PREAMBLE: The purpose of Toby’s (ELS) RV Resort Activities Association shall be the planning, administration and financing of the recreation and entertainment programs based on the needs expressed by the residents of Toby’s RV Resort. It is not the intention to interfere with the owner / manager’s rules, guidelines or regulation in the running of the RV Resort. 

Article I

NAME OF ORGANIZATION 

Section 1. This organization is an action group of Toby’s RV Resort and shall be known as Toby’s RV Resort Activities Association, hereafter called the “Activities Association”. 

Article II

OBJECTIVES

Section 1. The objectives of the Activities Association shall be to encourage and assist in the development of social activities for the residents of Toby’s RV Resort.

Article III

MEMBERSHIP

Section 1. To be a member of the Toby’s RV Resort Activities Association, and be eligible to vote, you must be a resident of a unit and three or more month’s rent for that location must be paid directly to the park office.

Article IV

ACTIVITIES ASSOCIATION BOARD AND RESPONSIBILITIES

Section 1.  An Activities Association Board consisting of seven members shall be responsible to conduct the affairs of the Activities Association in accordance with the by-laws contained in this document.

Section 2. There may be only one person per household to serve on the Board during the same term.

Section 3. The Activities Association Board shall be composed of the following officers with the following but not limited to, responsibilities:

a. the president shall preside at all meetings; the president shall be an ex-officio member of any committee created by the Board;

b. the vice president shall assist the president and assume the duties of the president in his absence;

c. the secretary shall:

 maintain the records of the Association including the minutes of all official meetings;

 handle all correspondence of the Association;

 record the attendance of those attending the meetings; and

 post all minutes of the Activities Association on the Activities Bulletin Board in the clubhouse;

d. the treasurer shall maintain the accounts for the funds and for the inventory of the Association;

e. the three trustees shall carry out the duties assigned to them by the Board; and

f. all members of the Board shall be available to coordinate and assist the various activity committees or leaders.

Section 4. Vacancies on the Board shall be filled first by the alternates from the previous elections or by nominations from the residents and appointed by the President on the recommendation by the Board for a term ending with the next annual election.

Section 5. The Board, as required, shall appoint the committees / activity leaders to assist in the discharge of the Board responsibilities.

Section 6. The Board shall make all announcements pertaining to the Activity Association at the weekly coffee hour in the clubhouse and as necessary through other means.

Article V

NOMINATION AND ELECTION OF BOARD MEMBERS

Section 1. The President shall no later than the first meeting of January each year, appoint an Election Chairman who, with the help of a committee, shall ensure that:

a.      ten days (a Monday) prior to the election, a sign-up sheet is posted in the clubhouse for those who would be willing to serve as board member; the sign-up sheet shall be posted until noon the fifth day (a Friday) prior to election day (a Thursday);

b.      the election takes place on the first Thursday of March;

c.      the voting poll is opened from 0800hrs to 1500hrs;

d.      the names on the ballots shall be in random order by drawing;

e.      the eligibility of candidates is verified;

f.       the eligibility of voters is verified;

g.      the residents are notified of the official vote results at the Friday morning coffee; and the ballots are destroyed on the seventh day following the election unless the election has been contested in that time frame.

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Section 2.The election will be by a majority ballot vote of those Activities Association members.

Section 3. Board members terms shall be for a two-year period on a staggered basis with three or four members of the Board elected on each year.

Article VI

FINANCES AND PROPERTY

Section 1. A bank account in the name of the “Toby’s RV Resort Activities Association” shall be maintained; disbursements from this account shall require the signature of two out of a minimum of three officers appointed by the Board;

Section 2. All incoming monies shall be subject to a dual-control system; hand-over monies shall be covered by a receipt or counted in front of a witness prior to any deposit;

Section 3. All monies shall be deposited promptly in the bank account.

Section 4. Independent activity groups may deposit their funds in trust with the Activities Association.

Section 5. Expenditures of funds shall only occur after the proper authorization of the Board or the General Assembly as required.

Section 6. Any single expenditure for equipment of more than $1000.00  (one-thousand-dollars) requires the approval of the general assembly prior to any commitment to purchase.

Section 7. The Chairperson of each activity shall inventory all items purchased with Activities Association funds annually. The Treasurer shall keep the inventory records.

Section 8. The auditor appointed by the General Assembly may carry out an interim audit.

