PEMANTAUAN DAN PENILAIAN PERKHIDMATAN

Prestasi Pembekal

• Penilaian prestasi pembekal merupakan kaedah yang digunakan untuk memantau ketidakpatuhan dalam perolehan Kerajaan. Prestasi pembekal hendaklah direkod, dianalisa dan dipantau secara berterusan bagi semua Pesanan Kerajaan yang dikeluarkan. Kriteria penilaian prestasi pembekal seperti di Jadual di bawah: [29]

Skema Pemarkahan

Format Skema Pemarkahan

Jawatankuasa Farmasi Logistik Peringkat Jabatan Kesihatan Negeri Pahang telah bersetuju pada 20 November 2023 untuk menggunakan skema pemarkahan seperti di bawah:

Tahap Prestasi

Pemantauan dan Analisa Prestasi Pembekal

Pengendalian Stok Hampir Luput

• Senarai Stok Bertarikh Luput (KEW.PS-6) WAJIB disediakan pada setiap bulan. Dikemas kini dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tamat tarikh luput, dalam minggu pertama setiap bulan, dengan mencatatkan baki stok dan tarikh dikemas kini. [21]

• Bagi fasiliti dengan sistem PhIS, senarai ini (KEW.PS-6) boleh dijana dari sistem setiap hujung bulan, dan boleh dicetak serta difailkan, atau disimpan dalam bentuk softcopy.

• Jika stok tidak dapat dihabiskan dalam tempoh enam (6) bulan sebelum tarikh luput, tindakan berikut mestilah diambil:

  • Mengemukakan satu senarai kepada Stor Pusat dan mengeluarkan bagi tujuan tawaran ke fasiliti lain, latihan, pengembangan, pembangunan dan seumpamanya.

  • Memulangkan kepada pembekal atau melupuskan mengikut peraturan pelupusan jika stok luput kerana tiada permintaan atau penggunaan.

  • Stok tidak aktif hendaklah dikaji semula parasnya supaya stok tidak menjadi usang dan tidak bergerak

Pengendalian Stok Lambat Bergerak

• Pemantauan Senarai Stok Lambat Bergerak perlu dilaksanakan sekurang-kurangnya 2 kali setahun selaras dengan ketetapan dalam kriteria Audit Dalaman Amalan Farmasi (ADAF).

• Bagi fasiliti dengan sistem PhIS, senarai ini boleh dijana dari sistem melalui modul Inventory > Store Inventory > Slow Moving Item > Slow Moving Item, dan boleh dicetak serta difailkan, atau disimpan dalam bentuk softcopy.

• Stok yang disenaraikan ini perlu disemak sama ada masih diperlukan atau boleh dinyahaktif. Makluman juga boleh dibuat kepada preskriber bagi mendapatkan maklum balas atau menggerakkan stok tersebut.[21]

• Sekiranya tiada keperluan untuk penggunaan secara dalaman, stok yang disenaraikan ini boleh ditawarkan bersekali dengan tawaran Stok Hampir Luput (jika berkenaan)

Kaedah Tawaran

Analisis ABC adalah salah satu kaedah pengawalan stok mengikut kumpulan harga setiap stok. Ianya adalah sebahagian daripada kaedah yang digunakan untuk memastikan pengawalan stok adalah secara kos efektif. Penentuan kategori ubat dalam Formulari Ubat KKM juga mengambil kira analisis ABC. [29]

Objektif

• Mengawal pembelian secara kos efektif

• Mengelakkan lambakan stok terikat dalam nilai yang tinggi

• Menentukan impak perolehan sesuatu item terhadap keseluruhan kos inventori

Kumpulan Stok A, B dan C

Stok kumpulan A 

Kumpulan item yang paling tinggi dari sudut harga item dan menggunakan 70% perbelanjaan tahunan. Item kumpulan A perlu diurus dengan kawalan yang ketat bagi membolehkan pengurusan stok yang efektif dan memastikan penggunaan ruang yang optimum. Stok kategori A kebiasaannya disimpan ditempat yang lebih selamat dan pembelian dilakukan dengan lebih kerap.

Stok kumpulan B

Kumpulan item yang mempunyai kos sederhana yang menggunakan 20% perbelanjaan tahunan. Stok kumpulan ini memerlukan kawalan dan pengurusan stok secara sederhana.

