Embedded Files
Cosa è
Avere a disposizione una piattaforma di lavoro in comune, permette di lavorare sullo stesso documento o su intere cartelle in collaborazione, sia lavorando in contemporanea, sia lavorando in tempi diversi. Il tutto senza la necessità di mandare una mail con il documento allegato ogni volta che si è fatta una modifica.
Ad esempio, una programmazione o una prova comune, possono essere condivise tra gli utenti del dipartimento in modo che tutti possano accedere allo stesso file e leggere e/o commentare e/o modificare lo stesso file.
I documenti vengono automaticamente salvati ogni pochi secondi (in alto al centro in ogni documento lo stato "Tutte le modifiche sono state salvate in Drive") e ogni modifica viene registrata in una cronologia di versioni e quindi sempre annullabile.
Come condividere una cartella o un file è stato descritto anche nella pagina relativa a Drive, qui si descriverà un po' più in dettaglio come lavorare sullo stesso documento condiviso.
Tutti i file del collegio docenti, ad esempio, sono messi in condivisione con tutti i docenti del liceo. Se si vogliono cercare gli obiettivi minimi, basta andare su drive.google.com (ovviamente con account del Liceo) e cercare in alto "Obiettivi minimi" e, come risultato della ricerca, ci sarà la cartella "Obiettivi minimi" (anche se, in questo caso i documenti contenuti saranno solo visibili e non modificabili).
Attenzione: quando si lavora in collaborazione, a meno di particolari esigenze specifiche, per evitare confusioni, si sconsiglia di fare copie locali, ovvero scaricando il documento sul proprio pc o, ancora peggio, fare copie private in Drive (si avrebbero due file in drive, magari persino con lo stesso nome, ma uno privato e solo uno condiviso, con il rischio di lavorare con il documento privato).
Come condividere un documento
Partiamo da un documento già aperto, in questo caso un documento di testo. In alto a destra, il pulsante "Condividi" permette di scegliere gli utenti con i quali condividere il documento.
Premendo il pulsante "Condividi" si apre una finestra (seconda immagine) dalla quale si possono scegliere gli utenti con i quali si vuole condividere (nella prima riga "Aggiungi nomi o indirizzi email")
E' possibile decidere se gli utente scelti possono avere diritto di "Modifica", come nell'immagine, oppure, cliccando sul triangolino accanto, se dare la possibilità di fare "Commenti", oppure possibilità solo di "Visualizzazione".
E' possibile inviare un messaggio, da scrivere nella seconda riga, oppure va spuntata la casella "Non inviare la notifica"
Una volta fatte le cose correttamente sarà possibile cliccare su "Invia" in basso a destra. Se non è attivo significa che l'utente inserito non è stato riconosciuto oppure che non c'è l'opzione un messaggio/non inviare messaggio.
Infine è possibile sempre vedere "CHI HA ACCESSO" ed eventualmente modificare i diritti già assegnati ai collaboratori.
Condividere una cartella
Come condividere una cartella è descritto nella pagina dedicata a Drive di questo stesso sito.
Aprire un documento condiviso
1. Trovare il documento
Andando su drive.google.com, sulla sinistra ci sono le aree "Il mio Drive" e "Condivisi con me". La prima area contiene tutti i documenti, compresi quelli di mia proprietà che sto condividendo con altri; la seconda è l'area dove si trovano i documenti che invece altri hanno condiviso con me.
Ovviamente si dovrà andare nell'area corretta a seconda se si è il proprietario, colui che ha condiviso il documento o un collaboratore che ha ricevuto l'informazione di condivisione.
2. Aprire il documento
Un documento si apre selezionandolo con un click, facendo click destro su di esso e poi andando su "Apri con" e "Documenti Google".
E' possibile anche fare doppio click sul documento. In tal caso potrebbe aprirsi una pagina di anteprima, con in alto "Apri in Documenti Google".
