ホーム ー Google Workspace ー 安全な利用方法
Google Workspaceを安全に利用するためには、アカウントの適切な管理に加え、メールの送信やファイルの共有等に十分注意する必要があります。
このページでは、日常の利用で特に注意していただきたい事項について説明します。
Google Workspaceのアカウントは、大学の業務や教育・研究活動に利用する大切なアカウントです。
不正利用を防ぐため、以下の事項にご注意ください。
パスワードを第三者に教えない。
他のサービスと同じパスワードを使い回さない。
2段階認証プロセスを有効にする。
バックアップコードを安全な場所に保管する。
身に覚えのないログイン確認通知が届いた場合は、承認しない。
共用パソコンでは、ログイン状態やパスワード等の認証情報を残さない。
また、パソコンでは、大学用と個人用のGoogleアカウントを混同しないよう、ブラウザのプロファイルを分けることを推奨します。
東北大学やGoogle等を装ったフィッシングメールにご注意ください。
フィッシングメールは、偽のログイン画面等に誘導し、IDやパスワード、確認コード等を盗み取ろうとするものです。
メールの差出人や内容に不審な点がないか確認する。
不審なURLや添付ファイルを開かない。
メールに記載されたURLから安易にログインしない。
パスワードや確認コード等を入力しない。
不審なメールに返信しない。
※知っている相手からのメールであっても、相手のアカウントが不正利用されている可能性があります。
Gmailでは、迷惑メールと判定されたメールが自動的に「迷惑メール」フォルダに振り分けられる場合があります。
大学からの重要な連絡や認証メール等が届かない場合は、迷惑メールフォルダもご確認ください。
ただし、迷惑メールフォルダ内のメールが安全であるとは限りません。内容を十分に確認してください。
標的型攻撃メール等の不審なメールを受信した場合は、以下の案内をご確認のうえ、東北大学CSIRTへ通報してください。
メールの宛先間違いや添付ファイルの誤りによって、個人情報や機密情報が漏えいするおそれがあります。
メールを送信する前に、以下の事項を確認してください。
宛先：送信先のメールアドレスに誤りがないか。
Cc・Bcc：受信者同士にメールアドレスを公開して問題ないか。
添付ファイル：正しいファイルを添付しているか。
本文：送信先と関係のない情報が含まれていないか。
共有リンク：Googleドライブの共有範囲が適切か。
特に、複数の学外利用者へ一斉送信する場合は、CcとBccの使い分けに十分ご注意ください。
また、送信先の自動補完機能によって、意図しない相手が宛先に設定されていないか、送信前に確認してください。
Gmailでは、メールの誤送信を防ぐため、送信前に宛先を確認するGoogle Chromeの拡張機能を利用する方法もあります。
例えば、「Gmail送信前チェッカー」は、メール送信時にTo・Cc・Bccの宛先をポップアップで確認できる拡張機能で、宛先間違いによる誤送信のリスク軽減に役立ちます。
※この拡張機能の利用は任意です。
Googleドライブでは、ファイルやフォルダを他の利用者と共有できます。
便利な機能ですが、共有設定を誤ると、意図しない相手に情報が公開される可能性があります。
共有する相手のメールアドレスを確認する。
共有範囲を必要最小限にする。
閲覧・コメント・編集の権限を適切に設定する。
不特定多数がアクセスできる設定を安易に使用しない。
不要になった共有設定は解除する。
ファイルを共有する際は、「検索結果に表示する」オプションをチェックしないでください。
Google Chatのスペースは、複数のメンバーでメッセージやファイルを共有できる機能です。
スペースの公開範囲を誤ると、意図しない利用者がメッセージや共有ファイルを閲覧できる可能性があります。
Googleスペースでは、公開範囲を「国立大学法人東北大学」に設定しないでください。
以下のような場合は、アカウントの不正利用や情報漏えいが発生している可能性があります。
不審なサイトにパスワードや確認コードを入力してしまった。
身に覚えのないログイン通知が届いた。
自分が送信していないメールが送信されている。
個人情報等を誤った宛先に送信してしまった。
このような場合は、速やかに東北大学CSIRTへ連絡してください。
被害の拡大を防ぐため、自己判断で対処を終わらせず、東北大学CSIRTの案内に従って対応してください。