Stok kumpulan C

Kumpulan item yang paling murah dari segi kos harga dan memerlukan pemantauan yang kurang berbanding kawalan item kumpulan B. Ianya hanya menggunakan 10% daripada keseluruhan perbelanjaan tahunan. Ringkasan kumpulan stok adalah seperti di Jadual.

Kaedah Analisa

Kaedah 1

• Analisa ABC boleh dijana secara terus menggunakan sistem PhIS.

Kaedah 2

• Jana laporan perolehan tahunan dari sistem PhIS atau dari kaedah lain. Pastikan kriteria ini wujud:

  • Nama Item

  • Nilai per Item

  • Kuantiti Perolehan

  • Jumlah Perolehan Tahunan

• Susun senarai mengikut nilai menurun bagi Jumlah Perolehan Tahunan

• Hitung peratus (%) nilai perolehan item berbanding nilai perolehan tahunan bagi keseluruhan senarai.

• Jumlahkan kumulatif peratus (%) nilai setiap item berbanding nilai perolehan tahunan bagi keseluruhan senarai.

• Tetapkan cut-off points bagi item dalam Kategori A, B dan C berpandukan jadual di atas.

Kegunaan Analisa ABC

Analisis VEN adalah kaedah yang digunakan untuk mengkategorikan ubat atau barang keperluan perubatan mengikut kepentingannya dalam penjagaan kesihatan

Objektif

• Membantu menentukan keutamaan untuk perolehan bekalan ubat difasiliti.

• Mengoptimumkan perbelanjaan ubat-ubatan

Kategori VEN

Kategori Ubat boleh dibahagikan mengikut kategori sangat penting (Vital), penting (Essential) dan tidak penting (Non-essential) seperti di jadual di bawah. 

Analisis VEN membolehkan perbandingan dibuat untuk ubat-ubatan yang mempunyai efikasi dan kegunaan ubat-ubatan yang berbeza dibandingkan berbanding analisis kategori ABC yang hanya boleh membandingkan ubat-ubatan dalam kumpulan efikasi dan terapeutik yang sama. [29]

Kegunaan Analisa VEN

Senarai Laporan

Pegawai yang bertugas di UFL bertanggungjawab untuk memantau dan/atau mengesahkan laporan/analisa berikut:

• Laporan Terperinci (LBPP &LBI)

• KPI AP1: Peratus Fasiliti KKM Yang Berjaya Mencapai Stok Ubat Yang Optimum (1-3 Bulan)

• QAP 3: Percentage of Value of Stock Disposed to Value of Stock Handled

• Borang PF 1-4 

• Laporan Kedudukan Semasa Stok (KEW.PS-14)

• Laporan Penilaian Prestasi Pembekal

• Laporan Piagam Pelanggan 

• Kajian Kepuasan Pelanggan

• Analisis ABC 

• Analisis VEN (jika berkenaan)

• Analisa tempoh eGRN bagi penerimaan item Konsesi APPL

• Lain-lain laporan seperti diminta dari masa ke semasa

Laporan Kedudukan Stok KEW.PS-14

Laporan Kedudukan Stok (KEW.PS-14) perlu disediakan setiap suku tahun bagi semua kategori stor. Laporan kedudukan stok dipantau melalui kadar pusingan stok mengikut jenis perbelanjaan (OL27401, OL27404, OL27403 & OL27499). Kadar pusingan stok adalah bilangan pengeluaran stok secara keseluruhan, kumpulan atau satu jenis item dalam simpanan bagi sesuatu tempoh.

Stor yang diuruskan dengan cekap dan berkesan hendaklah mencapai sekurang-kurangnya empat (4) kadar pusingan dan dapat memenuhi keperluan pengguna. Kadar pusingan stok yang lebih tinggi menunjukkan penggunaan stok yang aktif dan pegangan stok yang lebih ekonomi. Jika sebaliknya, paras stok perlu dikaji semula bagi mengurangkan stok yang tidak bergerak, tamat tempoh penggunaan, rosak dan usang.

Kadar pusingan stok perlu dilaporkan secara tahunan melalui KEW.PS-14 berdasarkan format dan formula pengiraan yang telah ditetapkan. Laporan ini perlu dikemukakan kepada Unit Pengurusan Aset di Kementerian/Jabatan untuk dilaporkan kepada JKPAK.  Laporan ini boleh dijana melalui PhIS & CPS. [29]

Stor yang berjaya memenuhi semua pesanan adalah stor yang mencapai paras perkhidmatan yang baik.

