หนึ่งในโครงการระดมทุน เพื่อการดำเนินกิจกรรมของกองทุนฯ คือการขอรับบริจาคจากผู้ใหญ่ใจดี ซึ่งได้รับการสนับสนุนเป็นอย่างดีจากหลายๆ ท่าน โดยเฉพาะลูกศิษย์ที่ทำงานสายงาน HR ผมจึงออกแบบไฟล์ ระบบบันทึกประวัติการฝึกอบรม ซึ่งเป็นระบบงานหนึ่งที่คน HR จำเป็นต้องใช้ โดยไฟล์นี้จะช่วยให้การเก็บประวัติพนักงานเป็นไปด้วยความสะดวก และสามารถเรียกดูข้อมูลย้อนหลังตามเงื่อนไขต่างๆ ได้
ไฟล์นี้ ทำขึ้นมาเพื่อแจกตอบแทนน้ำใจผู้บริจาคทุกท่าน ที่มีส่วนช่วยให้กองทุนฯ ได้เจริญเติบโต ได้ช่วยเหลือเด็กๆ โดยการให้โอกาสทางการศึกษาเป็นจำนวนหลายคนแล้ว ผู้ใช้ (ที่มีทักษะ Excel) สามารถนำไปดัดแปลง พัฒนาต่อยอด ตามความต้องการได้เลย
คุณสมบัติเบื้องต้นของไฟล์
------------------------
มีหน้าเมนูหลัก เพื่อสะดวกในการทำงาน โดยคลิกเลือกตามหัวข้องานที่ต้องการ
การบันทึกข้อมูลการอบรม สามารถบันทึกเป็นรายคน หรือบันทึกครั้งละหลายๆ คนพร้อมกันได้ (เช่น กรณีที่จัดอบรมแบบ In-House)
เรียกดูประวัติการฝึกอบรมของพนักงาน แยกเป็นรายคน โดยสามารถเลือกที่จะแสดงข้อมูลทั้งหมด หรือเลือกเฉพาะบางปี ก็ได้
มีกราฟสรุปข้อมูลแบบ Dynamic ที่สามารถเปลี่ยนเงื่อนไข (เป็นรายปี) ได้
มีระบบการค้นหาข้อมูล (Search) หลักสูตรฝึกอบรม โดยการใส่ Keyword ที่ต้องการค้นหา
ฯลฯ เป็นต้น
เงื่อนไขการแจก
---------------
ไฟล์นี้แจกให้ฟรี แทนคำขอบคุณสำหรับผู้ร่วมบริจาคเงินสนับสนุน "กองทุนฯ เพื่อเด็กและการศึกษาในถิ่นทุรกันดาร"
เพื่อเป็นทุนการศึกษาให้กับเด็กที่เรียนดี แต่ขาดแคลนทุนทรัพย์ ที่อยู่ในถิ่นทุรกันดาร
การบริจาคสนับสนุนกองทุนฯ จำนวนเงินเท่าไหร่ก็ได้ โครงการนี้ไม่มีหมดเขต บริจาคได้ตลอด
3.1) โอนเงินบริจาคเข้าบัญชี "กองทุนฯ เพื่อเด็กและการศึกษาในถิ่นทุรกันดาร"
3.2) ชื่อบัญชี นายสำเริง ยิ่งถาวรสุข
3.3) ธ.ไทยพาณิชย์ สาขาศูนย์การค้า เดอะพาซิโอ (ลาดกระบัง)
3.4) บัญชีออมทรัพย์ เลขที่ 406-689149-3
ลงทะเบียนขอรับไฟล์ โดยการส่งหลักฐานการโอนเงิน พร้อมชื่อ-นามสกุลจริง, ชื่อองค์กร, เบอร์โทรศัพท์
4.1) ทางอีเมล์ ysamroeng@gmail.com หรือ
4.2) ทาง Line@ ID : @pmo2347o หรือ
4.3) กรอกข้อมูลผ่านแบบฟอร์มออนไลน์ ที่ http://bit.ly/File_Training_Records
แล้วผมจะส่งไฟล์ดังกล่าว กลับไปให้ทางอีเมล์
ไม่อนุญาตให้ผู้ที่ได้รับไฟล์นี้ นำไปจำหน่าย แจกจ่าย หรือนำไปเปิดให้ดาวน์โหลดต่อสาธารณะ
