การพิมพ์หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ

ตามระเบียบข้อ ๒ หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานราชการ คือ หนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากหนังสือที่กล่าวมาแล้วทั้ง ๕ ชนิด หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการ หรือบุคคลภายนอก มีมาถึงส่วนราชการมี ๔ ชนิดดังนี้ คือ

๑. หนังสือรับรอง

๒. รายงานการประชุม

๓. บันทึก

๔. หนังสืออื่น

๑. หนังสือรับรอง ตามระเบียบข้อ ๒๔ หนังสือรับรองคือ หนังสือที่ส่วนราชการออกได้เพื่อรับรงแก่บุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงาน เพื่อวัตถุประสงค์อย่างหนึ่งอย่างใดให้ปรากฏแก่บุคคลโดยทั่วไปไม่จำเป็นเจาะจง ใช้กระดาษตราครุฑ จัดทำตามแบบที่ ๑๐ โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

๑. เลขที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือรับรองโดยเฉพาะเริ่มจาก ๑ เรียงไปจนถึงสิ้นปีปฏิทิน ตัวอย่างเช่น

แบบที่ ๑ ลงเลขที่หนังสือรับรองโดยเฉพาะ

เลขที่ ๑/๒๕๕๖

แบบที่ ๒ ลงเลขที่ชองหนังสือทั่วไปตามแบบหนังสือภายนอก

ที่ ศธ. ๐๖๗๑.๐๕/๑

๒. ส่วนราชการเจ้าของหนังสือ ให้ลงชื่อส่วนราชการซึ่งเป็นเจ้าของหนังสือนั้น และจะลงสถานที่ของส่วนราชการเจ้าของหนังสือด้วยก็ได้

๓. ข้อความ ให้ลงข้อความขึ้นต้นว่า “หนังสือฉบับนี้ให้ไว้เพื่อรับรองว่า.......................”

ต่อด้วยชื่อบุคคล นิติบุคคล หรือหน่วยงานที่ทางราชการรับรอง

๔. ให้ไว้ ณ วันที่ ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือรับรอง

๕. ลงชื่อ ให้ลงลายมือชื่อหัวหน้าส่วนราชการผู้ออกหนังสือ หรือผู้ที่ได้รับหมอบหมาย และพิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ

๖. ตำแหน่ง ให้ลงตำแหน่งชองผู้ลงลายมือชื่อในหนังสือ

ตัวอย่างการลงตำแหน่ง ตามข้อ ๕ และข้อ ๖

๗. รูปถ่ายและลายมือชื่อผู้ได้รับการรับรอง ในกรณีที่รับการรับรองเป็นเรื่องที่สำคัญที่ออกให้แก่บุคคล ให้ติดรูปถ่ายของผู้ที่ได้รับการรับรองขนาด ๔ x ๖ เซนติเมตร หน้าตรง ไม่สวมหมวก ประทับตราชื่อส่วนราชการที่ออกหนังสือรับรอง

๒. รายงานการประชุม ตามระเบียบข้อ ๒๕ รายงานการประชุมคือ การบันทึกความคิดเห็นของผู้มาประชุมผู้เข้าร่วมประชุม และมติของที่ประชุมไว้เป็นหลักฐาน โดยกรอกรายละเอียดดังนี้

๑. รายงานการประชุม

๒. ครั้งที่

๓. เมื่อ ให้ลง วัน เดือน ปี

๔. ณ ให้ลงสถานที่ประชุม

๕. ผู้มาประชุม ให้ลงชื่อผู้มาประชุม หรือตำแหน่งของผู้ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ตัวอย่างเช่น

ผู้มาประชุม ๑ นายไมตรี อินทุสุด ผู้ว่าราชการจังหวัดตรัง

ประธานการประชุม

๖. ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ตัวอย่างเช่น

ผู้ไม่มาประชุม ๑. นายสุวิทย์ สุบงกฎ รองผู้ว่าราชการจังหวีดตรัง ไปราชการ

๗. ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุมซึ่งได้เข้าร่วมประชุม ตัวอย่างเช่น

ผู้เข้าร่วมประชุม ๑. นางอรุณี เมืองสง หัวหน้าผู้ตรวจสอบภายในจังหวัดตรัง เป็นต้น

๘.. เริ่มประชุมเวลา

๙. ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม หรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่องตามลำดับ ตัวอย่างเช่น

“ประธานกล่าวเปิดการประชุม และแจ้งเรื่องให้ที่ประชุมทราบตามระเบียบวาระการประชุมดังนี้

ระเบียบวาระที่ ๑ เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

ระเบียบวาระที่ ๒ รับรองรายงานการประชุมครั้งที่...(ถ้ามี)

ระเบียบวาระที่ ๓ เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบหรือพิจารณา

๑. เรื่อง..................................... มติที่ประชุมหรือข้อสรุป

๒. เรื่อง...................................... มติที่ประชุมหรือข้อสรุป

๑๐. เลิกประชุมเวลา

๑๑. ผู้จัดรายงานการประชุม ตัวอย่างเช่น

(นางสาวสุภาภรณ์ เลอเลิศวณิชย์)

ผู้จัดรายงานการประชุม

๓. บันทึก ตามข้อระเบียบข้อ ๑๖ บันทึกคือ

๓.๑ ข้อความซึ่งผู้ใต้บังคับบัญชาเสนอต่อผู้บังคับบัญชา หรือ

๓.๒ ผู้บังคับบัญชาสั่งการแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา หรือ

๓.๓ ข้อความที่เจ้าหน้าที่ หรือหน่วยงานระดับต่ำกว่าส่วนราชการระดับกรมติดต่อกันในการปฏิบัติราชการ

๔.หนังสืออื่น ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ (ฉบับที่๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ ให้ยกเลิกความในข้อ๒๗ หนังสืออื่น และให้ใช้ข้อความต่อไปนี้แทน

ระเบียบข้อ ๒๗ หนังสืออื่น คือ หนังสือหรือเอกสารอื่นใดที่เกิดขึ้นเนื่องจาการปฏิบัติงานของเจ้าหน้าที่เพื่อเป็นหลักฐานในราชการ ซึ่งรวมถึงภาพถ่าย ฟิล์ม แบบบันทึกเสียง แถบบันทึกภาพ และสื่อกลางบันทึกข้อมูล

ย้อนกลับ ตัวอย่างการพิมพ์หนังสือรับรองและบันทึก หน้าแรก

ตัวอย่างการพิมพ์รายงานการประชุม