Schaduwarchief Gemeentenieuws Houten
Blog: Websitearchivering
door Ytzen Lont, 25-01-25
“Mocht u hier vragen over hebben…”, stond er aan het slot van een bericht in het Houtense Gemeentenieuws van 18 december. Die had ik, ik mailde mijn vragen en werd vervolgens vlot en vriendelijk uitgenodigd voor een informatief gesprek op het gemeentehuis. Ter voorbereiding wilde ik het bericht er weer even bij zoeken, maar dat was na een maand alweer verdwenen. De inleiding in de digitale nieuwsbrief bevatte een dode link. Error 403. Foetsie. Toen ik dit meldde, liet de webmaster van de gemeente mij weten dat dit standaardbeleid is. Oud nieuws moet in de digitale blauwe kliko om de kwaliteit van de informatie hoog te houden. Volgens de webmaster is dat het beleid van vele, zo niet alle gemeenten in Nederland.
Is dat zo? Hoe doen andere gemeenten dat? Is het wekelijks via een digitale nieuwsbrief verspreide Gemeentenieuws na een maand alweer waardeloos? Worden de berichten nog ergens anders bewaard? Hoe verhoudt zich een en ander met de bewaarplicht van de Archiefwet?
In mijn ogen is het wenselijk om de berichtgeving van de overheid aan de burger ook achteraf terug te kunnen vinden en lezen. Liefst in originele vorm en context. Volgens de webmaster moet de behandelend ambtenaar er zelf voor zorgen dat berichten die daarvoor belangrijk genoeg zijn, bewaard blijven op een vaste project- of themapagina. Maar ik betwijfel of dat een goed systeem is. Juist een themapagina moet altijd feitelijk actueel zijn en geen oud nieuws bevatten en het is niet aan de vakambtenaar om de informatie te redden uit de klauwen van de nieuwsversnipperaar.
Mijn vragen legde ik voor aan enkele buurgemeenten - hoe doen zij dat - en aan de VNG.
Hoe doen andere gemeenten het?
De gemeente IJsselstein heeft onderaan elke webpagina een directe link naar het archief van de website, dat dagelijks bijgehouden wordt op ijsselstein.archiefweb.eu. Een voorbeeld ter navolging. Veranderingen op de website worden dagelijks gearchiveerd. Op een kalender kan je elke gewenste datum uit het verleden aanklikken om de volledige stand van zaken van de website van die dag terug te halen.
De gemeente Nieuwegein heeft 18 nieuwspagina's met elk maximaal 12 nieuwsberichten, dus ruim 200 'recente' nieuwsberichten. Het oudste ‘recente’ bericht is bijna twee jaar oud. Als de 18 pagina's vol zijn, schuift de oudste pagina naar het archief, legt de woordvoerder van de gemeente uit. Als er aanleiding voor is, kunnen berichten wel eerder worden verwijderd of van een einddatum worden voorzien. Bovenaan elke van deze 18 nieuwspagina's staat een link naar het archief. Nieuwegein archiveert net als IJsselstein de website dagelijks naar nieuwegein.archiefweb.eu. Ook hier de kalender, waarmee je de stand van de website op elke datum in het verleden kunt aanschouwen.
De gemeente Bunnik heeft 12 nieuwspagina's met elk maximaal 12 nieuwsberichten, dus 144 'recente' nieuwsberichten. Het oudste bericht is drie jaar oud. Bovenaan elke nieuwspagina staat een link voor een RSS-newsfeed (waarmee je berichten automatisch kunt binnenhalen in een reader of op een website). Bunnik archiveert dagelijks naar bunnik.archiefweb.eu.
De gemeente Houten heeft 3 nieuwspagina's met elk maximaal 12 nieuwsberichten, dus tot 36 'recente' nieuwsberichten. Boven deze 3 nieuwspagina's staat een link om in te schrijven voor het Gemeentenieuws. Maar de berichten van het Gemeentenieuws zelf zijn hier dus niet te vinden, niet in het nieuwsoverzicht en niet in het webarchief. Ze zijn alleen te vinden zolang de link in de nieuwsbrief van het digitale Gemeentenieuws werkt.
Websitearchivering Houten
Ook Houten blijkt een webarchief te hebben en de website dagelijks te archiveren, hoorde ik van de woordvoerder. Ik ben al meer dan tien jaar een regelmatige zoeker en bezoeker van de site, maar dit wist ik niet. Op de site kan ik er niets over vinden, de zoekterm “webarchief” levert geen treffers op. Houten zou er goed aan doen het voorbeeld van IJsselstein te volgen en een link naar het webarchief te plaatsen onder elke webpagina of op de pagina ‘Over deze site’, waarnaar op elke pagina gelinkt wordt. De verwijzing naar het archief zou daarenboven geplaatst kunnen worden op de errorpagina waar de lezer terecht komt bij een dode link (error 403 ‘niet toegankelijk’).
De zoekactie op het trefwoord “archief” geeft wel een bijzondere treffer. Op de Houtense site is te lezen: “Iedereen die iets wil weten over de geschiedenis van Zeist, zijn familie, een woonhuis of een buurt, kan bij het gemeentearchief putten uit talrijke bronnen”. Zeist. Het staat er. Doorklikken brengt mij bij de geschiedenis van het logo van de gemeente Houten. Dan pas zie ik dat ik toch nog verder kan doorklikken naar de geschiedenis van Houten en naar een pagina over het archief. En dáár vind ik, helemaal onderaan, de verwijzing naar het webarchief. Het vraagt wat archeologisch onderzoek, maar dan komt er meer naar boven dan ik had verwacht.
