PENGURUSAN KEWANGAN DAN PEROLEHAN

Konsep Belanjawan Kerajaan

Rajah: Konsep Belanjawan Kerajaan [7]

Jenis Perbelanjaan

Jadual: Jenis-Jenis Perbelanjaan [8][9][10]

Kod Akaun

Kod perakaunan diperlukan dan digunakan untuk merekod urusniaga kewangan dan perakaunan di iGFMAS. Kod perakaunan yang khusus untuk sesebuah Kementerian/Jabatan Persekutuan adalah disediakan dan ditetapkan oleh Kementerian/ Jabatan Persekutuan yang berkenaan. [8][9][10]

Pembahagian Kod adalah seperti berikut:

1. Kod PTJ/ Pusat Kos 

PTJ merujuk pejabat di mana Pemegang Waran Peruntukan dan bertanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber kewangan di bawah (contoh: 100101 bagi HTAA).

2. Kod Program/ Aktiviti 

Kod Program dan Aktiviti di bawah Peruntukan Mengurus (B42): [44]

Jadual: Pembahagian Kod Aktiviti

3. Kod Sub-Aktiviti

Bagi tujuan pemantauan prestasi perbelanjaan dan penyelarasan peruntukan tambahan, Bahagian Kewangan telah mewujudkan kod sub-aktiviti baharu bagi caj perbelanjaan secara khusus mengikut program di bawah Aktiviti 080700 dan Aktiviti 990100. Pengkelasan kod sub-aktiviti adalah seperti dibawah : [44]

Jadual: Pembahagian Kod Aktiviti dan Sub-Aktiviti

Kod Objek

Kod Objek terdiri daripada lima angka yang memberi maklumat yang lebih terperinci tentang sesuatu perbelanjaan.

Jadual: Jenis-jenis Kod Objek [8]

Jenis Objek

Ubat dan Dadah (27401)

Definisi ubat merujuk kepada definisi product di dalam Peraturan-Peraturan Kawalan Dadah dan Kosmetik 1984 adalah:[36]

•  a drug in a dosage unit or otherwise, for use wholly or mainly by being administered to one or more human beings or animals for a medicinal purpose; or

• a drug to be used as an ingredient of a preparation for a medicinal purpose.

Definisi ubat (drug) merujuk kepada Akta Jualan Dadah 1952 adalah:[37]

• includes any substance, product or article intended to be used or capable, or purported or claimed to be capable, of being used on humans or any animal, whether internally or externally, for a medicinal purpose.

• “medicinal purpose” means any of the following purposes:

1. alleviating, treating, curing or preventing a disease or a pathological condition or symptoms of a disease;

2. diagnosing a disease or ascertaining the existence, degree or extent of a physiological or pathological condition;

3. contraception;

4. inducing anaesthesia;

5. maintaining, modifying, preventing, restoring, or interfering with, the normal operation of a physiological function;

6. controlling body weight;

7. general maintenance or promotion of health or well being

Secara amnya, ubat merangkumi semua yang di bawah, sama ada:

1. Tersenarai dalam Formulari Ubat KKM dan berdaftar dengan Pihak Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) Malaysia.

2. Tersenarai dalam Formulari Ubat KKM tetapi TIDAK berdaftar dengan Pihak Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) Malaysia (memerlukan permit import untuk perolehan)

3. Tidak tersenarai dalam Formulari Ubat KKM dan berdaftar dengan Pihak Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) Malaysia (memerlukan kelulusan khas KPK/PKPF)

4. Tidak tersenarai dalam Formulari Ubat KKM dan TIDAK berdaftar dengan Pihak Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) Malaysia (memerlukan permit import untuk perolehan)

Gas Perubatan (27402)

Gas perubatan adalah merangkumi enam (6) jenis gas berikut : [34]

