Dokumentide hoidmine ja säilitamine asutuses

Dokumentide säilitustähtaeg

Säilitustähtaeg on

  • aeg, mille jooksul dokumente tuleb säilitada,
  • aeg, mille jooksul on ettevõte kohustatud vastuvõetud otsuseid, tehinguid või toiminguid tõestama.

Säilitustähtaeg peab peegeldama võimalikult täpselt dokumentide väärtust.

Säilitustähtaja määramisel tuleb kindlaks teha kõik õigusaktidest tulenevad säilitustähtajad.


Säilitustähtaegade jaotus

  • lühiajaline - kuni 10 aastat
  • pikaajaline - kuni 55 (75) aastat
  • alatine - säilitatakse asutuse tegevuse lõpuni

P. S. ei ole õigusaktidest tulenev jaotus


Säilitustähtajad õigusaktides

  • raamatupidamise seaduse § 12 sätestab dokumentide säilitustähtajaks 7 aastat;
  • töölepingu seaduse § 5 lg 12 (5): tööandja säilitab töölepingu kirjalikku dokumenti töölepingu kehtivuse ajal ja 10 aastat töölepingu lõppemisest arvates;

NB! Enne 7.01.2001 lõpetatud töölepinguid ning lahkunud töötajate isikukaarte säilitatakse 75 aastat; 7.01.2001 – 01.07.2009 lõpetatud töölepinguid, töötajate isikukaarte ja välja võtmata tööraamatuid säilitatakse 50 aastat

  • käibemaksuseaduse § 36: maksukohuslane või piiratud maksukohuslane peab säilitama kronoloogilises järjestuses tema poolt või tema eest väljastatud arvete koopiad ning soetatud kaupade ja saadud teenuste arved 7 aasta jooksul nende väljastamise või saamise päevast arvates. Arvel olev informatsioon tuleb säilitada algsel kujul. Kauba importimist tõendavad tollideklaratsioonid tuleb säilitada 7 aasta jooksul, arvates tolliformaalsustele järgneva kalendriaasta algusest;
  • maksukorralduse seaduse § 58: kui seadus ei sätesta teist tähtaega, on maksukohustuslane kohustatud säilitama tehingute ja väljamaksetega seotud ning muid maksustamise seisukohast tähendust omavaid dokumente vähemalt 7 aasta jooksul dokumendi koostamisele või saamisele, toimiku või dokumentide kogumiku puhul viimase sissekande tegemisele järgneva aasta 1. jaanuarist arvates
  • töötervishoiu ja tööohutuse seadus

§ 13 lg 3 töökeskkonna riskianalüüsi tulemusi säilitatakse 55 aastat;

§ 24 lg 5 tööõnnetuse ja kutsehaigestumise uurimise andmeid säilitatakse 55 aastat;

  • äriseadustiku § 219 reguleerib osaühingu likvideerimisel dokumentide säilitamise kohustust - dokumendid antakse hoiule likvideerijale, arhiivipidajale või muule usaldusväärsele isikule; dokumentide hoidja vastutab dokumentide säilimise eest seaduses ettenähtud tähtaja jooksul;
  • tsiviilseadustiku üldosa seadus § 46: lõppenud juriidilise isiku dokumente säilitatakse 10 aastat, kui seaduses ei ole sätestatud teisiti.


Dokumentide säilitustähtaegu saab hallata dokumentide loetelus.

Soovitused:

  • määrata esialgne säilitustähtaeg (nt 10 aastat), selle möödudes on võimalik dokumentide väärtust paremini hinnatav;
  • projektide dokumentidel on säilitustähtaeg sageli ette kirjutatud;
  • abi saab dokumentide näidisloeteludest.


Harjutus. Ava dokument. Tee sellest endale koopia ja tee nii nagu juhendis kirjas.

DL_koostamise_harjutus

Dokumentide loetelu

Dokumentide loetelu on dokumendi- ja arhiivihalduse alusdokument asutuse tegevuse käigus loodavate ja saadavate dokumentide elukäigu planeerimiseks ja juhtimiseks.

Loetellu kantakse asutuses loodavad ja saadavad dokumendid sarjade kaupa. Sari ühendab samaliigilisi dokumente, millel on ühesugune praktiline väärtus ja säilitustähtaeg. Ühe sarja võivad moodustada näiteks protokollid, teise käskkirjad, kolmanda aruanded, neljanda lepingud jne. Lähtuvalt ettevõtte eesmärkidest ja ülesannetest saab koostada funktsioonipõhise liigitusskeemi.

