye løsningen, til tross for at enkelte funksjoner vil kreve litt tilvenning.
-Samtidig er det også nye funksjoner som vil forenkle arbeidshverdagen, og som mange ser fram til å kunne ta i bruk, legger hun til. Et eksempel på dette er KDT-avataren, en interaktiv framstilling av kroppen hvor man kan dokumentere både skader og behandlingsutstyr i bruk.
Er dere i rute med å lage et godt kurs for alle som skal på opplæring i den nye løsningen?
-Vi er i rute med å lage mange gode kurs. Helseplattformenløsningen er stor og innehar svært mye funksjonalitet. Det er derfor mange ulike kurs som skal gjennomføres, slik at alle får opplæring som er tilpasset sin rolle, forteller kurslederen.
Snart skal de i gang med opplæring av instruktørene som skal holde kursene.
-Det er et stort samarbeid som pågår for at opplæringen skal bli best mulig. Det arbeides også med opplæringsmateriell som skal brukes i tillegg til kursene, dette er blant annet e-læringer, demovideoer og brukerveiledninger som skal brukes både som innledende læring og i egentrening, avslutter Eriksen.
Observatørene vil i neste runde få mulighet til å delta på kartlegging nybegynnerfeil, som vil gjennomføres i uke 46-47.
Slik ser nøkkelbrikken Yubikey ut.
Det er navnet på nøkkelbrikken som skal brukes når vi logger oss på Helseplattformen, både på PC og mobil - med en pinkode. En slik brikke skal alle ha, og den vil bli utdelt på enhetene i god tid før opplæring starter. Det er viktig å merke seg at ved førstegangsregistrering må du ha med gyldig pass. Pålogging til Helseplattformen krever det som kalles sikkerhetsnivå 4. Det er det høyeste sikkerhetsnivået og brukes blant annet når du logger deg inn i nettbank og Altinn.
Dette utstyret blir kjøpt inn av prosjektet og fordelt ut til enhetene. Det er kjøpt inn et minimumsantall til å begynne med, flere enheter vil kanskje ha et større behov etterhvert. Barne- og familietjenesten, helse- og velferdssenter og helsehus skal bruke både etikettskrivere og strekkodelesere:
Hjemmesykepleien og omsorgsboliger skal bare bruke etikettskriver:
Opplæring vil bli gitt, enten i klasseromskurs eller som e-læring i etterkant.
BCA står for Business Continuity Access, og dreier seg om tilgang til kritisk pasientinformasjon for å kunne gi helsehjelp selv om journalsystemet er nede.
Nedetid som ikke er planlagt kan gi helsepersonell problemer ved at en ikke har tilgang til nødvendige opplysninger og til å kunne dokumentere den helsehjelpen en gir.
Uplanlagt nedetid av journalsystemet kan skyldes:
Manglende strømforsyning
Manglende nettilgang
Nedetid på HPs applikasjoner og servere
Helseplattformen tilbyr to tekniske BCA -løsninger ved nedetid: BCA Web og BCA PC. Begge variantene gir sluttbruker tilgang til rapporter med kritisk informasjon som er nødvendig for å yte tjenester. Enhetene vil få tilgang til en av variantene.
Rune Stoum Hanssen, delprosjektleder IKT leder dette arbeidet.
Rover erstatter det som idag blir benevnt som LMP.
Mange enheter og tjenesteområder er vant til å bruke håndholdt utstyr, men for mange vil det bli noe nytt. Derfor har vi laga denne artikkelen der vi svarer ut noen av de mange spørsmålene vi får rundt dette.
Hvilke enheter/tjenesteområder skal bruke Rover?
Stort sett alle tjenesteområder kan bruke Rover, men omfanget vil være ulikt fra område til område. En helsesykepleier vil for eksempel kunne bruke Rover i et hjemmebesøk. I hjemmebaserte tjenester vil Rover være et viktig arbeidsredskap og erstatte LMP. På et helse- og velferdssenter kan de ta i bruk Rover på sykehjemsavdelingene.
Bildet under viser en oversikt over hvilke arbeidsoppgaver Rover egner seg for:
Hvem bestemmer om vi skal bruke Rover?
Det er fra overordnet nivå besluttet at Rover skal tas i bruk fra dag 1 der det er muligheter for dette. Å kunne dokumentere i sanntid på håndholdte enheter er en mulighet til bedre arbeidsflyt og vil ivareta behovet for dokumentasjon når du er i farta.
Løsningen bygges slik at de aller fleste tjenesteområdene kan benytte Rover som et supplement, og det vil bli gitt opplæring, enten i klasseromskurset eller på E-læringskurs i etterkant.
En ønsker at alle aktuelle enhetsledere bestiller og tar i bruk Rover.
På hvilke type telefoner passer Rover best?
Ved oppstart av Helseplattformen er det mobile enheter på plattformen Android som passer best. Det er disse modellene som kan brukes med Rover i Trondheim kommune:
Samsung Galaxy xCover Pro (kan bestilles på E-handel)
Samsung Galaxy A52(s) (kan bestilles på E-handel)
Samsung Galaxy A52 (utgått modell, men støttes for de som har denne)
Samsung Galaxy A51 (utgått modell, men støttes for de som har denne)
Hvem bestiller og betaler for nye telefoner?
Det er den enkelte enhet som bestiller telefonene. Det vil komme en egen informasjon om hvordan bestilling og utrulling skal foregå.
Det ligger en fellespott i Handlings- og økonomiplanen for å ivareta leiekostnader for de tjenesteområdene som har delte telefoner (ulike boliger, hjemmebaserte tjenester, sykehjemsavdelinger m fl.).
Om en vil benytte individuelle arbeidstelefoner betales det som vanlig av enheten selv.
Det foregår nå en utskifting av telefonene som benyttes til LMP, og de nye telefonene som kommer vil støtte Rover.
Hvordan ligger det an i forhold Iphone og HP? Vil man kunne benytte Rover på Iphone?
Når Helseplattformen har vært på lufta i 6 måneder, kommer flere kommuner, sykehus og fastleger til å koble seg på. Trondheim kommune jobber for at vi da vil ha en løsning som gjør at vi kan koble på flere typer mobile enheter og andre plattformer som iOS. Det er målet.
Hva med nettbrett?
Rover kan ikke brukes på nettbrett i første omgang. Roverapplikasjonen er ikke laget for, og derfor ikke tilpasset nettbrett.
På helse- og velferdssenter bruker mange også PAVA. Kan man ha en telefon med både Rover og Pava eller må de være på to forskjellige telefoner?
