PENGURUSAN PENALTI

Perjanjian Konsesi Terkini

Perjanjian Konsesi Perkhidmatan Logistik Bekalan Perubatan untuk Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) di antara KKM sebagai wakil Kerajaan Malaysia & Pharmaniaga Logistics Sdn. Bhd. (PLSB) telah berkuatkuasa dari 1 Julai 2023 sehingga 30 Jun 2030 [13], dan kontrak perjanjian telah ditandatangani pada 3 Januari 2024 [14], yang juga dikenali sebagi Tarikh Pelaksanaan (Execution Date)

Perjanjian Konsesi Yang Lepas (TELAH TAMAT)

1. Perjanjian Konsesi Makmal Ubat dan Stor (MUS), KKM adalah selama 10 tahun bermula 1 Disember 2009 – 30 November 2019. [15]

2. Tempoh Interim Pertama bermula 1 Disember 2019 sehingga 31 Disember 2021.  [16]

3. Lanjutan Tempoh Interim Kali Pertama bermula 1 Januari 2022 sehingga 31 Disember 2022. [17]

4. Lanjutan Tempoh Interim Kali Ke-2 bermula 1 Januari 2022 sehingga 30 Jun 2023. [18]

Klausa Perjanjian Konsesi Berkaitan Penalti

Rajah: Klausa 13.2 berkaitan Penalti dalam Perjanjian Konsesi [14]

Tatacara Tuntutan Penalti Konsesi

Tuntutan boleh dikenakan kepada syarikat konsesi apabila terdapat pelanggaran kepada Performance Standard yang telah dinyatakan di dalam Appendices C1 hingga C5 perjanjian konsesi [19]. 

Merujuk kepada klausa 21.2.2, tuntutan penalti hanya boleh dikenakan ke atas pesanan yang dikeluarkan selepas Tarikh Pelaksanaan (Execution Date), iaitu 3 Januari 2024 [14]. 

Tatacara permohonan penalti ini telah dinyatakan secara jelas melalui surat dari TKSU (Kewangan) KKM bertarikh 27 Jun 2024, seperti di bawah:[20]

1. Tuntutan penalti mestilah dimaklumkan dalam bentuk notifikasi bertulis (surat/emel dll.) oleh fasiliti kepada syarikat konsesi.

2. Syarikat konsesi wajib menghantar maklum balas secara bertulis dalam tempoh tiga (3) hari bekerja dari tarikh notifikasi diterima; sama ada pihak syarikat bersetuju atau tidak bersetuju dengan tuntutan tersebut. Jika tiada sebarang jawapan bertulis dalam tempoh yang dinyatakan di atas, pihak syarikat DIANGGAP BERSETUJU dengan tuntutan tersebut.

3. Sekiranya pihak fasiliti bersetuju bahawa terdapat pembetulan akibat kesilapan pengiraan di pihak fasiliti, langkah (i) dan (ii) boleh diulang semula.

4. Sekiranya kedua-dua pihak fasiliti dan syarikat konsesi tidak dapat mencapai persetujuan dengan tuntutan penalti tersebut, ia perlu dibawa kepada Concession Management Committee (CMC) untuk diputuskan.

5. Sehingga pertikaian tuntutan penalti itu diputuskan oleh Jawatankuasa Pengurusan Konsesi/Concession Management Committee (CMC), pihak fasiliti TIADA HAK untuk:

   • Menahan sebarang pembayaran bagi pembekalan yang telah dibuat.

   • Menolak bayaran (set-off) nilai amaun tuntutan penalti tersebut dari mana-mana jumlah perlu dibayar kepada syarikat konsesi.

   • Meminta syarikat konsesi untuk membuat pembayaran bagi tuntutan penalti yang sedang dalam pertikaian tersebut.

6. Pihak syarikat konsesi perlu membuat pembayaran dalam masa empat belas (14) hari dari tarikh persetujuan penalti seperti langkah (2); atau dari tarikh keputusan Jawatankuasa Pengurusan Konsesi/Concession Management Committee (CMC) bagi sebarang pertikaian penalti.

7. Sekiranya syarikat konsesi gagal membuat pembayaran seperti yang dinyatakan dalam langkah (vi), pihak Kerajaan (bukan pihak fasiliti) berhak memotong amaun tersebut dari mana-mana bayaran yang tertunggak kepada syarikat konsesi (set-off).

NOTA: Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Konsesi/Concession Management Committee (CMC) akan diadakan secara berkala mengikut keperluan dan dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha Kementerian (KSU KKM).

