การรับ การส่ง และลงทะเบียนรัับหนังสือ

การรับหนังสือการส่งหนังสือและการลงทะเบียน

การรับหนังสือ

ตามระเบียบสำนักนายกรับมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับแก้ไขเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ หมวดที่ ๒ ส่วนที่ ๑ การรับหนังสือกำหนดไว้ ดังนี้

ตามระเบียบข้อ ๓๕ หนังสือรับ คือ หนังสือที่ได้รับเข้ามาจากภายนอก และให้เจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลางปฏิบัติตามระเบียบที่กำหนด กล่าวคือ จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือก่อนหลัง พร้อมเปิดซองและตรวจสอบเอกสาร แล้วจึงลงทะเบียนรับเอกสาร จัดแยกหนังสือแล้วส่งเรื่องให้ผู้เกี่ยวข้องทราบและปฏิบัติ

ขั้นตอนการปฏิบัติในการรับหนังสือ

๑. เมื่อรับหนังสือเข้ามา ให้ตรวจที่จ่าหน้าซอง เพื่อแยกประเภทของหนังสือ ว่าเป็นหนังสือที่มาถึงส่วนราชการที่ตนรับผิดชอบ หรือเป็นหนังสือที่จ่าหน้าถึงบุคคล

๒. จัดลำดับความสำคัญและความเร่งด่วนของหนังสือ

๓. เปิดซองจดหมายและตรวจสอบความถูกต้อง

๔. ประทับตราหนังสือ (ตามระเบียบข้อ ๓๗ ตามแบบที่ ๑๒)

๕. ลงทะเบียนรับหนังสือในทะเบียนหนังสือรับ ขนาดเอ ๔ พิมพ์สองหน้า มี ๒ ชนิด คือ เป็นเล่มและชนิดเป็นแผ่น

ทะเบียนหนังสือรับ

๖. หนังสือที่ลงทะเบียนรับเรียบร้อยแล้ว

๗. การส่งหนังสือที่ลงทะเบียนหนังสือรับแล้วไปให้หน่วยงานมี่เกี่ยวข้องดำเนินการตามขั้นตอน

๘. การรับหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน เมื่อผู้รับหนังสือจากหน่วยงานสารบรรณกลางแล้วให้ปฏิบัติตามวิธีการที่กล่าวข้างต้นโดยอนุโลม

วิธีการลงทะเบียนหนังสือรับ

การลงทะเบียนหนังสือในแบบทะเบียนหนังสือรับ มีวิธีการกรอกรายละเอียด ดังนี้

๑. วัน เดือน พ.ศ.

๒. เลขทะเบียนรับ

๓. ที่ ให้ลงเลขที่ของหนังสือที่รับเข้ามา

๔. ลงวันที่ ให้ลงวันที่....เดือน.....ปี ของหนังสือที่รับเข้ามา

๕. จาก ให้ลงตำแหน่งเจ้าของหนังสือ หรือชื่อส่วนราชการ

๖. ถึง ให้ลงตำแหน่งของของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง

๗. เรื่อง ให้ลงชื่อเรื่องที่หนังสือนั้นมีไปถึง

๘. การปฏิบัติ ให้บันทึกการปฏิบัติเกี่ยวกับหนังสือฉบับนั้น

๙. หมายเหตุ ให้บันทึกข้อข้อความอื่นใด (ถ้ามี)

การส่งหนังสือ

ตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรี ว่าด้วยงาจนสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ และฉบับแก้ไชเพิ่มเติม (ฉบับที่ ๒) พ.ศ. ๒๕๔๘ หมวดที่ ๒ ตามระเบียบข้อ ๔๑ หนังสือส่งคือ หนังสือที่ส่งออกไปภายนอก ให้ปฏิบัติตามระเบียบที่กำหนดไว้

สรุปได้ว่า การส่งหนังสือ คือ การดำเนินการส่งหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จแล้วไปยังผู้รับ

