TATACARA PENGURUSAN STOR

Pendahuluan

Definisi Stor

Tempat bagi melaksanakan penerimaan, merekod, penyimpanan, penyelenggaraan, pengendalian dan pengeluaran stok.

Definisi Stok

Stok bermaksud barang-barang belum guna dan perlu disimpan atau untuk digunakan terus bagi tujuan operasi atau penyelenggaraan. Contoh stok: ubat-ubatan, alat perubatan pakai buang (consumable), gas, bahan mudah terbakar.

Di peringkat perolehan dan pengurusan stor sering terdapat kekeliruan oleh pegawai antara stok alat perubatan pakai buang (consumable) dan aset alih.

Aset alih bermaksud bermaksud aset atau peralatan yang boleh dipindahkan atau dialihkan dari satu tempat ke tempat lain secara mudah termasuk Aset Alih yang dibekalkan bersekali dengan penyediaan bangunan atau infrastruktur lain. [22]

Bagi menentukan sama ada item berkenaan adalah stok ataupun aset alih, klasifikasi boleh disemak di laman sesawang berikut:

http://knowledgebase.treasury.gov.my/

Kategori Stor

Rajah: Kategori Stor di dalam Fasiliti Kerajaan

NOTA: Penetapan contoh kategori stor di atas sedang dalam semakan oleh Bahagian Amalan dan Perkembangan Farmasi, KKM hasil cadangan dan teguran dari Kementerian Kewangan Malaysia.

Fungsi Stor

Jadual: Senarai Fungsi Stor

Pelantikan Pegawai Stor

Pegawai stor perlu dilantik selaras dengan keperluan Tatacara Pengurusan Stor. Tugas-tugas Pegawai Stor adalah termasuk:

• Mengawal stok dalam Kumpulan A bagi mengelakkan stok disimpan berlebihan.

• Menentukan formula yang sesuai untuk meminda paras stok, sekiranya tempoh serahan stok adalah melebihi satu (1) bulan.

• Merekodkan penerimaan di dalam Kad Daftar Stok KEW.PS-3

• Menyediakan Senarai Stok Bertarikh Luput KEW.PS-6

• Menyelia pengeluaran stok mudah terbakar dan bahan kimia

• Menyelia kerja-kerja mengendali dan memunggah serta menyemak bungkusan dengan merujuk kepada KEW.PS-9 yang diterima atau dihantar oleh agen penghantaran.

• Mengemaskini kuantiti atau nilai pada Baki Akhir di Kad Daftar Stok setelah mendapat kelulusan Ketua Jabatan (sekiranya terdapat pelarasan stok).

• Menyedia dan menandatangani Perakuan Ambil Alih KEW.PS-16 dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh mengambil alih stor.

• Membuat semakan di Kad Daftar Stok secara seratus peratus (100%) bagi memastikan baki stok adalah sama dengan fizikal stok sebelum menyerahkan tugas kepada Pegawai Stor yang baru dilantik.

• Mengemukakan Laporan Pindahan Stok KEW.PS-18 kepada UPA Jabatan (sekiranya ada).

• Mengemas kini Kad Daftar Stok atau rekod sistem stor yang digunapakai selepas Sijil Pelupusan dikeluarkan.

• Mengisi Sijil Hapus Kita Stok KEW.PS-35

Contoh Surat Lantikan Pegawai Stor

Pengurusan Kawalan Stok

Kawalan Stok adalah bertujuan memastikan stok pada paras keperluan yang sesuai dapat disediakan untuk memenuhi keperluan pelanggan pada setiap masa. Ia dilaksanakan dengan mengambil kira penggunaan ruang simpanan, kos memesan, harga pembelian dan modal yang terlibat. Pengurusan Kawalan Stok meliputi:

Katalog

Senarai stok dalam pegangan yang mengandungi maklumat-maklumat lengkap mengenai

• Nombor kod

• Perihal barang

• Unit pengukuran 

• Harga barang

Contoh katalog adalah seperti di bawah:

Rajah: Contoh senarai dalam katalog

Bagi fasiliti yang menggunakan sistem PhIS, senarai tersebut boleh dijana dari sistem.

Senarai item di dalam katalog hanya melibatkan item dalam pegangan/ standard SAHAJA. Item Bukan Standard/ Direct Issue TIDAK perlu disertakan.

Kumpulan Stok

Pembahagian kumpulan stok perlu dilakukan pada setiap permulaan tahun. Ia dilaksanakan dengan membahagikan stok kepada dua kumpulan seperti dibawah berdasarkan perolehan tahun sebelum.  Pegawai stor perlu mengawal stok dalam Kumpulan A bagi mengelakkan stok disimpan berlebihan.

Jadual: Kategori Kumpulan Stok

Paras Stok

Paras stok adalah jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa oleh semua kategori stor dan ditentukan seperti formula berikut:-

Jenis Stok

Prestasi Stor

Kadar Pusingan Stok

Adalah pengiraan secara tahunan mengikut jumlah nilai stok dan perlu mencapai kadar pusingan stok tahunan sekurang-kurangnya empat (4) kadar pusingan. Stok tidak aktif hendaklah dikaji semula parasnya supaya stok tidak menjadi usang dan tidak bergerak.