Det jobbes med en felles løsning. Nye helse- og velferdssenter som for eksempel Risvollan og Klæbu har nå fått en telefon som dekker PAVA og Gerica. Denne passer også med Rover når Helseplattformen går på lufta. Her benyttes Samsung Galaxy xCover Pro. Alle helse- og velferdssenter med PAVA vil få denne løsningen etterhvert. Dette skjer i tett samarbeid med ESIKT og IT- tjenesten.
Blir alarmer fra beboere på HVS automatisk loggført inn i Helseplattformen?
Nei. PAVA vil fortsatt ha sin aktivitetslogg, og det vil fortsatt være sånn at du må journalføre alarmer som kommer, og hvordan disse er ivaretatt.
Kan man bruke Rover på arbeidstelefon?
Her har vi innhentet svar fra IT- tjenesten:
“Følgende ulike brukerscenarioer vil være støttet ved oppstart av Helseplattformen:
felles mobil (ikke knyttet til en bruker, benyttes av flere, vil begrenses til spesifikk bruk typ Rover, SmartPava, vakttelefon bruk etc)
Følgende ulike brukerscenarioer jobber vi med og forventer å finne løsning som vil være støttet ved oppstart av Helseplattformen:
personlig mobil (jobb og privat og kan ta med hjem)
arbeidstelefon (lik personlig, men skal ikke tas med hjem og heller ikke brukes privat).
Det er verdt å merke seg at for personlig mobil og arbeidstelefon, gjelder det samme som for felles mobil mtp hvilke modeller som er støttet til oppstart av Helseplattformen 30.4.2022.
Disse er listet opp lenger opp i artikkelen.
Valentinlyst helse- og velferdssenter gjennomførte sin fagdag i historiske omgivelser på Kvilhaugen gård, og benyttet anledningen til å jobbe litt ekstra med kulturbygging internt.
Ett av grepene de hadde gjort var å gi hovedansvaret til tre av sine superbrukere, som fikk prøvd seg i rollen som vertskap for de omtrent 50 deltakerne denne dagen.
-Det er jo nyttig å få prøve seg på å snakke til en større forsamling - som superbrukere skal vi jo etterhvert både veilede og undervise våre kolleger, og det i seg selv er jo noe helt nytt for alle oss, forteller helsefagarbeider Tommy Aleksander Eggen.
Sammen med sine kolleger Anita Scheide og Karen Helen Olderø var han forberedt på at det ville komme både ros og ris om det nye journalsystemet som tas i bruk til våren. Men det viktigste var likevel å forberede de ansatte på hva som vil bli nytt - og bedre.
-Det nye journalsystemet gir helt andre muligheter enn det vi har i Gerica i dag, det er jo et system som er mer enn 20 år gammelt, og modent for utskifting, forteller Anita.
Hun har jobbet som sykepleier i Trondheim kommune i en årrekke og husker godt hvordan det var da dagens pasientsystem ble innført.
I dag jobber helsearbeidere med mange ulike verktøy og alle jobber forskjellig på ulike plattformer.
-Den nye løsningen har pasienten i fokus, og vil bety økt kvalitet i behandlingen. Dessuten vil det bli mye bedre samhandling mellom ulike enheter, og ikke minst bedre kommunikasjon med andre helsearbeidere - og det er kanskje den aller største gevinsten, forteller Anita.
Superbrukerne ved Valentinlyst helse - og velferdssenter var også delaktig i gruppearbeidet som var en viktig del av programmet denne dagen. Mange hadde spørsmål om den nye løsningen, og fikk diskutert fordeler og ulemper med sine kolleger. De fleste var likevel beroliget etter å ha viet en hel dag til å bli mer oppdatert om hva som kommer.
-Etter denne fagdagen har vi blitt mindre bekymret og mer positiv til Helseplattformen, var uttalelsen til den ene gruppa, og fikk anerkjennende nikk fra de aller fleste i rommet.
Enhetsleder Trine Arntsen og avdelingslederne Mona Elisabeth Olsen Haave og Rita Antonsen er veldig godt fornøyde med dagen, og synes de tre superbrukerne fortjener litt ekstra skryt.
-Det er stas å se hvilket eierskap superbrukerne har fått til den nye løsningen allerede, og det smitter over på kolleger og medarbeidere. De har helt klart bidratt til at flere hos oss har fått bekreftet at det ikke er grunn til bekymring, og at det nye arbeidsverktøyet vil gjøre arbeidshverdagen vår mye enklere, forteller avdelingsleder Mona Elisabeth Olsen Haave.
Også Barne - og familietjenesten har startet gjennomføringen av sine fagdager i høst. Fredag var tre av seks avdelinger ved BFT Midtbyen samlet på Royal Garden for å få en innføring i Helseplattformen, og for å bli motiverte til å lære mer om det nye journalsystemet.
-Vi som jobber med barn og unge er vant til omstilling, og vi har også flere endringsprosesser gående for tiden, så overgang til nytt journalsystem skal vi ta på strak arm!
Uttalelsen er hentet fra enhetsleder Inger Lisbet Heglands åpningsinnlegg på fagdagen til BFT Midtbyen som samlet nærmere 70 medarbeidere i samme rom sist fredag.
Hegland er også veldig godt fornøyd med dagen, og synes det kom fram mange gode innspill i løpet av gruppearbeidet.
Hva vil bli den største endringen for dere som jobber innen barne - og familietjenesten?
-Det å skulle gå fra fritekst til en mer strukturert journalføring er nok den største endringen for våre ansatte. Dessuten er vi ikke vant til å bruke pasientbegrepet når vi snakker om våre brukere, så her blir nok opplæringsfasen og innkjøringen helt sentral, sier Hegland.
Begge enhetslederne er veldig fornøyd med presentasjonene som hadde blitt sendt ut i forkant av fagdagene.
-Det var veldig fint å få en skisse på innhold for en dag, og at det var lagt opp til at vi kunne tilpasse de ferdige presentasjonene til oss selv og vår egen enhet, sier Hegland.
Enkelt sagt handler “E vi klar” om å finne ut hvordan vi ligger an før oppstart og sette inn tiltak. Aktørene (Helseplattformen, St.Olavs og Trondheim kommune) møtes for å identifisere risikoer og håndtere utfordringer. Disse sjekkpunktene skal gjennomføres som en møteserie,150, 120, 90, 60 og 30 dager før oppstart. I forkant skal aktørene innhente status i egen organisasjon, og det er bakgrunnen for at vi sender ut et spørreskjema til alle enhetslederne nå. Det første som kommer nå, er en pilot som vi ønsker svar på innen 26.oktober. Så kommer det nye i forkant av hvert sjekkpunkt/møte.
