Ledere

Noen fakta om funksjonskoder

• Funksjonskoder brukes utelukkende for å uttrykke funksjon den ansatte har, og har ikke påvirkning på lønn, ansiennitet eller andre merkantile forhold.

• Funksjonskode gjelder for et spesifikt arbeidsforhold.

• Ansatte med flere arbeidsforhold kan ha ulike funksjonskoder for hvert av arbeidsforholdene (men de kan også være like)

Oppbygging av funksjonskoder

Funksjonskodene er delt inn i tre hovedgrupper

• Lederfunksjoner - dette er funksjonskoder for lederstillinger på ulike nivåer.

• Profesjonsspesifikke funksjoner - dette er funksjoner som gjenspeiler en profesjon og forutsetter at den ansatte har en profesjonsutdanning minst på nivå med den aktuelle profesjonen.

• Ikke-profesjonsspesifikke funksjoner - dette er funksjoner som ikke forutsetter noen spesiell profesjon, men kan utføres av ansatte med ulik type bakgrunn.

Dette betyr at

• En ansatt med en profesjonsutdanning kan ha en ikke-profesjonsspesifikk funksjon. For eksempel kan en utdannet sykepleier ha funksjonen “saksbehandler”.

• En ansatt med spesialisering innenfor en profesjon kan ha en profesjonsspesifikk funksjon uten spesialisering. For eksempel kan en utdannet jordmor ha funksjonen “sykepleier”.

Dersom flere funksjoner kan passe for en ansatt, må man enten velge den funksjonen som passer best (oftest) eller opprette ytterligere arbeidsforhold for å kunne velge flere funksjoner. Dersom ingen funksjoner passer den ansatte - ta kontakt for å avklare behovet.

Nedenfor gir vi en oversikt over de ulike funksjonene. De fleste er selvforklarende ut i fra funksjonstittel, men på noen områder forklares de nærmere.

Lederfunksjoner

I Helseplattformen defineres følgende lederfunksjoner:

• 101199 - Kommunalsjef

• 131299 - Enhetsleder

• 141199 - Avdelingsleder

• 428099 - Avdelingsleder terapeut

Disse funksjonene er basert på de til enhver tid fungerende ledere for enheter og avdelinger. Avdelingsleder terapeut benyttes innenfor ergo- og fysioterapi dersom leder også utfører profesjonsspesifikk funksjon som ergo- eller fysioterapeut.

Profesjonsspesifikke funksjoner

I Helseplattformen defineres følgende profesjonsspesifikke funksjoner

• 103499 - Kommuneoverlege

• 171499 - Smittevernoverlege

• 201399 - Lege

• 202199 - Lege i spesialisering (LIS)

• 203399 - Fastlege (Benyttes kun på Øya legesenter)

• 203499 - Vikar Fastlege (Benyttes kun på Øya legesenter)

• 211099 - Psykolog

• 211199 - Psykologspesialist

• 241199 - Farmasøyt

• 301099 - Sykepleier/vernepleier

• 302199 - Helsesykepleier

• 304099 - Jordmor

• 308099 - Avdelingssykepleier/-vernepleier

• 314099 - Sosionom

• 361199 - Ambulansearbeider

• 381099 - Fagarbeider Helse Omsorg (samlebetegnelse for helsefagarbeider, hjelpepleier etc. samt sosionom, ergo- og fysioterapeut som ikke dokumenterer profsesjonsspesifikt. Eks fra hjemmetjeneste og i botiltak)

• 381399 - Miljøterapeut

• 421199 - Fysioterapeut

• 431199 - Ergoterapeut

• 500099 - Logoped

• 510099 - Pedagog

For enkelte av disse profesjonene defineres det egne funksjoner for studenter. Det gjelder følgende:

• 200199 - Medisinerstudent uten lisens

• 200299 - Medisinerstudent med lisens

• 300299 - Jordmorstudent

• 300199 - Sykepleier/vernepleier-student

• 300499 - Helsesykepleierstudent

• 420199 - Fysioterapistudent

• 430199 - Ergoterapistudent

Ikke-profesjonsspesifikke funksjoner

I Helseplattformen defineres følgende ikke-profesjonsspesifikke funksjoner:

• 171599 - Sexolog

• 319099 - Rådgiver demens

• 319199 - Frisklivsveileder

• 319299 - Seniorveileder (Info.senter)

• 319399 - Rådgiver hørsel og syn

• 331199 - Aktivitør

• 341199 - Assistent

• 442199 - Klinisk ernæringsfysiolog

• 497099 - Kreftkoordinator

• 623199 - Hjelpemiddeltekniker

• 822099 - Sekretær (Helsesekretær)

• 823099 - Saksbehandler

• 823199 - Kontorpersonale/Helsesekretær (benyttes kun på Øya legesenter)

• 823299 - Saksbehandler økonomi

• 827099 - Jurist

• 831299 - Renholder

• 842199 - Merkantil sekretær (merkantil med lesetilgang)

Merk at de ikke-profesjonsspesifikke funksjonene kan ha krav til utdanning, men uten at det er krav om en spesifikk profesjonsutdanning.

