การเก็บรักษา การยืม และการทำลายหนังสือ

การเก็บรักษา การยืม และการทำลายหนังสือราชการ

การเก็บหนังสือราชการ

ตามระเบียบสำนักนายยกรัฐมนตรี ว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖ ข้อ ๕๒ แบ่งการเก็บหนังสือราชการ ออกเป็น ๓ ประเภท คือ

๑.การเก็บระหว่างปฏิบัติ คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติยังไม่เสร็จให้อยู่ในความรับผิดชอบของเจ้าหน้าที่เจ้าของเรื่อง

๒.การเก็บเมื่อปฏิบัติเสร็จแล้ว คือ การเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้ว และไม่มีอะไรที่ต้องปฏิบัติอีกต่อไป

แบบบัญชีหนังสือส่งเก็บ

แบบทะเบียนหนังสือเก็บ

๓.การเก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบ คือการเก็บหนังสือที่ปฏิบัติเสร็จเรียบร้อยแล้วแต่จำเป็นต้องใช้ในการตรวจสอบเป็นประจำ ไม่สะดวกไปเก็บยังหน่วยเก็บของส่วนราชการ

การกำหนดอายุการเก็บหนังสือ

๑. หนังสือที่ต้องสงวนเป็นความลับ

๒. หนังสือที่เป็นหลักฐานทางอรรถคดี

๓. หนังสือคุณค่าทางประวัติศาสตร์ทุกสาขา

๔. หนังสือที่เป็นเรื่องธรรมดาสามัญซึ่งไม่มีความสำคัญ แต่เป็นเรื่องที่เกิขึ้นประจำ

๕. หนังสือเอกสารเกี่ยวกับการเงิน การจ่ายเงิน

๖. หนังสือที่ปฏิบัติงานเสร็จสิ้นแล้ว

การเก็บส่งงมอบหนังสืออายุครบ ๒๐ ปี

๑. หนังสือต้องสงวนเป็นความลับ

๒. หนังสือที่มีกฎหมาย ข้อบังคับ

๓. หนังสือส่วนราชการที่มีความจำเป็นต้องเก็บไว้ที่ส่วนราชการนั้น

แบบบัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี

บัญชีส่งมอบหนังสือครบ ๒๐ ปี ประจำปี..................

กระทรวง/ทบวง.................................................................................

กรม.................................................................................................... วันที่...............................................

กอง.................................................................................................... แผ่นที่.............................................

ขอส่งหนังสือครบ ๒๐ ปี มาเก็บไว้ที่สำนักหอจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตามตารางช้างล่างนี้

ลงชื่อผู้มอบ............................................ ลงชื่อผู้รับมอบ..................................

(......................................................) (...........................................................)

ตำแหน่ง.............................................. ตำแหน่ง.....................................................

แบบหนังสือครบ ๒๐ ปี ที่ขอเก็บเอง

บัญชีหนังสือครบ ๒๐ ปีที่ขอเก็บเอง ประจำปี.......................

กระทรวง/ทบวง.........................................

กรม........................................................... วันที่................................................

กอง.......................................................... แผ่นที่.....................................

การฝากหนังสือ

๑. จัดทำบัญชีฝากหนังสือ เมื่อจัดทำบัญชีฝากหนังสือเรียบร้อยแล้ว ให้ลงลายมือชื่อผู้ฝาก แล้วให้ส่งต้นฉบับและสำเนาคู่ฉบับบัญชีฝากหนังสือที่จะส่งมอบให้กองจดหมายแห่งชาติ

๒. เมื่อกกองจดหมายเหตุแห่งชาติ กรมศิลปากร ตรวจหนังสือและรับฝากหนังสือเรียบร้อยแล้ว ให้ลงนามในบัญชีฝากหนังสือ และคืนต้นฉบับให้ส่วนราชการผู้ฝากเก็บไว้เป็นหลักฐาน