Paras Simpanan Stok

Jumlah stok yang perlu disimpan pada satu-satu masa oleh semua kategori stor.  Jumlah stok ubat (termasuk vaksin) untuk tempoh penggunaan 1-3 bulan telah dikenalpasti sebagai paras simpanan stok yang optimum. Paras stok yang ditetapkan perlu sentiasa dipatuhi kecuali stok untuk keperluan darurat atau kecemasan seperti antivenom. Cadangan paras simpanan stok yang ideal adalah seperti di bawah. Walau bagaimanapun, paras ini juga perlu mengambil kira kekangan ruangan stor, jumlah peruntukan diterima, bilangan staf bertugas serta kawalan dalaman bagi pergerakan stok.

Jadual: Cadangan Paras Simpanan Stok Ideal

Paras Perkhidmatan

Pelantikan Pegawai Penerima

Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Penerima yang bertanggungjawab untuk menerima dan memeriksa barang-barang yang diterima. 

Pegawai Penerima yang dilantik hendaklah memiliki kepakaran dalam bidang berkaitan bagi pemeriksaan barang yang diterima (bagi barang dengan spesifikasi teknikal).

Contoh Surat Lantikan Pegawai Penerima

Peraturan Penerimaan

Semua barang-barang hendaklah diterima melalui stor dan perlu dibuat pemeriksaan dengan teliti bagi memastikan ia menepati spesifikasi yang ditetapkan.

Butiran yang perlu disemak sewaktu penerimaan adalah:

1. No pesanan kerajaan

2. Alamat penghantaran

3. Nama produk

4. Jenama dan pengilang

5. Nama dan alamat pembekal

6. Kuantiti pesanan dan kuantiti diterima

7. No kelompok produk (nota penghantaran dan fizikal)

8. Tarikh luput produk

9. Label arahan suhu penyimpanan produk pada kotak pembungkusan bagi memastikan penghantaran dilakukan mengikut suhu penyimpanan pada label produk

10. Indikator suhu yang datang bersama dengan produk (jika ada ATAU diwajibkan di dalam syarat kontrak/tender)

11. Kualiti dan keadaan fizikal produk

12. Kelulusan bekalan alternatif untuk kontrak dan APPL (jika berkenaan)

13. Salinan Letter Of Undertaking perlu diberikan sekiranya jangka hayat produk kurang daripada tempoh yang dipersetujui semasa penerimaan (jika berkenaan) 

Langkah-langkah Penerimaan Stok dari Pembekal

1. Setiap pegawai penerima harus dilantik secara rasmi dan surat lantikan perlu dikemaskini setiap kali ada perubahan anggota atau Ketua Jabatan (Pengarah Hospital/Pegawai Kesihatan Daerah).

2. Penerimaan hanya boleh dilakukan oleh pegawai yang dilantik SAHAJA.

3. Pegawai yang dilantik perlu mahir atau terlatih mengenai semakan spesifikasi/fizikal stok yang diterima bagi memastikan ia sepadan dengan Pesanan Kerajaan yang dikeluarkan.

4. Pegawai perlu menyemak butiran di dalam dokumen nota serahan/ hantaran (Delivery Order) bagi memastikan barang-barang yang diterima adalah betul

5. Barang-barang hendaklah diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji serta merta sebelum disahkan penerimaannya; ATAU

6. Sekiranya pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta maka dokumen penerimaan seperti nota serahan/hantaran atau Shipment Manifest hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji", rujuk contoh seperti di bawah:

Rajah: Contoh Nota Serahan/Penghantaran (Delivery Order)

Bagi penerimaan stok Konsesi yang menggunakan Shipment Manifest seperti di bawah, bilangan karton perlu disemak dan dipastikan sama dengan bilangan yang tertera pada ruangan pada rumusan penghantaran dan perakuan pemandu (rujuk kotak 1 dan 2). Bilangan yang disemak oleh Pegawai Penerima kemudian perlu ditulis pada Perakuan Penerimaan bersama maklumat penerimaan yang lain. (rujuk kotak 3). 

Sebarang kekurangan stok diterima selepas proses selesai, 

akan dirujuk menggunakan dokumen ini sebagai bukti.

Rajah: Contoh Shipment Manifest dari Syarikat Konsesi

Surat Jaminan Penggantian Semula / Letter of Undertaking (LOU)

Surat Jaminan Penggantian Semula atau Letter of Undertaking (LOU) adalah dokumen dari pembekal yang perlu diberikan sekiranya jangka hayat produk kurang daripada tempoh yang dipersetujui semasa penerimaan (jika berkenaan). 

Melalui surat ini pihak pembekal bersetuju (dengan dokumen rasmi), sekiranya item tidak dapat digunakan/dihabiskan sebelum tarikh luput atau tarikh yang dinyatakan di dalam surat LOU, pihak pembekal bersetuju untuk menggantikan item itu dengan percuma. 

Adalah menjadi tanggungjawab Pegawai di UFL bagi memaklumkan kepada pihak pembekal secara bertulis mengenai kuantiti stok yang perlu digantikan mengikut tempoh yang telah dinyatakan di dalam surat LOU (contoh: 3 bulan sebelum tarikh luput).

Contoh LOU dari pembekal adalah seperti di bawah:

Borang - Borang Penerimaan Stok

Borang-borang yang digunakan

• Borang Terimaan Barang-Barang (BTB) KEW.PS-1: pengesahan penerimaan*

• Borang Penolakan Barang-Barang (BPB) KEW.PS-2: penolakan stok jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi*

*borang-borang ini dijana secara automatik oleh sistem PhIS (sekiranya digunakan).