E' bene fare sempre attenzione a quale documento si sta aprendo; si vedano i punti qui di seguito, per vedere come avere più dettagli sul file che si sta aprendo ed evitare di lavorare su file.
3. Verificare documento
Per evitare confusione, conviene sempre assicurarsi che il documento sia quello che ci serve (i nomi dati ai documenti potrebbero essere "equivoci" e si potrebbe rischiare di lavorare su un documento, ad esempio, di un'altra classe o su una copia privata e non condivisa). Nell'imagine qui sopra, il documento "VM Format documento 15 maggio", accanto al nome, ha una icona con due persone: significa che è un documento condiviso. Con chi?
Il pannello di destra mostra tutte le informazioni necessarie (se non compare si deve premere sull'icona con la ⓘ di informazioni, in alto a destra nell'immagine): il proprietario (in genere chi ha condiviso il documento originale), tutte le persone che condividono questo stesso documento (in questo caso le icone colorate, passandoci sopra compare il nome per esteso) e altre informazioni.
4. Attività documento
Andando sula scheda "Attività", è anche possibile vedere anche la cronologia di tutte le modifiche proprie e dei vari collaboratori sul documento. In questo modo si può avere un controllo completo sul documento su cui si accinge a lavorare.
Per velocizzare, soprattutto se si sta lavorando spesso ad un documento, una volta verificato sia quello condiviso, sempre con il click destro, si può aggiungere a "Speciali" (nell'immagine la stellina accanto al nome indica che è stato aggiunto) e lo si troverà in "Speciali", sulla sinistra nella pagina principale di Drive.
Strumenti di collaborazione
Tutti gli utenti inseriti in precedenza ora hanno la possibilità di modificare o vedere o inserire commenti (dipende dai permessi concessi dal proprietario). Ciascuno vedrà il file nella sua app Drive. Il proprietario nell'area "Il mio Drive" (o in "Drive condivisi"), gli altri utenti nell'area "Condivisi con me"
Qualunque modifica fatta da qualsiasi dispositivo da qualunque utente (che abbia i permessi di modifica) sarà visibile a tutti nel momento in cui aprono il documento.
Tutte le modifiche degli ultimi 30 giorni (o gli ultime 100 inverventi sul documento) sono visibili nella "Cronologia versioni", raggiungibile dal menù "File" poi "Cronologia versioni" | "Vedi cronologia delle versioni". E' possibile visualizzare una versione precedente, ripristinarla o vedere le modifiche effettuate.
L'interazione tra gli utenti in contemporanea è integrata con una chat all'interno del documento stesso, a cui si arriva cliccando sull'icona più a sinistra delle tre a fianco di "Condividi".
E' possibile anche lasciare dei commenti in punti determinati del documento, cliccando sull'icona alla sinistra del pulsante "Condividi". I commenti sono visibili ogni volta che si vede il documento nella pagina dove è stato messo il commento stesso (fino a quando non viene cancellato).
Un esempio di chat aperta nel documento.
Altre funzioni importanti nella collaborazione:
Cronologia versioni: dal menù File | Cronologia versioni, la funzione permette di controllare tutte le modifiche effettuate, l'autore delle modifiche. E' possibile anche assegnare un nome ad una versione, ad esempio per fissare delle versioni meno provvisorie.
Commenti: dal menù Inserisci | Commenti (oppure dall'icona vicino al pulsante "Condividi") è possibile inserire commenti, anche per gli utenti che hanno solo il permesso "Commenti".
Invia email ai collaboratori: dal menù File | Invia email ai collaboratori è possibile inviare facilmente la stessa email a tutti gli utenti che stanno collaborando al progetto.
Dashboard: dal menù Strumenti | Dashboard, oppure dall'iconcina in mezzo vicino a "Condividi": è possibile accedere ad un pannello che offre un riassunto di tutte le attività legate al documento, i collaboratori, il numero di visualizzazioni, i commenti aggiunti e le impostazioni di privacy.
Per approfondire
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