Pilvepõhine failihaldus
Google Drive baasil
1. Miks Google Drive?
Mis see on?
Google Drive on pilvepõhine failide salvestamise ja sünkroonimise teenus, veebipõhine kontoritarkvara, mis sisaldab esitlusprogrammi, tekstiredaktorit, tabelarvutust, jooniste loomist ja ankeetide koostamise vahendit. Tehtud tööd on võimalik avaldada veebis ja jagada teiste kasutajatega. Võimalik on “importida” mõne muu kontoritarkvaraga tehtud faile Google Drive keskkonda.
Palju mahutab?
Kasutajale on tasuta kasutamiseks eraldatud 15 GB ruumi (Google Drive, Gmail, Google+ Photos). Kui tasuta saadud 15 GB saab täis, pääseb kasutaja oma olemasolevatele failidele juurde, aga faile ega kaustu juurde lisada ei saa. Mahtu saab juurde osta (n 100 GB maksab 1.99 eurot kuus).
Toetatud failivormingud
Google Drive saab lugeda järgmisi failivorminguid[5]:
- pildifailid (JPEG-, PNG-, GIF-, TIFF- ja BMP-failid);
- videofailid (WebM, MPEG4, 3GPP-, MOV-, AVI-, MPEGPS-, WMV- ja FLV-failid);
- tekstifailid (TXT-failid);
- märgistus-/programmeerimisfailid (CSS-, HTML-, PHP-, C-, CPP-, H-, HPP- ja JS-failid);
- Microsoft Wordi failid (DOC- ja DOCX-failid);
- Microsoft Exceli failid (XLS- ja XLSX-failid);
- Microsoft PowerPointi failid (PPT- ja PPTX-failid);
- Adobe PDF-failid (PDF-failid);
- Apple'i lehed (PAGES-failid);
- Adobe Illustraatori failid (AI-failid);
- Adobe Photoshopi failid (PSD-failid);
- Autodesk AutoCadi failid (DXF-failid);
- Scalable Vector Graphicsi failid (SVG-failid);
- PostScripti failid (EPS- ja PS-failid);
- fondid (TTF- ja OTF-failid);
- XML Paper Specificationi failid (XPS-failid);
- arhiivifailid (ZIP- ja RAR-failid).
Ülevaade Google Drive avakuvast
2. Sissejuhatus (pilvepõhisesse) failihaldusesse
Kaustade struktuuri mõistmine. Kaustapuu.
Loogiliselt ülesehitatud failisüsteem võimaldab igas failis leiduvaid andmeid teatavate tunnuste järgi üles otsida ja omavahel kokkukuuluvaid faile tervikuna salvestada, uuesti lugeda või ümber korraldada.
- Kaust (ingl Folder) – kataloog, kus failid asuvad.
- Fail (ingl File) – arvutisse salvestatud objekt, nt kiri, pilt või laul. Iga kord, kui oma töö uue nime all salvestate, loote uue faili.
- Dokument – programmi (rakenduse) poolt loodud fail, nt kiri.
- Failisüsteem – et failide kogumist oleks lihtsam orienteeruda, on op.süsteemides loodud võimalus neid rühmitada. Põhikaust võib sisaldada faile ning alamkauste ja nii kujuneb välja omataoline hierarhiline (alluvus) struktuur – kaustapuu või üksteise sees paiknevate kaustade süsteem.
Allikas: http://kollis.pri.ee/failihaldamine/kaustade_struktuuri_mistmine.html
Klassikaline kaustapuu.
Digidokumentide arhiveerimine
Vajadus digidokumente säilitada, leitavaks muuta, tagavarakoopiaid teha ning, üldisemalt, teha arhiivitöid, on vältimatu: seda nii juhul, kui allkirjastamiseks kasutatakse standardtarkvara kui juhul, kui tehakse eriarendusi.
Arhiveerimise juures peab paratamatult arvestama, et lisaks digidokumentidele on vaja paralleelselt hallata ka paberdokumente. Kaks eraldi haldussüsteemi on paratamatult ebamugavam kasutada, kui oleks üksainus: mõistlik on hallata nii digitaaldokumente kui paberdokumente ühes ja samas infosüsteemis.