Penerimaan di Luar Kawasan Stor

Penerimaan bagi ukuran atau keadaan fizikal barang yang tidak sesuai diserahkan dalam kawasan stor mengikut syarat penyerahan barang yang dipersetujui seperti penyerahan di tapak projek dan sebagainya

Jika penerimaan dilakukan bukan oleh pegawai yang dilantik di stor, lantikan pegawai penerima yang baru perlu dibuat bagi pegawai yang bertanggungjawab di unit atau kawasan luar stor tersebut.

Peraturan Penerimaan dari Stor Lain

Langkah-langkah penerimaan barang-barang daripada stor:  

1. Pegawai Penerima hendaklah memastikan barang-barang diterima daripada stor disertakan dengan Borang Permohonan Stok (Stor kepada Stor) KEW.PS-7 dan Borang Pembungkusan Stok KEW.PS-9 (jika berkaitan).

2. Pegawai Penerima hendaklah memeriksa dan mengesahkan barang- barang yang diterima sama seperti yang dipesan;

3. Borang Penolakan Barang-Barang (BPB) KEW.PS-2 hendaklah disediakan oleh Pegawai Penerima jika terdapat kerosakan, kuantiti kurang atau lebih dan tidak mematuhi spesifikasi.

Bagi fasiliti dengan sistem PhIS, proses inden dan penerimaan perlu menggunakan sistem PhIS sepenuhnya. 

Penerimaan Barang Mudah Terbakar atau Kimia Merbahaya

Barang-barang mudah terbakar atau kimia merbahaya yang diterima hendaklah dihantar terus ke stor barang-barang mudah terbakar atau bahan kimia untuk disimpan. Salinan dokumen Safety Data Sheets (SDS) perlu disimpan bersama-sama atau berdekatan dengan barang-barang mudah terbakar berkaitan untuk memudahkan rujukan sekiranya berlaku tumpahan atau lain-lain kecemasan. [23]

Penerimaan Produk Rangkaian Sejuk

Perekodan yang tepat adalah amat penting supaya pegawai stor dapat mengetahui kedudukan stok simpanan, memastikan bilangan dan fizikal stok sentiasa tepat dan juga untuk mengawal paras stok. Stok yang diterima perlu selesai direkodkan dalam tempoh 14 hari ke dalam sistem IT inventori atau Kad Daftar Stok (KEW.PS-3) (yang mana berkaitan).

Tatacara Merekod

1. Satu Kad Daftar Stok untuk 1 item dan mesti dikemas kini setiap kali transaksi, untuk penerimaan menggunakan pen dakwat merah dan pengeluaran menggunakan pen dakwat hitam/biru

2. Senarai Daftar Stok (KEW.PS-4) perlu disediakan untuk stok yang mempunyai tarikh luput.

3. Pindaan atau pemadaman pada rekod tidak dibenarkan. Sekiranya apa-apa pembetulan diperlukan, langkah-langkah berikut perlu dipatuhi: -

   • Angka asal hendaklah digaris dengan satu garisan sahaja;

   • Angka yang betul ditulis di bahagian atas angka asal; dan

   • Pembetulan di tandatangan ringkas oleh Pegawai Stor.

Penentuan Kumpulan Stok

Stok hendaklah disenaraikan mengikut nilai pembelian bagi tempoh dua (2) tahun lepas di dalam Borang Penentuan Kumpulan Stok (KEW.PS-5).

Mengemaskini Rekod

Semua jenis stok perlu disimpan dengan baik bagi untuk memastikan stok disimpan di tempat yang sesuai dan selamat, memudahkan pengendalian dan pengeluaran dan mengoptimumkan penggunaan ruang yang sedia ada.

Susun Atur

• Ruang hendaklah digunakan sepenuhnya mengambil kira faktor keselamatan, kemudahan pengeluaran, verifikasi dan kekemasan stor

• Susun atur yang sistematik dan praktikal untuk memastikan pengurusan lancar, selamat, mudah dan menjimatkan masa

• Rak-rak yang sesuai digunakan supaya teratur dan kemas

• Paras ketinggian maksimum adalah 50cm dari siling

Lokasi dan Letakan Stok

Carta lokasi stok perlu disediakan dan lokasi penyimpanan perlu dikemaskini di dalam sistem inventori yang digunakan untuk memudahkan penyimpanan, pengeluaran dan pemeriksaan.

Letakan Stok Sementara perlu diletakkan tanda pengenalan (temporary) dan tidak memerlukan kod lokasi, bagi:

• Stok yang akan dikeluarkan terus kepada pemesan

• Stok yang baru diterima belum sempat disusun

• Ruang yang terhad disebabkan oleh kuantiti, ukuran dan berat.

Penyimpanan Stok

Bergantung kepada jenis dan ruang stor yang ada mengikut:

• Jenis stok (jenis/bahan kandungan/ pembuatannya/ fizikalnya)

• Mematuhi arahan penyimpanan yang ditetapkan

• Kod Lokasi Stok

Amalan penyimpanan stok yang baik adalah termasuk:

• Penggunaan ruang secara optimum

• Teratur agar tidak menghalang kerja pengendalian stok

• Penyusunan secara First Expiry First Out (FEFO) bagi item yang bertarikh luput manakala penyusunan mengikut First In First Out (FIFO) bagi item yang tiada tarikh luput.

