การพิมพ์หนังสือราชการภายใน

หนังสือภายใน

ตามระเบียบข้อ ๑๒ หนังสือภายใน คือ หนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความโดยจะต้องจัดทำตามแบบที่ ๒ และกรอกรายละเอียดดังนี้

๑.ส่วนราชการ ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าชองเรื่อง หรือหน่วยงานที่ออกหนังสือ โดยมีรายละเอียดพอสมควร โดยปกติถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในกรมขึ้นไป ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าชองเรื่องทั้งระดับกรมและกอง พร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)

ตัวอย่างเช่น

สำนักงายยกรัฐมนตรี สำนักงานปลัดสำนักนายยกรัฐมนตรี โทร ๐ ๒๘๑๐ ๔๐๔๐

สำนักคณะกรรมการการอาชีวศึกษา สำนักอำนวย โทร ๐ ๒๒๘๑ ๕๕๕๕

สำนักงานปลัดกระทรวงศึกษาธิการ กองกลาง โทร...........................

ถ้าส่วนราชการที่ออกหนังสืออยู่ในระดับต่ำกว่ากรมลงมา ให้ลงชื่อส่วนราชการเจ้าชองเรื่องเพียงระดับกอง หรือส่วนราชการเจ้าชองเรื่อง พร้อมทั้งหมายเลขโทรศัพท์ (ถ้ามี)

ตัวอย่างเช่น

แบบที่ ๑ ส่วนราชการเจ้าของเรื่องระดับกอง

สำนักอำนวยการ โทร. ๐ ๒๒๘๑ ๕๕๕๕

แบบที่ ๒ ส่วนราชการเจ้าของเรื่องภายในหน่วยงาน

กลุ่มงานสิทธิประโยชน์และข้อมูลบุคคล โทร. ๐๒๒๘๑ ๕๕๕๕ ต่อ ๑๖๐๗

๒. ที่ ให้ลงรหัสตัวพยัญชนะ และเลขประจำตัวของเจ้าของเรื่องตามที่กำหนดไว้ ทับเลขทะเบียนหนังสือส่ง สำหรับหนังสือของคณะกรรมการ ให้กำหนดรหัสพยัญชนะเพิ่มขึ้นตามความจำเป็น

ตัวอย่างเช่น

ที่ ศธ ๐๕๘๑.๐๓/๕๐๕ มีความหมายดังนี้

ศธ หมายถึง รหัสตัวพยัญชนะของกระทรวงการศึกษาธิการ

ตัวเลขสองตัวแรก ๐๕ หมายถึง รหัสส่วนตัวราชการระดับกรม

ตัวเลขสองตัวหลัง ๘๑ หมายถึง รหัสส่วนตัวราชการระดับกอง

ตัวเลขหลังจุดสองตัว .๐๓ หมายถึง หน่วยงานในสังกัด

/๕๐๕ หมายถึง ทะเบียนเลขที่หนังสือ

๓. วันที่ ให้ลงตัวเลขชองวันที่ ชื่อเต็มชองเดือน และตัวเลขของปีพุทธศักราชที่ออกหนังสือ

ตัวอย่างเช่น

๒๐ พฤษภาคม ๒๕..........

๔. เรื่อง ให้ลงเรื่องย่อที่เป็นใจความสั้นที่สุดของหนังสือฉบับนั้น ในกรณีที่เป็นหนังสือต่อเนื่องให้ลงเรื่องเดิมของหนังสือฉบับเดิม

ตัวอย่างเช่น

เรื่อง ขอให้สำรวจนักเรียน/นักศึกษาพ้นสภาพ

เรื่อง การใช้ระเบียบสำนักนายยกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสรบรรณ พ.ศ. ๒๕๒๖

๕. คำขึ้นต้น ให้ใช้คำขึ้นต้นตามฐานะของผู้รับหนังสือตามตารางการใช้คำขึ้นต้น สรรพนามและคำลงท้ายที่กำหนดไว้ แล้วลงตำแหน่งของผู้ที่หนังสือนั้นมีถึง หรือชื่อบุคคล ในกรณีที่มีถึงตัวบุคคลไม่เกี่ยวกับตำแหน่งหน้าที่

๖. ข้อความ ให้ลงสาระสำคัญของเรื่องให้ชัดเจนและเข้าใจง่าย หากมีความประสงค์หลายประการ ให้แยกเป็นข้อๆ ในกรณีที่มีการอ้างอิงหนังสือที่เคยมีการติดต่อ หรือมีสิ่งที่ส่งมาด้วย ให้ระบุไว้ในข้อนี้

ในการเขียนข้อความ ควรให้ย่อหน้าแรกเป็นภาคเหตุ ย่อหน้าที่ ๒ เป็นภาคความประสงค์และย่อหน้าสุดท้ายเป็นภาคสรุป

๗. การลงชื่อและตำแหน่ง ให้ลงลายมือชื่อเจ้าของหนังสือ และให้พิมพ์ชื่อเต็มของเจ้าของลายมือชื่อไว้ใต้ลายมือชื่อ ส่วนตำแหน่งของเจ้าของหนังสือ ตัวอย่างเช่น

ลายมือชื่อ

(นางสาวศศิธารา พิชัยชาญณรงค์)

เลขาธิการคณะกรรมการการอาชีวศึกษา

ในกรณีที่กระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัด ประสงค์จะกำหนดแบบการเขียนโดยเฉพาะเพื่อใช้ตามความเหมาะสม ก็ให้กระทำได้

ย้อนกลับ ตัวอย่างหนังสือราชการภายใน หน้าแรก