Väikeettevõtte dokumentide liigitusskeemi koostamisel võib lähtuda nt Rahvusarhiivi juhisest „Mittetulundusühingute arhiivide korrastamine” (lk 8-12 , dokumentide loetelu). Juhis on leitav http://www.ra.ee/wp-content/uploads/2016/06/mittetulundus.pdf.

Dokumentide loetelu võimaldab hallata kogu dokumentide loomise ja saamisega seotud olulist informatsiooni. Näiteks:

  • säilitustähtajad;
  • kehtivad juurdepääsupiirangud;
  • struktuuriüksus (kus dokumente luuakse);
  • vastutaja (ametikoht);
  • andmekandja (paberkandjal või luuakse dokumendid digitaalselt);
  • hindamisotsused (dokumentidele on antud arhiiviväärtus);
  • märkused (nt sarja kuuluvaid dokumente enam ei looda);
  • …

Tähis on märgikombinatsioon, mis näitab sarja, toimiku või dokumendi asukohta liigitusskeemis. Näiteks tähis 1-3 näitab, et dokumendid kuuluvad funktsiooni nr 1 Juhtimine all olevasse sarja nr 3 Käskkirjad.

LIHTNE LIIGITUSSKEEM.pdf

Ülevaade arhiivi koosseisust

Ettevõttel peab olema ülevaade arhiivi koosseisust ehk ettevõtte tegevuse käigus loodud ja saadud dokumentidest.

Arhiivi koosseisust ülevaate pidamise eesmärk:

1. omada ülevaadet ettevõtte arhiivist (milliseid dokumente tegelikult on loodud ja saadud, kui palju neid on, kus asuvad)

2. aitab dokumente kiiresti leida;

3. aitab planeerida arhiivi jaoks vajalikke ressursse (serveri mahtu, hoidla ruumi jne).

Arhiiviloetelu aluseks on dokumentide loetelu liigitusskeem.

Arvele võetakse kõik suletud toimikud.

Arhiiviloetellu märgitakse:

1. funktsiooni number, pealkiri

2. dokumendisarja tähis, pealkiri, säilitustähtaeg

3. sarja kuuluvate toimikute või muude üksuste kogus, pealkirjad, piirdaatumid ja asukoht

4. toimikute asukoht

5. viide hävitamisaktile, kui dokumendid on hävitatud

6. viidet avaliku arhiivi hindamisotsusele, kui dokumendid on hinnatud

Arhiiviloetelu koostamise vorm on vaba ja ettevõtte enda otsustada (võib koostada näiteks Exceli tabelina, vastavalt liigitusskeemile iga funktsioon eraldi lehel)

Toimiku kaane vormistamine

Toimiku kaane vormistamine.pdf

Digitaaldokumentide hoidmine

Dokumendid peavad säilima autentsetena ja terviklikena vähemalt neile kehtestatud säilitustähtaja jooksul.

Arvestada tuleb

· andmete kasutajate võimalusi

· erinevaid riske

· maksumust

· isikuandmete kaitse ja infoturbe nõudeid

· pilveteenuste kasutamise riske (andmete kadu, leke)

Füüsiline säilitamine

· vähemalt 2-3 koopiat

· erinevad andmekandjad

· hoiukohad üksteisest kaugel

· vähemalt üks offline andmekandja (st arvutist lahtiühendatud)

· 5 aasta järel kirjutada andmed uuele kandjale

Arhiivipüsivad failivormingud

Eeldatakse, et fail on kasutatav vähemalt 10-20 aastat peale dokumentide loomist

Näiteks

· tekst: PDF, TXT, XML

· pilt: TIFF, PNG

Arhiivivormingute loetelu leiab arhiivieeskirja lisast nr 1.

Soovitus luua dokumendid kohe arhiivivormingus (PDF) või viia arhiivivormingusse (konverteerida), vältida hübriidtoimikuid (sisuliselt seotud dokumentide kogum erinevatel andmekandjatel).

Eesmärk dokumentide haldamisel on

· tagada dokumentide, toimikute ja sarjade terviklikkus kasutamisel;

· tagada arhiivi (ka hübriidarhiivi) ühtne säilimine ja hävitamine;

· sõltumata dokumentide andmekandjast peavad seosed säilima (sama liigitusskeem, viited)

· vältida sama dokumendi mitmekordset arhiveerimist.

Dokumentide teisendkoopiad

näiteks - 1. originaal paberkandjal või digitaalselt allkirjastatud arhiivivormingus

2. töökoopia ettevõtte töötajatele (.doc vormingus fail)

Oluline, et asutusel oleks ülevaade erinevatest versioonidest (vältida dubleerimist ja koopiate arhiveerimist).