• Stok tidak disimpan di luar stor

Tempat penyimpanan yang sesuai adalah mengikut produk atau item yang disimpan. Antara ruang penyimpanan yang perlu disediakan: [24] 

• Ruang yang bersiling untuk mengurangkan hawa panas

• Suhu Bilik yang berhawa dingin 15 - 25°C atau sehingga 30°C (depends on climatic condition and item stored)

• Peti Sejuk Farmaseutikal, Bilik Sejuk atau Peti Sejuk Top Loading (2 sehingga 8°C) [25]

• Peti Sejuk Beku (-25°C sehingga -15°C) [25]

• Item berlabel sensitif kelembapan, perlu disimpan di dalam ruangan/bilik yang tidak melebihi 75% ± 5 (Relative Humidity, RH) [24] 

Penyimpanan Racun, Dadah Berbahaya dan Bahan Psikotropik

Penyimpanan Racun, Dadah Berbahaya dan Bahan Psikotropik perlu dijalankan mengikut peraturan yang telah ditetapkan di dalam akta yang berkaitan [26] 

Stok Barang-Barang Berat

• Diletakkan pada rak paling bawah bagi tujuan keselamatan, susunan & tindanan yang tidak tinggi (paling selamat 2-3 meter)

• Mengambil kira faktor:

  1. FEFO atau FIFO

  2. Barang mudah dijilat api

  3. Memudahkan pengeluaran, pengiraan, pemeriksaan dan verifikasi

• Disusun secara selang seli di atas pallet plastik atau kayu dengan ukuran saiz & jarak yang sesuai supaya lebih kukuh, tidak rosak & menjimatkan ruang

• Ada ruangan untuk lorong bekerja/forklift/sebarang kecemasan dan tidak membahayakan keselamatan.

Stok Bahan Kimia dan Mudah Terbakar

• Melabel Label Bekas Simpanan : label yang cukup, terang, jelas & tidak mudah padam termasuk jenis kandungan dan tatacara pengendalian. [27]

• Penyimpanan : disimpan dalam stor berasingan. Sekiranya stor berasingan tidak dapat disediakan, item perlu disimpan di dalam Flammable cabinet/Safety cabinet yang bersesuaian. Alat pencegah kebakaran yang sesuai, spill kit serta alat bantuan rawatan kecemasan juga perlu disediakan sekiranya berlaku kecemasan atau tumpahan. Stok yang mengandungi asid perlu disimpan jauh dari stok mudah terbakar, air & logam. [27]

• Penyimpanan bahan mudah terbakar lebih dari 50 liter mesti disimpan di dalam stor berasingan dari stor utama. [28]

• Pengendalian: Semua aktiviti pengendalian mesti dilakukan dengan berhati-hati. Cecair yang mudah meruap perlu disimpan di dalam bekas yang ditutup rapat

Helaian Data Keselamatan / Safety Data Sheet (SDS)

Berdasarkan Peraturan-peraturan Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan (Pengelasan, Pelabelan dan Helaian Data Keselamatan Bahan Kimia Berbahaya) 2013, pembekal hendaklah mengemukakan Helaian Data Keselamatan kepada penerima bahan kimia bagi: [23]

• setiap bahan kimia berbahaya yang dibekalkan; dan

• apa-apa campuran bahan kimia yang mengandungi bahan berbahaya pada kepekatan yang melebihi nilai pemisah kepekatan bagi kelas bahaya yang berkenaan sebagaimana yang dinyatakan dalam Jadual Kelima.

Setiap Helaian Data Keselamatan mengandungi perkara berikut:

• pengenalan bahan kimia berbahaya dan pembekal;

• pengenalan bahaya;

• komposisi dan maklumat mengenai ramuan bahan kimia berbahaya;

• langkah-langkah pertolongan cemas;

• langkah-langkah pemadaman kebakaran;

• langkah-langkah pelepasan tidak sengaja;

• pengendalian dan penyimpanan;

• kawalan pendedahan dan perlindungan diri;

• sifat fizikal dan kimia;

• kestabilan dan kereaktifan;

• maklumat toksikologi;

• maklumat ekologi;

• maklumat pelupusan;

• maklumat pengangkutan;

• maklumat pengawalseliaan; dan

• maklumat lain.

Rajah: Contoh Muka Hadapan Helaian Data Keselamatan

Gas Mampat Dalam Tabung

Gas yang tersimpan dalam tabung secara mampat hendaklah dikawal rapi kerana ada di antaranya yang memabukkan, boleh membakar atau mudah terbakar seperti oksigen, hidrogen, nitrogen atau sebagainya. 

Tabung yang berisi gas mampat hendaklah: [58] [59]

• Disimpan di tempat yang dingin dan kering serta ditutup dengan “coir jacket” jika ada

• Disimpan di tempat yang mempunyai pengudaraan baik, jauh dari haba dan dilindungi daripada bahang panas.

• Jauhi silinder dari punca haba seperti ekzos, kompresor alat pendingin atau cahaya matahari terus.

• Jauhi dari minyak, gris atau bahan-bahan yang mudah terbakar.

• Elakkan daripada terhempas atau pecah apabila mengendali atau mengangkutnya kerana boleh mengakibatkan ia meletup dan membahayakan.

• Dilekat dan dikunci tegak ke dinding.

• Silinder yang penuh dan kosong perlu diasingkan. Injap tabung berkenaan juga hendaklah ditutup dengan penutupnya. Tabung yang diterima tanpa penutup injap hendaklah dilaporkan kepada pembekal dengan segera.