Section 9. The auditor appointed by the previous general assembly shall verify the annual financial report submitted at the annual general assembly.

Section 10. The Board shall require an audit on retirement from office of a treasurer.

Article VII

Article VII

MEETINGS

Section 1. The annual general assembly meeting shall take place on the third Friday of March.

Section 2. The regular business meetings of the Board shall be held at least once each month. Should a change be necessary, it shall be announced at the Friday coffee and posted in the clubhouse.

Section 3. Special general assembly meetings to consider a specific issue shall be announced by the Board at the request of 25 members of the Activities Association.

Section 4. The Board shall announce and post notices of general assembly and special general assembly meetings at least 5 days in advance.

Section 5. The Board may hold meetings using electronic means as long as the quorum is respected and that all participants can communicate with each other.

Section 6. Written approval of motions through the mail may be considered as having been approved in an official meeting.

Section 7. A member of Park Management (ELS), at their option, may attend any Activities Association meeting.

Article VIII

Article VIII

ORDER OF BUSINESS

Section 1. Roberts’ Rules of Order shall guide parliamentary procedure for all meetings.

Section 2. The President shall only vote to break a tie.

Section 3. The Board regular meeting Order of Business shall include the following: 

1.      Opening remarks

2.      Roll-call

3.      Quorum

4.      Reading & Approval of previous meeting minutes
5.      Old Business

6.      Treasurer’s Report

7.      Committee Reports

8.      New Business

9.      Closing remarks

10.  Adjournment

Section 4. The Annual General Assembly Order of Business shall include the following:

1.      Opening remarks

2.      Roll-call

3.      Confirmation of 75 Association members present

4.      Reading and Approval of previous meeting minutes

5.      Annual Financial Report

6.      President’s Report

7.      Current Year Activity Plan

8.      Appointment of auditor independent of the Board

9.      Questions from the residents

10.  Closing remarks

11.  Adjournment

Section 5. The Special General Assembly Meeting Order of Business shall include the following:

1.      Opening remarks

2.      Confirmation of 75 Association members present

3.      Issue for which the meeting has been convened

4.      Closing remarks

5.      Adjournment

Article IX

CONFERENCE OF ACTIVITY COMMITTEE CHAIRMEN AND / OR ACTIVITY LEADERS

Section 1. A Conference made up of activity committee chairmen, activity leaders and the members of the Board may be called to meet as required.

Article X

ASSOCIATION DISBANDMENT

Section 1. Should it be decided by the general assembly of members that the existing Activities Association shall be disbanded, all monies and property liquidated or not shall be turned over to a non-profit organization of Arcadia, Florida.

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Article XI

AMENDMENTS

Section 1. An Activities Association member shall present to the Board his /her request to have the present by-law amended 30 days in advance of the next annual general assembly meeting.

Section 2. At least fifteen days prior to the General Assembly, The Board shall post the written proposed amendment in the Clubhouse.

Section 3. Any article or section of the “By-laws of Toby’s RV Resort Activities Association” may be amended, replaced, or repealed by a majority vote by ballot of eligible resident members.

Section 4. The by-laws and any amendments thereafter shall become effective upon adoption. In case of conflict, the English version of this document will be considered as the official copy.

PRÉAMBULE : Le but de l’Association des Activités du TOBY’S (ELS) RV Resort sera la planification, l’administration et le financement des programmes de recréation et de divertissement fondés sur les besoins exprimés du Toby’S RV Resort. Ce n’est pas l’intention d’enfreindre les règlements du propriétaire et du gérant dans la gestion du parc de véhicules récréatifs.

Article I

NOM DE L’ORGANISATION

Section 1. L’organisation est un groupe d’action du Toby’s RV Resort et portera le nom du Toby’s RV Resort Activities Association, désignée « L’Association des activités » ailleurs dans le document. 

Article II

BUTS

Section1. Les buts de l’Association des activités seront d’encourager et assister dans le développement des activités sociales à l’intention des résidents du Toby’s RV Resort.

Aticle III

MEMBERSHIP

Section 1. Pour être membre de l’Association des activités du Toby’s RV Resort et pour avoir un droit de vote, vous devez être résident d’une unité, et le loyer d’au moins trois mois pour cet emplacement doit être versé directement au bureau du parc.