1. Oxygen, O2  (not less than 99%v/v oxygen) 

2. Carbon dioxide, CO2 (not less than 99%v/v carbon dioxide) 

3. Nitrous oxide, N2O (not less than 98%v/v nitrous oxide) 

4. *Nitric oxide, NO (not less than 99%v/v nitric oxide) 

5. Nitrous oxide/oxygen mixture 

6. Medical air (oxygen/nitrogen mixture; 19.5 - 23.5%v/v of oxygen (02)) 

*Nitric oxide, NO (Group B Scheduled Poison) 

Reagen (27403)

Reagen adalah merangkumi komponen kimia/ biologikal/ imunologikal, larutan ataupun persediaan yang dinyatakan oleh pengeluar untuk tujuan digunakan sebagai in-vitro diagnostic (IVD) medical device seperti definisi yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa Peranti Perubatan.[35]

Vaksin (27404)

Seperti yang tersenarai di dalam Formulari Ubat KKM di bawah kategori Vaccines

Alat Perubatan Pakai Buang (27499)

Merangkumi item yang:

1. Tersenarai sebagai stok di dalam Katalog Pengurusan Kod Aset Alih Dan Stok di bawah kategori 107-Bekalan Perubatan dan Hospital; ATAU

2. Tersenarai sebagai stok di dalam Katalog Pengurusan Kod Aset Alih Dan Stok di bawah kategori 106-Bekalan Makmal dan tidak dikategorikan sebagai Reagen.

3. Tersenarai sebagai stok di dalam Katalog Pengurusan Kod Aset Alih Dan Stok dan mempunyai sijil peranti perubatan di bawah MDA; ATAU

4. Tersenarai sebagai stok di dalam Katalog Pengurusan Kod Aset Alih Dan Stok dan digunakan untuk merawat pesakit.

Agihan Peruntukan

Peruntukan diagihkan atau diturunkan kepada pegawai lain (Pegawai Pengawal) melalui pengeluaran waran peruntukan. Waran peruntukan akan diturunkan kepada PTJ1 (dikunci masuk melalui sistem iGFMAS) pada kebiasaannya pada 1 Januari setiap tahun atau dalam minggu pertama tahun tersebut.[43] 

Seterusnya, PTJ1 perlu memastikan agihan peruntukan kepada PTJ2/3 di bawah seliaan masing-masing disalurkan dalam tempoh tiga (3) hari bekerja setelah peruntukan tersebut diterima dalam Sistem iGFMAS. [44]

Rajah: Kaedah agihan peruntukan dari Perbendaharaan kepada PTJ di bawah KKM

Waran Peruntukan

Waran Peruntukan adalah waran yang diperuntukkan untuk tujuan perbelanjaan kepada PTJ.  Waran ini akan membenarkan pegawai yang berkenaan SECARA BERTULIS untuk melakukan perbelanjaan setakat yang dinyatakan. Waran peruntukan akan diagihkan sebaik sahaja Waran Am diterima daripada Kementerian Kewangan. 

Waran Am pula adalah waran yang dikeluarkan oleh Perbendaharaan bagi tujuan anggaran perbelanjaan tahunan yang diluluskan. [40]

Contoh salinan waran peruntukan adalah seperti di bawah:

Buku Vot / Vot Peruntukan

Perancangan Perolehan Tahunan (PPT)

Adalah menjadi tanggungjawab agensi/PTJ bagi menyediakan Perancangan Perolehan Tahunan (PPT) yang akan dilaksanakan pada tahun berikutnya termasuk semua kategori perolehan (bekalan/perkhidmatan/ kerja) dan kaedah perolehan.

