PENGURUSAN AM

Definisi

Pengurusan organisasi adalah merupakan aspek terpenting dalam memastikan pengurusan operasi di stor selaras dengan peraturan semasa yang berkuat kuasa. Unit perlu memastikan agar pengurusan stor dan kewangan dilaksanakan dengan cekap dan berkesan bagi mencapai objektif yang ditetapkan.

Objektif

Pengurusan organisasi adalah untuk memastikan pengurusan kewangan dan stor diuruskan dengan baik, sistem dan prosedur diwujudkan, kawalan dalaman yang mencukupi serta pemantauan yang berkesan.

Struktur Organisasi

Struktur organisasi yang berkesan perlu diwujudkan bagi menjamin prestasi pengurusan stor dan kewangan yang baik. Struktur organisasi merangkumi tiga (3) komponen utama iaitu Carta Organisasi, Penurunan Kuasa dan Pengasingan Tugas.[29]

Carta Organisasi

Carta atau rajah yang menunjukkan susunan: 

• program, 

• aktiviti, 

• subaktiviti, 

• gred,

• bilangan jawatan yang terdapat dalam sesebuah organisasi.

Carta organisasi menunjukkan: 

• garisan tanggungjawab (lines of responsibility), 

• skop dan jangkauan kawalan (span of control) antara satu peringkat kakitangan dengan peringkat yang lain dalam sesebuah organisasi serta 

• bidang tugas masing-masing.

Carta organisasi juga menunjukkan kedudukan terkini yang meliputi semua program/aktiviti/gred jawatan sesebuah jabatan seperti yang diluluskan dalam waran perjawatan. [1]

Perlu dipamerkan di peringkat jabatan, bahagian, cawangan dan seterusnya ke peringkat struktur organisasi yang lebih rendah sebagai panduan kepada pelanggan. Ini menjelaskan aktiviti yang dijalankan dan hierarki bagi mengenal pasti ketua yang bertanggungjawab dalam memberi arahan, membuat keputusan dan mengawal kerja yang ditetapkan. [1]

Seberapa praktik, stor pusat dan utama farmasi logistik perlu mempunyai empat (4) bahagian utama:- 

• Bahagian Bekalan, Kawalan dan Akaun

• Bahagian Terimaan

• Bahagian Simpanan

• Bahagian Bungkusan dan Penghantaran

Bahagian-bahagian ini boleh  distrukturkan semula mengikut kekuatan anggota dan bebanan tugas [21]

Carta organisasi perlu dikemaskini dan mendapat pengesahan daripada Ketua Jabatan.

Ketua Jabatan

Ketua Jabatan adalah ketua pusat tanggungjawab (PTJ), mengikut jenis fasiliti: [29]

• Hospital/ Institusi: Pengarah Hospital/ Institusi

• Pejabat Kesihatan Daerah dan Klinik Kesihatan: Pegawai Kesihatan Bahagian/ Daerah

• Jabatan Farmasi Hospital Kuala Lumpur (HKL): Timbalan Pengarah Farmasi HKL

• Cawangan Farmasi Logistik Negeri: Ketua Cawangan

• Pejabat Farmasi Bahagian: Pegawai Farmasi Bahagian

Penurunan Kuasa

Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 6 Tahun 2018 telah memberi garis panduan kepada Kementerian/Jabatan mengenai Tatacara Pengurusan Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal Kepada Pegawai Perakaunan Di Bawah Kawalannya (AP 11) bagi memastikan penetapan kuasa dan tugas kewangan dan perakaunan Pegawai Pengawal dilaksanakan dengan teratur, lengkap dan tepat. [3] Perkara-perkara berikut perlu diberi perhatian:

• Penetapan kuasa dan tugas kewangan dan perakaunan hanya boleh diturunkan oleh Pegawai Pengawal sahaja. Pegawai Pengawal di KKM adalah Ketua Setiausaha (KSU). [2]

• Ketua Jabatan adalah ketua sesuatu sektor, bahagian atau cawangan sama ada di peringkat negeri atau daerah yang telah menerima Penetapan Kuasa Dan Tugas secara bertulis dari Pegawai Pengawal untuk menguruskan sumber kewangan di bawah AP 11. [3]

