Digidokumentide arhiveerimine

Vajadus digidokumente säilitada, leitavaks muuta, tagavarakoopiaid teha ning, üldisemalt, teha arhiivitöid, on vältimatu: seda nii juhul, kui allkirjastamiseks kasutatakse standardtarkvara kui juhul, kui tehakse eriarendusi.

Arhiveerimise juures peab paratamatult arvestama, et lisaks digidokumentidele on vaja paralleelselt hallata ka paberdokumente. Kaks eraldi haldussüsteemi on paratamatult ebamugavam kasutada, kui oleks üksainus: mõistlik on hallata nii digitaaldokumente kui paberdokumente ühes ja samas infosüsteemis.

Kõige lihtsam on seda teha niimoodi, et paberdokumendi asukoht riiulites, olemasolu ja põhiinfo (mis liiki dokument, kellega sõlmitud, millal jms) registreeritakse samas infosüsteemis ja samamoodi, kui digidokumendi puhul, kasutades selleks kõige lihtsamal juhul väikest harilikku dokumendifaili põhiinfoga. Kui paberdokumentide registreerimissüsteem on organisatsioonis juba kasutusel, siis on tõenäoliselt kõige efektiivsem - eeldusel, et see on tehniliselt võimalik - lisada digidokumente haldamine lihtsalt samale süsteemile.

Võimalike tarkvaralahenduste osas tuleb kindlasti läbi mõelda, kas mõni olemasolev, juba kasutusel olev tarkvara ei ole äkki sobiv ka digidokumentide arhiivitöödeks, või siis kas ei saa kasutada organisatsioonis juba kasutusel olevaid standardtegevusi failide arhiveerimisel.

Arhiveerimise juures tasuvad kaalumist järgmised variandid. Kõigi puhul eeldame, et süsteemist tehakse regulaarselt tagavarakoopiaid:

• Hoida digidokumente lihtsalt failisüsteemis, grupeerides neid näiteks kronoloogiliselt aasta- või kuupõhistesse kataloogidesse ja kodeerides kriitilise info – kliendi nimi või kood – failinimesse. See variant sobib juhul, kui digidokumente on suhteliselt vähe.
• Hoida digidokumente seotuna kliendiga CRM (customer relationship management)-süsteemis. Mis on CRM?
• Kasutada digidokumentide jaoks eraldi, paljude inimeste poolt kasutatavat spetsiaalset e-posti kontot, kuhu digidokumendid koos väikese kaaskirjaga alati saadetakse.
• Kasutada mõnda olemasolevat spetsiaalset arhiveerimistarkvara.
• Luua oma asutuse jaoks sobiv arhiveerimistarkvara.

BDOC vormingus dokumentide pikaajalise säilivuse tagamiseks on tulevikus võimalik kasutada arhivaalset ajatembeldamist. See mehhanism rajaneb põhimõttel “kindlustame seda, mis võib olla nõrk”. Järjestikku ajatemplid kaitsevad kogu materjali nõrkade räsialgoritmide ning krüptograafilise materjali ja algoritmide murdmise eest.

Allikas: https://eid.eesti.ee/index.php/EID_kasutamine_digiallkirjade_ja_paberivaba_kontori_korraldamiseks

Abimaterjale digitaalsete dokumentidega toimetamisel

Ajaplaneerimine on kiires ärimaailmas tähtsal kohal. Selleks, et erinevad tähtpäevad, kohtumised ja muud sündmused hästi meeles püsiksid, ei ole vaja palgata sekretäri või asjaajajat. Vaja läheb head ajaplaneerimisrakendust, mis vastaks Sinu vajadustele ja mis veel parem – ei maksaks Sulle sentigi! Sobiv rakendus lihtsate ajaplaneerimisvõimalustega on Google Calendar, mis on kõigile tasuta kättesaadav.

Google Calendar aitab kiiresti planeerida kohtumisi ja sündmusi ning saada nende kohta meeldetuletusi, et need tegutsemise käigus ei ununeks. Calendari saab samaaegselt kasutada terve meeskond. See tähendab, et planeeritud sündmuste jagamine kolleegidega on lihtsam ning selle abil on teil olemas ka ülevaade sellest, mis perioodil mõni meeskonnaliige vaba või hõivatud on.

Allikas ja juhendid: https://www.digifi.ee/google-calendar-kalender/