PPT mestilah mendapat kelulusan dari Pegawai Pengawal sebelum dilaksanakan.[45]

Kajian Pasaran

Adalah menjadi kewajipan setiap pegawai yang menguruskan perolehan membuat kajian pasaran yang berpatutan supaya perolehan itu adalah yang paling sesuai dan menguntungkan. Kajian hendaklah mengambil kira aspek kualiti, harga, kegunaan, kos penyenggaraan dan faktor-faktor lain yang berkaitan. [2] 

Pesanan Kerajaan

Pesanan Kerajaan adalah satu dokumen kewangan yang dikeluarkan oleh Agensi Kerajaan kepada syarikat untuk memesan bekalan atau perkhidmatan. Semua perolehan bekalan/ perkhidmatan yang dilaksanakan oleh Agensi Kerajaan Persekutuan yang eP enabled, hendaklah dibuat dengan menggunakan sistem ePerolehan secara atas talian dengan pembekal. [46]

Pesanan Kerajaan perlu dikeluarkan sebelum atau pada masa sebarang bekalan atau perkhidmatan diperolehi atau diterima oleh Agensi.[47]

Contoh pesanan kerajaan adalah seperti di bawah:

Kaedah Perolehan

*Perolehan tidak tertakluk kepada had nilai bagi CPTPP SAHAJA

Jadual: Kaedah Perolehan Kerajaan berkaitan [11]

Proses Kerja Perolehan Melalui Syarikat Konsesi (APPL)

Proses Kerja Perolehan Secara Pembelian Terus

Proses Kerja Perolehan Secara Kontrak Pusat / Sebutharga

Proses Kerja Menyedia Sebutharga

Larangan Pecah Kecil

Agensi atau PTJ dilarang memecahkecilkan perolehan tahunan untuk mengelakkan daripada pelawaan secara sebut harga dan tender. Ini termasuk:

• Bekalan dan perkhidmatan dilaksanakan di lokasi yang sama

• Bekalan dan perkhidmatan yang mempunyai skop yang sama atau satu jenis item

• Bekalan dan perkhidmatan yang dibiayai daripada sumber peruntukan yang sama

• Bekalan dan perkhidmatan dilaksanakan serentak

• Perolehan bekalan dan perkhidmatan sama dilaksanakan berulangkali dalam tempoh setahun

Maksud setiap jenis item

“Sesuatu barangan/perkhidmatan yang mempunyai fungsi yang sama dan/atau boleh diperolehi daripada satu punca bekalan serta perolehan tersebut boleh dirancang”. 

Contoh setiap jenis item boleh disemak melalui Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 1 Tahun 2014: Langkah Penjimatan Dalam Perolehan Kerajaan i) Had Nilai Pembelian Terus bagi Bekalan dan Perkhidmatan ii) Had Nilai Kerja-kerja Requisition atau seperti rajah di bawah: [49]

Pengecualian Khas Kepada KKM Bagi Pengkelasan Item

Kementerian Kesihatan Malaysia telah menerima Kelulusan Khas bagi Pengecualian Pengkelasan Item ini melalui surat bertarikh 27 Februari 2019  yang menyatakan: [53]

1. Pengecualian pengkelasan item bagi ubat-ubatan (tidak terpakai bagi ubat biasa seperti painkiller drugs, antibiotik dan blood pressure drugs), peralatan perubatan, produk susu, reagen dan peralatan consumables.

2. Perolehan pembelian terus sehingga RM50 ribu bagi perolehan ubat-ubatan (tidak terpakai bagi ubat biasa seperti painkiller drugs, antibiotik dan blood pressure drugs), peralatan perubatan, produk susu, reagen dan peralatan consumables.

3. Kelulusan khas had nilai sebut harga sehingga RM1 juta diberikan untuk perolehan ubat-ubatan, peralatan perubatan, produk susu, reagen dan peralatan consumables yang dilaksanakan oleh HKL sahaja.

