Diagnóstico Institucional
El Diagnóstico Organizacional; elementos, métodos y técnicas
Se puede definir al diagnóstico como un proceso analítico que permite conocer la situación real de la organización en un momento dado para conocer, entender que se requiere; descubrir problemas a fin de corregirlos y áreas de oportunidad para aprovechar.
En el diagnóstico se examina la institución integralmente, pudiendo centrarse en áreas o aspectos particulares. Es importante prestar atención a las prácticas de la comunicación, las producciones comunicacionales tales como historietas, metáforas, símbolos, artefactos y los comentarios que la gente de la organización hace en sus conversaciones diarias. Para tal efecto se utiliza una gran diversidad de herramientas, dependiendo de la profundidad deseada, de las variables que se quieran investigar, de los recursos disponibles y de los grupos o niveles específicos entre los que se van a aplicar.
El diagnóstico no es un fin en sí mismo, sino que es el primer paso esencial para conseguir una planificación adecuada de la tarea y posibilitar la inserción.
Condiciones para llevar a cabo el diagnóstico organizacional
Para poder llevar a cabo con éxito un diagnóstico organizacional se debe tener en cuenta:
1. Se debe manejar la información que se obtenga del proceso en forma absolutamente confidencial, entregando los resultados sin mencionar a las personas que proporcionaron la información.
2. También debe proporcionar retroalimentación acerca de los resultados del diagnóstico a las fuentes de las que se obtuvo la información.
3. Se debe recordar que se está analizando, no juzgando. Es necesario aceptar lo que está establecido para, si se desea modificarlo, iniciar un proceso que posibilite la transformación
Elementos del diagnóstico organizacional
Podemos dividir al diagnóstico organizacional en tres etapas principales:
1. Generación de información, la cual abarca a su vez tres aspectos:
1. La forma en que se recolecta la información, las herramientas y los procesos utilizados.
2. La metodología utilizada para recopilar la información, la cual sigue dos corrientes, los métodos usados para obtener información desde el cliente (entrevistas, cuestionarios) y los usados para obtenerla desde el consultor (observación).
3. La frecuencia con que se recolecta la información, la cual depende de la estabilidad del sistema.
2. Organización de la información, en donde es necesario considerar tres aspectos claves:
1. El diseño de procedimientos para el proceso de la información.
2. El almacenamiento apropiado de los datos.
3. El ordenamiento de la información, de modo que sea fácil de consultar.
3. Análisis e interpretación de la información, que consiste en separar los elementos básicos de la información y examinarlos con el propósito de responder a las cuestiones planteadas al inicio de la investigación.
Perspectivas del diagnóstico organizacional
El diagnóstico organizacional se podría dividir en tres perspectivas importantes, una estructural; una funcional y otra cultural, que son complementarias entre sí pero cada una aborda sus propios objetivos, métodos y técnicas.
Diagnóstico área estructural
Examina la infraestructura de las condiciones materiales. En este sentido se puede señalar dos ámbitos diferenciados; la edilicia y la personal. La primera se refiere al análisis de las condiciones materiales en la que se trabaja (ubicación geográfica, estado edilicio, recursos materiales etc.) y la segunda a las características de las personas que allí trabajan (cantidad, capacitación, edad, sexo, etc.) .
Objetivos del diagnóstico estructural
· Evaluar las condiciones materiales de donde se desarrolla la tarea, cantidad y calidad de los medios a disposición para la realización de la tarea.
· Evaluar las características también cualitativa y cuantitativamente de las personas participes de la organización.
· Detectar las posibilidades materiales de cumplir con los objetivos.
Métodos y técnicas
· Observación. observación no participante u ordinaria (observarlos desde fuera). El investigador debe ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar, lograr su aceptación y evitar en lo posible que s presencia interfiera o perturbe de algún modo las actividades cotidianas del grupo.
· Cuestionario. Permite recoger mayor cantidad de información de mayor cantidad de gente y de una manera más rápida y más económica que otros métodos; y facilita el análisis estadístico.