Merk også forskjellen mellom Sekretær og Merkantil sekretær. Den første funksjonen henspeiler på sekretærer som utfører arbeid og dokumenterer i journal (helsesekretær), mens den siste omfatter sekretærer som ikke utfører eller dokumenterer helsehjelp (kun lesetilgang).

Oppdatere eller velge funksjonskoder

Helseplattformen har satt en tentativ funksjonskode for de fleste ansatte med lederfunksjoner eller profesjonsspesifikke funksjoner og noen av de ansatte med ikke-profesjonsspesifikke funksjoner.

Enhetene må gå inn i HR-portalen og bekrefte at ansatte har fått riktig funksjonskode eller eventuelt velge en funksjonskode for den ansatte.

Slik gjør du det i HR-portalen

Det er tatt i bruk et nytt felt med betegnelsen “funksjonskode” i følgende skjema

• nyansettelse

• endring

• flytt og hent

Funksjonskodene har en kode (6 siffer) og betegnelse, og betegnelsen starter med Helseplattformen -

Funksjonskoden er synlig under mappen til ansatt, under historikk, arbeidsforhold og annen informasjon.

I rapportverktøyet Multi Innsikt, kan du legge til dette feltet i spørringer, feltet har betegnelsen Brukerdefinert 1, og du finner det f.eks i rapporten arbeidsforhold utvidet. Høyreklikk i en kolonne i rapporten og legg til feltet.

Bakgrunn

Helseplattformen stiller krav om at alle brukere skal logge inn med en innloggingstjeneste på høyeste sikkerhetsnivå i henhold til lovkrav om elektronisk identifikasjon (tilsvarende BankID). Trondheim kommune har i dag en smartkort-basert løsning for innlogging til tjenester som krever høyeste sikkerhetsnivå . Denne løsningen fungerer imidlertid ikke på mobile enheter og enheter som ikke har smartkortleser. I forbindelse med innføringen av Helseplattformen må derfor kommunen oppgradere sin innloggingsløsning, slik at det også er mulig å bruke mobile enheter.

Trondheim kommune har valgt å utvide eksisterende løsning fra Buypass med en egen nøkkelbrikke (kalt Yubikey) og en innloggingstjeneste kalt Buypass ID. Denne kombinasjonen gjør at ansatte kan få registrert nøkkelbrikken med bruk av en selvbetjeningsløsning og dermed slippe å oppsøke ID-kontoret, slik tilfellet er for den smartkort-baserte løsningen. Dette er helt avgjørende for å kunne komme i mål med løsningen innen Helseplattformen starter med opplæring av ansatte.

Samtidig holder Trondheim kommune på med å innføre en ny driftsløsning for PC-er, som blant annet innebærer en ny skybasert innloggingsløsning. Denne løsningen gjør det mulig å bruke de samme nøkkelbrikkene til innlogging på PC.

Vi ser at det er behov for bistand fra enhetene for å sikre effektiv distribusjon av nøkkelbrikker og gi enkel bistand til ansatte for å ta i bruk løsningen.

Hva trenger vi bistand til?

Det er i hovedsak på to områder vi trenger bistand:

1. Videreformidle nøkkelbrikker (Yubikey) til alle ansatte på enhet/avdeling. Dette innebærer at vi sender nøkkelbrikker til enhet/avdeling og at merkantile sørger for å distribuere disse til ansatte. Nøkkelbrikkene er mindre enn en USB- minnepenn og medfører i liten grad behov for lagerplass.

2. Bistå ansatte i å registrere nøkkelbrikken for bruk med Buypass ID og PC. Registreringsprosessene er selvbetjente og kan utføres helt på egenhånd av ansatte. Imidlertid antar vi at flere ansatte vil trenge litt enkel rettledning for å komme i mål med den selvbetjente registreringen. Dersom det oppstår feil med brikke eller tjeneste, vil IT-brukerhjelp være ansvarlig for videre håndtering.