หมายเหตุ :
บริจาคตั้งแต่ 1,000 บาทขึ้นไป จะได้รับไฟล์ Ver.4.5 (บันทึกประวัติการฝึกอบรมและการลา)
บริจาคตั้งแต่ 500 บาทขึ้นไป จะได้รับไฟล์ Ver.3.4 (บันทึกประวัติการฝึกอบรม)
บริจาคต่ำกว่า 500 บาท จะได้รับไฟล์ Ver.1.2 (บันทึกประวัติการฝึกอบรม)
ติดตามข่าวสารได้ในเฟซบุ๊กกลุ่ม "กองทุนฯ เพื่อเด็กและการศึกษาในถิ่นทุรกันดาร"
https://www.facebook.com/groups/SamroengEducationFund
สอบถามเพิ่มเติม โทร. 081-423-9828
ตัวอย่างภาพหน้าจอ Screenshort
1. หน้าจอเมนูหลัก เพื่อสะดวกในการทำงาน
คลิกที่ปุ่มงาน เพื่อไปยังหน้าจอต่างๆ
จากหน้าจอต่างๆ ก็สามารถคลิกกลับมาที่หน้าเมนูหลักได้ด้วย
เก็บบันทึกประวัติการฝึกอบรม และรายงานประวัติการฝึกอบรมแยกเป็นรายพนักงาน
เพิ่มรายงานประวัติการฝคกอบรมแยกเป็นรายหลักสูตร และแบบฟอร์ม ฝย/ฝป3
เพิ่มการบันทึกข้อมูลการลา และรายงานการลาแยกเป็นรายพนักงาน และแยกเป็นรายหน่วยงาน
2. หน้าจอสำหรับบันทึกประวัติการฝึกอบรม
โดยเลือกรายละเอียดหลักสูตรที่เข้าอบรม กรณีเป็นหลักสูตรใหม่ สามารถกรอกข้อมูลเพิ่มเติมได้
กรอกรายละเอียดต่างๆ เช่น สถานที่อบรม จำนวนผู้เข้าอบรม (ต้องใส่เสมอ) ค่าใช้จ่าย เป็นต้น
กรอก ระยะเวลาการอบรม และจำนวนชั่วโมง (เวอร์ชั่น 3.x)
จากนั้นคลิกเลือกรหัสหน่วยงาน และรหัสพนักงานที่เข้าอบรม (ต้องเลือกรหัสหน่วยงานก่อน จึงจะเลือกรหัสพนักงาน)
เมื่อกรอกข้อมูลครบแล้ว ให้กดปุ่ม Save เพื่อเก็บบันทึกข้อมูล
ถ้ากรอกข้อมูลไปแล้ว แต่ต้องการยกเลิก ให้กดปุ่ม Cancel
3. หน้าจอแสดงประวัติการฝึกอบรม แยกเป็นรายพนักงาน
โดยเลือกรหัสพนักงานคนใดๆ ก็จะแสดงประวัติของคนนั้นออกมา
ถ้าในช่อง Year ปล่อยเป็นค่าว่างไว้ จะแสดงข้อมูลทั้งหมดที่มี แต่ถ้าใส่ปี (ค.ศ.) ก็จะแสดงข้อมูลเฉพาะปีนั้นๆ
การแสดงข้อมูลกำหนดไว้แค่ 10 บรรทัด ถ้าข้อมูลขอใครเกิน 10 บรรทัด สามารถกด Spin Button เพื่อเลื่อนดูข้อมูลหน้าถัดไป
เวอร์ชัน 3.x สามารถระบุจำนวนแถวที่จะให้แสดงต่อหน้าได้
สามารถเลือกได้ว่า จะให้เรียงข้อมูลจากเก่าสุดไปล่าสุด หรือเอาข้อมูลล่าสุดขึ้นก่อน โดยการคลิกเลือก Option Button
สามารถแสดงรูปภาพพนักงาน
มีกราฟเปรียบเทียบข้อมูลของพนักงาน เทียบกับคนในแผนก และเทียบกับคนที่มีตำแหน่งระดับเดียวกัน
4. รูปภาพพนักงาน
ใน Release ล่าสุดของทั้ง 3 เวอร์ชั่น ได้ยกเลิกการทำตารางรูปภาพ (การแทรกรูปภาพลงในตารางรูปภาพ) เพื่อลดปัญหาไฟล์มีขนาดใหญ่ (จากขนาดของรูปภาพ) อันจะส่งผลให้ไฟล์ทำงานงานในอนาคต