Penyimpanan Produk Rangkaian Sejuk

• Produk perlu disimpan mengikut arahan penyimpanan pada label bagi menjamin kualiti sepanjang pengedaran produk. Antara contoh spesifikasi penyimpanan pada label produk adalah seperti berikut:  [24] 

• Store between 2°C to 8°C

• Store in a freezer

• Do not freeze

• Penyimpanan produk rangkaian sejuk di dalam unit penyimpanan adalah bergantung kepada beberapa faktor. Kecerunan suhu spatial bagi setiap peti sejuk berbeza mengikut gred dan model. Oleh itu, penyusunan produk perlu mengambil kira perbezaan suhu di antara ruang [25]

• Peredaran udara yang baik membantu vaksin untuk mencapai suhu yang lebih konsisten. Susunan yang padat akan menyebabkan edaran udara di dalam peti terjejas [25]

Pemantauan Suhu

Bertujuan untuk memastikan produk rangkaian sejuk berada di dalam julat yang betul serta unit penyimpanan dan peralatan pemantauan suhu berfungsi dengan baik.

Spesifikasi suhu penyimpanan produk boleh dikenalpasti melalui rujukan kepada risalah maklumat ubat untuk pengguna (RiMUP) atau sisipan bungkusan yang boleh dicapai melalui carian produk berdaftar di laman web QUEST 3+ Product Search

Suhu Bilik

Julat adalah mengikut produk yang disimpan (sama ada 15 hingga 25°C atau 15 hingga 30°C).

Peti Sejuk Farmaseutikal / Top Loading

Julat suhu adalah 2 hingga 8°C. 

Peti Sejuk Beku

Julat suhu adalah -25 hingga -15°C. 

Ultra Low Temperature Freezer (ULTF)

Julat suhu adalah -90 hingga -60°C. 

Peranti Pemantauan Suhu

Peranti pemantauan suhu adalah peranti yang digunakan dalam pemantauan atau perekodan suhu. Ia boleh dibahagikan kepada tiga kategori dari segi fungsi:

Termometer Digital Min/Max

• Beroperasi menggunakan bateri

• Memaparkan suhu semasa, minimum dan maksimum

• Terdiri dari 2 komponen: paparan peranti yang boleh diletakkan di bahagian eksternal peti sejuk dan probe suhu yang disambungkan kepada wayar yang panjang bagi membolehkan probe diletakkan di dalam peti sejuk.

• Variasi suhu boleh dikesan dengan bacaan suhu minimum dan maksimum

• Perlu diset semula selepas bacaan

• Bacaan suhu termometer digital yang mempunyai glycol-encased probe adalah lebih baik kerana ia tidak bertindak kepada pendedahan suhu jangka masa singkat, seperti semasa pintu peti sejuk dibuka.

Termometer Analog Min/Max

• Tidak menggunakan bateri

• Tiada memori suhu

• Majoriti menggunakan merkuri dan berbahaya kepada kesihatan sekiranya termometer rosak.

• Penggunaan termometer berasaskan merkuri TIDAK LAGI DISYORKAN PENGGUNAANNYA selaras dengan Surat Pekeliling Ketua Pengarah Kesihatan Bil 9 Tahun 2016, Langkah Pematuhan Terhadap Konvensyen Minamata: Penggunaan Peralatan Perubatan Tidak Mengandungi Merkuri Di Fasiliti Kesihatan. [60]

Single Use Digital Data Logger

• Beroperasi menggunakan bateri

• Stand-alone unit

• Memantau suhu secara berterusan

• Mempunyai penggera yang akan berbunyi apabila suhu berada di luar julat

Multiple Use Digital Data Logger

• Suhu direkod menggunakan perisian yang dibekalkan (mengikut jenama)

• Data boleh dimuat turun melalui port USB

• Sela masa perekodan suhu boleh ditentukan oleh pengguna

• Jika suhu melebihi daripada julat suhu ideal, notifikasi akan dihantar kepada pengguna (melalui bunyi penggera atau isyarat lampu LED)

Cold Chain Monitor (CCMs)

• Peranti pakai buang

• Menggunakan indikator yang sensitif masa-suhu (time-temperature sensitive)

• Perubahan warna pada indikator menunjukkan tempoh masa produk terdedah pada suhu tertentu.

• Irreversible indicator

Vaccine Vial Monitor (VVM)

• Penunjuk visual yang dilekatkan pada vial, ampul atau botol vaksin

• Memberi petunjuk tempoh pendedahan produk kepada haba atau suhu persekitaran.

• Tidak semua vaksin mempunyai petunjuk ini.

• Petunjuk hanya sah (valid) bagi vial, ampul atau botol vaksin berkaitan sahaja.

• Irreversible indicator

Freeze Watch / Electronic Freeze Indicator

• Indikator suhu elektronik yang menunjukkan paparan yang tidak berbalik (irreversible) apabila terdapat pendedahan kepada suhu pembekuan.

• Biasa diletakkan bersama vaksin yang sensitif terhadap pembekuan (freezing).

• Irreversible indicator

Termometer Dial

• Peralatan mekanikal yang menggunakan penunjuk logam pada skala bulat untuk menunjuk suhu semasa.

• Penggunaan termometer ini tidak lagi disyorkan oleh WHO, kerana alat ini hanya mencatat suhu semasa sahaja

Perekodan Suhu

• Bacaan perlu direkodkan 2 kali sehari. Waktu yang disyorkan adalah pada jam 8.00 pagi dan 4.00 petang termasuk hujung minggu dan hari kelepasan am. Walau bagaimanapun, ia juga bergantung pada waktu operasi di fasiliti atau unit. 