Pada 1 Mac 2023, selaras dengan pelaksanaan Perjanjian Komprehensif dan Progresif Bagi Perkongsian Trans-Pasifik (CPTPP) yang berkuatkuasa pada 29 November 2022, pihak MOF telah MEMBATALKAN sebarang pengecualian peraturan dan tatacara perolehan Kerajaan yang telah diluluskan secara blanket approval melalui Tatacara Perolehan Khusus atau surat dari MOF. [54]

Pihak KKM kemudian telah mengemukakan rayuan bagi pembatalan ini dan pihak MOF melalui surat bertarikh 20 Jun 2023 telah bersetuju untuk meluluskan pengecualian khas untuk diteruskan sehingga 31 Disember 2027 bagi perkara berikut: [55]

1. Perolehan Perolehan Ubat, Peralatan Perubatan, Peralatan Konsumabel, Reagen, Produk Susu Dan Penggantian Peralatan Dapur menerusi surat bertarikh 27 Februari 2019 dikekalkan sehingga 31 Disember 2027.[53]

Pengecualian khas ini ditambah baik bagi meliputi semua item ubat-ubatan di dalam senarai formulari ubat KKM (FUKKM). Sekiranya jumlah tahunan perolehan bagi item ubat di bawah satu kategori untuk satu Pusat Tanggungjawab (PTJ) melebihi nilai ambang perolehan tertakluk kepada (Free Trade Agreement — FTA), maka tender bagi item-item di bawah kategori tersebut perlu dilaksanakan berdasarkan peraturan dan tatacara perolehan yang tertakluk kepada FTA.

2. Sebut Harga sehingga RM1 juta bagi Hospital Kuala Lumpur (HKL) dan PTJ 2 di bawahnya diluluskan sehingga 31 Disember 2027 dengan syarat berikut: 

• Dilaksanakan dengan pembekal tempatan yang berdaftar dengan MOF; 

• Dilaksanakan melalui sistem eP; dan 

• Permohonan ini tidak terpakai kepada Bahagian Ibu Pejabat KKM dan Jabatan Kesihatan Negeri/ fasiliti perkhidmatan lain dimana perolehan sebut harga akan dilaksanakan sehingga RM500 ribu berdasarkan pekeliling yang berkuat kuasa

Dasar Barangan Tempatan

Kerajaan melalui Pekeliling Perbendaharaan telah melaksanakan dasar penggunaan bahan/barangan dan perkhidmatan tempatan yang bertujuan untuk menggalakkan pertumbuhan industri tempatan melalui penggunaan bahan/barangan tempatan dan penggunaan perkhidmatan syarikat tempatan. [64]

Dasar Penggunaan Bahan/Barangan dan Perkhidmatan Tempatan dikekalkan mandatori bagi perolehan yang tidak tertakluk kepada Perjanjian Perdagangan Bebas (Free Trade Agremeent – FTA) dan tidak boleh dilaksanakan bagi perolehan yang tertakluk kepada FTA. 

Kelulusan Barangan Import

Perolehan barangan import hanya dibenarkan apabila barangan tersebut tiada di dalam pasaran tempatan atau barangan tempatan sedia ada tidak memenuhi spesifikasi teknikal yang diperlukan.[64]

Fasiliti hendaklah memastikan barangan import mematuhi syarat dan peraturan yang ditetapkan oleh Pihak Berkuasa atau perundangan sedia ada. Ini termasuk:

1. Ubat dan Vaksin

Perlu berdaftar dengan Pihak Berkuasa Kawalan Dadah (PBKD) Malaysia atau telah memperolehi permit import yang diperlukan untuk membawa masuk keluaran tidak berdaftar ke dalam negara.

2. Peranti Perubatan (Reagen dan Alat Perubatan Pakai Buang)

Hendaklah mematuhi Akta Peranti Perubatan 2012 dan sebagainya.

PERINGATAN: Kelulusan Barangan Import adalah BERBEZA dengan Permit Import yang diperlukan untuk membawa masuk keluaran tidak berdaftar (ubat atau vaksin) ke dalam negara.

