Rechtspersonengids

"Hoe dien ik de statuten van mijn vereniging correct in?" Het is een vraag die wel vaker voorkomt bij een nieuw bestuur van een kring of vereniging en het komt ieder jaar weer terug voor in het kringleven. In onderstaande gids loodsen we je door het proces om je statuten correct in te dienen.

Voorbereiding

Er zijn drie dingen nodig vooraleer je kan beginnen en verder werken aan de publicatie van de nieuwe statuten van je vereniging of kring.

De formulieren

Om te kunnen beginnen aan de statutenwijziging van je organisatie moet je eerst en vooral over de juiste documenten beschikken. Dit zijn een reeks aan formulieren die je hier terugvind. Je hebt hier formulier I en II voor nodig. Je kan zelf kiezen welk bestandformaat dat je hiervoor kiest. Dit is het document waarmee je hoofdzakelijk aan de slag gaat en waar verder uitleg over wordt gegeven.

De betaling

Een publicatie in het Belgisch Staatsblad is niet gratis. Een organisatie moet eerst zien dat ze een betaling hebben gedaan alvorens dat de publicatie kan gebeuren. Je kan de tarieven van de griffie hier terugvinden. Gezien het bij Leuvense kringen en studentenverenigingen gaat om vzw's ga je moeten kijken naar de tarieven van de verenigingen.

De prijs hangt hier weer af van of het om de wijziging van statuten gaat of de oprichting van een vereniging. Voor de wijziging van statuten komt dat momenteel (oktober 2023) uit op €157,42.

Als je uiteindelijk de betaling maakt via je bank, zorg ervoor dat:

Het is mogelijk om dit bedrag als studentenvereniging terug te vragen via de LOKO staatsbladsubsidie.

De algemene vergadering en zijn wijzigingen

Om de statuten te kunnen wijzigen moet een vereniging in de eerste instantie een algemene vergadering hebben gehad waar er een wijziging van de interne werking is gebeurd en/of het bestuur is veranderd. Daarbij moet ook de jaarrekening goedgekeurd worden op diezelfde algemene vergadering.

Het verslag van de algemene vergadering van je vereniging is daarom van het grootste belang om enerzijds je formulieren correct in te vullen en anderzijds als bijlage bij de neerlegging bij de griffie. Zonder algemene vergadering en zonder verslag is het niet mogelijk om je statuten te wijzigen.

De Formulieren van de statutenwijziging invullen

Afhankelijk van wat je poogt te doen, zij het een statutenwijziging of vernieuwing van het bestuur, dien je een reeks aan documenten in te dienen.  Het gaat altijd om twee aanvraagformulieren I & II en een kopie van de akte, zijnde een verslag van de algemene vergadering van je organisatie. Het kan immers niet zo zijn dat je organisatie zijn statuten veranderd zonder dat er een algemene vergadering heeft plaatsgevonden om dat te beslissen. Verdere informatie over de nodige documenten en wat er ingevuld moet worden vind je hier terug.

Aanvraagformulier I luik A

Het opstellen van de formulieren wijst zichzelf voor het merendeel uit, maar hier en daar sluipen er een reeks aan onduidelijkheden bij het invullen ervan. Het luik A gaat over de identificatie van de onderneming bij het wijzigen van de statuten. Let daarbij ook op de opmerkingen en verduidelijkingen op het formulier in het blauw en in het rood. In geval van wijziging wijzen de meeste punten zichzelf al uit zoals het ondernemingsnummer (1°), de naam van de organisatie (2°), de rechtsvorm (3°; voor studentenvereniging is dat een vzw), de maatschappelijke zetel/ het adres van de vereniging (4°).

Onderdeel 5° dient enkel ingevuld te worden in het geval van een fusie tot een nieuwe vereniging of de splitsing ervan. In het kader van de statutenwijziging moet dit dus niet ingevuld te worden.

Als dat er onduidelijkheid is over welke gegevens er ingevuld moet worden, zoals het ondernemingsnummer bijvoorbeeld, is het handig om een opzoeking te doen via de website van het Belgisch Staatsblad. Daar vind je de publicaties van vorige jaren terug en mogelijks de gegevens die je zoekt.

Tot slot moet je het facturatieadres voor de publicatie doorgegeven worden. Het makkelijkste is dat je de optie aankruist om de facturatie bij de maatschappelijke zetel te laten bezorgen zodat het de werking van je organisatie zo min mogelijk hindert. Daarnaast moeten alle bestuursleden op de achterkant van dit document hun naam en handtekening moeten zetten zodat dit ontvankelijk is.

Aanvraagformulier I luik B

Bij luik B dien je alvast het ondernemingsnummer, de naam van de organisatie, de rechtsvorm en het adres van de maatschappelijke zetel in te vullen. Dit is praktisch identiek aan het vorige luik A. Vervolgens is er de akte die ingevuld moet worden.

Als eerste moet je het onderwerp van de akte aangeven. Dit kan gaan om de benoeming en het ontslag van een nieuw bestuur, een statutenwijziging en/of coöptatie. Dit hangt natuurlijk af van de interne regels en statuten van de organisatie. We raden daarom aan om je eigen statuten goed na te kijken zodat het onderwerp correct benoemd kan worden.

Vervolgens ga je onderwerp per onderwerp te werk. Bij de benoemingen en ontslagen binnen de organisatie geef je aan om wie het gaat, de woonplaats van de persoon (adres, postcode en gemeente), de geboortedatum,  de geboorteplaats, of het mandaat van de persoon begint of afloopt en wanneer exact en wanneer de beslissing is genomen.