• Termometer min/max perlu diset semula (reset) setiap kali setelah bacaan direkodkan.

• Carta suhu hendaklah ditandatangani setelah selesai merekodkan suhu.

• Sekiranya berlaku suhu di luar julat, penerangan dan tindakan yang diambil perlulah dicatatkan di belakang carta suhu.

• Carta suhu perlu disemak dan disahkan oleh penyelia setiap bulan

• Carta suhu hendaklah disimpan untuk tujuan semakan dan audit.

• Tatacara merekodkan suhu mestilah seragam:

  • • Suhu direkod menggunakan simbol •  ;

    • Suhu direkod menggunakan pen yang betul: Minimum (hijau), Semasa (biru), Maksimum (merah);

    • Suhu direkod disambung dengan garisan lurus;

• Tatacara pembacaan termometer hendaklah dipamerkan sebagai rujukan semua anggota.

• Bagi fasiliti yang menggunakan data logger, rekod suhu mestilah dimuat turun, dicetak dan dianalisa serta disahkan setiap bulan oleh Pegawai Yang Menjaga. Walau bagaimanapun, penggunaan data logger TIDAK MENGGANTIKAN keperluan untuk merekodkan suhu 2 kali sehari.

Kaedah catatan pada carta suhu adalah seperti di bawah:

Dokumen Perekodan Suhu

Carta Suhu Bilik (di bawah 25°C)

Carta Suhu Bilik (di bawah 30°C)

Carta Suhu Peti Sejuk

Carta Suhu Peti Sejuk Beku

Catatan Suhu di Luar Julat

Borang Rekod Suhu Kotak Sejuk

Verifikasi dan Kalibrasi Termometer

1. Kalibrasi Termometer

Ia adalah proses penentukuran yang dijalankan secara berjadual ke atas peralatan berdasarkan piawaian yang ditetapkan. Ini bagi menentukan ketepatan pengujian dan pengukuran. Proses hanya boleh dijalankan oleh makmal/syarikat yang bertauliah dan mendapat status akreditasi MS ISO/IEC17025. Antara contoh syarikat yang menawarkan servis kalibrasi ini adalah SIRIM Calibration Sdn. Bhd. Termometer yang telah dikalibrasi dan memenuhi piawaian yang ditetapkan akan diberikan satu sijil perakuan yang lazimnya, mempunyai tempoh sah laku satu (1) tahun dari tarikh kalibrasi.

2. Verifikasi Termometer

Proses verifikasi adalah proses yang dilakukan secara berjadual sekurangnya setiap 6 bulan bagi menentukan bacaan daripada alat pengukur adalah di dalam julat yang dibenarkan sekiranya dibandingkan dengan bacaan daripada peralatan yang telah dikalibrasi. Termometer yang tidak dapat dikalibrasi perlu diverifikasi dengan termometer yang telah dikalibrasi. Proses verifikasi ini sama sekali TIDAK MENGGANTIKAN proses kalibrasi. Perakuan kalibrasi kekal sebagai gold-standard bagi penetapan bahawa termometer berfungsi dengan baik dalam pemantauan suhu

Sila rujuk Panduan Verifikasi Termometer Bahagian Perkhidmatan Farmasi JKN Pahang seperti pautan di bawah untuk keterangan lanjut:

Panduan Verifikasi Termometer

Perbezaan Verifikasi dan Kalibrasi Termometer

Pelantikan Pegawai Pelulus

Ketua Jabatan hendaklah melantik Pegawai Pelulus Pengeluar Stok secara bertulis. Pegawai Pelulus bertanggungjawab:

• Menyemak keperluan sebenar pengguna berdasarkan corak pesanan terdahulu.

• Memastikan pengeluaran stok tidak melebihi keperluan pengguna.

• Meluluskan pengeluaran stok.

Contoh Surat Lantikan Pegawai Pelulus

Tatacara Pengeluaran Stok

Pengeluaran stok hendaklah mengikut sistem

• First In, First Out (FIFO), atau 

• First Expired, First Out (FEFO)

Permohonan Stok

Semua permohonan stok hendaklah dibuat secara:

• Atas talian menggunakan KEW.PS-7 melalui sistem PhIS & CPS (atau mana-mana sistem inventori berkomputer yang ditetapkan PTJ) bagi unit yang terlibat dengan sistem inventori tersebut [29].

• Manual menggunakan borang KEW.PS-7 bagi unit/fasiliti TANPA sistem inventori berkaitan.

Pembekalan Stok

Jadual pembekalan barang perlu diwujudkan bagi setiap stor untuk memastikan pengeluaran stok dapat dibuat secara berkala dan teratur.

Jadual: Piagam Pelanggan Unit Farmasi Logistik [30]

Proses Pengeluaran di Stor Utama

1. Menerima  pesanan dari pegawai pemesan melalui sistem PhIS & CPS atau mana-mana sistem inventori berkomputer yang ditetapkan PTJ, atau secara manual menggunakan borang permohonan stok KEW.PS-7 (jika unit pemesan tidak menggunakan PhIS atau CPS)

2. Menyemak pesanan yang diterima dan baki kuantiti stok yang dipesan di stor

3. Meluluskan pengeluaran mengikut kuantiti stok yang sedia ada di stor berdasarkan kaedah FEFO/FIFO dan mencetak nota keluaran daripada PhIS & CPS.