Piagam Pelanggan UFL

Rajah: Contoh Piagam Pelanggan UFL [50]

UFL perlu membekalkan item standard kepada pemesan tidak melebihi 14 hari bekerja selepas pesanan yang lengkap diterima. Manakala, CFLN dan PFB perlu membekalkan item standard kepada pemesan tidak melebihi 21 hari bekerja selepas pesanan (pesanan penggal) yang lengkap diterima. [29]

Tahap prestasi perkhidmatan farmasi logistik adalah seperti di bawah:

Kaedah Pengiraan Prestasi Perkhidmatan

Kaedah pengiraan prestasi perkhidmatan adalah seperti Jadual di bawah: [29]

Numerator : Bilangan item yang dibekalkan dalam tempoh yang ditetapkan

Denominator : Bilangan item yang dibekalkan

*Nota: Bilangan item dibekalkan secara penuh berdasarkan kuantiti yang diluluskan oleh UFL.

Laporan Prestasi Pembekalan

Kajian Kepuasan Pelanggan

Pemantauan ke atas kualiti perkhidmatan pelanggan perlu dilaksanakan bagi memastikan tahap perkhidmatan yang diberikan kepada pelanggan adalah responsif, cekap dan berkesan. 

Penilaian prestasi perkhidmatan boleh dilaksanakan dengan menjalankan kajian kepuasan pelanggan dan menilai aduan pelanggan yang diterima. Kajian ini perlu dilaksanakan sekurang-kurangya sekali setahun dan tindakan sewajarnya perlu diambil berdasarkan analisa maklum balas bagi meningkatkan lagi kualiti penyampaian perkhidmatan. [29]

Kaedah Kajian dan Pelaporan

Mengenai JKUT

Jawatankuasa Ubat dan Terapeutik (JKUT) mengumpulkan pelbagai profesional kesihatan di sesebuah institusi/fasiliti. Jawatankuasa ini diwujudkan dengan tujuan utama untuk memperbaiki mutu penyampaian kesihatan kepada pesakit khususnya yang berkaitan dengan ubat-ubatan (termasuk vaksin).

Mesyuarat JKUT perlu dilaksanakan sekurang-kurangnya dua (2) kali setahun seperti yang digariskan dalam terma rujukan bagi jawatankuasa ini. Pelaksanaan mesyuarat JKUT perlu mempunyai perancangan dan agenda yang bersesuaian bagi memastikan isu-isu yang dibincangkan adalah selari dengan matlamat penubuhan jawatankuasa tersebut. [51]

Keanggotaan

JKUT Peringkat Hospital

Keanggotaan JKUT Hospital adalah terdiri daripada pegawai-pegawai berikut:

1. Pengarah Hospital - Pengerusi

2. *Timbalan Pengarah Klinikal/Pegawai Perubatan Kanan - Pengerusi Silih Ganti

3. Ketua-ketua Jabatan/Pakar Klinikal dalam bidang klinikal utama* - Ahli

4. Ketua Pegawai/Jabatan Farmasi - Setiausaha

5. Pakar/Pegawai lain yang dilantik oleh Pengerusi - Ahli

* Bergantung kepada carta organisasi hospital

JKUT Peringkat Kesihatan

Keanggotaan JKUT Kesihatan adalah terdiri daripada pegawai-pegawai berikut:

1. Pegawai Kesihatan Daerah/Kawasan/Bahagian - Pengerusi

2. #Pakar Perubatan Keluarga Terkanan/Pegawai Perubatan Kesihatan (y/m)/Pegawai Perubatan Kanan - Pengerusi Silih Ganti

3. Pakar Perubatan Keluarga/Pegawai Perubatan Kesihatan (y/m) - Ahli

4. Pegawai Farmasi Kesihatan Daerah/Bahagian/Kawasan - Setiausaha

5. Penyelia/Ketua Jururawat Daerah/Bahagian/ Kawasan - Ahli

6. Penyelia/Ketua Penolong Pegawai Perubatan Kanan - Ahli

7. Pegawai lain yang dilantik oleh Pengerusi - Ahli

# Bergantung kepada carta organisasi Pejabat Kesihatan Daerah/Kawasan/Bahagian

Agenda