 Article IV

COMITÉ DE DIRECTION DE L’ASSOCIATION DES ACTIVITÉS ET RESPONSABILITÉS

Section 1. Un comité de direction de l’Association des activités composé de sept membres sera responsable d’administrer les affaires de l’Association des activités selon les règlements contenus dans le présent document.

Section 2. Un seul résident par ménage pourra siéger au Comité de direction au cours d’un même terme.

Section 3. Le comité de direction de l’Association des activités sera formé des officiers suivants qui auront, sans y être limités, les responsabilités suivantes :

a.      le président présidera toutes les réunions ; le président sera membre d’office de tous les comités formés par le Comité de direction ;

b.      le vice-président assistera le président et assumera les tâches de président lorsqu’il est absent ;

c.      le secrétaire devra ;

conserver les dossiers de l’Association incluant les procès verbaux de toutes les réunions officielles ;

s’occuper de la correspondance de l’Association ;

enregistrer la présence de ceux qui assistent aux réunions ; et

afficher les procès verbaux de l’Association des activités sur le tableau réservé aux Activités dans le clubhouse ;

d.      Le trésorier conservera les comptes financiers et les inventaires de l’Association;

e.      Les trois directeurs accompliront les tâches assignées par le Comité de direction ; et

f.       Tous les membres du Comité de direction seront disponibles pour coordonner  et assister les différents comités d’activités et leurs leaders.

Section 4. Les postes vacants au Comité de direction seront remplis par le Président à partir des candidats non élus lors de la précédente élection ou des nominations provenant des résidents et recommandées par le Comité de direction pour un terme se terminant avec la prochaine élection annuelle.

Section 5. Le Comité de direction, lorsque nécessaire, nommera les leaders de comités / activités qui les assisteront dans l’accomplissement des responsabilités de Comité de direction.

Section 6. Le Comité de direction fera toutes les annonces reliées à l’Association des activités lors du café hebdomadaire au clubhouse ou lorsque nécessaire à partir de d’autres méthodes appropriées.

Article V

NOMINATION ET ÉLECTIONS DES MEMBRES DU COMITÉ DE DIRECTION

Section 1. Le Président, au plus tard à la première réunion de janvier de chaque année, nommera un Président d’élection qui, avec l’aide d’un comité, s’assurera que ;

a.      dix jours (soit un lundi) avant l’élection, une feuille d’inscription soit affichée dans le clubhouse à l’intention de ceux qui seraient prêts à contribuer au comité de direction ; la feuille d’inscription devra être affichée jusqu’à midi la cinquième journée (soit un vendredi) avant la journée de l’élection (soit un jeudi) ;

b.      l’élection soit tenue le premier jeudi de mars;

c.      le centre de vote soit ouvert de 08h00 à 15h00 ;

d.      les noms inscrits sur les bulletins de vote soient inscrits en ordre aléatoire à l’aide d’un tirage au sort ;

e.      l’éligibilité des candidats est vérifiée ;

f.       l’éligibilité des électeurs est véri-fiée ;

g.      les résidents sont avisés des résultats du vote au cours du café organisé le vendredi matin ; et les bulletins de scrutin seront détruits le septième jour suivant l’élection à moins d’une contestation du scrutin durant cette même période de temps.

Section 2. L’élection sera par scrutin à la majorité des voix exprimées par les membres de l’association des activités.

Section 3. Les membres seront élus à intervalles au Comité de direction pour un terme de deux ans avec trois ou quatre membres élus à chaque année.

Article VI

FINANCES ET PROPRIÉTÉS

Section 1. Un compte bancaire sera ouvert au nom de « Toby’s RV Resort Association » ; les déboursés à partir de ce compte nécessiteront deux signatures d’un minimum de trois signataires nommés par le Comité de direction.

Section 2. Tous les sommes d’argent entrants seront le sujet d’un système à double contrôle ; les transferts de sommes d’argent seront sujets d’un reçu ou comptés devant témoin avant dépôt.

Section 3. Tous les sommes d’argent seront déposés promptement à la banque.

Section 4. Les groupes d’activités indépendants peuvent déposer leurs fonds en fiducie avec l’Association des activités.

Section 5. Les dépenses de fonds auront lieu seulement à la suite des autorisations telles que requises du Comité de direction ou de l’Assemblée générale.

Section 6. Une dépense pour de l’équipement dépassant $1000.00 (mille dollars) demande l’autorisation de l’assemblée générale avant tout engagement d’achat.

