การพิมพ์หนังสือประทับตรา

หนังสือประทับตรา

ตามระเบียบ ๑๓ หนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกอง หรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป เป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา

หนังสือประทับตรา ให้ใช้ได้ทั้งระหว่างระหว่างส่วนราชการกับส่วนราชการ และระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่

๑. การขอรายละเอียดเพิ่มเติม

๒. การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณสาร

๓. การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญ หรือการเงิน

๔. การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินไปแล้ว ให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ

๕. การเตือนเรื่องที่ค้าง

๖. เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป กำหนดโดยทำเป็นคำสั่ง ให้ใช้หนังสือประทับตรา

ตามระเบียบข้อ ๑๕ กำหนดให้หนังสือประทับตราใช้กระดาษตราครุฑ โดยจะต้องจัดทำตามแบบที่ ๓ โยให้กรอกรายละเอียดดังนี้

๑. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ ให้เลขประจำตัวของเจ้าของเรื่องตามที่กำหนดไว้ และทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง ตัวอย่างเช่น ศธ ๐๖๐๑/๑๒๓

๒. ถึง ให้ลงชื่อส่วนราชการ หน่วยงาน หรือบุคคลที่หนังสือนั้นมีถึง

๓. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย

๔. ชื่อส่วนราชการที่ส่งหนังสือออก ตัวอย่างเช่น

มหาดไทย

กระทรวงนายกรัฐมนตรี

สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา

๕. ตราชื่อส่วนราชการ ใช้ตามระเบียบหมวด ๔ ข้อ ๗๒ ตามแบบที่ ๒๗ โดยตราชื่อส่วนราชการมีลักษณะเป็นรูปวงกรมสองวงซ้อนกัน เส้นผ่าศูนย์กลางวงนอก ๔.๕ เซนติเมตร วงใน ๓.๕ เซนติเมตรล้อมครุฑสูงขนาด ๓ เซนติเมตร ระหว่างวงนอกและวงในมีอักษรไทยชื่อกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการที่เรียกชื่ออย่างอื่นที่มีฐานะเป็นกรมหรือจังหวัด อยู่ขอบล่างของตรา โดยให้ประทับตราชื่อส่วนราชการด้วยหมึกสีแดง และให้ผู้รับผิดชอบลงลายมือชื่อย่อกำกับตราดังภาพดังนี้

สำหรับส่วนราชการใดที่มีการติดต่อกับต่างประเทศ จะให้มีชื่อภาษาต่างประเทศเพิ่มขึ้นด้วยก็ได้ โดยให้อักษรไทยอยู่บนขอบบน และอักษรโรมันอยู่ขอบล่างของตราภาพดังนี้

๖. วัน เดือน ปี ให้ลงตัวเลขของวันที่ ชื่อเต็มของเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือตัวอย่าง

๗. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าของเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือตัวอย่าง

๘. โทรศัพท์ โทรสาร หรือที่ตั้ง ให้ลงหมายเลขโทรศัพท์ ให้ลงที่ตั้งของราชการเจ้าของเรื่อง โดยให้ลงตำบลที่อยู่และแขวงไปรษณีย์ (ถ้ามี) ตามความจำเป็น และถ้าหมายเลขโทรสารให้ลงต่อจากหมายเลขโทรศัพท์ไว้ด้วย

ย้อนกลับ ตัวอย่างหนังสือประทับตรา หน้าแรก