E-kiri
Elektrooniline suhtlemine on analoogne iga teise suhtlemisviisiga ning ka selle juures kehtib tavasuhtluse viisakus, kirjatehnika ja kirja kirjutamise etikett.
E-kiri peab olema sama ametlik kui kirjaplangile vormistatud kiri – viisakas toonis, selgelt, arusaadavalt, lühidalt, korrektselt. Kiri peaks ütlema nii palju kui vajalik ja nii vähe kui võimalik.
ENNE KIRJA KIRJUTAMIST
Enne, kui e-kirja kirjutama hakkad, vasta küsimustele:
- Miks ja kellele kirjutad? Mida ma tahan selle kirjaga saavutada? Mis on minu eesmärk?
- Mida soovib e-kirja saaja?
- Kas saan kirjutada nii, et saaksid täidetud kaks eelmist punkti ja samal ajal oleks kiri lihtne, üheselt mõistetav ja lühike.
ÜLDISED NÕUDED AMETIKIRJA KIRJUTAMISEL
- kirja stiil Times New Roman või Arial, kirja suurus 12 või 11
- tekst joondatud vasakule, taandrida ei kasutata
- sisu iseseisvad mõttelised osad vormistatakse uuelt realt algavate eraldi lõikudena (üks teema, üks lõik). Lõikude vahele jäetakse üks põhireavahe. Sisu esitamisel võib kasutada loetelusid.
- pane kirjavahemärgi järele alati tühik
- ametlikus kirjavahetuses kasutatakse meie-vormi, asutusesiseses mina-vormi
- ideaalne kiri võiks mahtuda tervikuna arvutiekraanile. Sel juhul on lugejal kohe kogu tekstist ülevaade
- vastuskirja kirjutamisel on kombeks jätta alles ka saadud algkiri, et lugejale meenuks hõlpsalt, millest jutt käib
- kui kirjas on käsitluse all mitu teemat ja kirja saatja on küsinud näiteks kolme asja (1, 2, 3), siis on viisakas vastata samas järjekorras (1, 2, 3)
- ametikirjas ei kasutata emotikone, slängi ja vähetuntud lühendeid
- ei kasutata läbivat suurtähte, sest see väljendab karjumist ja jätab pealetükkiva mulje. Sõnade rõhutamiseks tasub eelistada paksu kirja või teist värvi
- alusta meili pöördumisega ja lõpeta viisakusvormeliga
- ametlikule kirjale lisa kontaktandmed
- väldi kantseliiti.
E-KIRJA ÜLESEHITUS
Sarnaselt ametkirjadele on ka elekrtonkirjadel kindlaksmääratud infoväljad:
- Kirjapeaväli, kus vormistatakse aadressid ja kirja pealkiri
- Tekstiväli, kus vormistatakse:
- Pealkiri
- Pöördumine
- Sisu tekst, mis võib omakorda jaguneda sissejuhatuseks, sisuks, kokkuvõtteks ja viide manusele
- Lugupidamisavaldus
- Allkirjastaja andmed
- Kontaktandmed
Pöördumine ja lugupidamisavaldus ei ole kohustuslikud elemendid.
E-kirja näidisvorming.PDFE-KIRJA ELEMENDID JA NENDE VORMISTAMINE
Nõuded e-kirjale HKHK.pdfE-kirjade kirjutamisel kehtivad samad üldreeglid, mis kirjaplangile vormistatavate kirjade puhul:
- koostatakse nõuete kohaselt
- tekst täpne, keelelt ja stiililt korrektne, arusaadav
- vastab eesti kirjakeele normile
- vahe naaberelemendist 1-2 rida
Vaata ka "Hea kirjavahetuse hea tava HKHK-s".
