應用軟體

有關文書編輯的操作

(一) ﹝文書處理軟體﹞是最適合使用者撰寫、編輯處理、擷取儲存及列印各種文件資料的一種軟體。文書處理已由文件表格製作進步到桌上排版系統，簡稱為DTP( DeskTop Publisher)。有如：記事本、PE2、PE3、WORD、Ami PRO等 。 一般使用區段若是以字元區塊為單位時 , 在刪除該區段時 , 右測文字往左靠，若是以列為單位時 , 在刪除該區段時 ,下方文字會上移。而作刪除區段文字時，區段附近的文字位置是會受影響。在進行文章編修時，螢幕顏色的設定不會直接影響文章編修的操作。且載入不同的中文輸入法，應不影響一般的編修功能。

(二) 若是同時編輯多個檔案 , 在使用區段時 , 區段中的文字可以複製或搬移到其他檔案。而在區段的操作中，若使用搬移的動作則目的地原有資料會被新資料插入，且自動向後擠。

(三) 在Windows系統中 , 用「記事本」製作的檔案 , 其副檔名預設為.TXT。而在使用文書編輯時，若是由磁碟中讀取A.TXT來編輯，在編輯中又更名為B.TXT，則下達儲存命令時，會以B.TXT的內容另存新檔，A.TXT的檔案仍然存在。也可利用的小作家(記事本)編修Internet網頁。

(四) 中文文書編輯器可以同時編輯中英文資料 , 其所編緝文章所出理的區域稱為本文區 , 本文區的邊界使用者可自行設定調整。

(五) 在文書編輯軟體中 , 若要看下頁資料 , 可使用Page Down鍵 , 要查看上頁資料 , 可使用Page UP鍵。

(六) 在一般文書處理軟體中 , 刪除游標所在的字元所使用的按鍵是[Delete]鍵。若欲在文件中先選取表格後(呈反白方式顯示)，再按下[Del]鍵，則該表格及其內之資料內容會被刪除。

(七) 在一般文書編輯中器中 , 若欲刪除游標左側之字元可以使用[BackSpace]鍵。

(八) 讀取文件檔案時，文書編輯器會拷貝一份放到主記憶體中以供編修。

有關WORDPAD的操作

1. WORDPAD的項目符號至多可設一層。

2. 在Windows 98 系統下，WordPad可插入小畫家的圖片或其他應用軟體之物件。

有關小畫家的操作

1. 提供錯誤還原的功能，最多可還原3次。

2. 小畫家內定的儲存檔案格式為.BMP格式的檔案。

3. 在執行小畫家時，在螢幕底端會有一列隨時提供目前狀態訊息，該列稱之為”狀態列”。

4. 在『小畫家』中，若先選取某一直線後再按住Ctrl鍵，即可將此直線執行『複製』的動作。

有關WORD的操作

(一) MS-office中的應用軟體Word , 其主要功能為文書編輯與排版，由格式中選擇『直書/橫書』是可以直打直排或橫排的文書編輯軟體。若要在相同文件的每頁中加入文件頁碼、檔名、作者和日期，可利用「頁首/頁尾」功能。可利用手繪表格，便可在表格中製作對角線儲存格。Word合併列印的功能是將資料庫的資料與Word文件整合進行，像是標籤製作等工作。其資料來源並不限只有Word文件。目前經由電子郵件或FTP來傳送文件非常普遍，但確是造成Word 巨集病毒高成長的主因。

(二) 在Word中 , 可同時開啓多份文件檔案編輯 。 在Word中內定儲存的檔案格式副檔案為doc , 範本文件之副檔名可為dot。各種文書編輯器所儲存的檔案型式並不一樣。在Excel中副檔名自動指定為xls : ppt為PowerPoint的副檔名 : doc為Word 的副檔案 : mdb為Access的副檔名。

