การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก

การพิมพ์หนังสือราชการภายนอก

หนังสือราชการภายนอก คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธี โดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการที่อยู่ต่างกระทรวง ทบวง กรม หรือส่วนราชการมีไปถึงหน่วยงานอื่นซึ่งไม่ใช่ส่วนราชการ หรือมีถึงบุคคลภายนอก โดยมีส่วนประกอบ ดังนี้

หมายถึง หนังสือที่ใช้ติดต่อสื่อสาระระหว่างส่วนราชการ กระทรวง ทบวง กรม จังหวัด หรือส่วนราชการที่มีหนังสือถึงหน่วยงานอื่นที่มิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอก กระดาษที่ใช้พิมพ์หนังสือราชการให้ใช้กระดาษตราครุฑ การพิมพ์หนังสือราชการนั้นควรจัดทำสำเนาไว้ 2 ฉบับด้วย เพื่อเก็บไว้เป็นหลักฐานที่งานสารบรรณ ๑ ฉบับ

หลักการพิมพ์หนังสือราชการภายนอก

๑. เลขที่หนังสือ

ประกอบด้วยเลขรหัสประจำหน่วยงานที่ออกหนังสือ/ลำดับหนังสือที่ออกในรอบปีปฏิทิน กรณี ถ้าเป็นจดหมายฉบับเดียวแต่ส่งไปให้ผู้รับจำนวนมากควรทำเป็นหนังสือเวียน โดยให้พิมพ์ “ว” หน้าเลขที่หนังสือ ซึ่งอาจใช้เลขที่หนังสือทั่วไปหรือออกเลขที่หนังสือเวียนใหม่โดยเฉพาะก็ได้ ให้พิมพ์เลขที่หนังสือออกไว้บรรทัดตรงกับตีนครุฑชิดกั้นหน้า

๒. สถานที่ออกหนังสือ

เป็นชื่อหน่วยงานที่ออกหนังสือราชการฉบับนั้นและจะต้องระบุที่ตั้งของสถานที่พอสังเขป การพิมพ์ให้พิมพ์กั้นชิดกั้นหน้าระดับเดียวกับเลขที่หนังสือ (ตีนครุฑ) ชื่อหน่วยงาน และสถานที่ตั้งควรมีไม่เกิน ๓ บรรทัด

วิธีพิมพ์มีหลายแบบ เช่น (วางศูนย์)

คณะครุศาสตร์

จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย ถนนพญาไท

กรุงเทพฯ ๑๐๓๐๐

หรือ (ซ้ายตรงกัน)

คณะครุศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

ถนนพญาไท กรุงเทพฯ ๑๐๓๐๐

หรือ (ขวาตรงกัน)

คณะครุศาสตร์ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัย

ถนนพญาไท กรุงเทพฯ ๑๐๓๐๐

๓. วัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือ

ตำแหน่ง วัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือ อยู่ถัดจากบรรทัดสุดท้ายของสถานที่ออกหนังสือปัด ๑ บิด ๑ (กรณีที่พิมพ์ด้วยคอมพิวเตอร์ ให้เว้นระยะห่าง ๑.๕รรทัด : ข้อความหลังจากนี้จะใช้คำว่า เว้นระยะห่าง ๑.๕ บรรทัดแทนปัด ๑ บิด ๑) เริ่มพิมพ์จากกึ่งกลางครุฑ (กึ่งกลางหน้ากระดาษ) พิมพ์เฉพาะตัวเลขวันที่ ชื่อเดือนเต็ม ตามด้วยเลขปี พ.ศ. หลังวันและเดือนเว้นระยะ ๒ วรรค ตัวอย่างเช่น ๒๗ ตุลาคม ๒๕๕๒

๔. ชื่อเรื่อง

เป็นชื่อเรื่องที่ย่อให้ได้ใจความสั้นที่สุดของหนังสือราชการนั้น ความยาวของชื่อเรื่องไม่ควรเกิน ๒ บรรทัด ตำแหน่งที่พิมพ์อยู่ถัดจาก วัน เดือน ปี ที่ออกหนังสือลงมา ๑๕บรรทัด โดยพิมพ์คำว่า “เรื่อง” ชิดกั้นหน้าและเว้นระยะ ๒ วรรค หลังคำว่า “เรื่อง” และตามด้วยข้อความ

๕. คำขึ้นต้น

ให้พิมพ์คำว่า “เรียน” หรือ “กราบเรียน” ในบางตำแหน่ง และเว้นระยะ ๒ วรรค ตามด้วยชื่อบุคคล หรือชื่อตำแหน่งผู้รับ ให้พิมพ์ถัดจากเรื่องลงมา ๑.๕ บรรทัด และพิมพ์ชิดกั้นหน้า

๖. อ้างถึง (ถ้ามี)