Vi vil gi merkantile opplæring og muligheten til å prøve ut løsningen før vi setter i gang med utlevering og registrering av ansatte. Dette krever ingen spesielle IT-kunnskaper.

Hvorfor trenger vi bistand fra enhetene?

Det er omtrent 8 500 ansatte som skal få utlevert brikke og få den registrert før Helseplattformen starter opplæring i starten av 2022. Verken ID-kontoret eller IT-brukerhjelp vil ha kapasitet til å bistå hver enkelt ansatt med dette. Prosjektet er derfor avhengig av at ansatte får utlevert nøkkelbrikke og klarer å gjennomføre registreringsprosessen - og til det trenger vi hjelp fra enhetene.

Hvorfor trenger vi bistand fra merkantile?

Det er flere faktorer som gjør at merkantile fremstår som det beste alternativet.

1. Lokal tilstedeværelse. Både distribusjon til ansatte og veiledning er enklere når man er tilstede fysisk på enheten.

2. Tillit fra ansatte. Det er enklere for ansatte å tro at de får til registreringsprosessen når noen de har tillit til sier at det kommer til å gå fint (i motsetning til når dette kommer fra sentralt hold).

3. Kjennskap til tjenesten og ansatte. Det er enklere å få fram riktig informasjon og smidig veiledning for noen som har god kjennskap til tjenesten og de ansatte (sammenlignet med når det kommer fra sentralt hold).

Hva med opplæring?

Opplæring av merkantile vil bestå av to deler:

• brukerveiledning med stegvis fremgangsmåte og forklaring for løsningene knyttet til Buypass og PC-innlogging. I tillegg har Buypass laget en video om hvordan registreringen foregår.

• Workshop med demonstrasjon og utprøving av løsningen. Deltakerne får teste ut nøkkelbrikke og registreringsløsningen selv.

• Mulighet til å stille spørsmål om løsningen og gjennomføring.

Registreringsløsningen kan holdes åpen en tid etter workshopen, slik at de som ønsker det kan prøve flere ganger. Dette avtales direkte med prosjektleder.

Hvor mye tid vil dette ta?

Vi er klar over at merkantile også har nok å gjøre og helt sikkert ikke har behov for mer arbeid. Derfor vil vi forsøke å gjøre belastningen så liten som vi kan. Tidsbruken er knyttet til

• Opplæring: Workshopen vil ha en varighet på ca 1,5-2 timer og kan gjennomføres digitalt. I tillegg kan det beregnes 1 time til å lese gjennom brukerveiledning og teste på egenhånd.

• Bistand: Selve registreringsprosessen har i tester vist seg å ta mindre enn 5 minutter per person. Med litt ekstra knyttet til rigging og slikt, kan man anslå ca 10 minutter per ansatt, noe som vil tilsvare 10 timer for 60 ansatte.

• Informasjon: Avhengig av hvor mye ansatte spør og ønsker informasjon, kan det også gå med litt tid til å informere og forklare.

Hvordan skal dette gjøres i praksis?

Det er flere måter å gjennomføre dette på. Det kommer an på størrelse på enhet/avdeling, i hvilken grad ansatte antas å kunne gjennomføre registreringen selv

1. Den merkantile kaller inn ansatte én etter én og leverer ut brikke og bistår i registrering med en gang.

2. Nøkkelbrikker distribueres til ansatte (f.eks i et avdelingsmøte) slik at de ansatte kan gjennomføre registreringen selv. De som ikke får det til eller ønsker bistand blir kalt inn til gjennomføring hos den merkantile.

Når må dette gjøres?

Vi har som mål at alle ansatte som skal bruke Helseplattformen har fått nøkkelbrikke og registrert Buypass ID innen utgangen av 2021. Da vil alle være klar til å teste innlogging i Helseplattformen når opplæringen gjennomføres i starten av 2022.

Anslått tidslinje innebærer at nøkkelbrikker distribueres til enhetene i løpet av september og at registrering av Buypass ID starter i løpet av oktober.

Hva må du gjøre nå?

Per nå holder det at du melder inn en eller flere merkantile ressurser som kan bistå oss i dette Google-skjemaet. Vi vil ta kontakt med de merkantile med mer informasjon og gjøre avtale om opplæring og gjennomføring.

Noen spørsmål?

Vi har forsøkt å svare på de mest sentrale spørsmålene i et eget dokument. Dersom du ikke finner svar på spørsmålet ditt der må du gjerne ta kontakt med prosjektleder (Åsmund Ahlmann Nyre, tlf 92442422).