Ametikiri ja selle elemendid

Alates 2006 on reguleeritud ametikirjade, s.h e-kirjade, vormistamist kirjastandardiga EVS 882-1:2013/AC:2015 “Informatsioon ja dokumentatsioon. Dokumendielemendid ja vorminõuded. Osa 1: Kiri”. Standardi eesmärgiks on:

määratleda elemendid ja tagada nende ühesugune mõistmine ja kasutamine
lihtsustada dokumentide hõlmamist dokumendisüsteemi
luua ühesugune kirja esitlusvorm nii e-kirja kui paberkandjal dokumentide jaoks eesmärgiga tagada nende parem mõistetavus ja kiirem kasutamine
ühtlustada elementide kasutamist ja paigutamist e-kirjades.

Standardid pole kohustuslikud, v.a kui need on kohustuslikeks tehtud (st läbi teiste õigusaktide, nt kui on öeldud, et dokumentide koostamine vastavalt õigusaktides ja standardites kehtestatud vorminõuded), vaid soovituslikud. Kiri on sisult erinevate dokumentide dokumentide üldistatud nimetus.

DOKUMENDIPLANGID

Üldplangi näidis.pdf

Üldplangi näidis

Kirjaplangi näidis.pdf

Kirjaplangi näidis

Dokumendid vormistatakse dokumendiplangile. Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks.

Sõltumata teabekandjast peab dokument olema vormistatud korrektselt ja vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga.

Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse enamasti paberformaati A4 (210x297 mm).

Dokumendiplangid jagunevad:

üldplank – millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja logo ning mida kasutatakse korraldavate dokumentide (käskkirjad, korraldused, aktid, esildised jms), protokollide, aktide ja muude asutuse tegevust korraldavate dokumentide vormistamiseks. Üldplankide alusel võib valmistada konkreetseid dokumendi planke;
kirjaplank – kasutatakse ametikirjade vormistamiseks;
vajadusel võib kasutada erivormistusega planke, näiteks tänukirjad, kutsed jms.

Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Organisatsioonile on kohustuslikud üldplank ja kirjaplank. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks.

Plangi veerised:

vasak veeris 3,0 cm
parem veeris 1,5 cm
ülemine veeris 1,2 cm
alumine veeris 1,2 cm

Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles, vajadusel lisatakse tõlge võõrkeelde. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale elemendid eesti keeles, seejärel ladina tähestiku järjekorras võõrkeeltes. Plangile trükitud elemendid peavad olema sellise tumedusastmega, et neid oleks võimalik kopeerida. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilimiskindel.

Elektroonilised dokumendid vormistatakse organisatsiooni dokumendipõhjadele ja asuvad sisevõrgus või töötajate arvutitesse installeeritud. Elektrooniline plank ehk dokumendi põhi (mall) annab vaikimisi kohad dokumendielementide vormistamiseks. Elektroonilise dokumendi puhul kuuluvad plangi elemendid dokumendi vormingusse.

Kui dokument vormistatakse nii elektrooniliselt kui ka paberkandjal, tuleb tagada nende identsus. Elektrooniliselt vormistatud dokumendist paberile tehtud väljatrükk peab vastama paberdokumentidele esitatud nõuetele.

Ametikirjade koostamise hea tava:

Dokumendiplangil on veerised - vasak veeris 3 cm, parem veeris 1,5 cm, üleval ja all 1,2 cm.
Kirja stiil Times New Roman või Arial.
Kirja suurus 12 (Ariali puhul 11, kui nii on asutuse asjaajamiskorras sätestatud).
Tekst joondatakse vasaku veerise järgi.
Sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena. Lõikude vahele jäetakse üks põhireavahe.
Taandrida ei kasutata.
Teksti sisuosas võib olla tabeleid, pilte, graafikuid. Sellised sisuosad joondatakse kas vasakule või keskele.
Kehtivad eesti õigekirjakeele nõuded.