Kõige lihtsam on seda teha niimoodi, et paberdokumendi asukoht riiulites, olemasolu ja põhiinfo (mis liiki dokument, kellega sõlmitud, millal jms) registreeritakse samas infosüsteemis ja samamoodi, kui digidokumendi puhul, kasutades selleks kõige lihtsamal juhul väikest harilikku dokumendifaili põhiinfoga. Kui paberdokumentide registreerimissüsteem on organisatsioonis juba kasutusel, siis on tõenäoliselt kõige efektiivsem - eeldusel, et see on tehniliselt võimalik - lisada digidokumente haldamine lihtsalt samale süsteemile.
Võimalike tarkvaralahenduste osas tuleb kindlasti läbi mõelda, kas mõni olemasolev, juba kasutusel olev tarkvara ei ole äkki sobiv ka digidokumentide arhiivitöödeks, või siis kas ei saa kasutada organisatsioonis juba kasutusel olevaid standardtegevusi failide arhiveerimisel.
Arhiveerimise juures tasuvad kaalumist järgmised variandid. Kõigi puhul eeldame, et süsteemist tehakse regulaarselt tagavarakoopiaid:
- Hoida digidokumente lihtsalt failisüsteemis, grupeerides neid näiteks kronoloogiliselt aasta- või kuupõhistesse kataloogidesse ja kodeerides kriitilise info – kliendi nimi või kood – failinimesse. See variant sobib juhul, kui digidokumente on suhteliselt vähe.
- Hoida digidokumente seotuna kliendiga CRM (customer relationship management)-süsteemis. Mis on CRM?
- Kasutada digidokumentide jaoks eraldi, paljude inimeste poolt kasutatavat spetsiaalset e-posti kontot, kuhu digidokumendid koos väikese kaaskirjaga alati saadetakse.
- Kasutada mõnda olemasolevat spetsiaalset arhiveerimistarkvara.
- Luua oma asutuse jaoks sobiv arhiveerimistarkvara.
BDOC vormingus dokumentide pikaajalise säilivuse tagamiseks on tulevikus võimalik kasutada arhivaalset ajatembeldamist. See mehhanism rajaneb põhimõttel “kindlustame seda, mis võib olla nõrk”. Järjestikku ajatemplid kaitsevad kogu materjali nõrkade räsialgoritmide ning krüptograafilise materjali ja algoritmide murdmise eest.
Allikas: https://eid.eesti.ee/index.php/EID_kasutamine_digiallkirjade_ja_paberivaba_kontori_korraldamiseks
Praktiline töö. Tee oma Google dokumendihaldus korda! Loo kaustad vastavalt Sinu ettevõtte dokumentatsioonile.
Abimaterjale digitaalsete dokumentidega toimetamisel
I love pdf - mida iganes on vaja teha pdf failidega
Zamzar - konverdi faile ühest vormingust teise
Liigitusskeemide näidised
Meie suhtluskeskkond - vajuta lingile ja vestle diskreetselt
Ettevõtte ajahaldus. Google kalender.
Ajaplaneerimine on kiires ärimaailmas tähtsal kohal. Selleks, et erinevad tähtpäevad, kohtumised ja muud sündmused hästi meeles püsiksid, ei ole vaja palgata sekretäri või asjaajajat. Vaja läheb head ajaplaneerimisrakendust, mis vastaks Sinu vajadustele ja mis veel parem – ei maksaks Sulle sentigi! Sobiv rakendus lihtsate ajaplaneerimisvõimalustega on Google Calendar, mis on kõigile tasuta kättesaadav.
Google Calendar aitab kiiresti planeerida kohtumisi ja sündmusi ning saada nende kohta meeldetuletusi, et need tegutsemise käigus ei ununeks. Calendari saab samaaegselt kasutada terve meeskond. See tähendab, et planeeritud sündmuste jagamine kolleegidega on lihtsam ning selle abil on teil olemas ka ülevaade sellest, mis perioodil mõni meeskonnaliige vaba või hõivatud on.
Allikas ja juhendid: https://www.digifi.ee/google-calendar-kalender/
Kalendri seadistamine
Kalendri üldine tutvustus
Kalendrikihtide sisse- ja väljalülitamine
Sündmuste vaatamine ja lisamine