๓. เมื่อถึงกำหนดทำลายหนังสือที่ฝากไว้แล้ว ให้ส่วนราชการผู้ฝากจัดทำบัญชีหนังสือทำลายเสนอหัวหน้างานส่วนราชการระดับกรม

การรักษาหนังสือ

๑. กรณีหนังสือชำรุดเสียหายต้องรีบซ่อมให้ใช้ราชการได้เหมือนเดิม

๒. กรณีหนังสือสูญหาย ให้ดำเนินการดังนี้

๒.๑ หนังสือทั่วไปต้องรายงานให้ผู้บังคับบัญชาทราบ

๒.๒ หนังสือที่เป็นเอกสารสิทธิ์ตามกฎหมายหรือหนังสือสำคัญที่เป็นการแสดงสิทธิ์ให้ดำเนินการแจ้งความต่อพนักงานสอบสวน

การยืมหนังสือราชการ

การยืมหนังสือ หมายถึง การยืมหนังสือที่ส่งเก็บแล้ว หรือการยืมหนังสือที่ยังปฏิบัติยังไม่เสร็จที่เก็บไว้ในหน่วยงานของส่วนราชการกำหนดวิธีการยืม ดังนี้

๑. ผู้ยืมจะต้องแจ้งให้ทราบเรื่องที่ยืมนั้นจะนำไปใช้ในราชการใด

๒. ผู้ยืมจะต้องมอบหลักฐานการยืมให้เจ้าหน้าที่เห็น

๓. การยืมหนังสือส่วนราชการ ผู้ยืมและผู้ให้ยืม จะต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกองขึ้นไป

๔. การยืมหนังสือภายในส่วนราชการเดียวกัน ผู้ยืมและผู้ให้ยืม ต้องเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับแผนกขึ้นไป

๕. การยืมหนังสือที่ยังปฏิบัติไม่เสร็จ หรือหนังสือที่เก็บไว้เพื่อใช้ในการตรวจสอบให้แจ้งว่าทราบว่าเรื่องที่ยืมนั้นไปใช้ในราชการใด

๖. ห้ามมิให้บุคคลภายนอกยืมหนังสือราชการ

การทำลายหนังสือราชการ

๑. สำรวจหนังสือที่ครบอายุการเก็บ

๒. จัดทำหนังสือบัญชีขอทำลาย

๓. หัวหน้าส่วนราชการระดับกรม แต่งตั้งคณะกรรมการการทำลาย

บัญชีหนังสือขอทำลาย

กระทรวง/ทบวง................................

กรม..................................................... วันที่..............................................................

กอง........................................................... แผ่นที่.......................................................

๔. เมื่อหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม พิจารณาหนังสือตามรายงานผลการพิจารณาพร้อมบันทึกความเห็นแย้ง (ถ้ามี) ของคณะกรรมการทำลายหนังสือ

๕. เมื่อกองจดหมายแห่งชาติ กรมศิลปากร พิจารณารายการบัญชีหนังสือขอทำลายแล้ว ให้แจ้งส่วนราชการที่ส่งบัญชีหนังสือขอทำลายทราบ

ระบบการจัดเก็บเอกสาร

ปัญหาที่สำคัญในการปฏิบัติงานสารบรรณของส่วนราชการ คือ การจัดเก็บหนังสือยังไม่สามารถเก็บให้เป็นระบบได้ เนื่องจากเจ้าหน้าที่ส่วนใหญ่ไม่เข้าใจระบบและวิธีการจัดเก็บเอกสาร ทำให้การจัดเก็บหนังสือราชการขาดความเป็นระเบียบเรียบร้อย ดังนั้น เพื่อเป็นแนวทางในการจัดเก็บหนังสือราชการ ซึ่งสามารถจำแนกได้ ๕ ระบบ คือ

๑. การเก็บตามชื่อบุคคล หรือหน่วยงาน หรือห้างร้านธุรกิจ

๒. การเก็บตามภูมิศาสตร์

๓. การเก็บตามอักษร

๔. การเก็บตาม วัน เดือน ปี

๕. การเก็บตามชื่อเรื่อง

หน้าหลัก