Van de gemeentelijke website wordt elke dag een kopie gemaakt zoals de website op dat moment online staat. Vorige versies van de website zijn terug te zien vanaf het jaar 2010. Houten maakt gebruik van Pagefreezer (een in Vancouver gevestigd bedrijf met een Europees kantoor in Delft, waar oprichter Michiel Riedijk ooit studeerde). De server voor Europese klanten staat in Europa, laat een woordvoerder van Pagefreezer mij desgevraagd weten. Dit is noodzakelijk om te voldoen aan GIBIT, de inkoopvoorwaarden van de VNG. Ook Pagefreezer biedt een kalender om terug te bladeren naar elke datum in het verleden.
Toch is deze archiefsite nog geen goede oplossing voor het kerkhof aan dode links in het Gemeentenieuws. Ik heb zowel op datum als via het zoekveld - het zoekveld van het archief staat onder de kalender - gezocht naar twee berichten uit het Gemeentenieuws van 18 december 2024 - over een cameraobservatiestudie (de aanleiding voor mijn zoektocht) en een hondenuitlaatuurtje op het manifestatieterrein - maar het lukt mij niet om de berichten terug te vinden.
Het liefst zou je willen dat je nog steeds kunt doorklikken vanuit het Gemeentenieuws of in elk geval in het archief zoeken op de oorspronkelijke link (URL), die makkelijk te kopiëren is. Ik pleit er in elk geval voor om het Gemeentenieuws te bewaren. Liefst een jaar of langer. Een maand is echt te kort om publieksinformatie alweer te vernietigen. In het verleden hield ik een wekelijks nieuwsoverzicht bij van alle politiek relevante berichten van en over de gemeente, maar daar ben ik mee gestopt omdat het me te veel tijd kostte. Voorlopig zal ik nu toch maar alle berichten van het Gemeentenieuws opslaan en ‘cachen’, niets is immers zo actueel als oud nieuws, zeker bij de gemeente Houten.
Richtlijnen VNG en Rijk
De woordvoerder van de VNG laat mij een en ander weten over de regelgeving. De VNG kan uiteraard niet ingaan op specifieke gemeenten. Volgens de ‘Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020’ moet webcontent zeker worden bewaard, maar dit betekent niet dat deze online moet blijven. De archivaris van de gemeente houdt hierop lokaal toezicht en de provincie doet dit interbestuurlijk. De ‘Richtlijn archiveren overheidswebsites’, die ik er zelf al bij had gepakt, is van het Rijk en niet bindend voor gemeenten.
Daarbij plaats ik wel een aantekening. Uit de Richtlijn zelf is niet af te leiden dat dit alleen voor de rijksoverheid zou gelden. De richtlijn is een norm, te vergelijken met een kwaliteitsnorm. Zoals een bedrijf ervoor kan kiezen een gecertificeerde kwaliteitsnorm in te voeren - vrijwillig of daartoe gedwongen of gedrongen door branche-afspraken, klanteisen of een keurmerk - zo kan een overheidsorganisatie er ook voor kiezen deze norm te hanteren. Op pagina 4 van de richtlijn is te lezen: “Elke overheidsorganisatie is verantwoordelijk voor de archivering van zijn eigen websites. Het toepassen van deze norm is daarbij vrijwillig maar niet vrijblijvend. Als een overheidsorganisatie deze norm niet toepast, dan zal ze op een andere manier moeten voldoen aan de verplichting van de Archiefwet 1995 om haar websites te archiveren.”
In elk geval is de ‘Richtlijn’ wat leesbaarder dan de ‘Selectielijst’, laat ik er ter lering nog wat meer uit citeren.
p9 Overheden gebruiken websites om informatie te geven aan burgers, bedrijven, instellingen en andere overheden. Die informatie kan in de loop van de tijd veranderen of van de site gehaald worden. Voor belanghebbenden kan het belangrijk zijn dat de informatie dan nog steeds toegankelijk is. p10 4.1 Eis: Elke website wordt dagelijks geharvest. Het legt een website vast zodat iedereen die later nog kan raadplegen. Ook nadat die veranderd is. 4.2 Eis: Per website worden alle webpagina’s die binnen de website vallen volledig geharvest. p18 4.11 Eis: De geharveste webpagina's zijn direct na harvesting voor iedereen online toegankelijk. 4.12 Eis: De webarchiefbestanden worden blijvend bewaard. Dit geldt voor alle verschillende onderdelen en alle geharveste versies van de website. Toelichting: Openbare websites zijn een vorm van officiële overheidscommunicatie. Ze zijn een belangrijke bron van informatie over het handelen van de overheid. In het bijzonder over de relatie die de overheid onderhoudt met burgers en bedrijven. Websites laten ook zien hoe de overheid zich door de jaren heen presenteert aan de maatschappij. Ze hebben dus ook een culturele waarde. Daarom worden ze blijvend bewaard. Misschien zijn niet alle onderdelen van een website voor de lange termijn even belangrijk. Maar omdat het lastig is om een goed onderbouwd onderscheid te maken, wordt de hele website blijvend bewaard.
Met de dagelijkse archivering van hun websites voldoen Houten, Bunnik, Nieuwegein, IJsselstein en ongetwijfeld de meeste andere gemeenten aan de normen. Wel schort het aan de vindbaarheid van nog al te actueel ‘oud’ nieuws.
Bronnen en meer informatie:
Mijn schaduwarchief Gemeentenieuws >>> go.stylo.nl/gn
Houten.nl * Houten: Over deze site * Houten: webarchief * Houten: Geschiedenis en archief
VNG: Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke gemeentelijke organen (2020)
VNG Kennisbank: Richtlijn archiveren overheidswebsites (2018)
Nationaal Archief: Richtlijn archiveren overheidssites (PDF 42p)
iBestuur 13-05-2016 blog: Gemeenten moeten websites archiveren