Voor recentere informatie raadpleeg de site: https://sites.google.com/a/sfimelle.be/googledrive/

Alle documenten bewaart de leerling in de cloud in zijn/haar Google Drive-map. (De leerling bewaart best zo weinig mogelijk of geen bestanden op de lokale harde schijf (bijv. map Documenten, Afbeeldingen, Bureaublad). Met Google Drive (voor desktop, voorheen Drive File Stream) wordt automatisch in Windows Verkenner een G-schijf gecreëerd. Google Drive voor desktop zal automatisch alle bestanden van de Google Drive map van de leerling streamen naar de G-schijf.

Werkwijze configureren Google Drive voor desktop

• Voer onderaan links in het zoekvenster “Drive” in

• Start in het Startmenu de app “Google Drive”

• Klik op de knop “Inloggen via browser”

• Voer het SFI-mailadres in (voornaam.familienaam@sfimelle.be)

• Voer het wachtwoord van de Google Workspace in

• Klik opnieuw op Inloggen bij de melding "Ga na of je deze app via Google hebt gedownload".

• Het dialoogvenster “Welkom bij "Google Drive File Stream" mag je sluiten

• Als Google Drive voor desktop correct geconfigureerd werd, wordt in de Windows Verkenner (Deze pc) in de rubriek “Deze pc” de schijfletter G “Google Drive” toegevoegd. In de G-schijf vind je de volledige inhoud van je Google Drive map uit de cloud.

Probleem: G-schijf verschijnt niet meer automatisch

Na een automatische update van Google Drive gebeurt het vaak dat de G-schijf niet meer beschikbaar is. Dit is eenvoudig op te lossen door Google Drive opnieuw te starten via het Windows startmenu.

Google Drive for Desktop installeren op een thuiscomputer

Google Drive for Desktop staat op alle SFI computers geïnstalleerd (of wordt na een tijd automatisch geïnstalleerd). Je kunt Google Drive for Destkop ook op andere computers installeren. Download het setupbestand vanaf volgende website: https://www.google.com/drive/download/

1.1 Bestanden en mappen delen

Met Google Drive kan je makkelijk bestanden op het internet zetten. Vaak losten we dit op door e-mails met bijlagen te sturen naar onszelf. E-mail is daar eigenlijk niet voor gemaakt. Er zit dan ook een limiet op de bestandsgrootte van ongeveer 8 MB. Je kan er dus geen grote bestanden mee uitwisselen en wanneer je een mapje met foto's wil delen moet je dit verspreiden over verschillende e-mailberichten. Heel omslachtig om te versturen en ook om daarna alle foto's weer bij elkaar te krijgen. Daarom gebruik je beter een dienst zoals Google Drive (drive.google.com).

1.2 Synchronisatie met harde schijf

Je kan een map van je harde schijf automatisch laten synchroniseren met Google Drive. Hierdoor heb je een backup van je bestanden en hoef je zelf niets meer te uploaden of downloaden. Een programma doet dit voor jou. Let op: beperkt tot 5 GB!

1.3 Samenwerken

Het grote voordeel van Google Drive t.o.v. Dropbox is dat je Office bestanden kunt bewerken vanuit de browser. Een groot voordeel is dat je met meerdere tegelijk aan eenzelfde bestand kunt werken.

2.1 Mappen maken

Maak een mapje aan via Maken > Map. Als je meerdere bestanden met een groep wilt delen kan het handig zijn de bestanden in een map te zetten zodat je enkel de map hoeft te delen. Alle bestanden in de map zullen daardoor gedeeld worden.

2.2 Bestanden maken

Je kan Google Docs (lijkt op Word, Excel, PowerPoint ...) aanmaken vanuit je browser. Je hoeft dan niets te down of uploaden want je werkt rechtstreeks op Google Drive. Kies Maken en selecteer wat je wenst te maken (Spreadsheet betekent rekenblad, Excel).

2.3 Bestanden uploaden

Wanneer je bestanden van op jouw computer op Google Drive wilt plaatsen moet je ze uploaden.

• Open de map die je hebt aangemaakt op Google Drive of open een reeds bestaande map.

• Naast de knop Maken staat een knop om bestanden te uploaden:

• Klik hier op en blader naar je bestand(en) die op je computer of stick staan. Mappen kunnen niet geselecteerd worden, meerdere bestanden lukt wel (eerste bestand selecteren, shift+klik op laatste bestand).

Tip: Wanneer je met een recente browser surft (Firefox of Google Chrome), kan je ook bestanden vanuit Windows Verkenner slepen naar het venster van Google Drive om ze te uploaden.

2.4 Bestanden of mappen delen

Nu hebben we de bestanden op Google Drive geplaatst en willen we ze delen.

• Om het bestand of map te delen vink je het bestand of de map aan.

• Klik op het mannetje met een +. De blauwe 'Delen'-knop vind je in iedere Google Docs (Tekstdocument, spreadsheet ... ) terug.

• Het venster met opties voor delen opent. Hieronder lichten we de verschillende mogelijkheden toe.

Je hebt keuze om je map of bestanden te delen met een groep of persoon die een Google-account (iedereen met @sfimelle.be) hebben of je kan een map/bestand delen door een link door te sturen (buiten de school bv. ouders).

