Eriliigilised dokumendid

PROTOKOLL

Protokoll on dokument, mis koostatakse koosoleku käigu ja vastuvõetud otsus(t)e fikseerimiseks.
Protokoll peab vastama dokumentidele kehtestatud põhinõuetele, st tuleb arvestada dokumentidele esitatavate vormi- ja sisunõuetega.
Ettevõttes on soovitav välja töötada ühtsed dokumendipõhjad, protokolli ja/või memo näidised, et oleks tagatud ühtne arusaam, millal, mida teha ja kuidas teha.
Koosoleku käigu protokollimise viisid on:
Lähtuvalt sellest, milline salvestus otsustati valida, vormistatakse:
Kõige levinum on lühiprotokoll, kus päevakorra kajastamisele järgneb vastuvõetud otsus ning küsimuste arutamise käiku ei kajastata.
Kui protokollile lisatakse dokumente (sõnavõtud), peavad need kõik olema allkirjastatud. Lisadele viidatakse teksti sees vastava punkti järel.
Protokoll vormistatakse (trükitakse ja allkirjastatakse) üldjuhul 3 päeva jooksul ühes eksemplaris. Protokolli ärakirja või väljavõtte vormistab ja edastab täitjatele protokollija.

Protokolli näidis

Kiiret otsustamist vajavates küsimustes võib otsuseid vastu võtta ka side- või infotehnoloogiliste vahendite kaudu koosolekut kokku kutsumata, koosolek toimub nt e-posti teel. Sel juhul märgitakse, et toimub e-posti teel ja kuupäevaks vastamise tähtaeg.

Protokolli näidisvorming (J. Kerdo).PDF

Protokolli näidisvorming

Protokolli elemendid

Vormistaja (asutus) ja aeg

Protokoll vormistatakse üldplangile (või luuakse protokollipõhjale/mallile) määratud või volitatud protokollija poolt ühes eksemplaris 3 päeva jooksul (kui ei ole sätestatud teisiti).

Dokumendiliigi nimetus

Protokoll peab sisaldama nõupidavaorgani nimetuse nõupidamisliigi nimetust (juhatuse või nt struktuuriüksuse nimetus).
Kui protokoll vormistatakse valgele paberile, peab enne dokumendiliiginimetust vormistama organisatsiooni nimetuse.

Koht ja aeg

Koosoleku toimumise koht vormistatakse nimetavas käändes. Koosoleku kuupäevaks on koosoleku toimumise kuupäev, lisada tuleb protokolli registreerimisnumber või viit. Protokollid registreeritakse! Protokollides fikseeritakse koosoleku alguse ja lõpu kellaaeg.

Osalejad

Esimeseks märgitakse koosoleku juhataja, siis protokollija. Kui nii koosoleku juhataja kui ka protokollija on nõupidavaorgani liikmed, märgitakse ka nemad osalejate hulka. Nõupidava organi alalised liikmed loetletakse perekonnanimede tähestikulises järjekorras. Kui tehakse osalejate registreerimisleht, tuleb näidata üldarv ning sulgudes märkida (registreerimisleht lisatud). Seejärel märgitakse puudujad, sulgudes võib lisada ka puudumise põhjuse. Viimasena loetletakse kutsutud (koos ametinimetusega), kes viibivad ainult üksnes konkreetse päevakorrapunkti arutelu ajal.

Päevakord

Vajalik selleks, et kõik teavad, mis tuleb arutelule. Päevakorrapunktid on teemade põhised, mitte isikute (üksuse või ettekandja põhine).
Protokolli päevakorrapunktide sõnastus võib olla sõnasõnaline, kokkuvõttev või ainult vastuvõetud otsuseid kajastav – see võib olla organisatsioonisisene kokkulepe, kuid samas tuleb arvestada kellele protokoll on suunatud, mis on protokolli eesmärk.

Koosoleku käik

Protokollitakse päevakorrapunktide kaupa, otsused lisatakse päevakorrapunkti sõnastuse lõppu. Kui on olemas kirjalik ettekanne, siis ettekande sisu ei protokollita (protokolli tekstis tehakse vastav märge), vaid ettekanne lisatakse protokollile. Protokollida tuleb eriarvamused, otsesed sõnavõtud nende esitajate nõudmisel.

Otsuste sõnastamine

Tuleb arvestada päevakorrapunktiga. Kui otsuses on iseloomult erinevaid küsimusi, siis jaotatakse otsus punktideks, mis nummerdatakse nii, et päevakorrapunkti number kajastuks otsuse numbris.

Allkirjastamine

Protokollile kirjutavad alla juhataja ja protokollija kõrvuti. Kui pole sätestatud teisiti, on ühe allkirjaga protokoll on kehtetu. Mõnikord, kui otsus võetakse vastu minimaalse häälteenamusega ja pärast ägedaid vaidlusi, peetakse vajalikuks, et protokollile kirjutavad alla kõik osavõtjad. Sel juhul vormistavad nad oma allkirjad koosoleku juhataja ja protokollija allkirjade alla ilma ametinimetusteta.

AKT

Akt on dokument, mis koostatakse komisjoni või selleks volitatud isiku poolt mingi fakti, seisukorra või toimingu fikseerimiseks. Mõnikord on akti koostamise vajalikkus õigusakti tasemel kohustuslikuks tehtud – näiteks asjaajamise üleandmine töösuhte lõppemisel või arhivaalide hävitamisel. Akt vormistatakse üldplangile või konkreetsele akti plangile ja eksemplaride arv sõltub huvitatud osapoolte arvust.

