Ametikiri ja selle vormistamine

DOKUMENTIDE VORMISTAMINE PLANGILE

Dokumendid vormistatakse dokumendiplangile. Dokumendi plank on trükitud või muul viisil valmistatud dokument, kuhu on jäetud tühjad väljad teatud informatsiooni ülesmärkimiseks.

Sõltumata teabekandjast peab dokument olema vormistatud korrektselt ja vastavuses konkreetse dokumendiliigi vorminguga.

Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatakse enamasti paberformaati A4 (210x297 mm).

Dokumendiplangid jagunevad:

    • üldplank – millele on kantud püsielemendina väljaandja nimi ja vapp (logo) ning mida kasutatakse korraldavate dokumentide (käskkirjad, korraldused, aktid, esildised jms), protokollide, aktide ja muude asutuse tegevust korraldavate dokumentide vormistamiseks. Üldplankide alusel võib valmistada konkreetseid dokumendi planke;
    • kirjaplank – kasutatakse ametikirjade vormistamiseks;
    • vajadusel võib kasutada erivormistusega planke, näiteks tänukirjad, kutsed jms.

Planke eristab neile trükitavate elementide koosseis. Organisatsioonile on kohustuslikud üldplank ja kirjaplank. Dokumendiplangi pind jaguneb veeristeks ja nende vahele jäävaks täidetavaks pinnaks.

Plangi veerised:

    • vasak veeris 3,0 cm
    • parem veeris 1,5 cm
    • ülemine veeris 1,2 cm
    • alumine veeris 1,2 cm

Dokumendiplangid trükitakse eesti keeles, vajadusel lisatakse tõlge võõrkeelde. Kahes või enamas keeles plankidel paigutatakse esikohale elemendid eesti keeles, seejärel ladina tähestiku järjekorras võõrkeeltes. Plangile trükitud elemendid peavad olema sellise tumedusastmega, et neid oleks võimalik kopeerida. Dokumendiplankide valmistamiseks kasutatav paber peab olema säilimiskindel.

Elektroonilised dokumendid vormistatakse organisatsiooni dokumendipõhjadele ja asuvad sisevõrgus või töötajate arvutitesse installeeritud. Elektrooniline plank ehk dokumendi põhi (mall) annab vaikimisi kohad dokumendielementide vormistamiseks. Elektroonilise dokumendi puhul kuuluvad plangi elemendid dokumendi vormingusse.

Kui dokument vormistatakse nii elektrooniliselt kui ka paberkandjal, tuleb tagada nende identsus. Elektrooniliselt vormistatud dokumendist paberile tehtud väljatrükk peab vastama paberdokumentidele esitatud nõuetele.

DOKUMENDIPLANKIDE NÄIDISED

Kirjaplank

Kirjaplangi näidis.pdf

Üldplank

Üldplangi näidis.pdf

DOKUMENDIELEMENDID

Kirja esitlusvormil on järgmised väljad:

    1. Kirjapeaväli – kirjapeavälja trükikirja suurus on 12 – 24 punkti
    2. Adressaadiväli
    3. Viidaväli
    4. Tekstiväli
    5. Kontaktandmeväli - trükikirja suurus 8 - 10 punkti

Tulenevalt Vabariigi Valitsuse 03.06.2017 määrusest "Teenuste korraldamise ja teabehalduse alused" on asutuse loodud dokumendil kohustuslikud elemendid, milleks on:

    1. Dokumendi andja
    2. Kuupäev
    3. Sisu
    4. Allkirjastaja või sisu kinnitaja või märge asutuse automaatse kinnituse kohta

Sama määrus sätestab ka, et asutuse loodud dokumendi tekst peab oleme üheselt arusaadav ja võimalikult lühike ning vastama eesti kirjakeele normile.

Dokument võib olla allkirjata, kui allkirja nõue ei tulene õigusaktist ning dokumendi autentsus, usaldusväärsus ja terviklus on tagatud.

Tänapäeva dokumendihalduses edastatakse enamik kirju e-kirja manusena. Siis on e-kiri ainult sõnum manusena lisatud kirja edastamiseks e-posti kaudu, mitte ametlik kiri.

Kiri koos elementide selgitustega.pdf

PRAKTILINE TÖÖ 2 - Vormista kirjaplank ja kiri

Ülesanne lahenda läbi situatsiooni :

Oled ettevõtja ning osaühingu ainuomanik ja juhatuse liige. Selleks:

    • Mõtle välja omale ettevõte ja anna sellele ärinimi.
    • Ärinimi peab olema unikaalne, iseloomustama sinu ettevõtlust ja vastama teatud nõuetele. Millised on nõuded ärinimele, selle kohta saad lugeda Äriregistri kodulehelt.

Oma igapäevases suhtluses kasutab ettevõte ametidokumentide koostamisel oma ettevõte üld- ja kirjaplanki. Seega:

    • Kui oled ärinime leidnud,vormista oma ettevõttele kirjaplank.
    • Kui kirjaplank on valmis, vormista sellele kiri. Küsimuse, millele pead läbi kirjale vastamise lahendama, leiad näiteülesandest oma grupi nime alt. Kirjale vastamisel saad kasutada ka internetiotsingu abil leitud infot.

Valmis töö lae üles oma Google Drive asjaajamise kausta ning pealkirjasta fail 2_Ametikiri.