4. Merekod butir pengeluaran stok dan mengeluarkan stok fizikal mengikut nombor kelompok dan tarikh luput yang diluluskan.

5. Tandatangan, cop nama dan jawatan pegawai stor serta tulis tarikh pengeluaran stok fizikal di bahagian simpanan pada borang KEW.PS-7 

Proses Pengeluaran Ubat Psikotropik

Proses pengeluaran ubat psikotropik secara am-nya adalah sama dengan pengeluaran item lain. Walau bagaimanapun, pengeluaran tersebut turut mewajibkan perkara berikut:

1. Pengeluaran hanya boleh dilakukan oleh Pegawai Farmasi SAHAJA.

2. Rekod transaksi seperti yang diwajibkan oleh akta berkaitan perlu disediakan dan direkod.

Aduan Produk

Aduan produk merujuk kepada proses di mana pelanggan atau mana-mana individu melaporkan sebarang isu berkaitan kualiti, keberkesanan, label, pembungkusan, atau masalah lain terhadap mana-mana produk yang dijual. Semua aduan produk yang diterima hendaklah dilaporkan secara bertulis atau dalam talian oleh pelanggan kepada pembekal serta pihak berkuasa yang berkenaan.

Jenis-jenis aduan produk adalah seperti di bawah:

Borang Pelaporan Kualiti Produk Berdaftar Dengan Pihak Berkuasa Kawalan Dadah

Borang Report On Suspected Adverse Drug Reactions

Medical Device Complaint/Incident Form

Panggil Balik Ubat

Panggil balik ubat didefinisikan sebagai proses yang diambil oleh pengilang, pengimport dan pemborong untuk mengeluarkan atau menarik balik ubat dari kesemua rangkaian pengedaran bergantung kepada tahap dan peringkat. 

Keputusan untuk memanggil balik ubat mungkin disebabkan terdapat kecacatan kualiti yang kritikal atau laporan kesan advers yang serius yang mungkin menyebabkan risiko kesihatan kepada pengguna ubat. 

Panggil balik ubat boleh dilakukan secara sukarela oleh pengilang atau pengedar atau atas arahan Bahagian Regulatori Farmasi Negara.

Contoh surat panggil balik adalah seperti di bawah:

Darjah dan Tahap Panggil Balik Ubat

Panggil balik produk ubat terbahagi kepada beberapa darjah dan tahap, seperti di bawah:

Panggil Balik Peranti Perubatan

Panggil balik peranti perubatan adalah apa-apa tindakan yang diambil oleh establismen untuk mengeluarkan peranti perubatan yang terjejas keberkesanannya atau berpotensi untuk terjejas keberkesanannya dari aspek keselamatan dan prestasi, selepas menyedari bahawa peranti perubatan

tersebut:

• Mungkin berbahaya kepada kesihatan

• Mungkin gagal untuk mematuhi apa-apa tuntutan yang dibuat oleh pengeluar berdasarkan keberkesanan, prestasi atau keselamatan

• Tidak mematuhi syarat-syarat perundangan.

Panggil balik peranti perubatan boleh dilakukan secara sukarela oleh establismen atau atas arahan Pihak Berkuasa Peranti Perubatan.

Contoh surat panggil balik peranti perubatan adalah seperti di bawah:

Pemeriksaan stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat dan Stor Utama dan Stor Unit. Ketua Jabatan hendaklah melantik pegawai-pegawai yang tidak terlibat dengan stor yang diperiksa. Pemeriksaan yang dijalankan hendaklah mematuhi perkara-perkara berikut:-

• Pemeriksaan dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas semua stok secara seratus peratus (100%).

• Semasa pemeriksaan dilaksanakan, tiada sebarang transaksi dibenarkan kecuali dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa.

• Stok yang diperiksa hendaklah disenaraikan di dalam format laporan yang ditetapkan.

• Mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok.

Objektif Pemeriksaan Stok

Objektif pemeriksaan dan verifikasi stor adalah seperti berikut:- 

• Memastikan ketepatan rekod dan fizikal stok.

• Memastikan pelarasan stok diambil tindakan.

• Memastikan stok usang atau tidak boleh guna atau rosak atau tidak bergerak atau hampir luput tempoh penggunaan diambil tindakan.

• Memastikan kehilangan stok diambil tindakan hapus kira.

Jenis Pemeriksaan Stok

Pengiraan stok

• Pengiraan stok hendaklah dilaksanakan di Stor Pusat, Stor Utama dan Stor Unit secara terus menerus sepanjang tahun oleh Pegawai Stor [29].

Pemeriksaan Stok

• Terbahagi kepada pemeriksaan Stor Pusat/Stor Utama dan Stor   Unit (Merujuk kepada senarai semak Pemeriksaan Stor Unit)

• Pemeriksaan stok di Stor Unit dan Stor Utama hendaklah dilaksanakan sekali (1) setahun ke atas semua stok secara 100% sebagaimana yang disenaraikan dalam katalog Stor Unit tersebut bagi memastikan kawalan stok dan simpanan stok dalam keadaan baik.

• Pemeriksaan stok di stor utama dilaksanakan ke atas 100% stok sebelum verifikasi stor dijalankan.

Verifikasi Stor

• Dilaksanakan mengikut program/ jadual yang ditetapkan oleh Unit Pengurusan Aset di Stor Pusat dan Stor Utama setahun sekali dalam tahun semasa bermula 1 Oktober dan berakhir pada 31 Disember.