DOKUMENDIELEMENDID

Kirja esitlusvormil on järgmised väljad:

Kirjapeaväli – kirjapeavälja trükikirja suurus on 12 – 24 punkti
Adressaadiväli
Viidaväli
Tekstiväli
Kontaktandmeväli - trükikirja suurus 8 - 10 punkti

Tulenevalt Vabariigi Valitsuse 03.06.2017 määrusest "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" on asutuse loodud dokumendil kohustuslikud elemendid, milleks on:

Dokumendi andja
Kuupäev
Sisu
Allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta

Sama määrus sätestab ka, et asutuse loodud dokumendi tekst peab oleme üheselt arusaadav ja võimalikult lühike ning vastama eesti kirjakeele normile.

Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud.

Tänapäeva dokumendihalduses edastatakse enamik kirju e-kirja manusena. Siis on e-kiri ainult sõnum manusena lisatud kirja edastamiseks e-posti kaudu, mitte ametlik kiri.

Kiri koos elementide selgitustega.pdf

DOKUMENDINÄIDISED

Kirja esitlusvorm A4 plangil_(standardist).pdf

kirja esitlusvorm väljadega

Kirja esitlusvorm koos elementidega (standardist).pdf

kirja esitlusvorm dokumendielementidega

Algatuskirja näidis A4 plangil (standardist) (1).pdf

algatuskirja näidis (ametikiri)

Digitaalne vastuskiri.pdf

vastuskirja näidis (ametikiri)

Ärikiri.pdf

algatuskirja näidis (ärikiri)

Praktiline töö - Koosta ise kirjaplangid ning vormista kiri

1) Oled ettevõtja ning osaühingu omanik ja juhatuse liige. Selleks:

Mõtle välja omale ettevõte ja anna sellele ärinimi.
Ärinimi peab olema unikaalne, iseloomustama sinu ettevõtlust ja vastama teatud nõuetele. Millised on nõuded ärinimele, selle kohta saad lugeda Äriregistri kodulehelt.

(P.S - kui Sul on juba olemas ettevõte, võid järgneva ülesande kasutada juba enda olemasoleva firma andmeid).

2) Oma igapäevases suhtluses kasutab ettevõte ametlike dokumentide koostamisel oma ettevõte üld- ja kirjaplanki. Seega:

Kui oled ärinime leidnud,vormista oma ettevõttele üld- ja kirjaplank.

Valmis plangid lae üles oma Google Drive kausta ning pealkirjasta need Üldplank ja Kirjaplank.

3) Ametikirja vormistamine järgmiste andmete põhjal

Sinu ettevõte saadab kirja osaühingule Eltraks Junior.
Kirja koostamise kuupäevaks on tänane kuupäev.
Sinu ettevõtte dokumendiregistris registreeritakse majandusküsimustega seotud kirjad kaustas nr 4-5. Viimane kiri antud kaustas on registreeritud numbriga 48.
Kirjas annab sinu ettevõte teada järgmist:

Valmis ametikiri pealkirjasta endale sobivalt ning lae üles Google Drivesse oma kausta.

Vigane kiri.docx

Praktiline töö - Leia vead kirjast

Hinda kõrvaloleva kirja vormistamise õigsust. Selleks lae vigane kiri oma arvutisse ja leia vead kirjast. Leitud vead märgi ära kommentaaridena (review – new comment või läbivaatus - uus kommentaar), märkides ära, millisest kirja elemendist vead leiad ja millised need on. Kui oled kõik vead üles leidnud, Salvesta kommenteeritud kiri oma Google Drives asuvasse kursuse kausta. Seejärel vormista antud vigasest kirjast korrektne ja nõuetele vastav kiri, mis samuti lae oma Google Drives asuvasse kursuse kausta.

Praktiline töö - Koosta ise kiri ja jälgi eesti keele reegleid

Pretensioon on nõudmine, taotlus, etteheide.

KOOSTA ISE KIRI ja kirjuta see õiges eesti keeles

Keeleabi - kuidas kirjutada ametikirja

TESTI OMA TEADMISI

Uuri järele, kui hästi sa ametikirja elemente tunned. Selleks lahenda test "Ametikirja elemendid kirjaplangil".