ให้เก็บไฟล์รูปภาพลงในโฟลเดอร์ Picture ซึ่งอยู่ในโฟลเดอร์หลักที่เดียวกับไฟล์ข้อมูล โดยตั้งชื่อไฟล์เป็นรหัสพนักงานเท่านั้น ใช้ไฟล์นามสกุล .jpg
รูปภาพที่ใช้ ควรเป็นรูปสี่เหลี่ยมด้านเท่า ขนาดภาพไม่ควรเกิน 300x300 Pixels
การแสดงรูปภาพจะใช้ VBA หาไฟล์รูปภาพที่ตรงกับรหัสพนักงาน
เก็บไฟล์รูปภาพพนักงาน ตั้งชื่อไฟล์เป็นรหัสพนักงานเท่านั้น ใช้ไฟล์นามสกุล .jpg
ในเวอร์ชั่น 3.x ขึ้นไป สามารถแทรกรูปภาพลงในกล่อง Comment ได้ด้วย VBA
5. หน้ารายงานสรุป
ตัวอย่างการสรุปข้อมูลฝึกอบรม จำนวนคน ค่าใช้จ่าย แยกเป็นแต่ละแผนก หรือแยกเป็นประเภทหลักสูตร
ถ้าไม่ระบุปี กราฟจะแสดงข้อมูลทั้งหมด แต่ถ้าระบุปี จะแสดงข้อมูลเฉพาะปีนั้นๆ
ลองสังเกตุข้อความหัวรายงาน ที่เปลี่ยนไปอัตโนมัติ เมื่อเปลี่ยนปีที่เป็นเงื่อนไข
ในเวอร์ชั่น 3.x ขึ้นไป เปลี่ยนการแสดงรายงานเป็น Dashboard และใช้ Slicer (ใช้ไดกับ Excel 2010 ขึ้นไป)
6. การค้นหา (Search)
ตัวอย่างระบบการค้นหาหลักสูตรฝึกอบรม กรณีที่มีข้อมูลชื่อยาวๆ จำนวนมาก
พิมพ์คำค้น (Keyword) ที่ต้องการ ระบบจะค้นหารายการที่มีคำค้น (Keyword) นั้นๆ แล้วแสดงข้อมูลออกมา
เพิ่มเติมระบบการจัดเรียงให้ด้วย โดยเรียงตามลำดับในฐานข้อมูล
7. หน้าจอสำหรับเพิ่มพนักงานใหม่ (New Employee Input)
เวอร์ชั่น 3.x ขึ้นไป
การกรอกข้อมูลพนักงานใหม่ผ่านแบบฟอร์มนี้ ช่วยลดความผิดพลาดของข้อมูลได้
ใช้ Conditional List สำหรับการเลือก จังหวัด อำเภอ ตำบล
8. รายงานประวัติการฝึกอบรม แยกเป็นรายหลักสูตร แยกเป็นรุ่น
เวอร์ชั่น 3.x ขึ้นไป
สามารถเรียกดูข้อมูลการจัดอบรมในแต่ละหลักสูตร เช่น รายชื่อคนที่เข้าอบรม ค่าใช้จ่าย ฯลฯ เป็นต้น
กรณีจำรหัสหลักสูตรไม่ได้ สามารถใช้ระบบคำค้น (Keyword) เพื่อหาชื่อหลักสูตรได้
กรณีพบชื่อหลักสูตรที่ต้องการ สามารถคลิกที่ชื่อนั้นๆ เพื่อแสดงข้อมูลได้ด้วย Macro
9. แบบฟอร์ม แบบ ฝย / ฝป 3 เพื่อส่งรายงานการฝึกอบรมให้กรมพัฒน์ฯ
เวอร์ชั่น 3.x ขึ้นไป
เมื่อเลือกดูรายงานการจัดอบรมแต่ละหลักสูตร แต่ละรุ่นแล้ว สามารถส่งข้อมูลไปลงแบบฟอร์ม ฝย/ฝป3 เพื่อสั่งพิมพ์ได้เลย
กรณีมีข้อมูลหลายหน้า สามารถสั่งพิมพ์ออกมาหลายหน้าได้ในคลิกเดียว
10. บันทึกข้อมูลการลาหยุด
- เวอร์ชั่น 4.x ขึ้นไป
11. รายงานประวัติการลา แยกเป็นรายบุคคล
- เวอร์ชั่น 4.x ขึ้นไป