Section 7. La personne à la tête de chaque activité devra inventorier annuellement tous les articles achetés à l’aide de fonds de l’Association des activités.

Section 8. Le vérificateur nommé par l’Assemblée générale pourra compléter une vérification intérimaire.

Section 9. Le vérificateur nommé par l’assemblée générale antérieure vérifiera le bilan financier soumis à l’assemblée générale.

Section 10. Le Comité de direction demandera une vérification lors du remplacement du trésorier.

Article VII

Article VII

RÉUNIONS

Section 1.L'assemblée générale annuelle aura lieu le troisième vendredi du mois de mars.

Section 2. Les réunions régulières du Comité de direction se tiendront au moins une fois par mois. Au cas où un changement serait nécessaire, il devra être annoncé au Café du vendredi et affiché dans le clubhouse.

Section 3. À la demande de 25 membres de l’Association des activités, le Comité de direction convoquera une assemblée générale spéciale pour considérer un point en particulier.

Section 4. Le Comité de direction convoquera et affichera la convocation des assemblées générale et générale spéciale au moins cinq jours à l’avance.

Section 5. Le Comité de direction peut tenir des réunions électroniques en autant que le quorum est respecté et que tous les participants peuvent communiquer entre eux.

Section 6. L’approbation écrite de propositions par l’entremise du courrier peut être considérée comme ayant été approuvée lors d’une réunion régulière.

Section 7. Un membre de la Gestion du parc (ELS), selon son désir, peut assister à une réunion de l’Association des activités.

Article VIII

Article VIII

ORDRE DU JOUR

Section 1. Le “Roberts’ Rules Of Order” guidera la procédure parlementaire employée lors de toutes les réunions.

Section 2. Le Président votera seulement pour briser un vote.

 Section 3. L’ordre du jour d’une réunion régulière du Comité de direction traitera des sujets suivants :

1.      Remarques d’ouverture

2.      Appel nominal

3.      Quorum

4.      Lecture et approbation du procès verbal de la réunion précédente

5.      Affaires en suspend

6.      Rapport du Trésorier

7.      Rapports des comités

8.      Nouvelles affaires

9.      Remarques de clôture

10.  Levée de l’assemblée

Section 4. L’Assemblée générale annuelle traitera des sujets suivants :

1.      Remarques d’ouverture

2.      Appel nominal

3.      Confirmation de la présence de 75 membres de l’Association

4.      Lecture et approbation du procès verbal de la réunion précédente

5.      Bilan financier annuel

6.      Rapport du Président

7.      Plan des activités courant

8.      Nomination d’un vérificateur indépendant du Comité de direction

9.      Questions de la part des résidents

10.  Remarques de clôture

11.  Levée de l’assemblée

Section 5. L’ordre du jour d’une assemblée générale spéciale traitera des sujets suivants :

1.      Remarques d’ouverture

2.      Confirmation de la présence de 75 membres de l’Association

3.      Sujet pour quoi la réunion a été convoquée

4.      Remarques de clôture

5.      Levée de l’assemblée

Article IX

CONFÉRENCES DES PRÉSIDENTS D’ACTIVITÉS ET / OU DES LEADERS D’ACTIVITÉS

Section 1. Une conférence des présidents de comité d’activité, de leaders d’activités et des membres du Comité de direction peut être convoquée au besoin.

Article X

CESSATION DE L’ASSOCIATION

Section 1. S’il est décidé par l’assemblée générale de mettre fin à l’Association des activités existante, tous les fonds et propriétés liquidés ou non seront donnés à un organisme à but non lucratif d’Arcadia, Florida.

Article XI

MODIFICATIONS

Section 1. Un membre de l’Association des activités devra présenter sa demande de modifications aux présents règlements 30 jours avant la prochaine assemblée générale.

Section 2. Au moins 15 jours à l’avance, le Comité de direction devra afficher la proposition de changement écrite dans le Clubhouse.

Section 3. Un article ou une section des « Règlements de l’Association des activités du Toby’s RV Resort » peut être modifié, remplacé ou biffé par un vote majoritaire des membres résidents éligibles.

Section 4. Les règlements et toutes modifications par la suite seront effectifs dès leur adoption. En cas de conflit, la version anglaise de ce document sera considérée comme officielle.