INTRODUCCIÓ

INTRODUCCIÓ A EXCEL

Què és el full de càlcul Excel?

Es un programa que permet utilitzar l’ordinador per fer càlculs de qualsevol tipus substituint eines clàssiques com la calculadora, el paper i el llapis.

Això és només una aproximació a la realitat, ja que un bon programa de full de càlcul, com Excel, permet fer qualsevol tipus d’operació amb números. De les més simples a les més complexes. Excel, a més, incorpora moltes eines avançades que permeten realitzar operacions comptables, previsions de despeses i ingressos, operacions d’estadística, consultes de llistes de dades...; tot allò que impliqui el treball amb una quantitat considerable de dades on calgui aplicar qualsevol tipus de càlcul.

Potser pensis que per fer una suma és millor utilitzar una calculadora. Però pensa què passa si t’equivoques al introduir un número en una suma de 20 números, has de tornar a introduir tots mentre que en Excel no importa si t’has equivocat al introduir una dada, simplement corregeixes la dada i Excel torna a calcular tot. Això és important sobretot quan els càlculs són una mica més complicats. Imagina que estàs fent la Declaració de la Renda a mà i al final descobreixes un error, hauries de tornar a calcular tot. Si ho fas amb Excel només has de corregir una dada.

Aquesta característica “re càlcul automàtic” et permet també fer fàcilment simulacions. Per exemple, si estàs calculant el que hauràs de pagar al mes al demanar un préstec hipotecari, només cal que vagis introduint diferents quantitats en l'import del préstec per tal que vegis el que hauries de pagar en cada cas.

A qui va dirigit?

Aquest és un programa d’utilitat universal, per qualsevol persona que necessiti fer operacions matemàtiques: enginyers o dirigents, però també administratius, secretàries, funcionaris o estudiants... trobaran en aquest un gran ajut per fer millor i més descansadament la seva feina.

1. L’entorn de treball d’Excel

Entrar i sortir del programa

Un cop instal·lada l’aplicació MS Office, per entrar a l’Excel, només caldrà fer clic en la icona Microsoft Excel que apareix en la barra d’inici de Programes, o bé doble clic en el programa excel.exe que s’haurà instal·lat en el directori C:\Archivos de programa\msoffice o bé en el directori que se li hagi dit a l’hora de la instal·lació.

Per sortir-ne, caldrà anar al menú Archivo-Salir o bé fer clic en la icona superior dreta de la finestra d’Excel.

La pantalla

Quan s’executa Excel, es mostra un llibre amb tres fulls de treball buits i preparats per treballar.

La barra de acces ràpid

La barra de acces ràpid conté les operacions més habituals d’Excel com Guardar , desfer, refer, imprimir,... .

Aquesta barra es pot personalitzar afegint tots els botons que vulguis. Per això has de fer clic a la fletxa desplegable de la dreta i seleccionar Personalizar Banda de opciones de acceso rápido.

S’obrirà un quadre de diàleg des d’on podràs afegir accions que anirem veient al llarg del curs:

La Banda de opciones conté totes les opcions del programa agrupades en pestanyes. Al fer clic en Insertar, per exemple veiem les operacions relacionades amb l’inserció de diferents elements que es poden crear en Excel.

Totes les operacions es poden fer a partir d’aquests menús. Però les més habituals les podriem afegir a la barra de acesso rápido com hem vist en el punt anterior.

En alguns moments algunes opcions no estaran disponibles, les reconoceixeràs per què tenen un color atenuat o semitransparent.

Les pestanyes que formen la banda poden anar canviant segons el moment en que et trobis quan treballis amb Excel. Està disenyada per mostrar només aquelles opcions que et siguin útils en cada pantalla.

2. Treballar en un document

Què és un full de càlcul?

Els fulls de càlcul són documents a on, bàsicament, podem fer-hi càlculs numèrics.

Els fulls de càlcul estan compostos per files i columnes. Hi ha 256 columnes disponibles, i cadascuna té un nom, que va de la lletra A fins a la IV. I 65.536 files, amb el nom numèric que va de la 1 fins a la 65.536.