Penyediaan Kontrak Formal

Setelah Surat Setuju Terima (SST) dikeluarkan dan ditandatangani oleh pembekal atau kontraktor, kontrak formal perlu disediakan untuk mengesahkan komitmen kedua-dua pihak dan semua syarat perolehan. Kontrak ini memastikan tiada perbezaan dalam pemahaman mengenai butiran pelaksanaan projek atau perolehan. Pengecualian penyediaan kontrak formal ini hanya bagi Perolehan Bukan Bermasa dengan nilai keseluruhan sebutharga di bawah RM500,000.00. [62]

Manakala bagi Perolehan Bermasa dan Perolehan Bukan Bermasa melebihi RM500,000.00, perkara berikut perlu dipatuhi:

• Dokumen kontrak komprehensif yang telah lengkap perlu disediakan dalam tempoh empat (4) bulan selepas SST ditandatangan balas oleh syarikat.

• SST berserta lampiran- lampirannya hendaklah dijadikan sebahagian daripada dokumen kontrak tersebut.

• Pembayaran yang dibuat secara one-off atau tempoh kontrak kurang dari 4 bulan, Agensi adalah dibenarkan untuk mengeluarkan SST tanpa dokumen kontrak tertakluk telah mendapat persetujuan daripada Pegawai Pengawal.

Bagi memastikan Agensi Kerajaan tidak mengabaikan keperluan untuk menyediakan dan memastikan dokumen kontrak ditandatangan dalam tempoh empat (4) bulan selepas SST ditandatangan balas oleh syarikat, pembayaran kepada pihak syarikat bagi Kontrak Bermasa dengan tempoh kontrak melebihi 4 bulan, adalah tertakluk kepada syarat-syarat berikut:

• Bayaran berkala hanya terhad sehingga 3 kali dalam tempoh 4 bulan pertama selepas keluarnya surat setuju terima dan sebelum kontrak formal ditandatangan.

• Bayaran berkala yang seterusnya akan hanya dibuat selepas kontrak formal ditandatangan.

Kawalan bagi limitasi pembayaran ini dilaksanakan melalui sistem ePerolehan di mana syarikat pembekal hanya dapat mengunci masuk invois sebanyak 3 kali sahaja sehingga kontrak formal ditandatangani dan dimuatnaik ke dalam ePerolehan. Berikut adalah contoh paparan makluman pada skrin ePerolehan sewaktu penciptaan Permintaan Kontrak, sekiranya limitasi tersebut telah dicapai:

Tambahan Kuantiti dan Lanjutan Tempoh Sebutharga

Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan tender asal dengan syarat-syarat berikut sahaja: [62]

1. Dibenarkan bagi kontrak yang bernilai melebihi RM200 ribu hingga RM500 ribu;

2. Tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa semasa permohonan perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan; 

3. Perubahan kontrak yang melibatkan pengurangan skop, perubahan spesifikasi yang tidak mengubah fungsi asal, penurunan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

4. Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun

5. Tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak asal sekali sahaja tertakluk kepada nilai maksimum RM250 ribu dengan syarat jumlah keseluruhan tambahan ini dan nilai kontrak asal tidak melebihi RM750 ribu.

Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak selain dari yang disebutkan di atas hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan, KECUALI perubahan kontrak seperti alamat penghantaran dan pelanjutan tempoh penghantaran yang tidak melibatkan tambahan kos boleh dibenarkan bagi tender oleh pentadbir kontrak tertakluk kepada syarat-syarat di dalam dokumen kontrak. [62]

Tambahan Kuantiti dan Lanjutan Tempoh Kontrak/Tender Tidak Tertakluk Kepada FTA

Perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak bekalan boleh diluluskan oleh pihak berkuasa yang meluluskan tender asal dengan syarat-syarat berikut sahaja: [62]

1. Tempoh sah laku kontrak masih berkuat kuasa semasa permohonan perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak dipertimbangkan; 

2. Perubahan kontrak yang melibatkan pengurangan skop, perubahan spesifikasi yang tidak mengubah fungsi asal, penurunan kadar harga dan syarat-syarat lain dalam kontrak;

3. Pelanjutan tempoh kontrak hanya diberi sekali sahaja dan tempoh maksimum adalah sehingga dua (2) tahun

4. Tambahan kuantiti tidak melebihi 50% daripada kontrak asal sekali sahaja dengan syarat nilai keseluruhan kontrak (nilai kontrak asal dan nilai tambahan) tidak melebihi nilai ambang FTA.