(三) 在Word編輯中 , 按Ctrl+A鍵即可全部選取正在編輯中之文件 , 對己被選取之文件做拖曳 , 表示執行「移動」的動作。先按住[Ctrl]鍵再做拖曳，表示執行『複製』的動作。欲將剪貼簿內之資料插入游標所在之處，可利用『編輯』功能表內之﹝貼上﹞來完成 。而欲將目前正在編輯之文件加上保護密碼，可利用『工具/選項/儲存』動作來完成。在進行文字輸入時，當超過所設定的留白部份，將自動移到下一行，此功能稱自動斷字(WORD WRAP) 。變粗體字或加底線或縮排均可增加文件的可讀性。牽涉到電腦文書檔案管理的效率是作業系統的事，所以有系統的檔名命名規則是可增加電腦文書檔案管理的效率。

(四) 欲改變被選取文字的顏色時 , 可利用「格式/字元」功能選項 : 欲設定段落第一行縮排時 , 可利用「格式/段落」功能選項即可。在Word環境中，由「格式」中選擇「字型」，﹝立體﹞文字效果不是Word 標準所提供的。

(五) Word可以讀取網頁中的HTML文件 , 也可以將文件資料轉換為HTML的網頁文件，但早期的DOS下的文書處理軟體PE2無法將其檔案轉換為網頁檔案(HTML的網頁)。記事本可直接用來編寫HTML的網頁文件。

(六) Word可以利用插入物件的功能將圖片複製到Word文件中 , 新版的Word 2000更可用掃描器或數位照相機直接把圖片匯入至文件中 , 也支援讀取多國語言如 : 日文 , 簡體文的文件資料 。 另外亦可以直接啓動電子郵件 , 自動將本文當成附件來進行傳送 。

(七) Word具備有英文併字及文法檢查功能 。但沒有語言翻譯、製作多媒體動畫效果、建築設計圖製作及四色分色輸出功能。

(八) 在Word中工具按鈕列中的圖示是「刷子」的工具 , 其功能是用來為複製文件的「格式」。

(九) 在Word「檔案/列印」功能選項中 , 若只要列印第1頁與第3頁時 , 應在對話盒中之「頁數」方框中輸入逗號 , 如1,3。

(十) 在Word中 , 若欲將目前正在編輯之檔案的內容儲存成另一個檔案 , 可利用「檔案」功能表內「另存新檔」完成。

(十一) 在Word中 , 若欲將目前正在編輯之文件加上保護密碼 , 可選「工具/選項/儲存」設定之 : 但保護功能無法做到防止列印。

(十二) 在Word中 , 在「整頁模式」下可以將垂直及水平尺規顥示出來。

有關Excel的操作

(一) MS-office中的應用軟體Excel是屬於電子試算表應用軟體 ，其副檔名自動指定為xls: Powerpoint為簡報軟體 : Access是資料庫軟體。如要編輯Excel試算表物件，可直接在Word文件中使用Excel功能。Word也可以直接整合到PowerPoint中製作簡報。但在使用Microsoft Outlook Express收發電子郵件(且可用來管理行事曆)，並不可以直接啟動Word來編輯電子郵件。但在Word 2000中可以直接啟動電子郵件，自動將本文當成附件來進行傳送。當我們在Word文件中輸入一個電子郵件地址時，Word會變更成為超連結。 在Word中，若欲在文件中執行Excel試算表時，可利用『插入』功能表內之『物件』來完成之。 因為透過『物件』的連結，在Word文件中即可執行Excel功能。PhotoDraw是一種繪圖專用軟體。

有關FrotPage的操作

(一) Microsoft FrontPage 98或FrontPage 2000是同時結合製作網頁與網站管理的網頁編輯與管理軟體。

(二) 用Microsoft FrontPage製作網頁時 , 要一次改變所有相同網頁文件背景與格式 , 可以利用「主題」或「佈景主題」功能來進行。

有關顯示器的操作

（一）在Windows98中，按下「Print Screen」鍵會將目前顯示器所顯示的畫面儲存至剪貼簿，也就是說可截取整個螢幕成為一個圖案；按ALT+「Print Screen」組合鍵只將目前工作視窗儲存至剪貼簿。剪貼簿一次可存放之物件的數量與記憶體之空間大小無關。

（二）在Windows98中，如果要更改顯示器的桌面圖案，應在控制台的顯示器中的背景標籤下設定。如果要更改顯示器的色彩解析度，應在控制台的顯示器中的設定標籤下設定。如果要更改顯示器的桌面色彩，應在控制台的顯示器中的外觀標籤下設定。