Gestión por áreas
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No es una teoría nueva, pero hoy en día gracias a los avances informáticos es muy útil. El concepto se puede introducir de tres formas:
1. Con la Física. Actualmente las empresas en cualquier sector de actividad han de correr si quieren sobrevivir. El cliente final es muy exigente y tiene conocimiento. El plazo de entrega es un factor muy importante para decidirse por un u otro producto. La variable a utilizar es la velocidad; es decir, la relación entre espacio y tiempo. Nuestra herramienta de control del ritmo de producción es el diagrama Gantt. Planificamos las obras con tareas y hallamos el camino crítico. Cualquier retraso con una actividad crítica se convierte en una demora en el plazo.
Mientras que si representamos la velocidad de cualquier proceso en un gráfico necesitamos de espacio y tiempo, con un diagrama Gantt sólo trabajamos con la variable tiempo. Hemos de encontrar una metodología que nos permita controlar la obra según dos variables, y de igual forma con la pendiente en el gráfico de la velocidad, sabremos visualmente si los ritmos de producción son altos o bajos.
Si suponemos un rascacielos y el espacio lo denominamos altura, ya hemos encontrado el gráfico. En el eje de ordenadas (oy) colocaremos las diferentes plantas del edificio y en el eje de abscisas (ox) continuamos con la variable tiempo. Pero, ¿Y qué pasa con las unidades de obra? Es lo que graficamos. Cada línea corresponde a una tarea. Acabamos de desarrollar lo que se conoce como el Flow-Line (Línea de Flujo).
Flow-Line en viviendas residenciales de la promotora escocesa Applecross. Cedido por Vicosoftware.
2. Con la Historia. Esta introducción ha servido para reflejar un caso práctico. La construcción del Empire State Building. Un edificio de 381 metros de altura y 102 pisos. Se construyó en un tiempo record (18 meses) y siguiendo la metodología de control expuesta arriba pero sin programas informáticos. Se publicó el libro “Building the Empire State” en 1998 de Willis donde se expone su proceso de construcción. Se reflejan los diferentes flow-lines que hacían a mano.
3. Con las Obras Lineales. Si en lugar de la variable altura consideramos la variable distancia (en horizontal) obtenemos lo que se conoce en la planificación de obras lineales como Diagramas Espacio-Tiempo. La diferencia con el Flow line, es que en estos diagramas la variable tiempo se coloca en el eje de ordenadas.
Evidentemente, el objetivo es planificar, ejecutar y controlar según unas áreas definidas por el equipo responsable de la ejecución de la obra y por esta razón se denomina “Gestión del Proyecto basado en Areas”. En inglés se denomina “Location Project based Management System” (LBMS). Existe jerarquía entre áreas, por ejemplo: edificios, plantas, apartamentos y secciones.
Hoy en día existe una ventaja importante respecto al siglo pasado. Vicosoftware ha desarrollado un potente programa informático de gestión del proyecto utilizando esta metodología e integrándolo con BIM. En los últimos 4-5 años se ha utilizado con éxito en muchas obras en USA y los países nórdicos, que es de donde viene su origen. El libro “Location Based Management System” de Olli Seppannen y Russell Kenley expone una amplia exposición de esta teoría y con ejemplos prácticos. También Vico realiza webinars para su aprendizaje.
En obras lineales existe el programa Sispre de Toolsoftware. Es una suite integral de gestión de obras con realización y seguimiento de presupuestos, Diagramas Gantt y Espacio-Tiempo y volcado de datos de CLIP, Excel, Word y Autocad.
Introducción histórica
La información siguiente está sacada de la página web de Vicosoftware y del libro comentado anteriormente.
A nivel de investigación, la gestión por áreas se inició en los años ochenta con Walter Mohr, profesor de la Universidad de Melbourne, que defendía la necesidad de incorporar la Línea de Flujo (Flow line) como herramienta de planificación. Russell Kenley, co-autor del Libro “Location Based Management System” fue alumno suyo.
Una segunda influencia fue el profesor Kankainen de la Universidad de Construcción de Helsinki. Durante esta década también investigó métodos relacionados en áreas, porque entendía que el Camino Crítico (CPM) no era un método eficaz. Olli Seppänen, co-autor del libro, también fue alumno del sr. Kankainen.
En los años 90, Finlandia estaba sumergida en una recesión económica y muchas constructoras colaboraron en los proyectos de investigación de Kankainen. Vieron que esta nueva metodología mejoraba los plazos y la calidad de las obras. En el 2003, Olli Seppänen desarrolló el software Dynaproject que ha dado lugar posteriormente al Vicosoftware.
Hay que hacer especial mención a la constructora española Huarte, que en los años 70 y 80, utilizaba en sus obras también la planificación por áreas.
