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En sólo dos días, la solución desarrollada con Apps Script simplifica las aprobaciones y aumenta la eficiencia de 400 empleados del departamento de Excelencia y Compras.
En sólo dos días, la solución desarrollada con Apps Script simplifica las aprobaciones y aumenta la eficiencia de 400 empleados del departamento de Excelencia y Compras.
Cuando conoció la migración a Google Workspace, Tarsis Dias Thomaz Filho, especialista en Business Intelligence (BI) y Analytics, vio una oportunidad de innovar y lideró una iniciativa para transformar el proceso de la "Mesa de Compras", automatizando y simplificando el sistema de compras. .aprobación de compras para hacerla más ágil, eficiente y transparente.
Después de todo, ¿qué es el proceso de la Mesa de Compras?
El proceso de la Mesa de Compras implica la aprobación de las negociaciones realizadas por Natura Buyers con los proveedores. Después de cerrar un trato, la negociación debe aprobarse internamente para garantizar el cumplimiento. Dependiendo del valor, la aprobación debe ser realizada por un empleado específico, lo que garantiza control y seguridad.
De Power Automate a Google Apps Script
Antes de migrar a Google Workspace, el proceso de la mesa de compras enfrentaba serios desafíos. La falta de seguridad permitía que cualquiera pudiera cambiar datos importantes, aumentando el riesgo de inconsistencias. Para solucionar este problema, se implementó la automatización a través de Microsoft Power Automate, pero aún existían limitaciones.
Con la migración a Google, Tarsis vio una oportunidad de mejorar el proceso, reemplazando Power Automate con Google Apps Script. "Con Apps Script eliminamos la dependencia de sistemas externos y creamos una solución personalizada, con más control y agilidad", explica Tarsis.
48h para la innovación: el poder de Apps Script
Con un enfoque práctico, Tarsis comenzó a explorar las posibilidades de Google Workspace, incluso sin conocer todas sus funciones. Como Early Adopter de la plataforma, decidió probar Apps Script: “No conocía todas las funciones, pero con mi experiencia en código, comencé a explorar Apps Script y sus integraciones”, recuerda.
Al darse cuenta de que Google Forms se podía integrar con Google Sheets, aplicó su experiencia en programación. Utilizando variables en JavaScript, Tarsis configuró el sistema para que, al enviar una "tabla", es decir, completar un formulario, el aprobador de la compra recibiera un correo electrónico automático en Gmail.
Este correo electrónico incluye toda la información necesaria: descripción del proyecto, correo electrónico del solicitante, valores y un archivo adjunto vinculado a Google Drive con los detalles de la negociación. Además, cuenta con botones intuitivos de "Aprobar" y "Rechazar", lo que facilita el proceso al usuario.
Beneficios inmediatos de la migración
Antes de adoptar Google Workspace, el proceso llevaba más tiempo. El solicitante necesitaba cargar el archivo adjunto en SharePoint y generar una URL para incluirla en el formulario. Ahora, el archivo adjunto se incluye directamente en el correo electrónico y se guarda automáticamente en Google Drive, lo que simplifica el flujo de aprobación.
Con sólida experiencia en datos y automatización, Tarsis creó la solución en apenas dos días, pero destaca que la adaptación a Apps Script es accesible para todos. “Incluso para quienes tienen conocimientos básicos, con el apoyo de las IA, es posible crear una solución similar en menos de una semana”, afirma.
Videocase_Mesacompra-1_ES.mp4Tarsis migró a Google Workspace en febrero y, en solo dos meses de familiaridad con la plataforma, puso en funcionamiento su solución. Esta iniciativa trajo varios beneficios:
Facilidad de uso de archivos adjuntos: Anteriormente era necesario subir archivos a SharePoint y generar un enlace; Ahora se pueden agregar archivos adjuntos directamente al correo electrónico, lo que aumenta la productividad.
Experiencia de aprobación optimizada: anteriormente, los botones "Aprobar" y "Rechazar" no eran intuitivos en Power Automate, lo que dificultaba la navegación. Ahora, el diseño simplificado facilita la interacción de los usuarios.
Organización automática en Google Drive: Al enviar una tabla de compras, el archivo adjunto se guarda automáticamente en una carpeta con el nombre del usuario, facilitando la trazabilidad.
Reducción de fallas de envío relacionadas con cambios de contraseña: la política de seguridad de Natura requiere actualizaciones de contraseña cada 90 días, lo que anteriormente causaba interrupciones en Power Automate. El nuevo proceso basado en código elimina esta necesidad, proporcionando mayor estabilidad.
Desarrollada internamente por el propio Tarsis, esta solución no sólo evitó costos de desarrollo externo, sino que también beneficia directamente a cerca de 400 empleados de las áreas de Excelencia y Compras de Natura.
Curiosidad: El proceso de aprobación de la Mesa de Compras ocurre después de la negociación y precede al informe de ahorro en Savingsapp, aplicación desarrollada en AppSheet.
El futuro con Google Workspace: explorando AppSheet
A partir de los comentarios de los usuarios, Tarsis vio potencial para mejorar aún más el proceso y comenzó a explorar otras herramientas. “Comencé la integración con AppSheet”, dice.
La aplicación Purchasing Table: Con AppSheet, Tarsis se dio cuenta de que, en lugar de completar formularios a través de Google Forms, como ocurre actualmente con Apps Script, ahora sería posible hacer todo directamente a través de AppSheet, haciendo que el proceso de aprobación sea aún más eficiente.
Antes de Google Workspace, los aprobadores y administradores de compras accedían a un panel en Power BI para monitorear el estado de las tablas. En AppSheet, tan pronto como se envía una tabla, el usuario tendrá acceso a una descripción general de todas sus solicitudes en "Mis tablas", donde podrá verificar el estado de cada una (ya sea pendiente, aprobada o rechazada) y verificar con quien está la aprobación. Los aprobadores de finanzas o compras tendrán acceso a una vista exclusiva, lo que les permitirá ver las aprobaciones pendientes y tomar decisiones con solo unos pocos clics.
Con AppSheet, los aprobadores también podrán ver exclusivamente sus aprobaciones y consultar las fechas de solicitud y aprobación, formalizando el tiempo de respuesta y destacando la eficiencia del proceso. Para mejorar aún más la experiencia, Tarsis utilizó Gemini, la IA generativa de Google, para definir el recorrido del usuario. “Usar Gemini fue simple, funcional y eficiente. Si das un buen aviso, Géminis te guiará en el camino necesario”, comenta.
Videocase_Mesacompra-2_ES.mp4Visión para el futuro: panel integrado
La aplicación también tendrá un panel integrado, que permitirá a los usuarios ver cuántas tablas hay en cada estado (aprobada, pendiente o rechazada), identificar quiénes son los principales solicitantes con problemas pendientes y monitorear aquellos con el mayor volumen de envíos de tablas.
“Explora las posibilidades”
Para Tarsis, el cambio puede ser un desafío, pero es esencial para el crecimiento. Cree que la transformación abre puertas a posibilidades inimaginables y refuerza: “No te centres en el problema; explora las oportunidades. Google ofrece funciones que yo mismo no he explorado por completo”.
Que el viaje de Tarsis inspire a todos los empleados a adoptar nuevas herramientas con entusiasmo y curiosidad, descubriendo las innumerables posibilidades que ofrece Google Workspace para transformar su rutina diaria.
#TransformaciónQueConecta
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