開催（会議）

このページはWebex Meetingsを用いたweb会議の実施方法について記載しています。

このサイトでは、Webex を使用する例を挙げていますが、Zoom など他のツールを否定するものではありません。 ご自身で実施できるツールで、セキュリティ等に十分配慮し、実施していただければと思います。

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• 1つのミーティング(会議)あたり、1000名まで参加可能です。

• ミーティング(会議)を開催する主催者は、大学の契約と紐づいた Webex アカウントが必要ですが、参加者のWebexアカウントは不要です。
  Webexアカウント取得方法は本ページ内「大学の契約と紐づいた Webex アカウントの取得(初回のみ)」をご覧ください。

• Webex Meetings は Webinars とは異なり、出席者が自由にマイク・カメラをON/OFFすることが可能です。

WebinarsとMeetingsの主な違いは以下の表のとおりです。

講義など一方向の配信型のイベントにはWebinarsを、会議など双方向で発言を行うイベントや発表を行う授業の際にはMeetingsを利用すると良いでしょう。

• Webex アカウント

  • 利用のためのアカウントは大学の契約と紐づいたものとなります。 詳しくは、「3.利用の手順」 をご覧ください。

  • 参加者はアカウント不要です。

• ネットワークに接続したPC

  • 有線接続を推奨します。Wi-Fi を使用する場合は、よほど環境が良くないと映像が乱れることがあります。

  • Wi-Fi は電波の強度だけでなく、他のユーザの利用等によって環境が変わります。
    以前大丈夫だった場所でも、問題なく実施できるとは限りません。

• PCに接続したマイク

  • 音声を配信するためマイクは必須です。

  • ノートPC等に内蔵されているものでも使用できなくはありませんが、別途USB接続のマイクやヘッドセットをご用意いただくことを推奨します。
    また、講義室で対面とオンライン同時のハイフレックス授業を行う場合は、講義室用マイクの音声をPCに入力するのが良いです。
    ただし、講義室マイク音声のOUTが簡単に接続できない講義室もありますので、予めご確認ください。

• PCに接続したカメラ

  • 映像を配信しない場合は不要です。

  • ノートPC等に内蔵されているものでも大丈夫です。

• 説明用資料

  • PowerPoint や PDF を共有することで、参加者に資料を提示できます。

主な流れは以下の通りです。

3.1. 大学の契約と紐づいた Webex アカウントの取得(初回のみ)

3.2. 会議前の準備

3.2.1. ミーティングのスケジュール登録

3.2.2. 予行演習

3.2.3. 参加者への連絡

3.3 会議の実施

以下のページから、利用申請を行います。

• Webex アカウントの取得

Webex Meetings は、 2種類の利用方法があります。

• ブラウザから利用する方法

• 端末にインストールしたWebexアプリから利用する方法

ブラウザから利用する場合は、 本学のWebexサイト（ https://iwate-univ.webex.com/ ）　にログインして利用します。

端末にインストールしたWebexアプリから利用する場合は、 Webexアプリを開きログイン後、左側のミーティングタブを選択して利用します。

設定項目は多数ありますが、必須項目は下表の通りです。

（補足）ミーティングタイプについて

• Webex Meetings Pro Meeting：

通常はこちらを選択します。

• Webex Meetings Pro-End to End Encryption_VOIPonly：

クライアント間で暗号化されたミーティングを行う機能です。通常のオンライン会議より安全性を確保できますが、クラウド録画不可・ブラウザでの視聴不可などの制限があります。（アカウントの設定によっては表示されていないケースもあるようです。必要な場合は isicmt@iwate-u.ac.jp にお問い合わせください。）

• Webex Personal Conference：

主催ユーザのパーソナル会議室を利用したミーティングを行います。URLが変わらないため定期開催の場合に便利ですが、会議室リンクを知っていれば誰でも参加できてしまうため、セキュリティ面で不安が残ります。

一通りの設定が完了したら、「スケジュール」をクリックしてスケジュールします。（現在日時から開催日時まであまり間がない場合は「スケジュール」ボタンではなく「開始」ボタンが表示されています。）

設定項目は多数ありますが、必須項目は下表の通りです。

（補足）ミーティングのリンクについて

• • ワンタイムミーティングリンクを生成：

今回のミーティングでのみ使用可能なリンクを生成します。

• マイパーソナル会議室のリンクを使用：

主催ユーザのパーソナル会議室のリンクを使用します。URLが変わらないため定期開催等の場合に便利ですが、会議室リンクを知っていれば誰でも参加できてしまうため、セキュリティ面で不安が残ります。

最後に「スケジュール」をクリックし、スケジュールを登録します。登録後、登録したミーティングスケジュールが表示されます。

3.2.2. 予行演習

ブラウザからの場合は、「カレンダー」タブの画面下方の「今後」に表示されているスケジュール済みのミーティングの「開始」をクリックし、予行演習を行います。 

アプリからの場合は、「ミーティング」タブの画面下方に表示されるスケジュール済みのミーティングをクリックするとそのミーティングに関するメニューが表示されますので、「開始」ボタンをクリックして予行演習を開始します。 

資料共有(提示)や録画等、必要に応じて操作をご確認ください。
※ミーティングを録画・公開する場合の手順についてはWebinarsと同様ですので、授業実施方法のページに記載の「3.4. 授業の録画と公開(任意)」をご覧ください。

一通りの確認が終わったら×ボタンから「ミーティングを終了」で一旦ミーティングを終了します。 

3.2.3. 参加者への連絡

ミーティングをスケジュールした際、主催者宛に通知メールが届きます。このメールにはミーティングリンク（URL）等の情報が記載されているため、これをもとに参加者にミーティングの情報を連絡します。主に必要な情報は下記の通りです。

• ミーティングリンク（URL）

• ミーティング番号

• ミーティングパスワード

• 参加時に氏名、メールアドレスの入力が必要なこと

  • これはWeb会議サービスへのユーザ(アカウント)登録ではなく、参加する時の表示名である

  • 氏名入力時の形式に指定がある場合はその旨も記載（例：所属名_氏名　など）

予行演習の時の操作と同様に、スケジュール済みのミーティングの「開始」をクリックしてミーティングを開始します。

このとき、開始ボタンを間違えると「パーソナル会議室」というURLが異なるミーティングが開始されてしまうため、必ずスケジュール済みのミーティングの「開始」からミーティングを開始してください。

• Webex ヘルプセンター

  • Webex Meetings を開始する (主催者向け)