I E vi klar-møtene skal sentrale områder gjennomgås (både knyttet til løsning og organisasjon) for å identifisere risikoer, planlegge for nødvendige tiltak og sikre at vi er i rute på kritiske leveranser. Disse møtene er også en viktig del av godkjenningsprosessen. Aksjonspunkter og hvem som har ansvar å følge opp vil bli beslutta i møtet. Oppsummeringer vil bli kommunisert ut i etterkant. Deltagere fra Trondheim kommune er ledere i det lokale innføringsprosjektet, helse- og velferdsdirektør, kommunalsjefene og representative enhetsledere fra organisasjonsutviklingsteamet.
Kommunen har gjennomført en undersøkelse for å finne ut hvordan dagens journalsystemer innen helse og omsorg oppleves av ansatte og ledere. Resultatene viser at ansatte bruker mye tid på dobbeltarbeid og at mange opplever at journalen ikke er oppdatert.
Undersøkelsen er en såkalt nullpunktsundersøkelse, med mål om å finne ut hvordan dagens løsninger oppleves innenfor områdene brukervennlighet, samhandling og styringsinformasjon. Bakgrunnen for undersøkelsen er at Trondheim kommune innfører et helt nytt journalsystem 30. april 2022. Helseplattformen vil erstatte de tre systemene kommunen har i dag. En lignende undersøkelse vil bli gjennomført etter at ansatte har begynt å bruke Helseplattformen. Dette for å måle endring i opplevelsen.
- Resultatene er ikke overraskende, sier helse- og velferdsdirektør Wenche P. Dehli.
Ellen Rytter og Mariell Toven fra gevinstteamet i prosjektet har hatt hovedansvaret for undersøkelsen.
Det er interessant for oss å vite noe om nåsituasjonen og deretter kunne undersøke hvordan ansatte trives med den nye løsningen om ett til to år. Vi tror ikke at innføringen av Helseplattformen blir en dans på roser, men vi har god tro på at plattformen over tid vil redusere dobbeltarbeid, bedre samhandlingen med fastleger og sykehus, og ikke minst øke pasientsikkerheten, sier helse- og velferdsdirektør i Trondheim kommune, Wenche P. Dehli.
Hele 7000 ansatte og ledere fikk tilsendt undersøkelsen, og over 3000 valgte å svare i perioden juni til og med august 2021. Et stort flertall av disse er fast ansatte helsemedarbeidere med over sju års fartstid. Resultatene viser at over halvparten synes det er ineffektivt å dokumentere i dagens system og vanskelig å få god oversikt over pasientens helseopplysninger. Samtidig svarte over 60 prosent at journalene ikke er oppdatert til enhver tid og heller ikke gir støtte til å ta riktige beslutninger eller bidrar til å redusere uønskede hendelser.
Resultatene er ikke overraskende. Vi er godt kjent med at journalsystemene er utdaterte og ikke fungerer optimalt. Det er derfor vi startet den lange prosessen med å innføre et nytt system, sier Dehli, før hun utdyper: Hovedgevinsten med Helseplattformen er samhandlingsmulighetene. Det kommer til å bli en stor forbedring for ansatte når journalen til enhver tid er oppdatert. Det vil heller ikke bli nødvendig å etterspørre informasjon, fordi informasjonen i journalen vil være tilgjengelig for alle parter, sier hun.
I en oppsummerende presentasjon, kommer det også fram at 65 prosent av respondentene uttrykker utrygghet for at journalen er riktig og oppdatert fra fastlege, sykehus, kommunale tjenester og andre. I snitt opplever 35 prosent å bruke mye tid på å etterspørre informasjon fra disse samhandlingsaktørene. Til slutt er det også verdt å nevne at dobbeltarbeid er svært vanlig. 60 prosent svarer at de gjør dobbeltarbeid i løpet av en arbeidsdag.
Det er uheldig med mye dobbeltarbeid og at ansatte ikke føler seg trygg på at opplysningene i journalene er riktige. Vi jobber systematisk med å skape forbedringer i rutinene og vi er overbevist om at Helseplattformen på sikt blir en positiv endring for kommunalt ansatte, avslutter helse- og velferdsdirektør, Wenche Dehli.
13.10.2021
Ergoterapeuten bruker i dag Gerica i det daglige arbeidet, men vil som alle andre skifte til Helseplattformen fra og med 30. april 2022. Husby har meldt seg som superbruker og deltar derfor som observatør i forbindelse med testingen av løsningen. Testingen foregår i høst og er helt avgjørende for å sikre god funksjonalitet og kvalitet i Helseplattformen.
Hvordan var det å være observatør under en ende-til-ende test?
- Litt skummelt. Det er et nytt datasystem og testingen går raskt. De hopper inn og ut av ulike programmer. Det er mye avkryssing og mindre fritekst, sier Husby.
Hun synes samtidig det var spennende å delta i testen i regi av innføringsprosjektet for Helseplattformen i Trondheim kommune. Hele 904 ansatte er superbrukere i kommunen og de vil være med å lære opp rundt 8500 ansatte.
Artig å lære noe nytt
- Det er artig å lære noe nytt. Jeg hadde valget å tenke at dette orker jeg ikke eller hoppe i det. Jeg valgte det siste, smiler hun.
Hun følger med på alt som foregår rundt Helseplattformen og bruker de ukentlige fagmøtene hos Ergoterapitjenesten Midtbyen til å informere kolleger om plattformen.
- Vi har som mål å gjennomgå en informasjonspakke hver uke. Jeg tror det er en god måte å gjøre det på. Da får folk med seg hva dette dreier seg om og stiller dermed bedre forberedt når opplæringen starter over nyttår, sier hun.
Hun er opptatt av å ikke bagatellisere utfordringene ved å lære noe nytt, samtidig som det er viktig å motivere folk rundt seg.
- Alt blir ikke 100 prosent fra dag en. Det er det viktig å være klar over. Vi skal selv være med å utvikle Helseplattformen, sier Tone Mathisen Husby.
Tøft tidspress
Lederen for testingen av plattformen for Trondheim kommune er Nora Augusta Brodtkorb. Hun forteller at det nå foregår testing av Helseplattformen tre dager i uka, hvor fageksperter og de som har bygget løsningen deltar. I tillegg deltar superbrukere som observatører. Testregimet vil fortsette helt fram til jul. Da går prosjektet over i en ny fase, nemlig opplæringsfasen.