Akti elemendid:

Dokumendiandja nimetus
Dokumendiliigi nimetus AKT - umbes 5 - 5,5 cm plangi ülaservast
Koostamise kuupäev – trükitakse sõnalis-numbriliselt (näiteks 12. aprill 2016)
Kui akt vajab kinnitamist, trükitakse kuupäev dokumendi vasakust veerisest 2 rida dokumendiliigi nimetusest allapoole.
Kui akt kinnitamisele ei kuulu, vormistatakse kuupäev samale reale koostamise kohaga 9,5 cm kaugusele dokumendi vasakust veerisest.
Akti number (viit) – saadakse dokumentide registrist. Registrit peetkse asjaajamisperioodi algusest kuni selle lõpuni. Numbri ette märgitakse ka sarja tähis dokumentide loetelu järgi. Vormistatakse kuupäeva järel.
Koostamise koht - vormistatakse kuupäeva alla, vahele jääb üks tühi rida.
Kinnitusmärge – trükitakse samale reale kuupäeva ja numbriga tekstivälja paremale poolele, s.t 9,5 cm dokumendi vasakust veerisest. Akt kinnitatakse kõrgemalseisva juhi allkirjaga koostamise päeval või järgmisel päeval pärast koostamist.
Pealkiri – näitab, mille kohta akt on koostatud. Näiteks – Asjaajamise üleandmine
Tekst – koosneb sissejuhatavast ja konstateerivast osast. Sissejuhatav osa algab üldjuhul akti koostamise aluse trükkimisega. Seejärel loetletakse komisjoni koosseis (esimees ja liikmed perekonnanimede tähestikulises järjekorras). Konstateerivas osas esitatakse tuvastatud faktid, järeldused ja ettepanekud. Konstateeriva osa lõpus näidatakse, mitmes eksemplaris on akt koostatud ja jaotuskava.

Akt kinnitusmärketa.pdf

Kinnitusmärketa akti näidis

Akt kinnitusmärkega.pdf

Kinnitusmärkega akti näidis

11. Allkirjad – akti kirjutavad alla komisjoni esimees ja kõik komisjoni liikmed, k.a juuresolev isik, kui selline on olemas. Allkirjastatakse kõik koostatud eksemplarid. Pärast allakirjutamist esitatakse akt kinnitamiseks (vajadusel).

12. Kui mõnel komisjoni liikmel tekib eriarvamus, vormistab ta selle eraldi lehele ja lisab aktile. Lisale viidatakse samamoodi nagu ametikirjas.

KÄSKKIRI

Käskkiri on asutuse tegevust korraldav haldusakt (õiguslik). Kestvuselt on käskkiri ühekordne või kehtib samas küsimuses uue käskkirja väljaandmiseni. Sisu järgi ja erinevatest säilitustähtaegadest tingituna jagunevad käskkirjad:

põhitegevuse käskkirjad (sisemise töökorralduse kohta)
personalikäskkirjad (isikkoosseisu kohta)
puhkusekäskkirjad (-korraldused) või
lähetuskäskkirjad (-korraldused).

Käskkiri vormistatakse üldplangile või dokumendiliigi plangile.

Käskkiri jõustub allakirjutamise kuupäevast, kui tekstis pole sätestatud muud kuupäeva

Käskkiri2.pdf

Motiveeriva osaga käskkiri (aluseks seadusandlik akt)

Käskkiri (1).pdf

Käskkirja näidis

Käskkirja elemendid:

Dokumendiandja nimetus
Dokumendiliigi nimetus KÄSKKIRI - trükitakse suurtähtedega, 5-5,5 cm kaugusele dokumendi ülaservast.
Koostamise koht - trükitakse nimetavas käändes dokumendiliigi nimetusest allapoole, vahele jäetakse üks tühi rida.
Kuupäev ja number - vormistatakse samale reale käskkirja kuupäeva ja numbriga.
Pealkiri - avab käskkirja väljaandmise eesmärgi
Tekst- peab olema korrektne, selgesti sõnastatud, et dokumendi sisu oleks üheselt arusaadav ja kooskõlas kehtiva seadusandlusega. Tekst koosneb üldjuhul:

motiveerivast osast - siin vormistatakse, mis on käskkirja väljaandmise aluseks (viide seadusele vms)
korraldavast osast - tekst esitatakse käskivas vormis ainsuse esimeses isikus kasutades da-tegusõna . Võib näidata konkreetse täitja. Üldjuhul esitatakse ametinimetus koos perekonnanimega. Kui regulaarset täitmist nõudev kohustus pannakse ametikohale, mitte sellel ametikohal töötavale konkreetsele isikule, siis perekonnanime ei märgita. Kui käskkirja korraldavas osas antakse mitu korraldust, siis need nummerdatakse. Käskkirja täitmise tähtaeg vormistatakse soovitavalt uuelt realt.
vaidlustamisviitest (näiteks "Käskkirja on võimalik vaidlustada 30 päeva jooksul arvates käskkirja teatavaks tegemisest, esitades kaebuse Tartu Halduskohtusse Halduskohtumenetluse seadustikus sätestatud korras") .

7. Allkiri ja allkirjastaja

8. Viisad ehk dokumendi organisatsioonisisene kooskõlastamine – käskkirja kavand kooskõlastatakse enne allkirjastamist. Kooskõlastavad dokumendi dokumendi autor ja teised ametiisikud, kelle tegevusega on dokument seotud. Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja allkirjadest allapoole lehe paremale poolele. Käskkirja kavandi koostaja märge on plangi vasakul pool.

9. Jaotuskava (kellele koopia(d)) - Käskkiri tuleb teatavaks teha võimalikult kiiresti, sest täitmiseks kohustuslik on ainult teatavaks tehtud käskkiri.

Praktiline töö - koosta ise protokoll, käskkiri ja akt

Koosta protokoll, käskkiri ja akt

Report abuse