Sueldos - Legajos

Prerrequistos

Para ver y cargar y configurar legajos es necesario haber creado y configurado la CUIT del empleador en SOS. Y en caso de existir más de una sucursal en el empleador, es preciso haberlas configurado correctamente en Sucursales. Es necesario también haber importado y ajustado los Convenios . Para simplifcar el ingreso de los legajos, es necesario haberlos importado desde el archivo ConsRelLab. De lo contrario se pueden cargar manualmente

Cómo se ingresa?

A esta pantalla se ingresa por Legajos

Lista de Legajos

Desde aquí podrás visualizar legajos. En el listado verás las siguientes columnas:

• Legajo

• CUIL

• Empleado

• Convenio

• Descriptor

• Sucursal

• Correo electrónico

• Teléfono

• Fecha de ingreso y egreso si la hubiera

• Acciones

Podrás crear legajos nuevos, editar existentes, detectar errores con íconos de advertencia y filtrar empleados. Si un legajo está incompleto será señalado con íconos de advertencia y mientras no se lo complete no liquidará correctamente o queda fuera del proceso

Carga de Legajos

Permite crear una nuevos legajos o editar legajos existentes. La pantalla de carga de legajos se divide en tabs (solapas):

• Datos básicos

• Simplificación registral y SICOSS

• Impuesto a las Ganancias

• Modelo

• Familiares

• Trabajo eventual

Las solapas están diseñadas para facilitar el flujo esperado de carga: 

datos básicos -> convenio -> descriptor -> sucursal -> modelo -> (ganancias / familiares / SICOSS)

El sistema usa el legajo para:

• determinar convenio y categoría

• aplicar escalas

• incluir conceptos en el recibo

• calcular impuestos

Analizamos a continuación cada una de las solapas

Carga de Legajos - Solapa Datos Básicos

Sirve para definir la identidad principal del empleado. 

Campos clave:

• CUIL

• Apellido y nombre

• Fecha de ingreso

• Fecha de egreso llegado el momento del fin de la relación laboral

• Convenio

• Descriptor (categoría)

• Modalidad de contratación

Conceptos Importantes:

• Convenio: Determina cómo se va a liquidar

• Descriptor: Define: categoría, jornada, zona. Es lo que conecta el empleado con la escala salarial, cuyos valores por descriptor se cargan en "Convenios", usando la opción "Editar valores" de cada concepto

• Jornada completa y Jornada específica (horas): aquí se debe cargar el valor normal de horas jornada completa (lado izquierdo) y el valor normal de horas del legajo. Si el legajo es jornada completa, ambos valores deberían coincidir. Si el legajo es media jornada, el valor de la derecha debería ser la mitad del valor de la izquiera

VACACIONES. En caso de liquidar Vacaciones es necesario informarlas en el legajo correspondiente.

Para ello, ingresando por Inicio / Legajos, buscamos el Legajo para el cual más adelante cargaremos las vacaciones anuales y presionamos el ícono del edición

Aquí se abre el Legajo en la pestaña “Datos Básicos”

Buscamos en la parte inferior de esta pestaña la sección de Vacaciones y completamos los datos. En este caso como vamos a liquidar vacaciones en Enero de 2025 tendremos que tener cargado el año 2024, al cual corresponden estas vacaciones.

Cuando tipeamos 2024, el sistema calcula las vacaciones en función de la antigüedad, una vez hecho esto damos al botón “Guardar”. Las vacaciones están en condiciones de ser liquidadas. No quiere decir que se van a liquidar inmediatamente, para ello es necesario cargar los días por Novedades.

Errores comunes en carga de Datos Básicos: 

• no asignar convenio

• no asignar descriptor

• modalidad incorrecta

• no configurar las vacaciones

Carga de Legajos - Solapa Simplificación Registral y SICOSS

Sirve para configurar datos requeridos para ARCA (ex AFIP), seguridad social y cargas patronales.