ขั้นตอนในการปฏิบัติในการส่งหนังสือ

๑. เจ้าหน้าที่ของเรื่องตรวจความเรียบร้อยของหนังสือ

๒. เมื่อเจ้าหน้าที่ของหน่วยงานสารบรรณกลาง หรือเจ้าหน้าที่รับ-ส่งหนังสือ ได้รับเรื่องแล้ว

แบบส่งหนังสือ

๓. เมื่อลงทะเบียนเรียบร้อยแล้ว ให้ลงเลขที่ วัน เดือน ปี ในหนังสือที่จะส่งออกทั้งในต้นฉบับและที่สำเนาคู่ฉบับ

๔. ก่อนบรรจุหนังสือลงซอง ให้เจ้าหน้าที่ของสารบรรณกลางตรวจสอบความเรียบร้อยของหนังสือ

๕. การจ่าหน้าซองให้ปฏิบัติตามระเบียบว่าด้วยงานสารบรรณ

๖. กรณีที่ไม่จัดส่งทางไปรษณีย์ ให้ใช้สมุดหนังสือ (ตามแบบที่๑๖) หรือใบรับหนังสือ (ตามแบบที่๑๗) ให้ผู้นำส่งหนังสือนำสมุดหนังสือ เมื่อผู้รับเซ็นรับหนังสือแล้วให้รับสมุดส่งหนังสือ หรือใบรับหนังสือคืนมา

วิธีการลงทะเบียนหนังสือส่ง

การลงทะเบียนหนังสือส่ง สำหรับวิธีกรอกราบละเอียดในทะเบียนหนังสือส่งจะปฏิบัติเช่นเดียวกับการลงทะเบียนหนังสือรับ เพียงแต่ลงเลขทะเบียนส่งในทะเบียนหนังสือส่งแล้ว จะต้องนำเลขที่ในทะเบียนหนังสือส่งไปใส่ที่รหัสพยัญชนะของหน่วยงานหลังหรือเครื่องหมาย “/.........” ตัวอย่างในการกรอกรายละเอียด ดังนี้

ที่ ศธ ๐๖๐๑/๕๘๐๓ ครุฑ สำนักอำนวยการ

สำนักงานคณะกรรมการการอาชีวศึกษา

กระทรวงศึกษาธิการ กทม. ๑๐๓๐๐

๙ พฤษภาคม ๒๕๕๖

เรื่อง เลื่อนขั้นเงินเดือนข้าราชการ

เรียน ผู้อำนวยการวิทยาลัยพณิชการเชตุพน

สิ่งที่ส่งมาด้วย คำสั่งสำนักงานคณะกรรมการอาชีวศึกษา ที่ ๒๐๐๓/๒๕๕๖

ลงวันที่ ๙ พฤษภาคม พ.ศ. ๒๕๕๖

ด้วยสำนักงานคณะกรรมการอาชีวศึกา ไดมีคำสั่งเกี่ยวกับการเลื่อนขั้นเงินเดือน

ข้าราชการ ให้แกข้าราชในสังกัดแห่งนี้ ดังคำสั่งที่ส่งมาพร้อมนี้

จึงเรียนมาเพื่อโปรดทราบและพิจารณาดำเนินการในส่วนที่เกี่ยวข้องต่อไป

ขอแสดงความนับถือ

(ลายมือชื่อ)

(นายสราวุธ ผึ่งประเสริฐ)

นักวิเคาะห์นโยบายบายและแผนเชี่ยวชาญ รักษาราชการแทน

ผู้อำนวยการสำนักอำนวยการ

๑.ทะเบียนหนังสือส่ง

๒. เลขทะเบียนหนังสือส่ง

๓.ที่

๔. ลงวันที่

๕.จาก

๖.ถึง

๗.เรื่อง

๘.การปฏิบัติ

๙.หมายเหตุ

หน้าหลัก