No chat existe um botão especial que permite visualizar os dados do contato que o operador está interagindo no momento. Ao clicar nesse botãozinho preto com ícone de usuário, abre uma tela com diversas abas cada uma dessas abas traz informações valiosas sobre o contato.
A primeira aba que é a aba de Cadastro, ou seja, onde encontra-se os dados do contato, como nome, telefone, CPF e outros dados cadastrais. Essas informações são cruciais para diversas outras funcionalidades no ConexCondo.
Um cadastro completo, por exemplo, é essencial para que a abertura de ticket seja realizada no sistema, permitindo realizar o vínculo de diferentes contatos a um único cadastro.
Como realizar um cadastro completo?
O operador deverá clicar no botãozinho, no cadastro do contato, ao lado do campo ‘cadastro completo’, esse botão abre uma tela para o operador realizar um cadastro completo para o contato. Nesse cadastro, pode-se vincular outros contatos. Digamos que a Maria tenha outros três contatos, a partir do cadastro completo o operador consegue vincular todos esses três contatos a esse único cadastro completo. Permitindo que os tickets sejam abertos para todos esses contatos que estão vinculados.
Para realizar esse cadastro completo basta preencher com primeiro nome, sobrenome, cpf, rg, data de nascimento, e-mail e até mesmo @ do Instagram. Por fim, deve selecionar qual é o tipo de cadastro, ou seja, se é um prestador de serviço o operador deve preencher com os dados da empresa. Se é um cadastro geral, deve preencher com condomínios e unidades. Mesmo caso de condômino, síndico e consultor. Então o operador seleciona qual é o tipo de cadastro e preenche com as informações necessárias. Nessa mesma tela de cadastro completo pode-se visualizar também os contatos associados, ou seja, os contatos que estão vinculados a esse mesmo cadastro. Após criar o cadastro completo, o operador deverá voltar a tela de cadastro do contato clicar na lupa amarela ao lado do botão anterior de cadastro completo. Ao clicar na lupa, abre uma tela com todos os cadastros completos que foram criados no sistema e, para vincular, basta selecionar o cadastro desejado e clicar no botão de salvar vínculo.
Outra informação do cadastro de contato que reflete em outras funcionalidades no sistema é o menu de atendimento padrão. Ao definir um menu de atendimento padrão o contato é automaticamente redirecionado para o menu de atendimento definido quando entrar em contato.
Isso agiliza o atendimento e elimina também a necessidade de passar pelo menu inicial a cada nova interação. Além de refletir nessa questão, o menu de atendimento padrão, reflete no cadastro de documentos, ou seja, quando o contato enviar um documento ele é automaticamente protocolado e redirecionado para a gestão de documentos.
Outra questão que que é muito importante ressaltar é o grupo de contato e também as etiquetas. Ao registrar o contato em um grupo ou até mesmo ao adicionar etiquetas, facilita a filtragem durante as transmissões de mensagens tornando a comunicação mais eficiente. Então quando o operador realizar uma transmissão de mensagens poderá filtrar pelo grupo e o sistema mostrará todos os contatos vinculados ao grupo filtrado. Essa mesma situação ocorre com a etiqueta.
Por fim a outra funcionalidade que também é muito importante são os Consultores favoritos. No cadastro de contato, pode-se associar consultores ao contato e toda vez que ele me enviar uma mensagem e for redirecionado para o departamento de algum consultor, o sistema verifica se o contato tem consultor associado e redireciona diretamente para a fila de espera do consultor vinculado (isso só ocorre caso o consultor esteja associado ao departamento que o contato selecionou no menu de atendimento). Isso garante uma atenção personalizada já que o chamado aparecerá apenas na fila de espera do consultor específico.
Ela permite visualizar todos os atendimentos registrados para um determinado contato. A timeline é como um registro cronológico de todos os atendimentos já realizados para um determinado contato, em outras palavras, é onde encontramos todos os protocolos associados a determinado contato. Proporcionando uma visão completa da interação com o sistema.