Semua perubahan kontrak dan pelanjutan tempoh kontrak selain dari yang disebutkan di atas hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan untuk kelulusan, KECUALI perubahan kontrak seperti alamat penghantaran dan pelanjutan tempoh penghantaran yang tidak melibatkan tambahan kos boleh dibenarkan bagi tender oleh pentadbir kontrak tertakluk kepada syarat-syarat di dalam dokumen kontrak. [62]

Kontrak tambahan (supplementary agreement) hendaklah disempurnakan dalam tempoh dua (2) bulan selepas surat pemakluman keputusan perubahan kontrak dikemukakan kepada syarikat. [46]

Penamatan Awal Kontrak/Tender

Kerajaan boleh menamatkan kontrak lebih awal dari tarikh yang ditetapkan, dengan memberikan notis tidak kurang daripada tempoh tiga puluh (30) hari (tanpa sebarang obligasi untuk menyatakan sebabnya), jika Kerajaan berpandangan penamatan tersebut perlu atas sebab kepentingan negara, keselamatan negara, dasar Kerajaan atau dasar awam. [65]

Penamatan awal kontrak pusat atau tender boleh berlaku akibat beberapa faktor, antaranya:

• Kuantiti maksimum item telah dicapai lebih awal (contract burst) dari tarikh yang dinyatakan di dalam kontrak dan tiada perancangan atau tidak dibenarkan untuk penambahan kuantiti. Contoh notifikasi di dalam ePerolehan bagi kes ini adalah seperti berikut:

• Item mengalami gangguan bekalan di peringkat global di mana pengeluarannya telah dihentikan dan tiada stok dibawa masuk ke dalam Malaysia.

• Terdapat isu dengan penggunaan item tersebut di mana penggunaannya telah dihentikan.

Sehingga surat penamatan awal dikeluarkan, pihak fasiliti dilarang melaksanakan perolehan secara Pembelian Terus walaupun item telah tidak dapat dibeli melalui sistem ePerolehan, kerana kontrak masih berkuatkuasa.

Integrity Pact

Semua pihak yang terlibat dalam perolehan Kerajaan dikehendaki menandatangani Integrity Pact selaras dengan arahan di dalam Pekeliling Perbendaharaan PK1.6 (Integriti Dalam Perolehan Kerajaan). [63]

Pihak yang terlibat adalah: 

• Penjawat Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan Kerajaan 

• Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan 

• Ahli Lembaga/ Jawatankuasa Perolehan 

• Pembida 

• Perunding 

Terdapat 5 jenis Surat Akuan yang perlu ditandatangani di fasiliti, bergantung kepada peringkat perolehan yang dilaksanakan, seperti berikut: [63]

1. Surat Akuan Oleh Pegawai Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan (Lampiran 1)

SEMUA anggota yang bertugas di Unit Farmasi Logistik menandatangani Surat Akuan Oleh Pegawai Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan (Lampiran 1) dan memperbaharui akuan mereka SETIAP TAHUN. Surat Akuan tersebut hendaklah disimpan di dalam fail peribadi pegawai.

2. Surat Akuan Pelantikan Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan (Lampiran 2) & Surat Akuan Selesai Tugas Jawatankuasa Berkaitan Perolehan (Lampiran 3)

Anggota yang terlibat di dalam Jawatankuasa Berkaitan Perolehan menandatangani Surat Akuan Pelantikan Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan (Lampiran 2) dan Surat Akuan Selesai Tugas Jawatankuasa Berkaitan Perolehan (Lampiran 3) setelah menamatkan setiap tugasan. Jawatankuasa Berkaitan Perolehan adalah seperti yang berikut:

• Jawatankuasa Spesifikasi;

• Jawatankuasa Pembuka Tender/Sebut Harga;

• Jawatankuasa Penilaian - Teknikal dan/atau Kewangan;

• Jawatankuasa Rundingan Harga; dan

• Lain-lain jawatankuasa berkaitan perolehan.