Dokumendifailide pealkirjastamine.pdf

Paberdokumentide korrastamine

Lähtuda tuleb konkreetsete dokumentide säilitustähtajast, kasutusvajadusest ja sagedusest ning finantsilisest optimaalsusest.

Lühiajalise säilitustähtajaga (kuni 10 a) dokumente

· hoitakse kuni nende hävitamiseks eraldamiseni tähistatuna vastavalt ülevaatele arhiivi koosseisust kas tööruumides või mujal, kus on tagatud nende säilimine ja juurdepääs;

· võib hoida asjaajamises ladestunud kujul registraatorites, kiirköitjates, pakkidena või karpides;

· korrastamistoiminguid nendega läbi viima ei pea.

Pikaajalise ja alatise säilitustähtajaga dokumentide korrastamisel

· dokumentidest moodustatakse korrastamise käigus säilikud;

· korrastamine viiakse läbi ühekordselt (näiteks 3 kuu jooksul pärast asjaajamisperioodi lõppemist);

· korrastamine hõlmab säilikute ettevalmistamist, dokumentide süstematiseerimist, kinnitamist nöörmappidesse, kaantesse, ümbristamist (karbistamist), tähistamist.

Arhiiviväärtusega dokumentide korrastamisel lähtutakse arhiivieeskirjaga sätestatud nõuetest (7. peatükk):

· kasutatakse arhiivipüsivast materjalist mappe, ümbriseid, karpe;

· lehed nummerdatakse, vormistatakse kinnituskirje;

· hoiustatakse arhiivipüsivast materjalidest arhiivikarpides;

· soovitav enne korrastamist konsulteerida Rahvusarhiiviga – et tagada parim tulemus mõõdukate kulutustega.

Säiliku kaane vormistamine.docx

Hävitamine on protsess, mille käigus dokumendid hävitatakse füüsiliselt või kustutatakse nii, et neis sisalduvat teavet ei ole edaspidi võimalik taastada.

· Hävitamine peab olema pöördumatu ja keskkonnasõbralik. Pöördumatu hävitamine tähendab, et dokumenti ei ole võimalik taastada ega uuesti moodustada. Ebasobiva hävitamismeetodi kasutamine võib viia teabe (nt isikuandmete) sattumiseni valedesse kätesse ja kahjustada seeläbi asutuse mainet.

· Sama dokumendi eri versioonid (teisend- või varukoopiad) tuleb hävitada ühel ajal.

· Paberdokumentide hävitamise parim viis on purustamine. Dokumendid tuleb purustada nii, et informatsiooni taastamine on välistatud.

· Digitaalse ainese hävitamine erineb paberdokumentide hävitamisest. Kustutamiskäskude kasutamine eemaldab küll failid ja kaustad, kuid jätab alles faili sisu, st et kustutatakse vaid viide faili asukohale.

· Turvalisem on kasutada failide ülekirjutusprogramme.

· Magnetilistelt andmekandjatelt (kõvakettad, vahetatavad kettad, zip-kettad, magnetlindid) teabe turvaliseks kustutamiseks mõjutatakse andmekandjat magnetvälja abil.

· Magnetoptilisel põhimõttel töötavate CD-RWde, DVDde puhul on lahenduseks andmekandja füüsiline hävitamine (purustamine).

Hävitada võib dokumente alles pärast nende säilitustähtaja möödumist, või kui teabekandja on muutunud kasutuskõlbmatuks.

Näitkeks: 2010. aastal avatud toimikut, millel on 5aastane säilitustähtaeg, tuleb alal hoida aastatel 2011–2015 ja 2016. aastal võib selle hävitada.

Dokumentide hävitamise kohta koostatakse akt.

Hävitamisakti kantakse järgmised andmed:

· hävitamise kuupäev ja koht;

· hävitamise alus (dokument, millega kehtestati säilitustähtaeg);

· hindamisotsus(t)e nr ja kuupäev;

· liigitusüksuse tähis (viit) dokumentide loomise ajal kehtinud liigitusskeemi või muu arhiivikoosseisu loetleva dokumendi järgi;

· sarja nimetus ja toimiku pealkiri;

· säilitustähtaeg;

· hävitamise viis;

· toimikute või muude üksuste hulk või maht ja piirdaatumid;

· hävitamise eest vastutava isiku nimi ja ametinimetus.

Hävitamisakti NÄIDISED on leitavad http://www.rahvusarhiiv.ee/wp-content/uploads/2016/12/5.05-N%C3%84IDE-h%C3%A4vitamisaktid.pdf

Hävitamisakti harjutus