1. Merupakan satu alternatif bagi penyimpanan dokumen kekal (Perintah/Alasan Penghakiman/Catatan Hakim) yang dibuat secara pendigitalan.

2. Semakan status dokumen yang wujud dan disimpan di Seksyen Rekod secara fizikal dan salinan pendua boleh disemak melalui nombor kes pihak-pihak.

3. Kes yang dibuat salinan pendua hanya melibatkan kes tahun 2011 ke atas kerana kes 2010 ke bawah telah dijilidkan. 

4. Kes yang dibuat salinan pendua hanya melibatkan kes yang telah mencapai tempoh simpanan 7 tahun dan dibenarkan lupus oleh Arkib Negara sahaja. 

5. Dokumen yang dijadikan salinan pendua adalah dokumen penting jabatan yang perlu disimpan kekal iaitu Perintah/Alasan Penghakiman/Catatan Hakim.

FUNGSI

1. Untuk menyemak status dokumen pelupusan yang  disimpan kekal melalui scan. (Dokumen yang ditanda "- " bermaksud tiada dari fail fizikal).

2. Untuk mengetahui dokumen yang wujud dan disimpan sebagaimana ketetapan Jadual Pelupusan Rekod Fungsian (Perintah/Alasan Penghakiman/Catatan Hakim).

3. Untuk mengetahui dokumen kes simpanan kekal yang telah digitalkan.

TATACARA PENGGUNAAN SISTEM

1. Sila klik pada icon gambar

2. Masukkan nombor kes pihak-pihak atau nama pihak-pihak

3. Lihat pada ruang yang ditanda / pada dokumen.

4. Ruang semak bermaksud dokumen telah dikeluarkan dari fail dan dijadikan salinan pendua.

5. Ruang yang ditandakan - bermaksud dokumen tersebut tiada dalam simpanan fail.