Als het gaat om de wijziging van de statuten van de organisatie moet je wanneer de algemene vergadering de beslissing heeft genomen om de statuten te wijzigen. Daarna kan je kiezen hoe je de statutenwijziging beduid. Een eerste mogelijkheid is de volledige statuten in het formulier zetten (NATREKKEN!!!). Anderzijds kan je ervoor kiezen per gewijzigd artikel te werken om de statuten aan te passen. Je kan bijvoorbeeld de zin of het stuk tekst vermelden dat aangepast wordt en aangeven dat dat bepaalde stuk naar iets anders aangepast wordt. Als je geen idee zou hebben hoe je dit het beste verwoord kan je altijd een keer kijken hoe het in vorige jaren werd gedaan door de naam van je organisatie op te zoeken via de website van het Belgisch Staatsblad.

Houd er rekening mee dat er nog enkele instructies voor luik B op het luik A staat, namelijk:

Op de laatste bladzijde van luik B op de achterkant moeten alle bestuursleden hun naam en handtekening moeten zetten zodat dit ontvankelijk is.

Aanvraagformulier I luik C

Dit luik dient enkel ingevuld te worden bij de oprichting van een vennootschap of onderneming. Voor het wijzigen van de statuten van je studentenvereniging dien je dit dus niet in te vullen. Het moet zelfs niet als bijlage worden toegevoegd wanneer je het document bij de griffie gaat indienen.

Aanvraagformulier II luik A

Voor het wijzigen van statuten dienen punten 1° tot en met 4°. Die zijn vrij vanzelfsprekend, let er enkel bij op dat je punt 2°b niet invult indien er niet de intentie is om de naam van de vereniging te veranderen. Voor de rest dient er niets in dit formulier iongevuld te worden bij een statutenwijziging. (dient dit gehandtekend te worden??)

Aanvraagformulier II luik B

Officieel is er geen aanvraagformulier II luik B, hiervoor dient het luik B van aanvraagformulier I gebruikt te worden wat aangegeven staat onder het luik A van formulier II. In realiteit moet dit luik niet toegevoegd worden voor het indienen van de statuten.

Aanvraagformulier II luik C

In dit luik dien je punten 4° en 5° in te vullen als het gaat om een verandering van het bestuur. Je zal in dit luik een kader zijn met een reeks aan instructies over hoe je die punten moet invullen. Houdt er rekening mee dat als het aantal bestuursleden groter is dan het aantal vakjes dat je kan invullen je meerdere luiken C moet toevoegen tot alle bestuursleden vermeld zijn in het formulier. Voor de rest zijn er geen andere gegevens in te vullen in dit luik.

Dit document dien je daarbij als voorzitter te ondertekenen. Daarnaast moeten alle bestuursleden op de achterkant van dit document hun naam en handtekening moeten zetten zodat dit ontvankelijk is.

Fouten bij de neerlegging en hoe ze te vermijden

Bij het indienen van de statuten kunnen er zich enkele fouten voordoen met betrekking tot het invullen van de formulieren en het bijvoegen van bijlagen. Ervoor zorgen dat dit niet gebeurd helpt je vereniging tijd en moeite uit te sparen voor de andere activiteiten.

Een verder overzicht vind je hier. Ditzelfde formulier wordt door de ondernemingsrechtbank in een bruine brief teruggestuurd samen met alle bijlagen en formulieren indien dit incorrect werd ingediend.

Formulieren indienen bij de ondernemingsrechtbank

Digitaal

De digitale e-griffie is enkel beschikbaar indien het gaat over de een neerlegging is van een oprichtingsakte van een vereniging. De site van de e-griffie geeft verder aan welke documenten en andere benodigdheden er zijn voor dit in te dienen. Maar aangezien het bij een wijziging altijd gaat om een papieren neerlegging bij de griffie zal je hier als studentenorganisatie niet mee in contact komen.

Papier

Het is aannemelijk dat je studentenvereniging is gevestigd in of ergens rond Leuven. Voor je papieren statutenwijziging en neerlegging bij de griffie ga je daarvoor naar de ondernemingsrechtbank in Leuven gaan. Die is gelegen op Vaartstraat 5 te Leuven. Mocht het zijn dat je vereniging toch niet in het gerechtelijk arrondissement valt, dan kan je hier vinden onder welk gerechtelijk arrondissement je vereniging valt. Houd er dan wel rekening mee dat je je statuten niet in Leuven kan indienen.

De formulieren die je uiteindelijk nodig hebt zijn één kopie van de akte voor het dossier en twee keer formulieren I en II. Onder dat laatste vallen dus Formulier I luik A & B en formulier II luik A&C.

Zorg er ook voor dat uiteindelijk elk document getekend is volgens de gegeven instructies. Dat wil zeggen op het einde van luik C op formulieren I & II in het aangegeven kader en op de achterkant van formulier I luik B. voor het luik C dient enkel de voorzitter van de organisatie de tekenen. Voor de kopieën van de akte dienen alle gemachtigde personen het document te ondertekenen. Andere gegevens in dit verband vind je hier terug.


Bijlagen toevoegen

Wanneer je de statuten indient moet je nog zien dat je alle nodige bijlagen toevoegd. Het gaat om:

Gefeliciteerd met het correct invullen en indienen van de statuten van je vereniging!