- Det er en veldig fin erfaring å sitte sammen med de som har bygget løsningen. Fagekspertene deltar aktivt i utformingen av løsningen, mens superbrukerne er observatører, sier hun.
Testing går i hovedsak ut på å kvalitetssikre arbeidsflyten i løsningen og beskriver et hendelsesforløp for en pasient.
- Er dere i rute med testingen?
- Tidsskjemaet er tøft og vi jobber hardt for å få logistikken til å gå opp. Men vi har tro på at vi blir ferdig før jul og jobber mot det, avslutter Nora Augusta Brodtkorb.
Vil jeg få tilgang til alle helseopplysningene til mine pasienter når vi tar i bruk Helseplattformen?
Ja. Du vil få tilgang til relevante og nødvendige helseopplysninger for å kunne gi behandling og/eller omsorg til dine pasienter.
Hvordan sikrer vi at nødvendig pasientinformasjon som legemiddelinformasjon er oppdatert og deles i sanntid?
Viktig pasientinformasjon som oppdatert legemiddelliste, diagnoseliste, problemliste, tidligere sykdommer, vaksinasjoner og allergier vil deles på tvers av alle linjeorganisasjoner og vil være synlig for alle helsearbeidere som har tjenstlige behov. Det vil si de som trenger opplysningene for å kunne gi helse- og omsorgstjenester til pasienten.
Hvordan klarer Helseplattformen å finne ut hvilke pasienter jeg skal se journalinformasjon om?
Helseplattformen vil ha et regelsett skreddersydd for den rolle du har i din organisasjon. Sammen med informasjon om hvilke pasienter du skal yte tjenester til, vil tilgangsstyringen sikre at du får tilgang til nødvendige pasientopplysninger om dine pasienter og ingen andre pasienter.
Vil journalinformasjon som pasienten har bedt om skal skjermes kunne sees av andre helsearbeidere i en nødsituasjon?
Ja, bare såfremt pasienten samtykker til dette.
Kan en helsearbeider få økt tilgang til journalinformasjon i en nødsituasjon?
Ja, i Helseplattformen har vi en tilgangssperre for journalinnhold som kalles "break the glas".
En sykehuslege som tar imot en pasient på en helgedag, kan få tilgang til det fastlegen skrev om pasienten i journalnotatet gjennom "break the glas". Å benytte "break the glas" krever at sykehuslegen har vurdert at informasjonen er nødvendig for å yte god helsehjelp og må begrunne hvorfor tilgangssperren brytes i journalen.
Kan jeg søke opp pasienter utenfor min enhet?
Det kommer an på hvilken rolle og tjenstlig behov du har. Ansatte som jobber med lavterskeltjenester vil i stor grad kunne søke opp nye pasienter, mens ansatte som kun jobber etter vedtak i liten grad vil ha denne muligheten.
Vil det være synlig for pasienten at jeg har vært inn i vedkommendes journal?
Ja. Alle oppslag i journal blir loggført og pasienten har innsyn i denne loggen.
Hva vil tjenstlig behov si?
Tjenstlig behov for informasjon er et uttrykk for det du trenger å vite for å kunne gjøre jobben din på en god måte.
Det som vektlegges å vise fram er arbeidsflyt og pasientforløp i HP-løsningen. Demonstrasjonene tilbys digitalt, og vi oppfordrer spesielt avdelingsledere og ledende superbrukere til å følge med på relevante demonstrasjoner for sitt tjenesteområde. Ledende superbrukere vil frikjøpes til denne aktiviteten.
Når det gjelder demonstrasjon av legemiddelhåndtering, kan det være hensiktsmessig at de som utfører denne arbeidsflyten til daglig får mulighet til å delta. Selv om demonstrasjonene kan virke både alders- og tjenestespesifikk, er det arbeidsflyter som er overførbare. Mye av den samme funksjonaliteten går igjen flere steder i Helseplattformen.
Se dette som en hold-av-tida-invitasjon. Mer informasjon om de ulike demonstrasjonene og en epost med påmeldingslenke kommer i løpet av et par uker.
Når 8500 medarbeidere i Trondheim kommune skal lære seg et nytt system, er det viktig at opplæringa fungerer best mulig, at kursinnholdet treffer og oppleves nyttig. Opplæringa starter for alvor på nyåret, men før den tid skal kursinnhold testes og kvalitetssikres. Vi var med på kurspilot for bruk av Rover.
Rover er en håndholdt enhet som kan brukes når du er på farten uavhengig av hvor du er. Å dokumentere ved bruk av Rover kan være tidsbesparende og mer effektivt for eksempel ved hjemmebesøk. Rover er tenkt som et supplement til Helseplattformen på PC, og det er ikke alt man kan dokumentere ved hjelp av Rover. Enkelte arbeidsflyter må gjøres på PCen.
På piloten var det kursinnholdet for Rover i hjemmebaserte tjenester som ble testa. Derfor var det med deltagere med bakgrunn fra hjemmetjenesten, trygghetspatruljen, hjemmehjelpstjenesten og BoA.
Deltagerne fikk utdelt hver sin håndholdte enhet og et casekort som beskriver hva de skal gjøre. Etter litt innloggingsproblemer kom de i gang, og de fikk prøve ut ulike arbeidsflyter som kan utføres i Rover, som for eksempel å dokumentere i pasientplan og dokumentere sårbehandling (for å nevne noe).
I følge opplæringsansvarlig Birgitta Hansen Lunde i Helseplattformen er formålet med kurspilotene å få erfaring med læringsmetoder, detaljeringsnivå i undervisningen, bruk av casekort i klasserom og tidsbruk på de ulike innholdselementene.
Opplæringa i bruken av Rover vil inngå som et element i den oppmøtebaserte opplæringa. Den er obligatorisk for alle som skal ta i bruk Helseplattformen, og vil for de aller fleste dreie seg om en dag. I tillegg kommer de timene som er satt av til innledende opplæring og egentrening. Se illustrasjon under.
Sarrah Ouaz er vernepleier og superbruker ved Heimdal BoA. Hun synes det var fint å få være med på piloten.
- Det er fint at vi blir inkludert og kan komme med tilbakemelding slik at de har mulighet til eventuelle forbedringer før resten skal være med på klasseromsundervisning. Jeg tror det er viktig at folk får prøve litt selv, noe jeg mener man lærer best av.
- Å få prøve seg litt fram, trykke og se hvor man ender var morsomt, sier Rikke Renate Soligard, superbruker ved Hjemmehjelpstjenesten. Soligard mener opplæringa må legges på et nivå som blir forståelig for alle for å sikre at alle er med fra begynnelsen av når vi skal ta i bruk en ny løsning.
