學習歷程檔案（電子PDF檔）的製作與轉換

在建立學習歷程檔案的過程中，常用的文件檔案格式中，以可攜帶的文件格式（PDF）來製作是方便用來在網路上傳遞的一種檔案格式。但是在製作PDF檔的過程中，有些需要注意的地方和常用的工具，請同學要多加留意。

1.為什麼要用PDF檔？平時常用的WORD檔（.docx）或其他文件檔不行嗎？

用PDF檔的最大好處是，收到檔案的人所看見的頁面，和我們所傳送出去的頁面是相同的。如果是用微軟的文書處理軟體WORD檔案格式（.docx）來傳遞，收到檔案的人打開看到的頁面，版面常常會跑掉，甚至缺少特定字型而無法顯示內容。所以將各種文件檔轉換為PDF檔傳遞時，比較能夠確保我們精心設計的內容和版面，可以如實地讓收到檔案的人看見。

2.我的文件電子檔和圖檔要怎樣轉換成PDF檔？

文件檔的部分，目前微軟的OFFICE系列軟體（包括：Word、Excel、PowerPoint等）都已經提供「另存新檔」時可以選擇PDF的格式，GOOGLE網路文件也提供PDF檔案格式下載。以同學正在使用的軟體直接存成PDF檔案，是確保版面格式正確最好的方式。如果同學的文書處理沒有存成PDF檔的功能，可以參考後面介紹的PDF檔案線上處理網站，將檔案上傳到網路進行轉換。

圖檔的部分有兩種處理方式，一種是把圖檔直接貼到文件裡面，和文件一起存成PDF檔，像是報告中用到的插圖。這種情況只要將文件直接存成PDF檔，圖片自然就會存在於檔案中，不用特別另外處理。唯一需要注意的地方是圖檔的檔案若是太大，可能會造成最後PDF檔的大小超過2MB限制。如果遇到這種狀況，請再參閱以下的說明。

另一種圖檔的處理方式，是單獨將圖檔插入到PDF檔的某個位置，例如參加研習的證書或上課的學習單。這種方式可以使用PDF檔案合併的功能，可以參考後面介紹的PDF檔案線上處理網站，將檔案上傳到網路進行轉換。

3.我的書面檔案是紙本，該如何轉換成電子檔？

有些同學想要將每週上課的學習單、作業、或是期末報告當作學習歷程檔案的一部份。如果這些檔案是紙本，建議同學可以將紙本掃描或拍照，以轉換為電子檔。

如果紙本的數量不多，同學也可以使用手機拍照。手機拍照時要注意光線和拍照角度，免得頁面看起來歪歪斜斜的。建議下載手機掃描器類型的應用程式（例如：Microsoft Office Lens - PDF Scanner），這種程式會自動將歪斜的文件照片盡量轉正。此外，用手機拍照還要注意圖檔的檔案可能會太大，請再參閱以下的說明。

4.如果我的檔案太大怎麼辦？

學習歷程檔案的單一個文件檔案限制是2MB，所以如果同學在檔案中放入太多照片，或是用掃描書面文件成為電子檔的方式，容易造成檔案超過限制的大小。建議同學可以採用以下方式：

在文件中壓縮圖檔：在微軟的Office軟體中，點選文件中的圖檔，就會出現壓縮圖檔的選項。同學可以試著將圖檔壓縮之後「另存新檔」，比較一下檔案大小和圖檔的清晰程度是否可以接受。
掃描紙本文件時調整解析度和顏色：掃描紙本文件的解析度可以先用150dpi掃描，如果覺得影像不夠清楚時再調高，解析度越高檔案就會越大。掃描檔案時的顏色選「黑白」檔案最小，但效果也最不清楚，適合只有文字的紙本文件。顏色選擇「灰階」時檔案較大，但可以呈現黑色和白色之間不同深淺的灰色，適合有圖片或繪圖的文件。顏色選擇「彩色」時檔案最大，適合需要以彩色呈現的照片或圖案。
以文件檔案直接存成PDF檔：有些同學會將報告列印成紙本請老師批改，再將紙本掃描。但紙本掃描的檔案會比較大，如果因此超過2MB的限制時，建議同學將老師有批改的部分才以紙本掃描，其餘部分以電腦檔案存成PDF檔，再搭配以下介紹線上編輯PDF檔的方式，把不同檔案整合在一起，就可以降低檔案大小。
在PDF檔中進行壓縮：檔案在轉換成PDF檔時會自動進行一次壓縮，所以同學可以先把檔案轉成PDF檔，確定檔案大小超過2MB再處理。如果檔案大小確定會超過，除了以上的處理方式之外，線上編輯PDF檔的功能中還有壓縮檔案的功能，可以再加以嘗試。
分成兩件成果上傳：學習歷程檔案對於學習成果（每學年6件）和多元表現（每學年10件）都有上傳件數的限制，以及每件的檔案大小（2MB）限制。但如果這是重要的學習歷程檔案（例如：探究與實作、自主學習、多元選修），而檔案大小又超過2MB時，建議同學將檔案分成2件（或2件以上）。雖然這樣會佔用到總件數的限制，如果檔案內容真的很重要或精彩，只好這樣處理。但同學要注意未來申請大學時，大學還會限制提供學習歷程檔案的件數，此時我們分成2件的學習歷程檔案若要同時提供給大學審查，則同樣會佔用件數的限制。

5.我要怎樣製作和編輯PDF檔呢？

製作PDF檔案最簡單的方式，就是把圖片和文字都放到文書軟體裡面，編輯完成之後直接另存成PDF檔案格式就可以。但如果同時有好幾種不同類型的檔案要整合，又無法全部貼在同一個文件檔裡面的時候，可以使用付費版本的Acrobat軟體（本校校內部分電腦有安裝），或考慮使用以下這個免費的線上PDF編輯網站。

這個線上PDF編輯網站的名稱叫做iLovePDF（www.ilovepdf.com/zh-tw），有繁體中文的頁面，免費版雖然有使用限制，但已經足夠我們製作學習歷程檔案使用。相關功能的使用都相當簡單且直覺，同學可以自行嘗試使用看看，有不清楚的地方再詢問老師。

以下以「從PDF檔案中擷取特定頁面」的功能做為說明示範。

6.我要怎樣從一份PDF檔案中擷取部分頁面出來呢？

有些老師會將同學的學習單掃描，並將掃描好的電子檔案交給同學。但檔案中通常包含全班所有同學的檔案，如果想要從中擷取自己的學習單出來，就可以使用下面的功能。

註：從PDF檔案中擷取出來的頁面，可以直接用「合併PDF檔案」的功能，整合其他頁面。還可以用「排列PDF」的功能，重新調整頁面順序。不用全部再插入WORD檔裡面重新編輯。