Вы внедрите, мы посмотрим...

Дата публикации: Jul 13, 2021 8:18:41 AM

Достаточно часто "первые лица" считают, что у них нет обязанностей перед кем-то на их собственной территории. Однако это не так. Проекты внедрения систем управления без участия первых лиц - провальны. Попытки избежать ответственности могут приобретать различные формы:

- “У нас нет времени играться с вашими гаджетами. Вы же профессионалы, просто делайте свою работу!”

- “Вы внедрите, мы посмотрим.”

- “Зачем вам в команде генеральный директор, если он ничего в ИТ не понимает?”

Эта заметка - шпаргалка для владельца и внедренца.

Это список задач для САМОГО ГЛАВНОГО ЗАКАЗЧИКА - собственника и директора в одном лице.

Обязанности высшего руководства[1] при внедрении системы управления предприятием:

1. Принять на себя ответственность за результативность[2] системы.

2. Сформулировать однозначные, достижимые, измеримые (в цифрах), релевантные цели проекта и предельные сроки выполнения.

3. Обеспечить интеграцию системы управления в бизнес-процессы организации.

4. Поддерживать применение процессного подхода и риск-ориентированного мышления.

5. Обеспечить необходимые ресурсы.

6. Распространять в организации понимание важности результативного управления.

7. Вовлекать, направлять и поддерживать лиц, вносящих вклад по обеспечению результативности системы.

8. Поддерживать улучшения.

9. Поддерживать должностных лиц в демонстрации ими лидерства[3] в их зоне ответственности.

Обязанности высшего руководства без труда трансформируются в набор задач:

1. Сформулировать цели проекта по SMART[4], определить критерии, при достижении которых проект будет считаться завершенным.

2. Назначить руководителя проекта, войти в состав команды в качестве заказчика[5] и спонсора[6]

3. Утвердить бюджет, коммуникации, роли, основные этапы, периодичность и форму отчетности.

4. Утвердить оплату/мотивацию участников проекта.

5. Утвердить календарный план выделения ресурсов.

6. Утвердить изменения в процессах верхнего уровня, в связи с внедрением новой системы управления.

7. Утвердить период тестовой эксплуатации и дату отключения старой системы.

8. Утвердить порядок реагирования на риски и возможности.

9. Утвердить план вовлечения, обучения, мотивации, информирования всех заинтересованных лиц.

10. Утвердить ответственных за улучшение системы на всех этапах жизненного цикла[7]

11. Утвердить устав проекта[8] внедрения.

12. Лично представить команду внедрения всем заинтересованным лицам. Объяснить сотрудникам, зачем нужно внедрение и как новая система управления должна изменить организацию.

Иногда собственник или генеральный директор назначает себя руководителем проекта. В этом случае всё, что нужно утвердить, он должен будет разработать.

Ссылки --------------------

[1] За основу обязанностей высшего руководства взят список общих положений из главы “Лидерство” международного стандарта системы менеджмента качества (СМК) ISO 9001:2015. Любая система управления непосредственно связана с СМК и внедряется на тех же принципах. При этом не важно, собирается организация сертифицироваться или нет.

[2] Результативность (effectiveness) - степень, с которой запланированные задачи выполнены и запланированные результаты достигнуты. [Международный стандарт ISO 9001:2015 "CERT Academy", Для учебных целей. Ст. 3.7.11]

[3] Лидеры на всех уровнях обеспечивают единство цели и направления развития, и создают условия, при которых люди вовлечены в достижение целей организации... [Международный стандарт ISO 9000:2015 pqm-online.com, Для ознакомления. Ст. 2.3.2.1]

[4] SMART-критерии постановки целей. Любая цель, которую мы ставим, или с которой работаем, должна быть Конкретной, Измеримой, Достижимой, Уместной, Определенной во времени. [SMART — ЦЕЛИ // Управление с огоньком! URL: https://korchanov.ru/smart-цели/ (дата обращения: 29.07.2019).]

[5] Заказчик (Customer) - Лицо или организация, которые будут использовать продукт, услугу или результат проекта.*

[6] Спонсор (Sponsor) - Лицо или группа лиц, предоставляющая финансовые ресурсы для проекта в любом виде.*

[7] Процессы жизненного цикла систем - ISO/IEC 15288:2002 "System engineering - System life cycle processes"

[8] Устав проекта (Project Charter) - Документ, выпущенный инициатором или спонсором проекта, который формально узаконивает существование проекта и предоставляет менеджеру проекта полномочия использовать организационные ресурсы в операциях проекта.*