Una casella és la intersecció d’una columna i una fila. Allà dins hi podem posar text, números i fórmules. Com a resultat de l’anterior, tenim que en un sol full de càlcul, hi ha 16.777.216 caselles per a poder-hi entrar informació i fer-hi càlculs.

La casella dins d’un full està totalment identificada per mitjà d’una referència, que tenint en compte la intersecció de la columna i la fila en que està, aquesta pren el nom, primer del nom de la columna i segon del nom de la fila.

Els rangs en un full de càlcul, és un grup de caselles, a on el nom del rang, va des del nom de la intersecció de la primera casella fins a l’última, i en mig dels dos hi va el signe de dos punts (:).

Crear un full de càlcul nou

Quan s’executa Excel, es mostra una pantalla de treball buida, en blanc, i preparada per a treballar. Ja està preparat per a treballar un llibre amb tres fulls de càlcul buits.

També es pot obrir un altre llibre de treball anant al menú ARCHIVO-Nuevo, es pot fer Ctrl U, o bé es pot clicar la icona de la barra d’accés ràpid Nuevo

La diferència de les 3 opcions es que amb l’opció de la icona i amb l’opció de Ctrl U, s’obre un document buit basat en la configuració d’Excel, mentre que amb l’opció de menú ARCHIVO-Nuevo permet crear un document buit basat en alguna plantilla predefinida, a escollir per l’usuari.

Un Llibre de treball amb diversos Fulls de càlcul

Excel fa servir el nom de LLIBRE al referir-se a un arxiu amb extensió XLS, en que a dins d’ell pot contenir diversos FULLS de càlcul. Mentre que en versions anteriors o d’altres programes, cada full de càlcul era un arxiu, d’aquesta forma, un llibre és una col.lecció de fulls. Per defecte, el número de fulls que contindrà cada llibre són tres. Cada Full tindrà el nom de “Hoja1”, “Hoja2”, “Hoja3”, etc. Aquests fulls es poden esborrar, se’n poden afegir, i es poden canviar el nom.

Amb aquesta utilitat del Llibre, podem tenir diferents fulls de càlcul relacionats i estar gravats en un sol arxiu.

Inserir un full

Per a insertar un full en un llibre pots fer-ho de manera ràpida a la part dreta d’aquesta barra i el nou full s’inserirà en el full immediatament anterior a l’actual.

Eliminar un full

Per a eliminar un full de càlcul d’un llibre, cal estar a sobre de la pestanya del full i clicar el botó dret del ratolí i seleccionar eliminar.

Canviar el nom d’un full

Per a canviar el nom del full cal fer doble clic amb el ratolí en la pestanya del full i escriure el nom.

Obrir un full ja existent

Per obrir un document ja gravat anteriorment es pot clicar la icona de la barra d’accés ràpid,o bé fer Ctrl A, o bé anar al menú ARCHIVO-Abrir. En els tres casos, el menú que apareix és el mateix.

Obrir un full en una altra unitat

També per defecte, Excel intenta recuperar els documents en el directori prefixat a Herramientas- Opciones-General. Si es vol obrir en una altra carpeta, en una altra unitat de HD, CD-ROM, xarxa o en una disquetera, caldrà modificar l’opció «Buscar en».

Obrir un full donant referències

Si el document que es vol obrir no es troba, es pot intentar buscar per alguna paraula que estiguem segurs que conté, data de creació, assumpte, títol, paraules, clau, etc, amb l’opció «Herramientas buscar ». Un cop finalitzada la búsqueda, si en troba, Excel mostrarà tots els arxius que han complert la condició de búsqueda.

Treballar amb diversos fulls de treball a l’hora

Excel permet treballar amb un o més documents a l’hora. Quan un document està actiu, els altres estan en segon pla. Per anar treballant amb els documents, caldrà anar al menú Vista, i triar el document que vulguem, o bé podem anar canviant de document amb CTRL F6, o bé activar la icona indicada que es mostra en la barra d’estat.

Dividir un full en diverses arees de treball a l’hora

Un mateix document es pot dividir en varies finestres, amb l’opció «Vista-dividir». D’aquesta forma, podrem tenir dues parts del mateix document en la mateixa pantalla però en dues finestres.Per tornar a la visualització del full en una sola pantalla sencera, cal anar al menú anterior i triar l’opció “Quitar división”.