3. Surat Akuan Ahli Lembaga/ Jawatankuasa Perolehan (Lampiran 4) & Surat Akuan Selesai Tugas Ahli Lembaga/PBM Perolehan (Lampiran 5)

Anggota yang terlibat dalam Pihak Berkuasa Melulus (PBM) Perolehan menandatangani Surat Akuan Ahli Lembaga/ Jawatankuasa Perolehan (Lampiran 4) dan Surat Akuan Selesai Tugas Ahli Lembaga/PBM Perolehan (Lampiran 5) pada setiap mesyuarat setelah selesai melaksanakan tugas. Lembaga/PBM Perolehan merujuk kepada:

• Lembaga Perolehan/Tender Persekutuan atau Negeri;

• Lembaga Perolehan/Tender Badan Berkanun/ Pihak Berkuasa Tempatan;

• Jawatankuasa Sebut Harga;

• Jawatankuasa Projek Sakit;

• Jawatankuasa Arahan Perubahan Kerja/ Tuntutan;

• Jawatankuasa Penyelarasan Harga; atau

• Lain-lain jawatankuasa yang bertanggungjawab untuk menimbang dan memuktamadkan perolehan/tender.

Surat Akuan Oleh Pegawai Awam Yang Terlibat Dalam Perolehan (Lampiran 1)

Surat Akuan Pelantikan Pengerusi/Ahli Jawatankuasa Berkaitan Perolehan (Lampiran 2)

Surat Akuan Selesai Tugas Jawatankuasa Berkaitan Perolehan (Lampiran 3)

Surat Akuan Ahli Lembaga/ Jawatankuasa Perolehan (Lampiran 4)

Surat Akuan Selesai Tugas Ahli Lembaga/PBM Perolehan (Lampiran 5)

Comprehensive and Progressive Agreement for Trans-Pacific Partnership (CPTPP) / Free Trade Agreement (FTA)

• Perjanjian perdagangan bebas (Free Trade Agreement) antara 11 buah negara. [66]

• Mengurangkan halangan perdagangan dan memperkuat kerjasama dalam bidang perdagangan.

• Merangkumi pelbagai sektor ekonomi, termasuk barang dan perkhidmatan, pelaburan, hak cipta, standard pekerjaan, alam sekitar, dan isu-isu lain yang berkaitan dengan perdagangan.

• Perjanjian ini telah diratifikasi oleh Majlis Jemaah Menteri pada 21 September 2022 dan mula berkuatkuasa ke atas Malaysia pada 29 November 2022.

• Merangkumi perolehan bekalan dan perkhidmatan serta perolehan kerja dengan had nilai yang telah ditetapkan mengikut tempoh peralihan.

Penentuan Unit Bertanggungjawab untuk Perolehan di Hospital (Perubatan)

Nota: 

1. 3P: Unit Pembangunan, Perolehan dan Penswastaan

2. * menguruskan perolehan untuk item di bawah patologi dan transfusi

Rujukan bagi penetapan ini boleh disemak melalui:

• Surat Penyelarasan Perolehan Ubat, Vaksin, Bukan Ubat dan Reagen di Hospital dan Klinik Kesihatan dengan no. rujukan KKM-55/102/004/02(7) bertarikh 6 Januari 2011. [67]

• Surat Penyerahan Semula Urusan Perolehan Reagen oleh Pihak Farmasi kepada Jabatan Patologi dengan no. rujukan KKM.600-34/11/23 Jld.2 (2). [68]

