Drive
Lo scrigno che conserva tutta la nostra produzione digitale, individuale e collettiva.
Google Drive è un servizio di storage remoto, ovvero uno spazio di memoria che conserva le nostre informazioni digitali. Di qualsiasi tipo.
Passare al Cloud significa buttare via le chiavette USB che tanto ci hanno fatto penare negli anni scorsi, salvando tutto quello che ci serve su Drive, per averlo così sempre disponibile (purché abbiate una connessione Internet attiva). Non affidatevi però ciecamente ed unicamente a Drive; per le cose importanti abituatevi a fare dei backup regolarmente.
Prima di vedere come si usa però dovete sapere che in Drive troverete anche tanti altri file: quelli creati da altri e condivisi con voi e quelli generati dalle applicazioni ogni volta che creiamo qualcosa all'interno dei servizi della suite.
Questa è una cosa importante sopratutto per i docenti e voglio farvi un esempio:
i compiti consegnati dai ragazzi ad un vostro collega tramite Classroom sono file che vengono salvati in Drive e che voi potrete vedere e gestire; non molto diverso da ciò che ciascuno di noi potrebbe fare aprendo il cassetto di un collega in sala docenti o l'armadio di un dipartimento. Non si fa e basta.
Anche per cancellare o modificare i permessi di accesso a un file che avete sicuramente caricato voi potrebbe avere ripercussioni impreviste, nel dubbio lasciate che le cose le gestiscano automaticamente le applicazioni e, sopratutto, state alla larga dalla cartella chiamata CLASSROOM, anche se si trova nel vostro Drive.
Qui vi spiego come abbiamo impostato il servizio nella nostra scuola; per saperne di più andate al supporto ufficiale Google.
Drive personali e Drive condivisi
Il servizio offre due punti di partenza distinti, sia da browser che da App.
Il mio Drive: è la vostra nuova chiavetta usb, sempre disponibile su qualsiasi dispositivo connesso e molto più capiente.
Creare una struttura di cartelle e sottocartelle vi permetterà di tenere ordinati e organizzati i vosti file.
Troverete qui anche la cartella CLASSROOM, a sua volta suddivisa in tante sottocartelle, una per ogni classe a cui partecipate. Non toccatela. La gestisce automaticamente Classroom, lasciate che ci pensi lui.Drive condivisi: come lascia intuire il nome sono spazi di memoria condivisi da più utenti; tipicamente si crea un drive condiviso ogni volta che si crea un gruppo. I diversi drive vengono usati dai membri del gruppo per condividere il materiale.
La creazione di un drive condiviso viene fatta dall'amministratore della piattaforma solo su richiesta, per evitare l'incontrollata proliferazione.
Caricare il materiale digitale esistente o prodotto al di fuori di G-Suite
Il pulsantone + che negli schermi larghi ha la scritta CREA serve a:
Creare cartelle e sottocartelle per organizzare i file. (ricorda che una buona organizzazione del proprio materiale digitale è un elemento strategico per un uso efficace ed efficente della piattaforma)
Caricare file o cartelle dal dispositivo in uso. (posizionatevi nella cartella di destinazione prima di caricarli)
Creare nuovi documenti Google. (usando le varie applicazioni messe a disposizione; il file verrà creato nella cartella attiva al momento della creazione)
Il materiale potrà così essere utilizzato nelle diverse APP e reso disponibile in più contesti, riducendo la memoria occupata ed eliminando il rischio di copie differenti tra loro.
Se il materiale che condividete su Classroom lo avrete selezionato dal vostro Drive, potete distribuire a tutte le classi in cui lo avete usato una versione aggiornata, riveduta o corretta semplicemente modificando la versione che avete su Drive.
Condividere un file/cartella con altri utenti
Il file caricati sullo storage, possono essere condivisi con altri utenti in diversi modi:
come visualizzatore (l'utente può solo vedere il file)
come commentatore (l'utente può vedere il file e inserire commenti)
come editor (l'utente può vedere e modificare il file)
Dopo aver individuato il file da condividere, utilizzando il pulsante destro del mouse o l'icona a forma di omino in alto, aprite la finestra di condivisione:
La finestra di condivisione è composta da due blocchi:
Quello in alto serve per definire quali utenti o gruppi sono autorizzati e il tipo di autorizzazione.
Quello sotto ospita il pulsante per copiare il link di condivisione.
Prima definite chi può fare cosa, inserendo il nome dell'utente (uno o più di uno)
Dopo aver inserito il nome (o i nomi) dovete selezionare i permessi dal menù a tendina sotto l'ingranaggio.
Se spuntate la notifica e compilate il testo del messaggio, una mail partirà in automatico avvisando dell'avvenuta condivisione.