Cách dùng script google để tự động lọc, xử lý thư

Ngày nay một ngày bạn có thể nhận được hàng chục đến hàng trăm thư. Có những thư bạn cần xử lý ngay nhưng cũng nhiều thư bạn cần lưu lại để có thể dùng đến sau này. Để quản lý thư trong gmail một cách ngăn nắp, bạn cần phải dùng chức năng sẵn có trong gmail bao gồm lọc (Filter) để phân loại thư, sau đó đánh nhãn (Labels) bằng các tên và mầu sắc thích hợp:

Tuy nhiên đôi khi bạn chức năng lọc thư sẵn có của gmail không đủ linh hoạt so với nhu cầu, bạn có thể sử dụng các scripts của google để xử lý mọi việc một cách hoàn toàn tự động.

Sau đây là một ví dụ nhỏ về cách viết script để lọc thư giúp bạn. Tình huống là bạn cần tự động: lọc tất cả các thư gửi cho bạn đang nằm trong Inbox, từ địa chỉ *@facebookmail.com, mà trong tiêu đề có chữ "comment" sau đó đánh dấu các thư này là đã được đọc.

Cách làm như sau:

1) Gõ địa chỉ: https://script.google.com

Nếu bạn chưa đăng nhập vào tài khoản gmail thì trình duyệt sẽ yêu cầu bạn tên và mật khẩu để login, sau đó sẽ hiện ra như sau, bạn chọn Blank Project hoặc mở project có sẵn:

Sẽ hiện ra khung soạn thảo như sau:

2) Copy đè các dòng lệnh script như sau vào khung soạn thảo hiện ra ở trên:

function markGmailAsRead() {

var threads = GmailApp.search('from:*@facebookmail.com in:inbox subject:"comment" is:unread in:inbox', 0, 5);

for (var i=0; i<threads.length; i++) {

threads[i].markRead();

}

}

3) Bạn bấm Save để lưu script lại, nếu là lần đầu google sẽ yêu cầu bạn đặt tên cho script (tên ngầm định thường là Untitled project bạn có thể đổi tên cho dễ quản lý) và cũng bấm Accept để xác thực như sau:

4) Đến đây bạn đã có thể bấm Debug hoặc Run để chạy thử chương trình.

Nếu không có thông báo lỗi nào là script đã sẵn sàng để sử dụng, bạn có thể chạy thử sau đó quay vào Inbox để kiểm tra kết quả.

Chú ý: bạn cần thay địa chỉ email và nội dung tiêu đề có trong gmail của bạn. Số 5 trong script trên là số email được chọn lọc mỗi lần script được chạy (Run) bạn có thể thay đổi cho phù hợp.

5) Tuy nhiên bạn cần phải để script này tự động chạy xử lý giúp bạn thì nó mới có ý nghĩa, muốn vậy bạn chọn menu Resources-> Currents project's triggers. Nếu lần đầu bạn dùng script google sẽ chưa có project nào, chỉ việc bấm vào No triggers set up. Click here to add one now sẽ có một menu điều khiển cho hàm như sau hiện ra. Bạn chọn thời gian mà chương trình sẽ tự động chạy theo ý mình, rồi Save lại. Hình dưới đây chọn là chương trình sẽ chạy tự động mỗi 1 giờ đồng hồ:

Bạn lưu lại và thoát khỏi Script. Từ bây giờ bạn sử dụng gmail bình thường và thưởng thức thành quả của mình.

Các script này được lưu trữ tại gmail Drive bạn có thể mở ra chỉnh sửa hoặc dừng chạy bất kỳ lúc nào.

Trên đây chỉ là ứng dụng đơn giản nhất của script google, thực hiện chức năng là: mỗi lần tự động chạy (sau một tiếng đồng hồ do bạn đặt) sẽ làm chuyển đổi trạng thái của 5 email mới nhất mà có các tiêu chí chọn lọc phù hợp như trong script trên sang trạng thái là đã được đọc. Thực ra dùng script để thực hiện nhiệm vụ trên có thể như dùng dao giết kiến, nhưng đây là ví dụ an toàn và căn bản để hiểu và viết các script xử lý các tình huống phức tạp hơn: như giám sát thông tin các trang web, tự động gửi sms báo cho bạn mỗi khi nhận được một số email định trước một cách miễn phí ...