Sarrah Ouaz mener det er viktig å ha mulighet til å forberede seg litt før klasseromsundervisning.
- Man kan for eksempel ha fått opplæringsplan som man må gjennomføre før undervisning. Da blir det lettere å henge med. Relevante tema for de ulike arbeidsplassene er også viktig, det er lett å dette ut hvis en ikke kjenner seg igjen.
29.06.2021
Kommende uke vil nærmere 7000 medarbeidere få tilsendt en undersøkelse på e-post. Spørsmålene handler om hvordan dagens journalsystem og IT-løsninger fungerer og oppleves. Undersøkelsen kartlegger altså nå-situasjonen og skal brukes som et sammenligningsgrunnlag etter at vi har innført og tatt i bruk Helseplattformen.
Det tar ca 10 minutter å svare på spørsmålene, og undersøkelsen er anonym.
18.06.2021
I dag, fredag 30.april er en aldri så liten merkedag. Det er nemlig nøyaktig ett år til at Trondheim kommune skal gå på lufta med Helseplattformen sammen med St.Olavs hospital.
- Jeg gleder meg veldig til å se Helseplattformen gå “live”! Som de første i Norge vil vi kunne gi innbyggerne det de har ønsket seg i mange år. Og det blir et faglig løft for helsepersonell. Det sier helse- og velferdsdirektør Wenche P. Dehli.
Helseplattformen 2.mp4
Fagekspert Maria Charlotte Berge, testsjef Nora Brodtkorb og May Solum, ledende superbruker.
Testinga for kommunehelsetjenesten er i gang, og på Trondheimsporten testes løsningen nå i såkalte ende-til-ende-tester. Det betyr at man tester overgangene i et pasientforløp fra start til slutt. En hel rekke pasientforløp er laga for å kunne teste på tvers av applikasjoner, arbeidsflyter og integrasjoner.
Vi besøker et av klasserommene i Trondheimsporten der testinga foregår. Testene gjennomføres via Teams ved at applikasjonsanalytikeren viser stegene som testes i løsningen. Fageksperter er med, de observerer at stegene blir gjort, ser at de blir godkjent og melder eventuelle feil. Fageksperter har på forhånd vært med på å beskrive de stegene som skal testes for sitt område.
Etter en introduksjon er selve testen i gang. Dette er pasienthistorien som testes:
Eldre pasient på sykehjem faller og får et dypt kutt i hode som må behandles. Pasienten blir sendt til legevakt med taxi hvor han blir behandlet og skrevet ut tilbake til sykehjemmet samme dag. Det utføres også en legemiddelsamstemming for den nyforordnete smertestillende medisinen.
I tillegg til fastlegefageksperten er fagekspert fra Legevakta og fagekspert institusjon med. Sistnevnte Maria Berge sitter og følger med på skjermen i klasserommet. Det gjør også May Solum fra Brundalen helse- og velferdssenter. Hun er ledende superbruker, og de skal være med som observatører under testinga.
Nora Brodtkorb i innføringsprosjektet organiserer testaktivitetene for kommunen.
-Testinga er viktig for å kunne avdekke feil og mangler og få dem rettet til oppstart. Den er også viktig for å kunne identifisere endringsønsker og forbedringsområder både i løsningen og egen organisasjon, sier hun.
May Solum fra Brundalen HVS
For ledende superbruker May Solum var dette første møtet med den nye løsningen.
- Det var interessant å se den «levende» utgaven av Helseplattformen under testen. Det er betryggende å se at det jobbes nøye med å kvalitetssikre arbeidsflyten i systemet.
May Solum har også merka seg at all nødvendig informasjon om pasienten er tilgjengelig i et bilde, og synes det er veldig positivt.
Det er en hel rekke scenarier som nå skal testes i ukene framover. Kommunehelsetjenesten er involvert i rundt 45 av disse. Mange av scenariene tester hendelsesforløp for en pasient på tvers av nivåene, for eksempel overganger fra kommunehelsetjeneste til sykehus og fastlege, og noen er også egne hendelsesforløp med overganger for pasienter og brukere i kommunehelsetjenesten.
For å forberede lederteamene på Helseplattformen har innføringsprosjektet arrangert digitale samlinger nå i april. Det var til sammen fem samlinger, hver på tre timer. Lederteamene har fått mer kunnskap om selve løsningen, og de har fått vite mer om hva som skal skje av forberedelser i året som ligger foran oss. Et overordnet mål med forberedelsesarbeidet i Helseplattformen og i lokale innføringsprosjekt, er å spille lederlinjen god og dermed sette den i stand til å utføre denne viktige jobben frem mot innføring.
Legger ved presentasjon om forberedelsesaktiviteter. Presentasjonen ble holdt av Ola Skorstad som er leder for delprosjekt organisasjonsutvikling. Det handler om å gå fra kjennskap til eierskap.
Tone Beate Svee og Ola Skorstad er klar til sending. Tema er hvordan forbereder vi oss?
Hva blir anderledes når vi skal journalføre i Helseplattformen? Intervju med faglig koordinator Sylvi Sand og faglig leder Line Kristoffersen, intervjuer Tone Fagerholt til venstre på bildet.
Mye av friteksten blir byttet ut mot klikk når Helseplattformen blir innført. Her er 4 ting du bør vite om strukturert journalføring.
Helseplattformen blir innført på St. Olavs hospital og i Trondheim kommune i april/mai 2022. Den nye felles journalløsningen byr på store framskritt for helsetjenesten, men også noen utfordringer. Her er fire ting du bør vite om en av de største endringene, strukturert journal.
1. All informasjon blir samlet på ett sted
I Helseplattformen samles all informasjon om en pasient i samme journal, uavhengig av om pasienten er hos fastlegen, i en helseinstitusjon i kommunen, på poliklinikk eller sengepost på sykehuset. Dette gjør at informasjon oppdateres i sanntid hos alle parter. Det blir for eksempel slutt på medisinlister oversendt fra kommunen, og man trenger bare å legge inn diagnosekoder én gang. Informasjon legges på faste steder i journalen slik at du skal vite hvor du skal dokumentere og finne igjen tidligere relevant informasjon.
2. Du skal få hjelp til å ta beslutninger
Faget bygges inn i journalsystemet. Når du dokumenterer, så vil det i større grad skje ved hjelp av predefinerte valg. Slik kan du dokumentere observasjoner og tiltak i sanntid nær pasienten, i såkalte flytskjema. Dette er rader med predefinert valg, som etter du har fylt ut kan bidra til beslutningsstøtte.