Rajah: Carta Alir Proses Tuntutan Penalti Konsesi Logistik

Senarai Performance Standard Yang Perlu Dipatuhi Syarikat Konsesi

Jadual: Senarai Performance Standard Konsesi Logistik [19]

Pengiraan Penalti Konsesi APPL

Berikut merupakan cara pengiraan penalti Konsesi APPL bagi kes tuntutan yang sering terjadi:

Appendix C1 (PS1.1): Penghantaran Melebihi 7 Atau 10 Hari Bekerja

Tempoh penghantaran bagi item konsesi APPL adalah seperti berikut:

• 7 hari bekerja dari tarikh Pesanan Kerajaan, untuk Public Sector Customer (PSC) di Semenanjung Malaysia

• 10 hari bekerja dari tarikh Pesanan Kerajaan, untuk Public Sector Customer (PSC) di Sabah dan Sarawak

Rajah: Contoh Situasi bagi Pengiraan Penalti PS1.1

Appendix C1 (PS1.2): Penghantaran Di Luar Waktu Pejabat

• Setiap penghantaran perlulah dilakukan dan habis dipunggah dalam masa waktu bekerja diantara jam 8.00am hingga 5.00pm tidak termasuk waktu rehat dan waktu solat Jumaat.

• Perlu SELARAS dengan catatan masa dalam pesanan penghantaran

• RM500.00 bagi setiap insiden

Appendix C1 (PS1.3): Tidak Menepati Lokasi Penghantaran

• Penghantaran tidak mengikut alamat penghantaran pada pesanan kerajaan

• Penalti RM500.00 dikenakan untuk insiden tersebut kerana barang dihantar pada alamat yang salah.

• RM500.00 bagi setiap insiden

Appendix C1 (PS1.4) : Kuantiti Produk Diterima Melebihi Kuantiti Dalam Pesanan Kerajaan

• Kuantiti produk dibekalkan perlu sama dengan kuantiti dalam Pesanan Kerajaan/LPO

• Penalti dikenakan hanya sekiranya kuantiti yang dihantar melebihi kuantiti di dalam Pesanan Kerajaan/LPO

• Bagi kes kuantiti yang diterima kurang dari kuantiti yang dipesan, PS1.1 boleh digunakan sekiranya baki kuantiti tidak dihantar di dalam tempoh yang telah ditetapkan.

• RM500.00 bagi setiap insiden

Appendix C4 (PS1.1) : Tempoh Penghantaran Invois

• Invois mesti dihantar 14 hari selepas tarikh akhir terima penghantaran

• Penyerahan fizikal, eDO dalam ePerolehan, dan tarikh pengesahan eGRN perlu diambil kira.

• Pihak PLSB telah mula menggunakan bot atau sistem automasi yang akan mengunci masuk invois ke dalam sistem ePerolehan secara automatik pada hari yang sama pihak PTJ mengesahkan eGRN.

• Ini meminimakan kebarangkalian kelewatan penghantaran invois, namun begitu pihak PTJ masih perlu memantau Performance Standard tersebut.

• Nilai penalti adalah RM50.00 sehari bagi setiap hari lewat.

Appendix C5 (PS1.1) : Gantian Produk Panggil Balik

Penalti Kontrak Pusat

Penalti bagi ketidakpatuhan bagi kontrak pusat adalah bergantung kepada SST dan klausa kontrak yang sedang berkuatkuasa dan mungkin berbeza antara kontrak/item. PTJ perlu merujuk SST atau perjanjian lengkap bagi kontrak berkenaan. [65]

Senarai Denda/Penalti Kontrak Pusat Dengan Merujuk Klausa Kontrak Sedia Ada

1. Klausa 15.1: Penalti/Denda Bagi Barang Rosak, Rendah Mutu, Tidak Berkualiti, Cacat, Bermasalah, Tidak Mengikut Pesanan atau Tidak Menepati Spesifikasi

2. Klausa 15.3: Penalti Melibatkan Penggantian Item dengan Surat Jaminan Penggantian Semula / Letter of Undertaking (LOU)

3. Klausa 16.1: Penalti Melibatkan Serahan Lewat

4. Klausa 16.2: Penalti Melibatkan Gagal Bekal setelah Kontrak Tamat

Klausa 15.1: Penalti/Denda Bagi Barang Rosak, Rendah Mutu, Tidak Berkualiti, Cacat, Bermasalah, Tidak Mengikut Pesanan atau Tidak Menepati Spesifikasi

PTJ berhak menolak barang sewaktu penerimaan, dan meminta penggantian dalam tempoh 14 hari dari permintaan tersebut. Bagi kelewatan penggantian melebihi 14 hari; denda sebanyak 2.5% daripada harga barang yang tidak mengikut spesifikasi akan dikenakan bagi setiap hari lewat dan dibahagi dengan 30 hari (dikira secara pro rata mengikut 30 hari dalam 1 bulan).

ATAU

Menolak penerimaan dan membeli barang yang dikehendaki dari punca lain dan sebarang lebihan kos perolehan harus ditanggung oleh pembekal bersama tambahan 10% daripada harga barang sebagai kos pentadbiran.