• Penetapan kuasa dan tugas perlu diberi secara bertulis daripada Pegawai Pengawal untuk menguruskan sumber kewangan di bawah AP 11. [2]

• Ketua Jabatan/ Pusat Tanggungjawab (PTJ) hendaklah secara bertulis menetapkan nama pegawai yang bersesuaian selaras dengan penurunan kuasa oleh KSU. [4]

Pengasingan Tugas

Perjawatan

Pengisian jawatan seperti yang diluluskan mengikut waran perjawatan dan merujuk Norma Perjawatan Anggota Farmasi di KKM. Tindakan perlu diambil bagi memastikan semua jawatan kosong diisi mengikut waran perjawatan yang telah diluluskan. [29]

Pengurusan Latihan dan Kompetensi

• Setiap anggota perkhidmatan awam perlu melengkapkan diri / dilengkapkan dengan sikap (attitude), kemahiran (skills) dan pengetahuan (knowledge) yang bersesuaian, melalui program pembangunan sumber manusia yang terancang yang berteraskan  pembangunan kompetensi dan pembelajaran berterusan. 

• Pegawai penyelaras aktiviti latihan perlu dilantik (jika perlu). 

• Pelan perancangan latihan tahunan perlu disediakan dan dilaksanakan.

• Keperluan terhadap kursus-kursus yang berkaitan perlu dikenal pasti.

• Terdapat mekanisma untuk memastikan setiap pegawai mencapai sasaran mata Continuing Professional Development (myCPD) yang ditetapkan bagi Pegawai Farmasi dan Penolong Pegawai Farmasi. 

• Terdapat mekanisma pemantauan latihan bagi lain-lain anggota di UFL. 

• Terdapat mekanisme untuk menilai keberkesanan latihan yang dihadiri oleh pegawai dan juga yang dianjurkan oleh organisasi.

• Bagi pelaksanaan latihan Provisional Registered Pharmacy (PRP) di UFL, pegawai preceptor yang dilantik hendaklah sekurang-kurangnya gred UF44 dan latihan dijalankan mengikut modul yang telah ditetapkan.

• Senarai latihan yang harus dihadiri oleh anggota yang bertugas di UFL:

  • Kursus Pengurusan Perolehan Kerajaan 

  • Kursus Pengurusan Stor Kerajaan 

  • Kursus Penggunaan Sistem ePerolehan 

  • Latihan Penggunaan Modul Inventori di dalam Pharmacy Information System (PhIS)/ Clinic Procurement System (CPS) 

  • Kursus Tadbir Urus Baik (Good Governance in Medicine) 

Serah Tugas

Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas hendaklah disediakan oleh pegawai yang akan bertukar/ bersara dan pegawai yang akan mengambil alih tugas. [5]

Nota serah tugas tersebut mesti mengandungi perkara-perkara berikut: [61]

1. Surat Penyerahan dan Akuan Terima Nota Serah Tugas

2. Senarai Tugas Jawatan

3. Kedudukan Terakhir Tugas-tugas yang Belum Selesai

4. Senarai Harta Benda/Peralatan Pejabat

5. Kedudukan Kewangan / Akaun dan Lain-lain

6. myPortfolio

7. Lain-lain Hal

Dokumen lengkap perlu dicetak 3 salinan dan disimpan:

• 1 salinan disimpan oleh pegawai yang menyerahkan tugas

• 1 salinan disimpan oleh pegawai yang mengambil alih tugas

• 1 salinan disimpan di fasiliti

Sistem dan Prosedur

Sistem dan prosedur perlu diwujudkan untuk menyelaras semua proses/ aktiviti/tindakan yang melibatkan pelbagai peringkat/ kakitangan/ bahagian  dan unit dalam menjayakan sesuatu kerja. Ianya menggariskan tatacara kerja  di semua peringkat, tindakan dan peraturan/ standard yang perlu dipatuhi dan  dikemas kini setiap masa.

myPortfolio

Pengurusan Fail

Memastikan rekod kerajaan diurus dengan cekap, mudah dikesan dan teratur berdasarkan teras seperti berikut: [52]

• Dokumen yang diwujud atau diterima hendaklah didaftar dan difailkan menggunakan kulit fail yang ditetapkan bagi tujuan kawalan dan jagaan.  Fail mesti diuruskan dengan sistematik mengikut piawaian dan prosedur pengurusan rekod yang ditetapkan oleh Jabatan Arkib Negara.

