Volikiri on kirjalikus vormis antud volitus. Volikirjaga annab juriidiline või füüsiline isik ehk volitaja oma nõusoleku mingiks tegevuseks selleks määratud isikule ehk volitatule. Volikirja tekstis volitatakse töötajat personaalselt esindama organisatsiooni või teostama tema nimel tehinguid. Volikiri hakkab kehtima alates allkirjastamise kuupäevast. Volikirja saab kasutada ainult koos isikut tõendava dokumendiga.
Volikirja elemendid:
Volituse lõppemise alused:
Garantiikirjana vormistatakse lubadusi sisaldavaid kirju.
Näiteks tähtajaliselt teatud tingimustel mingi töö täitmiseks, makse sooritamiseks jms. Garantiikirjal ei ole võrreldes ametikirjaga suuremat juriidilist jõudu.
Garantiikirja elemendid:
Kui koostaja ja allkirjastaja on samad isikud, on koostaja märke kohal allkirjastaja kontaktid (telefoninumber ja e-posti aadress).
Garantiikirjale ei vormistata pöördumist ega lõputervitust. Garantiikirja vormistamisel on kirjasuurus 12, kiri Times New Roman või Arial, reavahe 1.
Garantiikiri kinnitatakse olemasolul organisatsiooni pitseriga.
Tõend on kirjalik dokument, mis tõendab mingit fakti, tõepära, tõele vastavust. Organisatsioon annab tõendi välja kui on vaja organisatsiooniga seotud fakti tõendada, näiteks kinnitada isiku kuuluvust, omadusi, mingit olukorda jne.
Vormistamine
Elemendid
Näide: AS Meer tõendab, et SIRJE SÄÄR (sünd 30.05.1961) töötab meie ettevõttes personalijuhina alates 01. septembrist 1996.a.
Kui tõendi taotleja on teinud taotluse tõendi väljastamiseks kirjalikult, märgitakse tõendile ka seosviit ehk tõendi taotleja kuupäev (ja viit).
Sinu ettevõttes töötas kunagi Mari Maasikas. Kolm päeva tagasi sai Sinu ettevõte Marilt e-kirja (e-kiri tuli aadressilt maasikasmari@mail.ee) milles ta palub väljastada tõendi Sotsiaalkindlustusametile oma töötamise kohta selles ettevõttes. Ühtlasi palub Mari tuua tõendil välja ka töötamise viimase kuue kuu töötasud.
Sinu ettevõte peab väljastama tõendi Sotsiaalkindlustusametile. Tõendi väljastamisega tõendab Sinu ettevõte, et :
Tõend vormistamisel järgi dokumendile kehtestatud reegleid. Töötasude summad anna dokumendis tabelina. Tõendi allkirjastad digitaalselt sina ise kui oma ettevõtte juhataja. Tõend saadetakse Marile e-kirja manusena.