Juridik och ändamålsenlighet

Fjärrundervisning innebär en ökad behandling av personuppgifter i jämförelse med närundervisning eftersom överföring även sker av ljud- och bild (elev/lärare). Dataskyddsförordningens bestämmelser aktualiseras och bl.a. ska hänsyn tas till att endast nödvändiga eller relevanta personuppgifter utifrån angivet ändamål överförs i samband med undervisningen (principen om uppgiftsminimering). Det innebär exempelvis följande:

• användning av kamera ska minimeras (?)

• filmning ska undvikas (max 3-5 sek filmsekvenser). Filmupptagning av lektion som avses att användas vid senare tillfälle, kräver samtycke från samtliga som deltar med ljud och bild.

• bilder/filmer ska raderas omgående efter att syftet med behandlingen har uppnåtts. Bild/film får inte lagras i kommunens nätverk eller i Office365.

• samtal eller dokumentation som innehåller sekretess är inte tillåtet

• samtal eller dokumentation som innehåller känsliga personuppgifter är inte tillåtet (uppgifter om ras/etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös filosofisk övertygelse eller uppgifter om hälsa/sexualliv). Undantaget är uppgifter om elevens modersmål i samband med administration eller genomförande av modersmålsundervisning.

Ibland kan det finnas behov av att kommunicera eller dela dokument som innehåller uppgift om sekretess, exempelvis vid ett EHT-möte eller via e-post. Krypterad e-post är inte säkert för kommunikation av sekretess och känsliga personuppgifter. För att möjliggöra kommunikation eller delning med känsligt innehåll, behöver uppgifterna avidentifieras genom att endast elevens initialer används. Det behöver även göras en helhetsbedömning av innehållet/handlingen så att sekretessuppgifter trots avidentifieringen inte avslöjas. Åtgärd om avidentifiering innebär inte att ändringarna görs i originalhandling, utan det måste alltid finnas en fullständig handling som innehåller samtliga uppgifter som är nödvändiga för ärendet. Originalhandlingar i elevärenden förvaras i elevakten.

Vid digitala möten där uppgift om sekretess eller känsliga personuppgifter kommer att diskuteras, ska sk. säkert rum användas.