• Jabatan hendaklah menyediakan klasifikasi fail berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan. Klasifikasi fail adalah satu kaedah bagi mengawal pewujudan dan penawanan maklumat dan rekod secara sistematik bagi memudahkan penggunaan dan capaian. Fail boleh dikategorikan kepada fail urusan am dan urusan fungsian manakala fail terperingkat hendaklah dikelaskan mengikut peringkat keselamatan selaras dengan Arahan Keselamatan.

• Setiap fail hendaklah diberi tajuk fail yang membayangkan kandungan fail tersebut. Tajuk fail diberi berdasarkan pengkelasan perkara yang berasaskan fungsi dan aktiviti jabatan dan agensi berkenaan. Setiap perkara diberi pengkodan nombor yang mana akan menjadi nombor rujukan fail.

• Setiap fail mestilah mengandungi kertas minit dan kandungan surat dan dokumen lampiran yang disusun mengikut turutan tarikh transaksi.  Setiap kandungan diberi nombor lampiran dan direkodkan di atas kertas minit menggunakan dakwat merah bagi surat dan dokumen yang diterima dan dakwat biru atau hitam bagi surat yang keluar.

• Fail am perlu disimpan dan disusun seturut mengikut nombor rujukan fail dengan menggunakan rak yang sesuai. Setiap rak hendaklah dilabelkan bagi memudahkan pengesanan fail. Fail terperingkat pula hendaklah disimpan dalam kabinet berkunci yang berpalang, rak bergerak yang berkunci atau bilik kebal sesuai dengan Arahan Keselamatan. Pergerakan fail hendaklah direkodkan bagi memudahkan pengawalan dan pengesanan fail.

Jenis dan Peringkat Keselamatan Fail

Jadual: Jenis dan Peringkat Keselamatan Fail Kerajaan [42]

Contoh Fail

Rahsia Besar (Am 438)

Rahsia (Am 437)

Sulit (Am 436)

Terhad (Am 435-Pin. 1/80)

Terbuka (Am 435 Pin 1/80)

Sampul Kecil (Am 435 Pin. 1/80A)

Surat Rasmi

Rajah: Format Surat Rasmi Kerajaan [42]

Memo Rasmi

Rajah: Format Memo Rasmi [42]

Pelupusan Rekod Awam

Akta, Peraturan dan Garis Panduan

Kuasa untuk melaksanakan Perolehan Kerajaan adalah berpunca daripada Akta dan Peraturan. Antara Akta, Peraturan dan garis panduan yang boleh dirujuk adalah:

• Akta Acara Kewangan 1957 (Disemak 1972)

• Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61)

• Akta Perwakilan Kuasa 1956 (Akta 358)

• Akta Racun 1952 dan peraturan-peraturannya

• Akta Dadah Berbahaya 1952 dan peraturan-peraturannya

• Akta Jualan Dadah 1952

• Peraturan-peraturan Racun (Bahan-bahan Psikotropik) 1989

• Peraturan Kawalan Dadah dan Kosmetik 1984

• Peraturan Jualan Dadah 1997

• Akta Peranti Perubatan 2012

• Arahan Perbendaharaan (AP)

• Perolehan Kerajaan (PK), Pekeliling Perbendaharaan

• Pekeliling-pekeliling Kontrak Perbendaharaan

• Surat-surat Pekeliling Perbendaharaan

• Surat-surat Arahan Perbendaharaan

• Garis Panduan Pengurusan Farmasi Logistik KKM Edisi 1 (2020)

Sebagai contoh, untuk proses pelupusan stok, kuasa untuk meluluskan boleh merujuk kepada Akta Perwakilan Kuasa 1956 dan Pekeliling Perbendaharaan (PP).