Diagnóstico área funcional
El diagnóstico del área funcional examina principalmente la dinámica de las relaciones interpersonales. La manera en que se plantean y resuelven los problemas, los sistemas formales e informales de la comunicación, la satisfacción de las personas, el mantenimiento de la organización. Elabora el organigrama formal e informal.
Objetivos del diagnóstico
Métodos y técnicas
Dentro de la perspectiva funcionalista los métodos más usados son la entrevista, el cuestionario, el análisis de las redes de comunicación, la entrevista grupal, el análisis de experiencias críticas de comunicación, y el análisis de la difusión de mensajes.
Las técnicas aplicables son:
Diagnóstico área cultural
El diagnóstico cultural es una sucesión de acciones cuya finalidad es descubrir los valores y principios básicos de una organización, el grado en que éstos son conocidos y compartidos por sus miembros y la congruencia que guardan con el comportamiento organizacional.
Objetivos
· Evaluar los valoras y aspectos básicos, ejes de la cultura de la organización.
· Evaluar el contenido de las producciones comunicacionales y el significado que tiene para sus miembros, tales como conversaciones, ritos, mitos, filosofía y valores.
· Entender la vida organizacional y el papel de la comunicación desde la perspectiva de los miembros de la organización.
Categorías de análisis del diagnóstico cultural
Los valores y principios básicos de una organización pueden determinarse a través de los campos en que se manifiestan, por lo que mientras más manifestaciones culturales se analicen, más rico y acertado resultará el diagnóstico.
Las manifestaciones conceptuales y simbólicas se expresan a través de las siguientes categorías y elementos:
· Espirituales: Ideología / filosofía, símbolos, mitos e historia.
· Conductuales: Lenguaje, comportamiento no verbal, rituales y formas de interacción.
· Estructurales: Políticas y procedimientos, normas, sistemas de status internos, estructura del poder.
· Materiales: Tecnología, instalaciones, mobiliario y equipo.
Métodos y técnicas
El proceso del diagnóstico cultural se apoya en ciertas herramientas. En cuanto a su aplicación, básicamente podemos hablar de dos enfoques: el cualitativo y el cuantitativo.
Con el primero se busca la medición precisa de ciertas variables establecidas de antemano y su posterior comparación, el segundo depende más de la agudeza de la percepción del investigador al analizar los datos.
Técnicas cualitativas aplicables:
· Observación. Para llevarla a cabo, el investigador puede optar por convertirse en un miembro más del grupo (observación participante), o bien por observarlos desde fuera (observación no participante u ordinaria). El investigador debe ganarse, en cualquier caso, la confianza de las personas que va a estudiar, lograr su aceptación y evitar en lo posible que s presencia interfiera o perturbe de algún modo las actividades cotidianas del grupo.
· Entrevistas individuales. Es muy importante que en las entrevistas se logre lo que se conoce con el nombre de "simpatía". Esta implica el establecimiento de un clima de confianza mutua, comprensión y afinidad emocional entre el entrevistador y el entrevistado.
· Análisis de documentos. El investigador reunirá una colección de documentos diversos que necesitan ser interpretados a fin de extraer la información que contienen sobre la historia y características de la organización, y que lo llevarán a inferir algunos aspectos importantes de la cultura de la misma.
· Discusión en grupos pequeños. Sesiones de grupo con una discusión dirigida.
· Dramatización. Proporciona datos sobre la percepción que la gente tiene de ciertos papeles, relaciones y situaciones de trabajo.
· Técnicas proyectivas. Consiste en presentar a un sujeto un material poco estructurado, con instrucciones vagas y pidiéndole que lo organice a su manera, cosas que no puede hacer sin proyectar la estructura de su propia personalidad.
Técnicas cuantitativas aplicables:
· Encuesta. La información recogida por medio de esta técnica puede emplearse para un análisis cuantitativo con el fin de identificar y conocer la magnitud de los problemas que se suponen o se conocen en forma parcial o imprecisa. El método que puede utilizarse para levantar la encuesta es el cuestionario.
Basado en un texto de la Lic. Adriana Meza B. y Lic. Patricia Carballeda González. Adaptado para la cátedra trayecto 4.