ใช้ในกรณีที่มีการอ้างอิงถึงหนังสือหรือเอกสารที่เคยติดต่อกันมาก่อน โดยจะระบุส่วนราชการเจ้าของหนังสือ เลขที่หนังสือ และวัน เดือน ปี ของหนังสือฉบับนั้น ตำแหน่งที่พิมพ์ถัดจากคำขึ้นต้นลงมา ๑.๕ บรรทัด พิมพ์ชิดกั้นห้า โดยพิมพ์ “อ้างถึง” และเว้นระยะ ๒ วรรค ตามด้วยข้อความ ตัวอย่างเช่น อ้างถึง หนังสือที่ ทม ๐๓๐๒/๑๗๔๑ ลงวันที่ ๒๗ ตุลาคม ๒๕๕๒

๗. สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี)

ใช้ในกรณีที่มีหนังสือหรือเอกสารที่ส่งไปพร้อมกับหนังสือฉบับนั้นด้วย ถ้ามีหลายรายการให้แยกเป็นข้อ ๆ และในกรณีที่ไม่สามารถส่งหนังสือหรือเอกสารไปในซองเดียวกันได้ จะต้องระบุว่าส่งไปวิธีใด ตำแหน่งที่พิมพ์อยู่ถัดจาก อ้างถึง (ถ้ามี) ลงมา ๑.๕ บรรทัด โดยพิมพ์ชิดกั้นหน้า พิมพ์คำว่า “สิ่งที่ส่งมาด้วย” เว้นระยะ ๒ วรรค ตามด้วยข้อความที่ระบุ

๘. ข้อความจดหมาย

เป็นสาระสำคัญของหนังสือฉบับนั้น ถ้าข้อความมีจุดมุ่งหมายหลายประการ ควรแยกเป็นข้อ ๆ ตำแหน่งที่พิมพ์ข้อความอยู่ถัดลงมาจาก สิ่งที่ส่งมาด้วย (ถ้ามี) ๑.๕ ระยะบรรทัด และย่อหน้า ๑๐ ตัวอักษร ก่อนที่จะพิมพ์ข้อความบรรทัดแรกของแต่ละตอน ในการพิมพ์ข้อความขึ้นตอนใหม่แต่ละตอนจะเว้น ๑.๕ บรรทัด แต่ถ้ามีข้อความมากจะเว้น ๑ บรรทัดก็ได้ (การเว้นระยะบรรทัดจะต้องเหมือนกันทุกย่อหน้า)

๙. คำลงท้าย

ให้ใช้คำลง ท้ายตามฐานะของผู้รับหนังสือ โดยส่วนใหญ่จดหมายที่มีไปถึงบุคคลทั่วไปมักจะลงท้าย “ขอแสดงความนับถือ” แต่บางตำแหน่งต้องใช้ “ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง” การพิมพ์คำลงท้ายให้เว้นระยะจากข้อความของจดหมายมา ๒ ระยะบรรทัด และเริ่มพิมพ์จากจุดกึ่งกลางครุฑ (กึ่งกลางกระดาษ)

หมายเหตุ

ตามระเบียบงานสารบรรณได้กำหนด คำขึ้นต้น และ คำลงท้าย ที่ใช้กับบุคคลธรรมดาไว้ ๒ กรณี คือ

กรณีแรก ตำแหน่งประธานองคมนตรี นายกรัฐมนตรี ประธานรัฐสภา ประธานศาลฎีกา ประธานวุฒิสภาหรือประธานสภาผู้แทนราษฎร ให้ใช้คำขึ้นต้นว่า กราบเรียน และคำลงท้ายว่า ขอแสดงความนับถืออย่างยิ่ง

กรณีที่สอง บุคคลธรรมดานอกเหนือจากกรณีแรก เช่น ปลัดกระทรวงอธิบดี บุคคลทั่วไป เป็นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นว่า เรียน และคำลงท้ายว่า ขอแสดงความนับถือ

๑๑. ชื่อผู้ลงนาม

จะต้องพิมพ์ชื่อเต็มและชื่อสกุลของเจ้าของลายมือชื่อในวงเล็บ โดยเว้นระยะ ๒.๕ ระยะบรรทัด จากคำลงท้าย และจะต้องวางศูนย์ให้ได้ดุลกับคำลงท้าย

๑๑. ตำแหน่งผู้ลงนาม

ให้พิมพ์ตำแหน่งของเจ้าของลายมือชื่อ โดยเว้นระยะห่างจาก ชื่อ-สกุลลงมา ๑ ระยะบรรทัด และพิมพ์ให้สมดุลกับ ชื่อ-สกุล เต็มด้วย ถ้าเป็นชื่อผู้ที่ลงชื่อแทน ให้ระบุตำแหน่งเดิมและระบุต่อไปว่า ลงชื่อแทนในฐานะอะไร เช่น รักษาราชการแทน หรือลงนามแทน

๑๒. ส่วนราชการเจ้าของเรื่อง

ให้พิมพ์ส่วนราชการที่เป็นเจ้าของเรื่องของหนังสือฉบับนั้น พร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ หรือโทรสาร เพื่อสามารถติดต่อได้สะดวกรวดเร็ว โดยให้เว้น ๑.๕ ระยะบรรทัด จากตำแหน่งผู้ลงนามแล้วพิมพ์ชิดกั้นหน้า

ย้อนกลับ ตัวอย่างหนังสือราชการภายนอก หน้าแรก