Para acessar a timeline é necessário estar na tela de cadastro do contato e acessar a aba de Timeline. Ao fazer isso, a telinha de timeline se abrirá revelando todos os atendimentos registrados até o prezado momento para o contato em questão. Nessa tela o operador pode verificar todos os protocolos associados ao contato, data hora de registro do atendimento, se era um ticket ou um atendimento, além de diversos outros indicadores.
Essas informações são cruciais e permitem uma compreensão clara de todas as interações anteriores.
A aba Condomínios, localizada dentro do cadastro do contato, permite visualizar e gerenciar os condomínios associados a um determinado contato.
Para vincular novos condomínios ao contato basta selecionar um condomínio no campo Condomínio, selecionar um Bloco/Torre no campo referente e selecionar a unidade no campo Unidade. Após realizar as seleções, basta clicar no botão Vincular.
Para remover um vínculo, basta clicar no ícone de X presente ao lado do nome do condomínio na lista de condomínios associados.
Essa funcionalidade facilita a gestão dos relacionamentos entre o contato e os condomínios e permite uma rápida visualização e ações diretas para adicionar ou remover associações.
Assim como no WhatsApp, no ConexCondo podemos visualizar todas as mídias enviadas e recebidas de um determinado contato. Para acessar basta estar no cadastro do contato e clicar na aba de Mídias. Nessa sessão o operador tem uma visão completa de todas as mídias trocadas com o contato em questão.
Para visualizar uma mídia basta clicar no ícone de clipe ao lado da descrição da mídia, ao clicar o sistema abrirá a visualização da mídia em questão. No caso de arquivos excel, o sistema realiza o download automático na máquina do operador ao tentar visualizar.
Outro ponto importante é que as mídias são salvas no sistema e também não são excluídas, isso garante que exista um histórico completo de todas as interações do contato, sendo útil para referências futuras.
Para fazer o download de uma mídia no computador, siga estas etapas simples. Para fotos, clique com o botão direito do mouse sobre a imagem desejada e selecione a opção 'Salvar Como'. Para PDFs, clique no botão de download, geralmente localizado no cabeçalho com as informações do arquivo. Para vídeos, clique nos três pontos e, em seguida, selecione a opção de download.
Essa funcionalidade permite visualizar o histórico completo de interações com determinado contato. Para acessar basta estar no cadastro do contato e clicar na aba de Conversas. Nessa aba o operador terá uma visão completa de todas as conversas que ocorreram com contato específico.
Para visualizar o histórico, deve clicar botão de mostrar conversas. O sistema carregará todas as conversas e todo o histórico que ele conseguir e montará o chat com todas essas informações.
Vale destacar que o histórico é filtrado para operadores, isso significa que atendentes só visualizam as conversas nas quais estão diretamente envolvidas ou aquelas sem operador relacionado, como as conversas com os menus do sistema. Operadores supervisores tem o privilégio de acessar o histórico completo, isso adiciona uma camada de segurança e também conformidade com a LGPD, garantindo que apenas usuários autorizados possam visualizar todas as interações.
Nessa aba de conversas fica registrado as conversas desde a primeira interação do contato no sistema. Então desde o primeiro “oi” que o contato enviou, independente se foi há 1 ou 2 anos atrás. As conversas ficam registradas e não se perdem, então o sistema guarda tudo e o operador consegue visualizar esse histórico completo.
A aba de consulta é uma ferramenta muito útil que permite visualizar e também acessar informações importantes sobre os contatos.
Para acessar o operador precisará estar no cadastro do contato e clicar na aba de Consulta. Essa aba mostra uma lista completa de todos os contatos registrados no sistema, permitindo a filtragem por nome ou telefone.
Para filtra, basta informar o nome ou o telefone do contato nos campos referentes e clicar em Consultar Contato. Assim o sistema realizará a filtragem e buscará os contatos que seguem a referência passada.
Para visualizar os dados completos do contato desejado, basta dar dois cliques sobre o nome. Assim abrirá a tela com todos os dados completos do contato selecionado, é como ter todas as informações na palma da mão.