Datasystemet kan utnyttes til hjelp for å forstå hva som feiler pasienten og standardisere behandlingen, og man kan for eksempel oppdage sepsis tidligere ved at man får umiddelbare varsler.
3. Vi skal snakke samme språk
I dagens journalsystem forekommer det at man bruker ulike ord for å forklare samme problem. For eksempel kan man skrive i pasientplanen at pasienten har dårlig matlyst, spiser lite, får ikke i seg nok næring eller at en pasient ikke spiser nok. I Helseplattformen bygges det inn strukturerte pasientplaner der vi i dette tilfellet trykke på det predefinerte valget «Risiko for underernæring» fremfor å velge egne ord.
Standardisert terminologi bidrar til at alle som jobber i helsetjenesten kan få en bedre felles forståelse av innholdet i begrepene som brukes. Dette muliggjør også søk og statistikk. For eksempel vil man kunne søke på antall fall, trykkskader eller urinveisinfeksjoner og gjøre tiltak deretter.
4. Det blir (stort sett) slutt på fritekst
Helseplattformen baserer seg mye på klikk. Du klikker deg frem til diagnoser og bestilling av prøver. Klikk vil i stor grad erstatte dagens journalføring i fritekst. Våre fageksperter og ansatte i Helseplattformen AS jobber sammen med å ta vekk unødvendige klikk. På sikt vil man kunne gjenbruke informasjonen i notater, beslutningsstøtte, medisinske registre og til forskning.
Man får også tilgang til såkalte NoteWriter-skjema, som er interaktive skjema der man velger blant strukturerte data, og på den måten både kan generere et notat og lagrer strukturerte data i systemet.
Men det vil fortsatt være nødvendig og mulig å dokumentere i fritekst.
21.04.2021
Er du helsepersonell og har glede av å undervise og hjelpe kolleger? Da kan du søke jobb som instruktør for innføringen av Helseplattformen. Trondheim kommune lyser ut rundt 21 instruktørstillinger.
Du kan lese mer om stillingene i denne artikkelen.
Nå i mars gjennomfører innføringsprosjektet gevinstworkshops med alle tjenesteområdene hvor tema for samlingene er hvilke muligheter Helseplattformen gir oss.
Målet er at at deltakerne blir bedre kjent med gevinstarbeidet og ser på ny funksjonalitet og hvordan vi må endre måten vi jobber på i dag for å ta i bruk det nye.
Helseplattformen har i samarbeid med spesialisthelsetjenesten, kommunehelsetjenesten, brukerutvalg og tillitsvalgte konkretisert en rekke gevinstmål for innføringen av felles pasientjournal. Gevinster defineres her som ønskede forbedringer. Spesialisthelsetjenesten og kommunehelsetjenesten har åtte strategiske gevinstmål som er nokså like.
Deltakerne i workshop med ansatte fra hjemmetjenesten, hjemmehjelpstjenesten og Trygghetspatruljen.
Du kan lese mer ved å trykke på pila til høyre under.
I 2018 ble det kartlagt over 80 arbeidsprosesser for alle tjenesteområdene i kommunehelsetjenesten, deriblant også tidstyver. Gevinstgruppa har sett på hvilke tidstyver vi kan unngå med ulike funksjonaliteter i Helseplattformen.
Et eksempel på tidstyv fra Helsestasjonen er at de mottar opp mot 8 000 telefoner i året fra foreldre som ønsker å endre tidspunkt for timen til barnet sitt. Med innbyggerportalen HelsaMi får foreldrene mulighet til å booke og endre timer selv. Da kan helsestasjonene slippe å bruke tid på og lete etter ledig time, og det blir færre telefoner.
Det er selvsagt ikke alle henvendelser som kan flyttes over til HelsaMi, men ambisjonen om at innbyggerne heller vil bruke HelsaMi enn å stå i telefonkø er høy.
Prioritere gevinstmål
Av de 8 gevinstområdene prioriterte gruppa (på bildet over) gevinstmålene innenfor logistikk, legemiddelhåndtering, samhandling og styringsinformasjon høyest.
Temaet for denne workshopen var derfor legemiddelhåndtering, avtaleendringer og Rover (håndholdt enhet), hvor deltakerne fikk se ulike demofilmer av hvordan funksjonalitetene blir seende ut og kan tas i bruk.
“Helseplattformen vil gi oss flere nye funksjonaliteter og muligheter, og det er viktig at vi tenker igjennom hvordan vi kan endre oss og hvilke nye rutiner vi må ha på plass for å hente ut mest mulig gevinst av systemet”
Eirik Rosvik, sykepleier Trygghetspatruljen
Etter at deltakerne fikk presentert gevinstmålene, ny funksjonalitet og diskutert de aktuelle tidstyvene på dette området, jobbet de i grupper for å se på mulighetene. Siden det i disse tider er best å møtes digitalt ble workshopen holdt på Google Meet og gruppeoppgaven utført i Google Jamboard -et verktøy alle i kommunen har tilgang til. Her kan deltakerne legge inn klistrelapper selv samtidig som man har en god diskusjon. Dette gjør at terskelen for å ‘slenge seg med’ ikke blir for høy.
Tilbakemeldingene fra deltakerne er at disse workshopene har vært lærerik og at det har vært artig å kunne påvirke.
25.03.2021
Smittevernlege Eli Sagvik, til høyre sammen med smittesporerne Kirsti Bruaset (forrest) og Monika Smistad Dalhøi.
Når Helseplattformen går på lufta vil den også inneholde et nytt verktøy som vil forbedre smittesporinga i kommunene.
-Dette verktøyet er avgjørende for vår jobb i kommunene med smitteoppsporing, både under en pandemi og i det daglig arbeidet som for oss består i stor grad av smitteoppsporing, sier smittevernoverlege Eli Sagvik i Trondheim kommune.
I dag har ansatte ved Smittevernkontoret lite hensiktsmessige verktøy til å drive smitteoppsporing. For å holde oversikt er tre ulike systemer i bruk, og dette er både krevende og tungvint.
Leverandøren Epic vil nå bygge om et smittesporingsverktøy som de har erfaring med fra spesialisthelsetjenesten,slik at det passer for kommunehelsetjenesten. I dette arbeidet vil fageksperter fra Smittevernkontoret bidra sammen med eksperter fra Epic, slik at det er på plass til Trondheim kommune skal ta i bruk Helseplattformen våren 2022.