Küsimuse algatanud e-kiri.PDFVastus küsimust algatanud e-kirjale.PDFKIRJALE VASTAMINE
Meilidele vastamisel tuleb järgida alljärgnevaid reegleid:
- jälgi millisel aadressiväljal asub sinu nimi - sellest saad järeldada kas kirjale oodatakse sinupoolset vastust
- hoidu vastamast grupimeilile, millele vastust ei paluta
- hoidu vastamast, kui saad reklaami või "spämmi"
- vasta alati, kui meilis on küsimus, pöördumine või meil ei lõpeta teemat
- vasta kirjale võimalusel 24 tunni jooksul. Kui vastamine võtab enam aega, teavita sellest kirja saatjat
- kirjale vastates täna kirja eest
- väldi pikkade kirjade ja mahukate failide saatmist. Mahukas info lisa failidena ja meili kirjuta ainult põhiline info viitega lisainfole failides
- kui vestluse käigus on teema muutunud, muuda ka meili pealkiri. Teema muutumusel kustuta eelmised kirjad
- enne, kui teed järeldusi, kontrolli, kas sinu kiri on adressaadini jõudnud
On oluline, et meili saatja saab tagasisidet meili saajani jõudmise kohta! Meilile Replyga vastates on mõistlik jätta alles kirjavahetuse eelnev osa ning oma vastus kirjutada ülemisse, mitte alumisse, serva. Seda selleks, et oleks alt üles lugedes selge kronoloogia ja võimalik kirja ajalugu vaadata.
ENNE KIRJA VÄLJASAATMIST
- kontrolli, kas kirja eesmärk on arusaadav ja tekst üheselt mõistetav.
- jälgi, et vastuskirjas oleksid vastused küsimusteleantud samas järjestuses, nagu oli teemade käsitlus saadud kirjas.
- veendu, et tekstis ei esine kirjavigu.
- kui lisad kirjale dokumendi vms, veendu, et oled vajaliku(d) manuse(d) kirjale lisanud.
- kontrolli, kas kõik kontaktandmed on õiged.
Kas e-kirja koopiaväljal tohib avaldada e-posti aadressi?
Eraisiku e-posti aadress on samasugune isikuanne nagu kodune aadress ja üldreeglina ilma inimese nõusolekuta seda avaldada ja jagada ei tohi. Kui tavamaailmas ei ole heaks tavaks jagada kellegi kodust aadressi ilma tema nõusolekuta, siis digimaailmas tuleb olla sellega veelgi ettevaatlikum. Iga e-kiri, mille välja saadate, võib jõuda isikuteni, kellele see konkreetne kiri ei ole adresseeritud – seda ennekõike siis, kui eksitakse e-posti aadresside kirjutamisel. Selle tulemusena võivad kõrvalised isikud teada saada informatsiooni, mis ei ole neile mõeldud – olgu selleks nii kirja adressaadid koos e-posti aadressidega kui ka kirja enda sisu. Kõige mustema stsenaariumi tulemusena võidakse selle kirja sisu (koos e-posti aadressidega) edastada veel suuremale isikute ringile või laiemale avalikkusele. Sellepärast tulebki eraisikute e-posti aadresside kasutamisel kindlasti arvestada isikuandmete töötlemise reeglitega, sh eelistama neid meetmeid, mis kohe alguses tagavad suuremat privaatsust.
Praktiline töö 2 - leia vead e-kirjast
Hinda kõrvaloleva e-kirja vormistamise õigsust. Selleks lae vigane e-kiri oma arvutisse ja leia vead e-kirjast.Vormista antud vigasest e-kirjast korrektne ja nõuetele vastav e-kiri, mis lae oma Google Drives asuvasse kursuse kausta.
TÖÖLEHT_Leia vead e-kirjast.docxENESEKONTROLLIKS
Siit leiad kaks e-kirja tundmisega seotud testi. Proovi järele, kui hästi sa e-kirja ülesehitust ja elemente juba tunned.
MEILIETIKETT
Meilietikett on elektronkirjade etikett, mis hõlmab reeglistikku ja häid tavasid, mida peaks jälgima elektronkirjade saatmisel ja vastuvõtmisel. Internetis on kirja pandud meilietiketi kümme põhireeglit:
- Meilisõnum peab olema selge, lühike ja arvestama saatja vajadustega
- Kasuta õigekirja- ja grammatikakorrektorit
- Austa meilisaaja aega
- Hoia saadud meilide privaatsust
- Ära kunagi eelda, et sinu saadetud meil säilitab privaatsuse
- Ära usalda ühtegi sõnumit, mille päisest võid lugeda “Edasta kõikidele oma sõpradele”
- Loe meiliprogrammi võimaluste, võrgutehnoloogia ja -kultuuri tundmaõppimiseks vajalikke juhendeid. Ära ole ebaviisakas endast vähem võrguteadlike vastu
- Hinga sügavalt sisse ja mõtle järgi, enne kui klõpsad nupule “Saada”
- E-post ei ole iga sõnumi jaoks sobiv meedium
- E-post on reaalne maailm