2.4.1 Delen met groep of persoon (binnen het sfimelle.be-domein)

Hieronder zie je het venster "Instellingen voor delen".

• We voegen de groep ICT toe en we kiezen ervoor dat iedereen binnen die groep mag bewerken.

  • • Tip: Gebruik de voorgedefinieerde groepen wanneer je bestanden met meerdere personen wilt delen. Zie Groepen (e-mailgroepen).

    • Opgelet: Iedereen die mag bewerken kan standaard ook jouw document weer delen met anderen. Dit kan je voorkomen: klik Wijzigen bij "Editors hebben toestemming om personen toe te voegen en rechten te wijzigen." (zie onderaan) en kies vervolgens "Alleen de eigenaar mag de rechten wijzigen.".

• We laten het vinkje aanstaan Mensen berichten sturen via e-mail. De documenten worden niet automatisch bij Google Drive geplaatst van de persoon waarmee je het bestand deelt! Daarom stuur je best een e-mail met de link naar het document.

• Je kan ook kiezen om de link naar het document (zie Link om te delen) kopiëren en op een (web)pagina of e-mail plaatsen.

2.4.1 Delen met link

Volgende werkwijze is nuttig om documenten te delen met mensen die geen @sfimelle.be-adres hebben (bv. ouders).

• Ga naar "Instellingen voor delen" (knop Delen).

• Bij "Wie heeft toegang?" "Privé: alleen de onderstaande personen hebben toegang" kies je Wijzigen.

• Selecteer "Iedereen met link".

• Bij "Toegang:Iedereen (geen aanmelding vereist)" kies je "Mag bewerken".

• Kies Opslaan.

• Bij "Link om te delen" kan je de URL kopiëren die je dan kan plakken in een e-mailbericht of website.

2.4.1 Gedeelde link openen

Wanneer iemand de opgestuurde link opent, krijgt die bijvoorbeeld het volgende te zien:

Om alle bestanden te downloaden kan er gekozen worden voor Open in Drive (werkt enkel met Google-account).
Volg dan de werkwijze "Meerdere bestanden downloaden" verder in dit document.

2.5 Formulieren delen

De werkwijze is ongeveer dezelfde als voor bestanden of mappen.
Let op wanneer je een Google formulier wilt delen buiten het SFI-domein (mensen die geen @sfimelle.be-adres hebben bv. ouders): standaard kunnen zij deze formulieren niet zien.
Je kan het formulier toegankelijk maken door "Aanmelden bij Sint-Franciscusinstituut vereisen om dit formulier te bekijken" uit te vinken.

Wanneer je e-mails krijgt met het verzoek om jouw formulier te delen heb je het vinkje waarschijnlijk vergeten uitvinken.

2.6 Bestanden organiseren

In Google Drive zijn er twee categorieën waar bestanden worden opgeslagen: "Mijn Schijf" en "Gedeeld met mij".

Mijn Schijf bevat alle bestanden die van jou zijn. Deze worden ook op je harde schijf geplaatst wanneer je het programma Google Drive gebruikt om bestanden op je lokale harde schijf te synchroniseren.

Gedeeld met mij bevat bestanden die anderen je met gedeeld hebben (en die je reeds bekeken hebt). Ja kan deze bestanden ook plaatsen bij Mijn Schijf.

• Om je bestanden makkelijk terug te vinden maak je best een goede mappenstructuur aan.

• Bestanden verplaatsen doe je door ze aan te vinken in de lijst en op de knop organiseren te klikken.

• Kies vervolgens de gewenste map om het bestand in op te slaan.

• Wil je het bestand op meerdere plaatsen opslaan kan je dit doen door de ctrl-toets in te drukken en vinkje plaatsen bij de tweede (en derde ...) map.

2.7 Meerdere bestanden downloaden

Je kan een map of meerdere bestanden downloaden vanaf Google Drive. Google Drive zal je bestanden comprimeren en een zip-bestand als download aanbieden.

Werkwijze:

• Vink de map en/of de bestanden aan die je in één keer wilt downloaden.

• Druk op de knop Meer en kies Downloaden...

• Vervolgens wordt er gevraagd hoe u elk type bestand wilt downloaden. Dit is enkel van toepassing wanneer er Office-documenten werden geselecteerd. Bv.: Google Docs spreadsheet-bestand kan dan omgezet worden in een Excel bestand (xlsx) of je kan kiezen om het om te zetten naar een PDF.

• Kies Downloaden.

• Bij het volgende venster kan je gewoon wachten. Het comprimeren gebeurd op de server en dat kan even duren. Wens je niet te wachten kan je kiezen voor E-mailen bij voltooiing.

3.1 Papierformaat docs

Standaard staan documenten van Google Docs in het Amerikaanse Letter-formaat. Dit lijkt op A4 maar is niet helemaal hetzelfde. De marges boven- en onderaan de pagina zullen veel groter zijn wanneer je een Letter-formaat document afdrukt op papier in A4-formaat.

Je stelt daarom best al je documenten in op A4. Dit doe je zo:

• Open een Google Doc.

• Ga naar Bestand > Pagina-instelling.

• Selecteer A4 uit de keuzelijst papierformaat.

• Druk op Instellen als standaard om dit voor alle nieuwe documenten toe te passen.

• Druk op OK.