Penentuan Unit Bertanggungjawab untuk Perolehan di PKD (Kesihatan Awam)

Nota: 

1. UFLK** : Pesanan dijana oleh Klinik Kesihatan, kemudian diluluskan oleh UFLK

2. 3P: Unit Pembangunan, Perolehan dan Penswastaan

Rujukan bagi penetapan ini boleh disemak melalui:

• Surat Penyelarasan Perolehan Ubat, Vaksin, Bukan Ubat dan Reagen di Hospital dan Klinik Kesihatan dengan no. rujukan KKM-55/102/004/02(7) bertarikh 6 Januari 2011. [67]

• Surat Urusan Perolehan Ubat, Bukan Ubat, Vaksin, Reagen dan Gas di bawah Program Kesihatan Awam dengan no. rujukan Bil.(39)KKM/62/BPKK(KEW)/K11 Bhg.2. [69]

Ubat Kelulusan Khas (UKK) / Permit Import

Permohonan Kelulusan dari Ketua Pengarah Kesihatan (KPK)/ Pengarah Kanan Perkhidmatan Farmasi bertujuan untuk membolehkan pesakit mendapat rawatan dengan ubat-ubatan yang tidak tersenarai dalam FUKKM atau tidak berdaftar di Malaysia sebagai rawatan terakhir selepas menggunakan ubat-ubatan yang tersenarai dalam FUKKM untuk indikasi/penyakit berkenaan. [12]

Permit import diperlukan untuk membawa masuk keluaran tidak berdaftar yang telah dimohon oleh syarikat yang mengimport di kastam dan tempoh sah kelulusan yang dimohon adalah tidak melebihi daripada tempoh 12 bulan. Namun bagi kes-kes tertentu, tempoh sah akan berbeza dan boleh merujuk kepada permit import yang diluluskan. [12]

Jadual: Matrik Penentuan Kategori Perolehan Ubat Kelulusan Khas (UKK)

Sistem ePerolehan / GFMAS / PhIS

Proses perolehan dilaksanakan melalui integrasi antara sistem ePerolehan, PhIS dan iGFMAS.

Rajah: Carta Alir Sistem IT terlibat dalam Proses Perolehan Kerajaan

Dokumen Sokongan Pembayaran

Pegawai di UFL perlu memastikan senarai di bawah adalah lengkap dan sempurna dengan dokumen sokongan asal sewaktu proses pembayaran: [29]

• Pesanan Kerajaan

• Kajian Pasaran (Pembelian Terus)

• Nota Penghantaran

• Invois

• Borang Pergerakan Dokumen dan Senarai Semak Pesanan Sistem yang digunakan;

• Salinan Penyata Bank yang aktif dan disahkan benar;

• Sijil Pendaftaran Syarikat dengan Kementerian Kewangan dengan Kod Bidang yang betul (jika perlu);

• Sijil Pendaftaran Bumiputera (jika berkaitan); dan

• Surat Authorisation Letter (jika ada).

Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan / Nota Kredit

Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan digunakan untuk mengubah nilai tanggungan peruntukan asal bagi Pesanan Kerajaan disebabkan oleh pengurangan penghantaran Bekalan. Ia boleh: [47]

1. Dikeluarkan oleh Pelulus Pemenuhan untuk menamatkan penghantaran ke atas bekalan yang belum diterima oleh Fasiliti. Pegawai hendaklah memilih sebab pemberhentian yang bersesuaian di ruangan Justifikasi. ATAU;

2. Pembekal juga boleh mengemukakan permohonan Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan untuk kelulusan Pegawai Pemenuhan sekiranya didapati baki bekalan tidak dapat disempurnakan.

Sekiranya terdapat Arahan Untuk Memberhentikan Bekalan, Nota Kredit akan dijana berdasarkan perbezaan antara baris caj di Invois berbanding nilai tanggungan peruntukan mana-mana baris caj yang terkini.[47]

Padanan Bayaran