Locaties
Hier vind je alle informatie over het aanvragen van ruimtes voor allerlei activiteiten van vergaderingen tot fuiven en grote openbare evenementen.
Hoe reserveer ik lokalen?
In het Leuvense zijn er verschillende mogelijkheden om lokalen en ruimtes aan te vragen. Zij het voor een vergadering, conferentie, XYZ... Hier vind je een overzicht van alle mogelijkheden die je als vereniging hebt in Leuven.
Vergaderzalen LOKO, LOKO beschikt over twee vergaderzalen (Albatros en Beiaard) die kunnen dienen voor vergaderingen van je verenigingen. Je contacteert hiervoor loko@loko.be om te zien of dat de lokalen beschikbaar zijn voor het voorziene moment.
Agora
Pangea
KU Leuven faciliteiten, voor vergaderingen, conferenties en andere mogelijke activiteiten heb je ook altijd de mogelijkheid om gebruik te maken van de voorzieningen van de KU Leuven. Je kan dit doen via het onderdeel "Ondersteuning" dat je terugvindt in het KU Loket op Toledo. Hieronder vind je zowel de beschikbaarheid van lokalen (Lokalen en Bezetting) en de mogelijkheid om ruimtes te reserveren onder Aanvraag Ruimte en/of Uitleengoederen. Als kring of erkende vrije vereniging kan je gratis gebruik maken van de lokalen van KU Leuven via het aanvraagformulier. Let er wel op dat er een reeks aan basisregels, algemene en bijkomende voorwaarden zijn bij het reserveren van ruimtes van de KU Leuven, lees deze altijd goed na vooraleer je een reservering maakt.
In het formulier moet je aangeven wie de contactpersoon is, door welke vereniging het georganiseerd wordt, wat het doel en de doelgroep zijn van de activiteit, welke materialen er nodig zijn en tot slot welke ruimte je wenst te gebruiken. Het formulier biedt een duidelijk overzicht van al de in te vullen gegevens en is vrij vanzelfsprekend.
Houd er rekening mee dat evenementen die een invloed hebben op openbaar terrein gemeld dienen te worden bij de politie. Dit doe je minstens 14 dagen, we raden aan om dit vroeger te doen mochten er problemen zijn, op voorhand en is mogelijk via de evenementenkalender van LOKO. In deze form kan je de verdere details terugvinden over de die verplichtingen. Meer informatie over invloed op of het innemen van openbaar terrein vind je op deze pagina onder de titel Openbaar domein, hoe en wanneer het aan te vragen?
Fuifzalen in Leuven
Hier is een overzicht van locaties om mogelijks een fuif te organiseren in en rondom Leuven. Houd natuurlijk rekening met de verschillende verplichtingen zoals het melden van het evenement bij LOKO , politie en stad Leuven.
Alma 2?
Alma 3 (mits aanvraag)
Place2B (Brusselsestraat 15)
Musicafé (Muntstraat 5)
Barvista (Oude Markt 7/8)
Rumba (Kiekenstraat 6)
Waaiberg (Tervuursevest 60)
De Hoorn/Studio Manhattan (Sluisstraat 79/Kolonel Begautlaan 21)
Offside Zaal OHL (Kardinaal Mercierlaan 46)
Alma reserveren
Voor het gebruik en de reservatie van de ruimtes van Alma kan je gebruik maken van het reservatiesysteem van de KU Leuven. Die reservatietool is beschikbaar via het KU Loket op je Toledoportaal. Onder KU Loket moet je onder het deel ondersteuning kijken en dan via "Aanvraag Ruimte en/of Uitleengoederen" kan je het formulier invullen om de ruimte aan te vragen. Kijk zeker na dat je je gegevens correct aangeeft voor de reservatie van de ruimte.
Indien je Alma wenst te gebruiken voor doeleinden zoals cantussen, TD's of fuiven moet je tenminste 14 dagen op voorhand hier melding en een afspraak voor maken bij de Studenteninspecteur via PZ.Leuven.Student@police.belgium.eu. Dit dient om de activiteit en het draaiboek ervan te bespreken zodat het evenement goed kan verlopen.
Daarnaast moeten die evenementen verplicht aangegeven worden via de activiteitenkalender van LOKO indien het een invloed heeft op het openbaar domein. Het dient om de politie van het nodige op de hoogte te stellen van de activiteiten die in Leuven worden georganiseerd. In het formulier vind je een verder overzicht van de stappen die je moet ondernemen. Je vindt dit terug op de LOKO website.
Openbaar domein, hoe en wanneer het aan te vragen?
Stel, je wil als vereniging een evenementen organiseren dat een impact heeft op het openbaar terrein. Wat moet je op voorhand doen? Wie moet je contacteren? Kortweg, waar moet ik allemaal rekening mee houden?
Ten eerste hangt het er een beetje van af wat je exact van plan bent. Als je evenement plaatsvindt op openbaar terrein of daar een impact op zal hebben moet je contact opnemen met Stad Leuven. Als je twijfelt of dat jouw evenement de openbare orde zou verstoren kan je altijd contact opnemen met Stad Leuven via innameopenbaardomein@leuven.be of via het telefoonnummer 016 27 21 00.
Daarbij moet je rekening houden met de omvang van je evenement. Er zijn verschillende termijnen voor de behandeling van je aanvraag afhankelijk van de impact en het aantal verwachte bezoekers. Je moet dus minstens een bepaalde termijn voor de aanvang van het evenement een verzoek indienen, die termijnen zijn.
Minstens 60 dagen op voorhand, voor een evenement met meer dan 3000 deelnemers.
Minstens 30 dagen op voorhand, voor een evenement met tussen de 500 en 3000 deelnemers, voor het afsluiten van een straat en/ of bij het overschrijden van de geluidsnorm van 85dB.
Minstens 14 dagen op voorhand, voor een evenement met minder dan 500 deelnemers.
De link van Stad Leuven bevat een overzicht van alle benodigdheden bij het indienen van je aanvraag. Zorg er zeker voor dat je die goed doorneemt anders kan het zijn dat je evenement geweigerd wordt. Daarnaast moet er, indien van toepassing, met het volgende rekening gehouden worden:
Een veiligheidsdraaiboek (in het geval van meer dan 500 deelnemers), je zal hierover een mail ontvangen van Stad Leuven met alle nodige informatie als dit van toepassing is voor het evenement.
Het naleven van de regels op openbaar terrein, die regels kan je hier terugvinden op pagina's 15 tot 33.
Het gebruik van herbruikbare bekers, het gebruik van wegwerpbekers in Leuven is verboden dus zal je gebruik moeten maken van herbruikbare bekers. Deze kan je gratis lenen via de uitleendienst van LOKO of via de Stad Leuven zelf.
Indien je evenement wordt goedgekeurd krijg je van Stad Leuven een overzicht van de regels en voorwaarden waaraan je je moet houden en een overzicht van de mogelijke ondersteuning die je kan krijgen. Houd er rekening mee dat de aanvraag op zich gratis is, maar indien er een voorziening van water of elektriciteit nodig is of de uitleen en/of vervoer van materiaal dan kan daar wel een prijs aan verbonden zijn. Materiaal kan je aanvragen in het aanvraagformulier van je evenement of apart via deze link. Verdere info met betrekking tot het innemen van opbaar terrein in Leuven kan je terugvinden op hun website.