E-kiri

Enne, kui e-kirja kirjutama hakkad, vasta küsimustele:

• Miks ja kellele kirjutad? Mida ma tahan selle kirjaga saavutada? Mis on minu eesmärk?
• Mida soovib e-kirja saaja?
• Kas saan kirjutada nii, et saaksid täidetud kaks eelmist punkti ja samal ajal oleks kiri lihtne, üheselt mõistetav ja lühike.

• kirja stiil Times New Roman või Arial, kirja suurus 12 või 11
• tekst joondatud vasakule, taandrida ei kasutata
• sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena (üks teema, üks lõik). Lõikude vahele jäetakse üks põhireavahe. Sisu esitamisel võib kasutada loetelusid.
• pane kirjavahemärgi järele alati tühik
• ametlikus kirjavahetuses kasutatakse meie-vormi, asutusesiseses mina-vormi
• ideaalne kiri võiks mahtuda tervikuna arvutiekraanile. Sel juhul on lugejal kohe kogu tekstist ülevaade
• vastuskirja kirjutamisel on kombeks jätta alles ka saadud algkiri, et lugejale meenuks hõlpsalt, millest jutt käib
• kui kirjas on käsitluse all mitu teemat ja kirja saatja on küsinud näiteks kolme asja (1, 2, 3), siis on viisakas vastata samas järjekorras (1, 2, 3)
• ametikirjas ei kasutata emotikone, slängi ja vähetuntud lühendeid
• ei kasutata läbivat suurtähte, sest see väljendab karjumist ja jätab pealetükkiva mulje. Sõnade rõhutamiseks tasub eelistada paksu kirja või teist värvi
• alusta meili pöördumisega ja lõpeta viisakusvormeliga
• ametlikule kirjale lisa kontaktandmed
• väldi kantseliiti.

Meilidele vastamisel tuleb järgida alljärgnevaid reegleid:

• jälgi millisel aadressiväljal asub sinu nimi - sellest saad järeldada kas kirjale oodatakse sinupoolset vastust
• hoidu vastamast grupimeilile, millele vastust ei paluta
• hoidu vastamast, kui saad reklaami või "spämmi"
• vasta alati, kui meilis on küsimus, pöördumine või meil ei lõpeta teemat
• vasta kirjale võimalusel 24 tunni jooksul. Kui vastamine võtab enam aega, teavita sellest kirja saatjat
• kirjale vastates täna kirja eest
• väldi pikkade kirjade ja mahukate failide saatmist. Mahukas info lisa failidena ja meili kirjuta ainult põhiline info viitega lisainfole failides
• kui vestluse käigus on teema muutunud, muuda ka meili pealkiri. Teema muutumusel kustuta eelmised kirjad
• enne, kui teed järeldusi, kontrolli, kas sinu kiri on adressaadini jõudnud

On oluline, et meili saatja saab tagasisidet meili saajani jõudmise kohta! Meilile Replyga vastates on mõistlik jätta alles kirjavahetuse eelnev osa ning oma vastus kirjutada ülemisse, mitte alumisse, serva. Seda selleks, et oleks alt üles lugedes selge kronoloogia ja võimalik kirja ajalugu vaadata.

• kontrolli, kas kirja eesmärk on arusaadav ja tekst üheselt mõistetav.
• jälgi, et vastuskirjas oleksid vastused küsimusteleantud samas järjestuses, nagu oli teemade käsitlus saadud kirjas.
• veendu, et tekstis ei esine kirjavigu.
• kui lisad kirjale dokumendi vms, veendu, et oled vajaliku(d) manuse(d) kirjale lisanud.
• kontrolli, kas kõik kontaktandmed on õiged.

Kas e-kirja koopiaväljal tohib avaldada e-posti aadressi?

Eraisiku e-posti aadress on samasugune isikuanne nagu kodune aadress ja üldreeglina ilma inimese nõusolekuta seda avaldada ja jagada ei tohi. Kui tavamaailmas ei ole heaks tavaks jagada kellegi kodust aadressi ilma tema nõusolekuta, siis digimaailmas tuleb olla sellega veelgi ettevaatlikum. Iga e-kiri, mille välja saadate, võib jõuda isikuteni, kellele see konkreetne kiri ei ole adresseeritud – seda ennekõike siis, kui eksitakse e-posti aadresside kirjutamisel. Selle tulemusena võivad kõrvalised isikud teada saada informatsiooni, mis ei ole neile mõeldud – olgu selleks nii kirja adressaadid koos e-posti aadressidega kui ka kirja enda sisu. Kõige mustema stsenaariumi tulemusena võidakse selle kirja sisu (koos e-posti aadressidega) edastada veel suuremale isikute ringile või laiemale avalikkusele. Sellepärast tulebki eraisikute e-posti aadresside kasutamisel kindlasti arvestada isikuandmete töötlemise reeglitega, sh eelistama neid meetmeid, mis kohe alguses tagavad suuremat privaatsust.

https://www.sekretar.ee/uudised/2019/08/11/kas-elektronkirja-koopiareal-on-lubatud-avaldada-e-posti-aadresse?fbclid=IwAR0KhIxt5wRTjj3R7r4kdDHXcGcHGc4Jc3JqscxCO8rjlAHgkhraHSWxCgI

Meilietikett on elektronkirjade etikett, mis hõlmab reeglistikku ja häid tavasid, mida peaks jälgima elektronkirjade saatmisel ja vastuvõtmisel. Internetis on kirja pandud meilietiketi kümme põhireeglit:

• Meilisõnum peab olema selge, lühike ja arvestama saatja vajadustega
• Kasuta õigekirja- ja grammatikakorrektorit
• Austa meilisaaja aega
• Hoia saadud meilide privaatsust
• Ära kunagi eelda, et sinu saadetud meil säilitab privaatsuse
• Ära usalda ühtegi sõnumit, mille päisest võid lugeda “Edasta kõikidele oma sõpradele”
• Loe meiliprogrammi võimaluste, võrgutehnoloogia ja -kultuuri tundmaõppimiseks vajalikke juhendeid. Ära ole ebaviisakas endast vähem võrguteadlike vastu
• Hinga sügavalt sisse ja mõtle järgi, enne kui klõpsad nupule “Saada”
• E-post ei ole iga sõnumi jaoks sobiv meedium
• E-post on reaalne maailm