Klausa 15.3: Penalti/Denda Melibatkan Penggantian Item dengan Surat Jaminan Penggantian Semula / Letter of Undertaking (LOU)

Surat Jaminan Penggantian Semula / Letter of Undertaking (LOU) perlu disediakan bagi item yang tidak mematuhi baki jangka hayat sewaktu serahan. Bagi item dengan LOU, notifikasi penggantian perlu dilakukan sekurang-kurangnya satu (1) bulan sebelum tarikh luput barang.

Penggantian perlu dilakukan oleh pembekal dalam tempoh 14 hari dari notifikasi. Jika penggantian diterima lewat melebihi 14 hari dari tarikh notifikasi, denda sebanyak 5% dari harga barang yang lewat diganti akan dikenakan dan dibahagi dengan 30 hari (dikira secara pro rata mengikut 30 hari dalam 1 bulan)

Klausa 16.1: Penalti Melibatkan Serahan Lewat

Pihak pembekal perlu mengeluarkan notis gangguan bekalan & membekalkan produk alternatif yang diluluskan KERAJAAN

ATAU

Pihak PTJ berhak membatalkan sebahagian atau semua pesanan yang terlewat/gagal dibekalkan, dan memperolehi dari punca-punca lain (luar kontrak). Sebarang lebihan kos perolehan harus ditanggung oleh pembekal bersama tambahan 10% daripada harga barang yang telah dibatalkan, sebagai kos pentadbiran

ATAU

Menerima barang-barang dan mengenakan denda 10% dari HARGA barang untuk setiap bilangan hari lewat dibahagi dengan 30 hari (dikira secara pro rata mengikut 30 hari dalam 1 bulan) ATAU RM200, mengikut mana yang lebih tinggi (per item/harga barang) sebagai DENDA MINIMUM.

ATAU

Menamatkan kontrak tersebut dan merampas Bon Pelaksanaan.

Klausa 16.2: Penalti Melibatkan Gagal Bekal Setelah Kontrak Tamat

Sekiranya item masih gagal dibekal setelah satu (1) bulan kotrak tamat atau ditamatkan Kerajaan, maka pesanan tersebut akan dibatalkan dan denda sebanyak 10% dari harga barang tidak dibekalkan akan dikenakan ke atas pembekal.

Klausa 16.1.3: Denda Minimum Mengikut Klausa Perjanjian

Terdapat perbezaan interpretasi di pihak Penasihat Undang-undang (PUU) KKM bagi klausa yang menerangkan tentang denda minimum. Sehubungan dengan itu, pihak Bahagian Perolehan dan Penswastaan KKM (BPPs) melalui e-mel bertarikh 6 Oktober 2022 telah menjelaskan bahawa Klausa 16.1.3 telah dipinda dan dipersetujui di peringkat dasar dan pengurusan tertinggi serta telah disampaikan kepada pihak kontraktor/ syarikat. Perbezaan, interpretasi dan cara kenaan penalti tersebut diterangkan di dalam jadual di bawah:

Jadual: Perbezaan Klausa 16.1.3 Terdahulu dan Terkini [70]

Denda Minimum bagi Penalti bagi Item Secara Pakej dalam Satu Pesanan Kerajaan

Bagi situasi kenaan denda bagi Kelewatan Penghantaran Produk di bawah Kontrak Pusat/Tender Secara Pakej dalam satu pesanan kerajaan, ia wajar dibuat secara per item dengan mengambil kira situasi-situasi lain. Sila rujuk jadual di bawah sebagai contoh: 

Sebagai langkah bagi mengelakkan kekeliruan atau kesilapan denda/penalti, PTJ disarankan untuk memastikan bahawa setiap LPO (Local Purchase Order) untuk item kontrak mengandungi satu item sahaja (1 LPO = 1 item kontrak). [71]

Klausa 18: Penggunaan Klausa Set Off untuk Penyelesaian Penalti Tertunggak

Bagi isu penalti yang tertunggak oleh pembekal, Bahagian Perolehan dan Penswastaan (BPPs) mencadangkan supaya PTJ menggunakan klausa Set Off di dalam perjanjian (Klausa 18). Klausa ini membolehkan bayaran dipotong dari pesanan kerajaan berlainan (set off) bagi pembekal yang sama. Klausa 18 terlibat adalah seperti berikut:

Bayaran Balik Penalti Kepada Pembekal

Bayaran balik penalti atau pulangan balik hasi kerajaan, adalah satu prosedur di mana penalti (hasil) telah terlebih pungut ATAU tersalah pungut dari nilai yang sebenarnya. Ini selaras dengan ketetapan yang dinyatakan dalam AP 87.[2]

Kebenaran Bayaran Balik Penalti Kepada Pembekal