• Tujuan utama adalah bagi mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara 100% bagi menentukan jumlah stok fizikal adalah selaras dengan baki di Kad Kawalan Stok dan rekod PhIS.

Jadual: Jenis-jenis Pemeriksaan Stok yang Wujud di UFL

Surat Lantikan Pegawai Pemverifikasi 

Pelarasan Stok

Pelarasan stok boleh dilaksanakan apabila:

• Terdapat kesilapan merekod sama ada kuantiti atau nilai pada KEW.PS-3; atau

• Stok kurang atau susut disebabkan dipotong, ditimbang, dibancuh, bocor, sejat atau seumpamanya.

Stok hendaklah disenaraikan di dalam Borang Pelarasan Stok (KEW.PS-15) seperti di Lampiran dan dikemukakan untuk kelulusan Ketua Jabatan (SAHAJA) bagi pengemaskinian kuantiti atau nilai pada baki akhir di KEW.PS-3.

Pelarasan stok (Stock Adjustment) di dalam sistem PhIS juga perlu mendapat kelulusan Ketua Jabatan (secara bertulis) sebelum dilaksanakan di dalam sistem PhIS

Mengambil Alih Tugas Stor

Definisi

Pelupusan stok ialah proses untuk membatalkan rekod bagi stok yang rosak atau luput tempoh penggunaan.

Objektif Pelupusan

• Memastikan agensi Kerajaan tidak menyimpan stok yang rosak atau luput tempoh penggunaan.

• Menjimatkan ruang simpanan.

• Memastikan kaedah pelupusan yang dipilih bersifat mesra dan lestari.

Justifikasi Pelupusan

Stok boleh dilupuskan berdasarkan justifikasi berikut:-

• Usang;

• Rosak dan tidak boleh digunakan;

• Luput tempoh penggunaan;

• Tidak lagi diperlukan oleh Jabatan;

• Perubahan teknologi; dan

• Melebihi keperluan.

Kuasa Melulus

Kuasa meluluskan pelupusan tertakluk kepada Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang berkuatkuasa.[72][73] 

Pegawai-pegawai yang diwakilkan kuasa di bawah akta ini hanya boleh meluluskan mengikut nilai yang telah ditetapkan dan tidak boleh mewakilkan kuasa selanjutnya kepada mana- mana pegawai lain. 

Permohonan pelupusan untuk kelulusan Perbendaharaan Malaysia melalui Unit Pengurusan Aset Jabatan atau  Kementerian.

Had Nilai Kuasa Melulus

Had nilai Kuasa Melulus bagi Pelupusan Aset dan Stok adalah tertakluk kepada Perwakilan Kuasa di bawah Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 P.U. (B) 485 bertarikh 27 Oktober 2014, dan juga Akta Tatacara Kewangan 1957 (Pindaan 2006). Ringkasan had nilai kuasa melulus adalah seperti di dalam jadual di bawah: [72][73] 

Jadual: Ringkasan Kuasa Melulus Mengikut Had Nilai Barang bagi Pelupusan Aset dan Stok 

Kaedah Pelupusan

Senarai kaedah pelupusan boleh dirujuk di dalam AM 6.9 Tatacara Pengurusan Stor : Pelupusan. Walau bagaimanapun bagi pelupusan stok yang diuruskan oleh UFL (Ubat/Vaksin/Reagen/Alat Perubatan Pakai Buang), kaedah pelupusan yang dicadangkan adalah secara Buangan Terjadual (E-Waste) dan Sisa Pepejal.

Barang-barang yang dikategorikan sebagai Buangan Terjadual adalah seperti yang disenaraikan di bawah Jadual Pertama, Peraturan-Peraturan Kualiti Alam Sekeliling (Buangan Terjadual) 2005. Kod Buangan Terjadual yang digunakan bagi Ubat/Vaksin/Reagen/Alat Perubatan Pakai Buang di bawah Jadual ini adalah SW404: Buangan patogenik, buangan klinikal atau bahan yang dikuarantinkan (kecuali Ubat Psikotropik atau Ubat yang digunakan dalam rawatan kanser, di mana ia dikategorikan sebagai SW403: Dadah terbuang yang mengandungi bahan psikotrofik atau yang mengandungi bahan yang bertoksik, berbahaya, karsinogenik, mutagenik atau teratogenik). [74]

Semua prosedur berkaitan pelupusan ini tertakluk kepada Akta Kualiti Alam Sekeliling 1974 yang berkuatkuasa.[75]

Dokumen Pelupusan

Berikut adalah dokumen yang perlu disertakan bersama permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus:

**potong yang tidak berkenaan

Jadual: Senarai Semak Permohonan Pelupusan bagi Stok Kerajaan [76]

Proses Kerja

Definisi

Kehilangan dan hapus kira ialah proses untuk membatalkan rekod bagi stok yang hilang disebabkan oleh:

• Kecurian

• Kebakaran

• Kemalangan

• Bencana alam

• Kesusutan

• Penipuan

• Kecuaian pegawai

Objektif Hapus Kira 

• Menyelaras rekod stok.

• Mengawal kerugian yang ditanggung oleh Kerajaan akibat kehilangan stok.

• Meningkatkan kesedaran dan tanggungjawab terhadap kepentingan keselamatan stok kerajaan.

• Membolehkan tindakan surcaj dan tatatertib dikenakan ke atas kecuaian pegawai.

Had Nilai Kuasa Melulus