Treballar amb files o columnes fixes

Pot ser necessari que en un full extens, alguna fila o alguna columna quedi fixa, mentre nosaltres anem visualitzant la resta del full. És com si tinguéssim alguna fila o columna en forma de títol, que no desapareix.

Per fixar files i/o columnes, cal tenir el punt d’inserció en la casella immediatament posterior a l’actual, tant en el que respecte a fixar files com columnes, i anar al menú “VISTA-Immovilizar”

Per a tornar a mobilitzar les files i columnes, cal anar al mateix menú anterior i triar l’opció “Movilizar paneles”.

Guardar el full

Els documents que estem treballant en pantalla, mentre no es guarden en algun lloc, estan en la memòria de l’ordinador. Si sortíssim d’Excel i no el guardéssim, perdríem tot el treball fet. Cal doncs guardar el document. Per fer-ho, es pot anar al menú ARCHIVO-Guardar, es pot fer Ctrl G o bé es pot clicar la icona «Guardar». Això farà que el document que tenim en pantalla se’ns quedi guardat per a poder-lo recuperar posteriorment.

Caldria no refiar-se de l’opció de guardat automàtic que fa Excel cada cert temps (Archivo /Guardar i activar l’opció Autoguardar, i anar guardant el document sovint, i només fer servir l’opció d’Excel quan no hi ha més remei, com pot ser un tall del corrent elèctric, un error de l’ordinador, etc.

Donar nom al document

Si és la primera vegada que guardem el document, ens demanarà el nom que li volem donar, el lloc a on el volem guardar, i el format del document.

El nom que li podem donar pot ser qualsevol, amb un màxim de 255 caràcters o lletres, però el nom no pot contenir cap dels següents caràcters: barra (/), barra inversa (\), signe major que (>), signe menor

que (<), asterisc (*), punt (.), interrogació (?), cometes («), barra vertical (|), dos punts (:), o punt i coma (;).

Un cop el document ja ha estat guardat un cop, els següents cops que el guardem, ja no ens demanarà el nom ni ens sortirà cap menú: el guardarà directament amb el nom, lloc i format donat la primera vegada.

Un cop el document ja està guardat, podríem tenir necessitat de guardar-lo amb un altre nom. Perquè ens torni a demanar el nom del document a guardar, caldrà anar a l’opció ARCHIVO-Guardar como.

El menú que surt a «Guardar como» és el mateix que el menú que surt quan guardem el document de forma normal la primera vegada.

Guardar el document en format no Excel

Pot interessar per alguna raó que el document a guardar no ho faci en el format estàndard d’Excel, sinó en d’altres, com poden ser en format de Lotus, dBase, Macintosh, DIF, o en format de text ASCII, etc.

Llavors caldrà modificar l’opció per defecte i activar-en la indicada.

Guardar el document en una altre unitat

Sovint es necessita guardar el document en un altre lloc del disc dur o bé en un disquet. Per fer això caldrà modificar l’opció per defecte de la unitat a on Excel guarda els documents i indicar-ne la unitat indicada.

Guardar el document amb un altre nom

Un document ja guardat amb un nom concret, es pot tornar a guardar, bé amb el mateix nom, opció Guardar, o bé fer-ne un duplicat amb un altre nom, amb l’opció Guardar como, i donar-li un altre nom a Nombre de archivo. En aquest moment, el document que queda en pantalla és el del nou nom entrat, ja on es faran les successives modificacions. El document amb el nom primer, no sofreix modificacions. Si únicament es vol canviar el nom d’un arxiu, no fer-ne un duplicat, caldrà canviar-li el nom, des de, per exemple, l’explorador. També es pot fer des d’Excel, sense tenir el document a canviar-li el nom en pantalla, anar, per exemple, a Archivo-Abrir, i fer a sobre l’arxiu dos clics, no doble clic. Allà mateix es pot canviar el nom.

Guardar una àrea de treball

Amb l’opció «ARCHIVO-Guardar área de trabajo», permet guardar en un arxiu d’àrea de treball una llista dels llibres oberts, la mida i la posició dels mateixos en pantalla, de forma que aquesta sigui igual la propera vegada que s’obri el llibre.