Implantación
El esquema a seguir en la ejecución de cualquier proyecto es el siguiente:
1. Descripción del Proyecto
2. Recopilación de datos
3. Elaborar una planificación técnica y económica
4. Seguimiento de la planificación y su optimización
5. Tomar las medidas adecuadas en caso de no cumplimiento
Este esquema se podría decir que es universal, que no depende de los programas de software o herramientas que posea el equipo de gestión del proyecto. En el caso de la gestión por áreas, el proceso de planificación tiene la siguiente estructura:
· Definir la estructura de análisis de las ubicaciones (Location Breakdown Structure, LBS). Establecer la jerarquía entre ellas.
· Tareas y actividades con sus mediciones en las diferentes ubicaciones. Si se posee de un programa BIM es automático.
· Enlaces o ligaduras entre tareas y ubicaciones.
· Recursos y ritmos de producción.
· Optimización de la planificación. Las actividades con pendiente menor serán los cuellos de botella.
El seguimiento de la planificación en la gestión por áreas sería como sigue:
· Actualizar el programa
· Uso de tareas detalladas
· Obtener datos de los procesos en ejecución
· Información de la situación a industriales
Una consecuencia de esta gestión es la contratación por ritmos de producción y el control y la facturación con subcontratistas por ubicaciones terminadas. (Aunque habría que unirlo con un análisis del cash-flow de la obra).
Un tema que incide mucho en el libro es la planificación del riesgo. Si en tus actividades generas colchones y durante la ejecución defines hitos de control para vislumbrar retrasos en el plazo, estás adoptando una actitud proactiva ante la obra. En la mayoría de obras que siguen una planificación con un diagrama de Gantt, en el fondo se trata de un proyecto que sigue una metodología “push” y al no esforzarse en cumplir la planificación, más propio de procesos “pull”, adoptamos una actitud reactiva ante los improvistos que van surgiendo.
Olli Seppänen hizo su tesis doctoral de investigación en tres proyectos donde se aplicaba íntegramente desde el principio el LBMS. Las obras se entregaron a tiempo gracias a unos colchones del orden 10-20%, pero no se consiguió el flujo continuo al emplear una metodología “push”. Esta investigación ayudó a desarrollar mejores métodos de previsión del riesgo que se explicaron al publicar el libro.
El siguiente artículo se presentó el pasado año en el Congreso anual celebrado en Israel del Lean Construction Institute. Esta escrito por Olli Seppänen, Glenn Ballard y Sakari Pesonen sobre la utilidad de unir el Last Planner System con el Location based Management System.
Herramientas de control y seguimiento
Además del flow line existen otras herramientas para el control de los proyectos: el mapa de control (control chart, ver pdf del enlace) y los gráficos de producción.
Los gráficos de producción se realizan con la variable tiempo en eje de abscisas (ox) y en el eje de ordenadas (oy) puedes disponer unidades (toneladas, m3, m2, horas equipos…) y ver su evolución en el tiempo comparando lo previsto con lo real.
Las líneas de flujo (flow line) se actualizan semanalmente y se cuelgan para que todo el mundo pueda consultarlas. Los industriales no desean volver a los Diagramas de Gantt. El cliente es conocedor del ritmo de producción y esta transparencia genera confianza con el constructor a corto y largo plazo.
Conclusiones
El siguiente y reciente artículo muestra unos consejos de implantación de la Gestión por Areas elaborado por Olli Seppänen a raíz de los múltiples proyectos donde se ha aplicado esta metodología.
La Gestión por Areas y la Construcción Virtual es un añadido más al Lean Construction y dificulta el proceso de desarrollo. Se necesita comunicación, formación y paciencia porque los grandes cambios son lentos. Introducir ratios de rendimiento en los contratos con industriales es una buena medida.
El desembolso económico que requieren los cambios es necesario contrastarlo con indicadores financieros. El retorno de la inversión (ROI) ha de considerarse. Los costes a añadir aparte de la formación y la adquisición del software informático, es el tiempo destinado en su implantación. Hay que minimizarlo y en consecuencia se requiere que la formación sea de calidad.
Los beneficios tangibles es la reducción de plazo entre un 10-20%, con la repercusión en indirectos que conlleva. Aparte hay que considerar los beneficios intangibles o difíciles de cuantificar: aumento de la calidad y seguridad, creación de confianza con el cliente y mejora del clima laboral al convertir la obra en un sistema más participativo.
Los casos analizados reflejan que una mínima implantación pero incluyendo formación, aportan beneficios entre un 2% al 10% dependiendo del éxito de la transformación y considerando los beneficios a largo plazo. Con construcción virtual, se ha llegado a casos del 15%.
En la página web de Vicosoftware existen webinars, documentación técnica y casos de implantación para ampliar la información, pero recomiendo también la lectura del libro. Skanska, Turner Corporation y Webcor Builders son ejemplos de grandes empresas constructoras que están utilizando esta metodología en sus obras.