Campos más relevantes:

• Código de SCVO

• Código de tipo de empleador

• Código de situación de revista normal

• Código de condición

• Código de modalidad de contratación

• Código de Obra Social

• Código de Siniestrado

• Actividad SICOSS

• Situaciones de revista en línea de tiempo

Estos datos impactan en:

• aportes

• contribuciones

• validaciones fiscales

Errores comunes:

• ingresar código de modalidad incorrecto

• ingresar datos incompatibles con ARCA

• estos errores resultan en cálculos incorrectos y errores de presentación

• ante la duda, cargar los valores estándar del convenio

Carga de Legajos - Solapa Impuesto a las Ganancias

Sirve para configurar cómo se calcula el impuesto a las ganancias del empleado. Incluye los conceptos de deducción del empleado por año calendario

Errores comunes: 

• no cargar deducciones

• configuración incompleta de las deducciones

• esto resultará en cálculo incorrecto del impuesto

A los empleados que el liquidador sabe que son alcanzados por ganancias hay que revisarles a fondo esta solapa

Carga de Legajos - Solapa Modelo

Sirve para definir qué conceptos se liquidan para ese empleado por tipo de liquidación. El sistema propone el modelo más estándar del convenio seleccionado para el empleado. Sin embargo es posible definir modelos particulares por empleado

Desde aquí podrás activar/desactivar conceptos y agregar conceptos específicos. El modelo determina qué entra en la liquidación. 

Errores comunes: 

• concepto faltante

• concepto mal configurado

• resultarán en faltante de conceptos e importes en el recibo

Recomendación: usar el modelo general y modificar solo si es imprescindible. En caso que sea imprescindible adaptar alguna particularidad del modelo general, se debe proceder como se explica a conttinuación

Por ejemplo, queremos agregar el Adicional Art 30 del Convenio de comercio a un cajero, entonces tenemos que ingresar por Inicio / Legajos e ir al legajo del cajero.

Vamos a la pestaña Modelo, dentro del legajo

Aquí podemos marcar/desmarcar en la columna de Acciones los conceptos deseados. También podemos agregar conceptos que deseamos liquidar en forma habitual, todos los meses. Supongamos que quiero agregar a este empleado un adicional a cuenta de futuros aumentos, entonces lo selecciono desde la ventana “Seleccionar Concepto”

Haciendo click sobre el botón Agregar, el concepto se agrega en el Modelo Particular del empleado en cuestión. IMPORTANTE: Hay que marcar en la casilla el tipo de liquidación en la cual aparecerá el concepto a ser liquidado. En el ejemplo siguiente marcamos “Mensual”

Carga de Legajos - Solapa Familiares

Sirve para registrar cargas de familia del empleado. Impacta en impuesto a las ganancias y deducciones. NO afecta a la liquidación básica pero SI afecta a las retenciones. 

Desde aquí es posible agregar nuevos familiares. Datos requeridos

• tipo de vínculo

• datos personales

• condición (a cargo o no)

Errores comunes:

• cargar familiares que no deducen

• datos incompletos

Ante la duda, validar con normativa de ganancias

Carga de Legajos - Trabajo Eventual

Sirve para configurar condiciones especiales de empleados eventuales. Su uso típico es en contratos temporales o situaciones no estándar. Solo usar si aplica realmente. Si es empleado normal, no usar esta sección

Errores Frecuentes

A continuacion una lista de errores conceptuasl frecuentes en Legajos

Error número 1: Usar el legajo para definir el sueldo

Esta práctica es incorrecta y no funciona. El legajo define convenio y categoría (descriptores). Luego en convenio se definen los valores por categoría (descriptores) en cada período de tiempo. También es posible definir el sueldo en novedades, si se opta por modalidad de carga por novedades, descripta en el instructivo xXX

Error: "En modelo: debe seleccionar el modelo del legajo"

Ingresar a legajos, solapa modelo y seleccionar el modelo, arriba a la izquierda

No asignar sucursal

Los empleados sin sucursal no estarán localizados en ningún lugar de la estructura organizativa, provocando reportes inconsistentes. 

No asignar descriptor en los legajos

Si un legajo no tiene definido el descriptor (o sea: la categoría) el sistema no tiene forma de determinar a que escala salarial pertenece

Datos fiscales incorrectos

Si estos datos no se cargan correctamente, se producirán errores en aportes y en ganancias

Modelo mal configurado

Faltarán conceptos en el recibo

Media jornada mal especificada

La condición de media jornada se especifica en base a los campos  "Jornada completa (horas)" (donde debe cargarse la cantidad de horas de la jornada completa) y "Jornada específica (horas)" (donde debe cargarse la cantidad de horas de la jornada del legajo, por ejemplo si el empleado es media jornada se debería cargar un valor igual a la mitad de "jornada completa")

Ejemplo para jornada completa

Ejemplo para jornada especifica

Cómo continuar?

Una vez realizada la configuración de los legajos, te recomendamos ingresar las Novedades