Smitteoppsporing er et av de kritiske tiltakene for å holde pandemien under kontroll ved TISK-strategien (testing, isolering, smitteoppsporing og karantene), og uten et godt smittesporingsverktøyet er det utfordrende å greie å utføre dette arbeidet på en tilfredsstillende måte, sier Sagvik.
Selv om det ennå er en stund til vi skal gå på lufta med Helseplattformen, begynner opplærings- og forberedelsesaktivitetene nå å ta form. Alt er ikke 100 prosent klart, men vi vet mer om hva som ligger foran oss. I denne artikkelen presenterer vi læringsprosessen og noen av de viktigste aktivitetene for ledere, superbrukere og ansatte.
I forberedelsesfasen er formålet å involvere ansatte, skape eierskap til og motivasjon for endringene som vil komme. Alle aktiviteter skal bidra til å forberede sluttbrukeren til systemlæringen. I denne fasen vil det foregå forberedelsesaktiviteter og fagdager, og materiell vil bli gjort tilgjengelig blant annet gjennom opplæringsplaner.
Systemlæringen starter fra januar 2022 og foregår til vi går på lufta 1.mai 2022. Dette blir en intensiv periode der alle sluttbrukere (ca 8500 medarbeidere i Trondheim kommune)skal lære seg å bruke den nye journalløsningen. Nærmeste leder har ansvar for å melde ansatte på kurs og sørge for at det blir satt av tid til obligatoriske opplæringsaktiviteter.
Den oppmøtebaserte opplæringa skal foregå i ukene 6-17 neste år. For de fleste er det satt av 1 dag, med unntak av noen grupper som skal ha 1 ½ til 2 dager.
Ferdighetstreningen skal bidra til at sluttbrukerne opplever mestring og at de etterhvert blir trygge på bruken av den nye journalløsningen. Treningen vil foregå på egen enhet med god støtte fra superbrukerne.
Noen av de ledende superbrukerne skal være med på testaktiviteter. Ikke alle vil bli involvert i disse aktivitetene, men for de som skal delta vil omfanget variere fra mellom 1-5 dager. Der vil det komme innkalling til dem det gjelder etterhvert.
I løpet av denne perioden blir det også noen korte samlinger for superbrukerne, en i september, og en i desember.
Fra nyttår 2022 øker aktiviteten for superbrukerne.
Uke 4-6:
Hver superbruker skal delta på 1 dags opplæring i det å være superbruker, og 1 - 2 dager med systemopplæring.
Uke 6-17:
Superbrukerne skal bistå instruktørene i den oppmøtebaserte opplæringa, det er satt av 2- 3 dager pr superbruker på dette.
Rett før oppstart ca. 1.mai vil superbrukerne få en halv dag med “oppfrisking”.
Etter oppstart:
Når løsningen er på lufta får superbrukerne en nøkkelrolle på enhetene for å trygge og hjelpe sine kolleger i å mestre den nye journalløsningen. I de første to ukene er det tenkt at de skal være superbrukere på heltid, mens det i de to ukene etter er på halv tid.
I forberedelsesfasen har lederteamene ansvar for å gjennomføre forberedelsesaktiviteter slik at ansatte på enheten er best mulig forberedt til selve systemlæringa. I dette arbeidet går det fint an å bruke eksisterende møtearenaer, og det er lurt å involvere superbrukerne slik at man sammen kan lage en plan for dette. Materiale om Helseplattformen er bl.a. å finne i opplæringsplaner som ble tildelt superbrukere og ledere høsten 2020. Det vil komme mer materiale etterhvert.
For å sette lederteamene best mulig i stand til å lede og forberede medarbeidere på de endringene som kommer med Helseplattformen vil det bli et eget opplegg for ledere. I løpet av februar 2021 kommer et kort og praktisk e-læringskurs fra DIFI med fokus på endringsledelse, og i april følger vi opp med egne halvdags samlinger for lederteam. Datoene er 13. , 15. og 22.april. Samlingene er digitale, og vil bli fulgt opp med refleksjonsoppgaver for teamene.
Som en del av kommunens forberedelse skal det gjennomføres en fagdag på alle enheter i løpet av høsten 2021. Dette er samlinger som skal ledes av lederteamene og som skal ha Helseplattformen som tema. I hele perioden og til fagdagene spesielt vil det bli produsert informasjonsmateriale som skal gi et godt kunnskapsgrunnlag om Helseplattformen og om sentrale endringer.
Når det gjelder oppmøtebasert systemlæring, er det som utgangspunkt satt av en dag til enhetslederne. Avdelingslederne skal også ha en dag med unntak av noen som skal ha en og en halv.
Medarbeiderne skal få informasjon om Helseplattformen fra ledelse og superbrukere på enhetene. Vi vil også oppfordre til å oppsøke informasjon på nett om Helseplattformen:
Innføringsprosjektets nettside
Det går også an å melde seg inn i innføringsprosjektets Currentsgruppe: Innføring Helseplattformen.
Fagdagene til høsten blir sentrale for å gjøre ansatte kjent med hva som kommer og forberede til systemlæring og innføring.
I den oppmøtebaserte systemlæringa er det satt av 1 dag til opplæring for de fleste medarbeiderne, men noen enkeltgrupper skal ha en halv eller hel dag i tillegg.
Etter at Helseplattformen er satt i drift i mai 2022 skal medarbeiderne bli trygge på den nye løsningen gjennom øving og bistand fra superbrukerne. Superbrukerne vil som tidligere nevnt være frikjøpt 100% de første to ukene og 50% i de to neste - etter oppstart - for å bistå i denne fasen.
I hele perioden fram mot innføring vil det også bli gjennomført forberedelsesaktiviteter som er en del av innføringsmetodikken fra leverandøren Epic. Det er ennå ikke avklart omfang og deltagere på disse, men disse vil involvere enkelte ansatte og ledere i varierende grad. Dette vil vi komme tilbake til når vi vet mer. Disse aktivitetene vil være timebasert eller vare maks en dag.
Vi jobber for å opprette en eller flere treningsbase der medarbeidere kan øve seg i den nye løsningen. Dette tilbudet planlegges startet i løpet av november/desember 2021.
15.02.2021
Basso er overlege i ortopedisk kirurgi på St.Olavs hospital, men har nå permisjon for å jobbe som prosjektleder i Helseplattformen med ansvar for Forberedelse i tett samarbeid med dem som forbereder innføring av HP i sykehus og kommuner i Midt-Norge.
skrevet av Trude Basso.
Våren 2022 vil Helseplattformen, bokstavelig talt over natten, springe ut i den kliniske hverdagen ved St. Olavs hospital og i Trondheim kommune. Nærmere tjue tusen helsearbeidere møter da på arbeid og skal prøve å gjøre en like god jobb med et helt nytt arbeidsverktøy.
