Как экономить время на совещаниях

Общие правила

• 1. Совещание всегда заканчивается общим письменным решением (протоколом). Ели такового нет, значит время было потрачено зря.

  2. Инициатор должен:

     1. 1. сформулировать цели/задачи совещания по SMART [1]

        2. подобрать формат встречи [2] и экспертов для консультаций и руководителей, правомочных принимать решение по рассматриваемому вопросу

        3. своевременно уведомить всех участников о цели и дате/времени совещания (дать время на подготовку)

        4. обеспечить модерирование совещания

        5. после окончания совещания разослать всем участникам протокол совещания по e-mail

  3. Участник должен:

• • • 1. подтвердить или отказаться от участия в день приглашения

      2. подготовиться к совещанию (см. п. "Подготовка")

      3. вовремя прибыть на совещание или своевременно предупредить инициатора о своем отсутствии или опоздании, или уполномочить своего заместителя участвовать (консультировать/подписывать решения) вместо себя

      4. полностью вникнуть в тему, если что-то непонятно участник обязан запросить пояснения, либо принимать решение на основании выводов эксперта.

Подготовка

В большинстве случаев, необходимость в совещании отпадёт после подготовки.

• • Убедитесь в компетентности и праве подписи участников - иначе потеряете время впустую

  • Изучите лучшие практики и документацию по теме совещания

  • Подготовьте варианты решений с анализом рисков

Ссылки

• • Эффективные совещания (Хабрахабр)

  • Техника проведения совещания (Журнал «Консультант» № 23, 2005 год)

  • Как провести эффективное совещание (wikiHow)

  • Культ деловых совещаний должен исчезнуть (Хабрахабр)

Примечания

• 1. ↑ Возможные шаблоны для лаконичной формулировки:

     1. • Я не имею доступа к информации (не могу её найти) о [Сжатая характеристика объекта, достаточная для того, чтобы понять о какой области знаний идет речь].

        • Информация нужна для выполнения задания/проекта [Сжатое описание работ/задания/проекта достаточное для логичного объяснения зачем нужна информация].

        • Для выполнения задания/ проекта [название] мне нужна помощь специалиста [область знаний]. Прошу провести консультации по [конкретное направление ] или выполнить работы [перечисление].

        • Примите во внимание: в объектах/системах/процессах/ [краткая характеристика области изменений] произошли изменения [краткое описание характера изменений], что приведет/привело [существенные и важные последствия].

        • Я предлагаю [набор действий], который приведет к достижению/решению [набор целей/задач],

  2. ↑ Форматы совещаний:

     1. • Презентация

        • Демонстрация;

        • Обучение;

        • Дискуссия

        • Мозговой штурм