●開催概要
日程：2017年11月12日（日）
会場：東京劇術劇場 ミーティングルーム2
出席者：野々上（4）、鈴木（5）、勝田（6）、渡辺紳（6）、藤田（7）、河原（9）、石丸（11）
(担当:野々上)
・事務長：(前)5期岩崎航→(新)6期勝田勇希
・事務【新役職・名称仮】：7期 藤田鋭志(7期理事を兼任)
※住所録のとりまとめを担当。
・事務【新役職・名称仮】：11期 石丸昌宏(11期理事を兼任)
※現役生OB係（現在は高1鎌田くん）との連絡を担当、現在は野々上が行っている業務を引き継ぐ。
・理事：(前)2期山本怜→(新)2期小島翔平
(担当:渡辺紳)
アンケ結果16件。ただし、回答した人のうち参加者は9人、不参加者は7人
※懇親会参加者自体は20人
全体として
参加者の回答まとめ
不参加者の回答まとめ
※上記以外の回答は参考にならないため割愛
ひとまず、来年秋も開催する方向で、幹事は次の春の幹部会で決める。
(担当:藤田)
・懇親会のときに芝雄会へ助成金申請する際に電話番号と住所が必要。
→毎度なのでこちらで一括管理・記入すると簡単。処理も楽で手書きの手間が無くなるメリットがある。
※現状はメールアドレスのみを集めている。使用頻度としては上記懇親会で基本的に年1回を予定。
・その他の目的としてはOBの冠婚葬祭の際の連絡やおまけとして嶋津先生の年賀状の連絡先がある。
・登録依頼は対面で書面にて行う。もちろん任意で、メールはNG。一気に集める必要はなく少しずつ集める。
強制ではないので、嫌だという人は仕方ない。
・大学の管理している情報を用いて郵送で告知・依頼する手もある。
→嶋津先生の同意等が必要。
・収集／管理担当は藤田が行う。次年度から事務とする。
→芝雄会とも関わっていることもあり、藤田に新役職“事務”として本件の管理をお願いする。
細かいことは今後、藤田が決行し、時には周囲の意見をもらいながら進める。
急ぎの件ではないので、藤田の可能な時に行う。特に個人情報の取扱なので慎重に。
・その他の目的で利用したい場合の承認はどうするか。
→使える用途を限定or見る人を限定する。使うときは委任状を使う？
(担当:野々上)
→メーリスの他に新しい連絡手段としてLINEグループ等のサービスを推奨。
※LINEなどのサービスの入会を拒否するOBへの対応
→メーリングリストと同様に、各理事の判断に委ねる
Aさんの場合
秋期懇親会のお知らせについてLINEグループを活用。AさんはLINEグループに入っていないため、連絡が届かないまま進めてしまった（なお、Aさんはメーリングリストには登録済み）
→LINEグループとメーリングリストをどのような場面で併用すべきか。
Bさんの場合
秋期懇親会において、お知らせや出欠確認は理事経由で届いていたものの、当日の集合時間等は把握しておらず、懇親会前日夜に野々上へ連絡が来た。
→情報の周知は徹底は可能か。
理事にもう少し情報連絡を徹底してもらう。理事が連絡を忘れていると、その代が落ちてしまう。
→野々上経由で理事に改めて連絡を可能な限り徹底してもらうようにお願いする。
メーリスとLINEを常に併用する。
→仕事でも電話とメール、メールとLINEのように2つのサービスを併用することはよくある。
新連絡網(LINE)グループについては、まだ決まりごとが少なく方針も定まっていなかったため、今回を機に、メーリスとLINEを常に併用することをひとつのルールとし、しばらくはLINEとメーリスを併用してノウハウを蓄積する。
(担当:野々上)
日程：2018年3月26日(月)
開場：16時30分 開演：17時→もしかしたら30分早まるかも。
会場：ティアラこうとう 大ホール (収容人数：1,228人、最寄り駅：住吉、錦糸町)
参加者が集まらない可能性がある。
→平日夜開催で社会人の参加が難しい、校舎が豊洲に移転、今年度も低音のOBが少ないため。
上記懸念があるので、先月、嶋津先生に本件を相談。例年通りに参加者、希望曲を募集して、
万が一、人数が集まらなかった場合はアンコールのみのせてもらう。
なお、例年どおりに人数が集まり、OB演奏が可能となった場合、練習場所は豊洲校舎でも可能と
嶋津先生から許可をいただいている。
・今回の幹部会後、まずは、OB全体に参加不参加を聞いてOB演奏が可能かどうかを調査。
以下の5項目を理事経由で伝えて質問する。回答は11月中に回収。12月上旬くらいには、どうするか決定したい。
→アンケートを持ってアンコールのみにするのか決定し、これを含めてメーリスでグーグルフォームで例年通りの出欠確認を正式に行う。
※参考：昨年度定期演奏会の反省（アンケート結果）
→進め方等は昨年度と同様にする。遅刻は減らしたい。
春の懇親会(定演打ち上げ)は、定演参加者の中から、募集かける。