Trykk pilen til høyre for å lese mer.
Det at journalen er felles for ulike helseprofesjoner og for ansatte i sykehus og i kommune, betyr ikke at alle har tilgang til det samme. Kjerneinformasjon om pasienten eller brukeren vil være den samme, men hvordan Helseplattformen vil se ut på akkurat din PC-skjerm, avhenger av rollen du har når du er på jobb. Det er rollen din som avgjør hva som anses som relevant informasjon for at du skal kunne gjøre en god jobb. En fysioterapeut har et annet behov enn en helsefagarbeider. En lege ved røntgenavdelingen har en annen rolle, og derfor et annet behov enn en lege ved gynekologisk avdeling. En intensivsykepleier trenger tilgang til annen informasjon og til å kunne dokumentere annerledes enn en hjemmesykepleier eller en sykepleier på nevrologisk sengepost.
Enkelte kan ha flere roller som for eksempel sykepleier poliklinikk og sykepleier sengepost, eller legestudenter som jobber både som sekretærer og som leger. Ved slike tilfeller vil man bli tildelt flere roller, men bare én relevant rolle er aktivert av gangen.
I Helseplattformen vil all helseinformasjon om en enkelt innbygger ligge i samme database. En måling av for eksempel blodtrykk som blir dokumentert av en sykepleier vil umiddelbart bli tilgjengelig for legen med behandlingsansvar for pasienten. Skjermen til sykepleieren og til legen vil se forskjellig ut, men blodtrykket som kommer opp hos begge er det samme. Tilsvarende vil koder for en prosedyre eller en diagnose legges inn en gang for alle.
Med ett felles arbeidsverktøy for helsearbeidere i kommuner og sykehus i Midt-Norge, blir det avgjørende at alle spiller neste ledd i behandlingsrekken god ved å avslutte godt faglig håndverk med god journalføring.
Helseplattformen som journal vil være både mer strukturert og mer standardisert enn de ulike systemene som er i bruk i dag. Det vil fortsatt være mulig å legge inn fritekst ved å klapre på tastaturet, men betydelig mer enn i dag vil dokumentering skje ved valg mellom predefinerte alternativer og ved bruk av standardmaler for tekstlig innhold og for undersøkelser knyttet til en diagnose.
Ulempen ved ren strukturert informasjon vil være at nyanser og individuelt særpreg ved en faglig vurdering kan blekne. Fordelen er at all tekst og annen data blir søkbar og dermed lettere tilgjengelig, og at for eksempel henvisninger til rutineundersøkelser i et forløp automatiseres. Det vil fortsatt være mulig å dokumentere i fritekst, men det er et mål at vi i stor grad dokumenterer strukturert for å gjøre informasjonen søkbar og mulig å gjenbruke til ulike visninger av informasjon, rapportering og forskning. Det er også realistisk å håpe at helsepersonell etterhvert vil bli mer enig seg imellom i betydningen som tillegges medisinske og andre helserelaterte ord og uttrykk.
En viktig del av pasientsikkerheten vil være å migrere (overføre) journalinnhold fra dagens systemer (Gerica, HS-pro og System X) over i Helseplattformen. Dette arbeidet er vi allerede i gang med for å sikre at opplysningene havner på riktig sted i Helseplattformen. På samme måte jobbes det intensivt med å kvalitetssikre at integrasjoner mellom Helseplattformen og 3.parts systemer (for eksempel Folkeregisteret) skal fungere når vi tar i bruk Helseplattformen.
Helseplattformen innføres trinnvis i regionen. Først ut er St. Olav og Trondheim kommune. Et halvår etter kommer Helse Nord-Trøndelag og kommuner fra Trøndelag fylke og et halvår etter dette igjen, kobler Helse Møre og Romsdal og enda flere kommuner seg på. Kommuner, fastleger, privatpraktiserende legespesialister og -fysioterapeuter får dessuten mulighet til å kople seg på senere enn dette også. I denne perioden må helseaktører i regionen kunne kommunisere og samarbeide på kryss og tvers av eksisterende systemer og Helseplattformen, uten at viktig informasjon går tapt på veien.
I alt som følger et gigantisk e-helseprosjekt, er det viktig å huske at det viktigste av alt i helsevesenet er den faglige og erfaringsbaserte kompetansen til helsepersonellet. Denne kompetansen, og alle pasientene og brukerne som er avhengig av den, vil være akkurat den samme den dagen Helseplattformen tar over som arbeidsbase. Helsearbeidere skal fortsatt kommunisere muntlig - seg imellom, og med brukere og pasienter.
Helseplattformen skal ikke være et alternativ til gode og faglig viktige møteplasser, og målet er et elektronisk verktøy som reduserer tid brukt til lovfestet og klinisk viktig dokumentasjon og som støtter helsearbeidere i jobben som gjøres. Det blir litt av en jobb å komme dit, og enkelte vil nok ha dager de ønsker seg tilbake til klipp og lim, men andre har greid det før, så det skal nok gå bra her også.
Selv om det legges opp til grundig forberedelse og opplæring, blir det en utfordrende overgang for noen og enhver. Få liker å endre gode og dårlige vaner fordi andre ber om det - spesielt ikke hvis man opplever hverdagen som travel nok allerede.
Med god planlegging og en konstruktiv innstilling til forbigående plunder og heft i innkjøringsfasen, vil forhåpentligvis de aller fleste, relativt raskt, erfare at plunder og heft fra dagens arbeidshverdag falmer og går i glemmeboken. På veien er det viktig å huske at Helseplattformen er tilpasset norske forhold av helsepersonell og andre fagfolk i organisasjonene som har ønsket å gjøre både helsevesenet og arbeidshverdagen bedre.
Helge Garåsen går inn som ny styreleder i Helseplattformen fra 15.februar.
- Jeg gleder meg til å være med på å videreutvikle, ferdigstille og virkeliggjøre en nasjonal visjon, og noe som i nasjonal sammenheng er helt unikt, sier han.
Les mer på Helseplattformens nettside.
03.02.2021
Helseplattformen skal binde sammen hele helsetjenesten i Midt-Norge på en ny måte. Regionens største IT-prosjekt kommer til å skape store endringer i helsetjenesten. Her får du en kort innføring som forklarer hvorfor Helseplattformen innføres.
Filmen gir en kort og overordnet beskrivelse av hva Helseplattformen og felles pasientjournal for hele Midt-Norge er.
13.01.2021
